楊帆 吳曉文 孫杰

摘要：海洋檔案管理工作因關(guān)系到海洋事業(yè)的發(fā)展而備受重視。文章分析了當(dāng)前我國海洋檔案管理存在的信息化問題、安全管理問題、開發(fā)利用問題以及進(jìn)館鑒定問題，并針對(duì)這些問題提出改進(jìn)的策略，以期改善海洋檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：海洋檔案；問題；管理；改進(jìn)

當(dāng)前，由于我國海洋事業(yè)的全面發(fā)展，海洋檔案的有關(guān)工作也逐漸受到重視。海洋檔案作為一種原生的信息資源，在國家發(fā)展海洋經(jīng)濟(jì)、維護(hù)海洋主權(quán)、保護(hù)海洋環(huán)境等各項(xiàng)海洋事業(yè)中發(fā)揮著其他信息資源不可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不對(duì)變化的環(huán)境將給予海洋管理工作新的挑戰(zhàn)，為此，必須進(jìn)一步改進(jìn)與加強(qiáng)海洋檔案的管理，改進(jìn)當(dāng)前海洋檔案管理工作中存在的問題。

一、當(dāng)前我國海洋檔案管理存在的問題

回顧往昔，我國海洋檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)多方面的進(jìn)步。從“十五”期間開始，中國海洋檔案館的建設(shè)就取得了重大突破?！笆晃濉逼陂g，海洋局檔案館的配備日漸齊全，各種海洋信息、文獻(xiàn)等檔案不斷豐富，初步的海洋檔案管理方案得到落實(shí)，這些進(jìn)步標(biāo)示著海洋檔案管理邁上新臺(tái)階?！笆濉逼陂g，海洋檔案管理工作得到繼續(xù)發(fā)展，管理機(jī)制趨于完善，海洋檔案資源的全面整合、信息安全、資源共享等工作向前邁進(jìn)，檔案管理與服務(wù)人員結(jié)構(gòu)合理。經(jīng)過三個(gè)五年規(guī)劃，海洋檔案管理工作水平顯著提升，為“十三五”的規(guī)劃及部署埋下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前的海洋檔案管理工作還存在著信息化、安全管理、開發(fā)利用以及進(jìn)館鑒定等問題。

（一）信息化問題

現(xiàn)代社會(huì)儼然已是信息社會(huì)，檔案資料的產(chǎn)生、加工、傳輸、儲(chǔ)存與公布很大程度上都有賴于信息化。海洋檔案的信息化有多項(xiàng)積極的意義。首先，紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料在存儲(chǔ)的過程中可能出現(xiàn)丟失，造成資源浪費(fèi)，信息化后，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)基本可以避免信息丟失的問題。其次，信息化是暢通海洋檔案資料傳送的有效途徑，由于跨地區(qū)、跨部門項(xiàng)目增加，而信息傳送是無法避免的工作，信息化后，海洋檔案的輸出與接收速率極大增加，檔案管理人員的工作效率也將提升。最后，信息公開已是政府部門的工作常態(tài)，海洋檔案信息化有利于公眾的查詢、監(jiān)督。然而，海洋檔案種類繁多，信息多樣，缺乏具備專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員等問題，阻撓了海洋檔案信息化的進(jìn)程。

（二）安全管理問題

雖然檔案數(shù)字化、數(shù)字化已是大勢(shì)所趨，但當(dāng)前我國海洋檔案信息化程度仍不高，許多檔案已紙質(zhì)形式存在?？梢哉f，海洋檔案在其紙質(zhì)存儲(chǔ)階段、數(shù)字化階段、信息化后階段都存在安全隱患，這值得檔案管理人員注意。首先，紙質(zhì)檔案由于載體材質(zhì)存在氧化的可能，長期保存或受蛀受潮都有可能使紙質(zhì)檔案失真，影響信息的提取。其次，數(shù)據(jù)化過程中，員工對(duì)軟硬件系統(tǒng)存在依賴，高度集成的軟件處理解碼、編碼和加密等步驟都無法被肉眼窺探，使得記錄信息的工作人員必須配合其屬性設(shè)置 [1]。最后，信息化后，網(wǎng)絡(luò)的開放性也帶來了安全問題，通過網(wǎng)絡(luò)傳播的信息在任何節(jié)點(diǎn)都可能遭遇攔截、讀取、篡改等。

（三）開發(fā)利用問題

檔案信息是一種寶貴的信息資源，也是一種生產(chǎn)力。提高海洋檔案的利用率，對(duì)推動(dòng)海洋事業(yè)發(fā)展具有重要意義。但是，傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理觀念使得海洋檔案管理人員對(duì)海洋檔案的開發(fā)利用問題不能形成正確的認(rèn)識(shí)[2]，以至于海洋檔案這一信息資源不能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。因此，必須處理好海洋檔案的開發(fā)利用問題，使海洋檔案更好地指導(dǎo)實(shí)踐，提升它的實(shí)際效益與價(jià)值。

