姜斌

摘 要：文書(shū)檔案作為社會(huì)發(fā)展的記載器，它代表著各單位的歷史進(jìn)程。隨著社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，文書(shū)檔案的管理模式也發(fā)生了變化，這就意味著其向科學(xué)化管理的邁進(jìn)已具備了充足的基礎(chǔ)條件。在現(xiàn)代背景下如何運(yùn)用新的管理模式及計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)化的統(tǒng)一管理已成為重點(diǎn)。本文就對(duì)其科學(xué)管理的策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；科學(xué)化管理；策略

文書(shū)檔案記錄作為社會(huì)組織而從事的的各項(xiàng)管理活動(dòng)，它的組成部分是活動(dòng)過(guò)后具有儲(chǔ)存價(jià)值的文書(shū)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。如何能實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理現(xiàn)代化，如何能提高對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)的具有價(jià)值性的資料歸檔，對(duì)其工作以及社會(huì)的發(fā)展都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 傳統(tǒng)的文書(shū)檔案與實(shí)現(xiàn)文檔一體化

我國(guó)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案處理一般都屬于不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，即檔案管理由檔案部門(mén)執(zhí)行，文書(shū)處理則由其他不同的工作者負(fù)責(zé)。這種兩者隔開(kāi)的管理方式在處理過(guò)程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，比如難以修改已歸類(lèi)好的檔案，或者由于程序復(fù)雜而出現(xiàn)的遺漏現(xiàn)象。這些直接影響了文書(shū)檔案管理的效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。所以，隨著社會(huì)的發(fā)展需求，文檔一體化成為了一種新穎、具有高效的管理模式。文檔一體化的意思就是把當(dāng)前在工作中的各單位相對(duì)分散并獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一歸為一個(gè)完整的整體來(lái)進(jìn)行有效的管理。這種新的管理方式徹底改變了過(guò)去文件管理與檔案管理獨(dú)立開(kāi)來(lái)，過(guò)于分散的狀態(tài)，將其統(tǒng)一為更方便管理的有機(jī)整體。

文檔一體化管理模式的運(yùn)用將文書(shū)的處理項(xiàng)目推向了文檔管理工作中最重要的一部分。再者，文件的處理質(zhì)量直接影響著文書(shū)檔案管理的有效性與準(zhǔn)確性。所以文檔一體化不僅創(chuàng)造了科學(xué)管理所帶來(lái)的嶄新的空間，更使文檔的管理程序更加精細(xì)與有序。體現(xiàn)了文檔一體化的科學(xué)性與時(shí)效性，充分發(fā)揮了文書(shū)檔案的真正價(jià)值。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)下文書(shū)檔案的管理

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，以無(wú)紙化資源為主導(dǎo)的操作模式為檔案管理模式的轉(zhuǎn)化起到了決定性作用。它不僅使檔案管理的模式由手動(dòng)操作升級(jí)為計(jì)算機(jī)操作，還使其儲(chǔ)存的方式也發(fā)生了根本性變化，由紙質(zhì)形式變?yōu)殡娮淤Y源形式。

這種檔案的管理模式按類(lèi)即整理歸檔，不僅減輕了工作者的勞動(dòng)量，還從整體上大大的提高了工作效率。另外，我國(guó)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，對(duì)以歸檔整理好的文檔若要再次進(jìn)行修改處理的話，就只有將文書(shū)檔案拆開(kāi)重做，這種呆板的管理模式?jīng)]有任何意義之外，還極大浪費(fèi)了時(shí)間、資源與勞動(dòng)力。而基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)下的文書(shū)檔案管理模式根本不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題，文件的修改僅僅依靠鍵盤(pán)操作即可。信息的運(yùn)用與保存也可以直接轉(zhuǎn)化為電子版的文獻(xiàn)信息，網(wǎng)絡(luò)科技的運(yùn)用隨時(shí)可以提供文書(shū)檔案需要檢索的資源，與傳統(tǒng)管理方式相比，這種準(zhǔn)確率是占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)的。

3 加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定、存儲(chǔ)于備份

1.檔案的形成是文件有規(guī)律、有價(jià)值的轉(zhuǎn)化過(guò)程，是一種具有考查性與法律性結(jié)合而形成的原始記錄的過(guò)程。而文件的收集、整理、以及鑒定是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄為主的工作起點(diǎn)，當(dāng)然這也是檢驗(yàn)檔案有效性與真實(shí)性的關(guān)鍵。