（四）進(jìn)館鑒定問題

進(jìn)館鑒定，把檔案資料存入檔案館時(shí)，對(duì)海洋檔案的條件、質(zhì)量、密級(jí)以及齊全性等方面特性的關(guān)注，也是檔案資料統(tǒng)一化、規(guī)范化、專業(yè)化的基礎(chǔ)。我國海洋檔案工作起步較晚，且由于前期的檔案整理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，導(dǎo)致已進(jìn)館的海洋信息資料存在問題[3]。盡管在2016年7月，以《國家海洋局歷史檔案進(jìn)館工作指南》為準(zhǔn)則的第二次歷史檔案進(jìn)館工作已通過驗(yàn)收。但是，從檔案進(jìn)館知識(shí)體系看，海洋檔案的進(jìn)館鑒定工作仍有改進(jìn)的可能。

二、改進(jìn)現(xiàn)有問題的策略探討

（一）關(guān)于信息化建設(shè)

海洋檔案信息化建設(shè)的兩個(gè)重點(diǎn)在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及管理人員專業(yè)知識(shí)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫作為信息化的硬件基礎(chǔ)，它承載了檔案數(shù)據(jù)信息化的全過程，系統(tǒng)性是海洋檔案數(shù)據(jù)庫最大的要點(diǎn)，以滿足信息從錄入、傳輸、提取、存儲(chǔ)和查詢等全過程的要求。除此以外，管理人員的專業(yè)性是信息化的建設(shè)的軟性保障，海洋檔案的管理人員不但需要具備檔案管理的知識(shí)，還須通曉海洋科技的知識(shí)。正因如此，海洋檔案的管理人員必須不斷進(jìn)修，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以順利實(shí)現(xiàn)海洋檔案的信息化。

（二）關(guān)于安全管理

海洋檔案的安全管理在數(shù)字化前后三個(gè)階段中應(yīng)有不同側(cè)重。在數(shù)字化前，紙質(zhì)檔案的記錄盡量選用結(jié)實(shí)的紙張，存放時(shí)注意室內(nèi)的通風(fēng)和光照、溫度及濕度并做好防蟲防塵等。在數(shù)字化過程中，要避免遺漏、錯(cuò)寫等不易察覺的問題，也要盡可能熟悉計(jì)算機(jī)軟件。在信息化后，要加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備的保密檢查，加強(qiáng)操作系統(tǒng)的漏洞掃描，避免計(jì)算機(jī)病毒入侵，在內(nèi)外網(wǎng)間設(shè)置防火墻，檔案信息加密等。除此之外，海洋檔案管理人員必須強(qiáng)化自身的危機(jī)意識(shí)，時(shí)刻以信息的安全性為己任，以避免檔案信息的安全紕漏。

（三）關(guān)于開發(fā)利用

加大海洋檔案的開發(fā)，使其更好地為海洋事業(yè)服務(wù)，所以檔案開發(fā)利用工作圍繞的是“服務(wù)”這個(gè)中心。首先，要將歸屬科技、地質(zhì)、生物、測(cè)繪、儀器各類的信息清楚地歸檔、保存并有效展示，做好海洋檔案的分類工作；其次，突出重點(diǎn)，對(duì)過往工作中需要用到的信息資料要重點(diǎn)關(guān)注；最后，注重信息公開，盡可能多地將不涉及國家機(jī)密的合法信息予以公布。盡可能地將海洋檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，指導(dǎo)實(shí)踐。

（四）關(guān)于進(jìn)館鑒定

如上所述，海洋檔案管理人員需要對(duì)進(jìn)館檔案的條件、質(zhì)量、密級(jí)以及齊全性等方面進(jìn)行鑒定。進(jìn)館鑒定時(shí)必須組織一支鑒定隊(duì)伍并提前制定好鑒定工作準(zhǔn)則，鑒定過程中規(guī)范地記錄信息的內(nèi)容和變化，鑒定結(jié)束后更要進(jìn)一步檢查與考核。此外，在鑒別過程中，不同的鑒別主體在知識(shí)體系、工作經(jīng)驗(yàn)上可能有異，此時(shí)可應(yīng)用德爾菲法，使鑒定主體在鑒定問題上達(dá)成一致。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李芳.海洋檔案數(shù)字化資產(chǎn)安全風(fēng)險(xiǎn)管理[J].蘭臺(tái)世界，2015（23）：104-105.

[2]朱蘭蘭.檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展影響力測(cè)度問題初探[J].檔案學(xué)通訊，2011（03）：79-83.

[3]薛惠芬，徐芳，孫曉燕.海洋檔案進(jìn)館鑒定及其管理方法[J].北京案，2015（10）：37-38.

作者簡(jiǎn)介：楊帆（1986.10～），男，漢族，安徽安慶人， 國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館）助理工程師，從事檔案工作。研究方向：海洋檔案管理及電子檔案管理。