2.作為信息技術(shù)支持下的電子檔案，它主要來(lái)源于檔案庫(kù)的數(shù)字化與現(xiàn)實(shí)結(jié)合而產(chǎn)生的電子文件，雖然數(shù)字化之后的電子原件可以作為紙質(zhì)原件的副本，但它與傳統(tǒng)的文件還是存在差異，比如收集、整理、檢查等過(guò)程屬于交叉形式，比較復(fù)雜，雖然過(guò)程當(dāng)中也有數(shù)字簽署、電子簽署等技術(shù)來(lái)保證電子文件的原始性等，但其形成后的電子文件相對(duì)于原載體來(lái)說(shuō)仍然充滿了不定性，因?yàn)樗梢岳^續(xù)編輯、修改制定，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)并沒(méi)有表現(xiàn)出文件歸納成檔案的一個(gè)過(guò)渡階段，完全是依靠工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)制、粘貼、上傳，這類(lèi)文檔的質(zhì)量是根本無(wú)法確認(rèn)的。所以，我們要注意的是，電子文件在歸檔時(shí)必須要附屬于每一份文件的靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足于大眾想查詢的原件屬性信息以及原件所設(shè)定的存儲(chǔ)格式、版本問(wèn)題、涉及到的處理工具等基本環(huán)境的記錄。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、審核、接收、變更、歸檔等貫穿于文件始末處理過(guò)程的記錄。這樣才能確認(rèn)檔案的原始性，確保電子文件的最高有效性。同時(shí)，這也要求檔案管理者在接收電子文件時(shí)要通過(guò)對(duì)其數(shù)據(jù)的信息分析與核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)有信息不符的文檔就必須返回給歸檔人。除此之外，管理者還要在一定程度上保證數(shù)據(jù)來(lái)源是以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主的，減少系統(tǒng)之外的人為干涉。

電子檔案是依賴(lài)于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的硬件、軟件產(chǎn)品的科技產(chǎn)物。它所歸檔的類(lèi)型有很多種，包括圖文文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等。為了對(duì)電子文件進(jìn)行更安全有效的管理，對(duì)其進(jìn)行隱秘的儲(chǔ)存必要備份是非常重要的。其中，電子檔案的存儲(chǔ)格式要按照主流存儲(chǔ)格式進(jìn)行。對(duì)于部分非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換的功能進(jìn)行管理。對(duì)于存儲(chǔ)電子檔案用到的設(shè)備應(yīng)該充分考慮到其使用的發(fā)展性與成熟性，特別針對(duì)不允許公開(kāi)的機(jī)密電子文件，一定要保證其對(duì)檔案具有脫機(jī)保管的性能。

另外，關(guān)于電子文檔存儲(chǔ)的方式也很重要，應(yīng)該提供多樣性的存儲(chǔ)方式，比如目錄存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)、云盤(pán)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)等，而用戶也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)選擇。

為了防止文件的丟失，應(yīng)該分別建立數(shù)據(jù)庫(kù)備份、系統(tǒng)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子文檔原件備份當(dāng)中去。

4 科學(xué)管理文書(shū)檔案的基本要求

1.提高職業(yè)修養(yǎng)

基于文書(shū)檔案工作的特點(diǎn)以及環(huán)境因素來(lái)看，從事該項(xiàng)工作的人員往往經(jīng)歷的是缺乏活力、枯燥乏味的過(guò)程。另外，在工作中長(zhǎng)期與數(shù)據(jù)、文字打交道，會(huì)因?yàn)槠浞爆嵍鴮?dǎo)致心理麻痹，從而出現(xiàn)錯(cuò)誤，直接影響了文書(shū)檔案信息安排的質(zhì)量。因此，這種情況下要求工作人員本身必須具有較高的職業(yè)素養(yǎng)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S，耐得住性子，善于自我調(diào)節(jié)。另外企業(yè)在招聘檔案管理職位時(shí)，要將門(mén)檻放高，注重人員的綜合素質(zhì)體現(xiàn)，從而確保檔案的準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高職員專(zhuān)業(yè)性

文書(shū)檔案這類(lèi)工作所服務(wù)的對(duì)象比較重要，所以，為了提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，展現(xiàn)企業(yè)的整體風(fēng)貌，工作人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的管理技能，這也是一名合格文檔管理員應(yīng)該具備的基本特性。

因此，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，采用“內(nèi)育”和外培相結(jié)合的方式，定期進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作培訓(xùn)，通過(guò)員工與領(lǐng)導(dǎo)橫向、豎向的雙向交流，熟練檔案操作以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的方法與技巧。員工之間要互相借鑒先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)、正視自身的不足，認(rèn)真分析工作中遇到的問(wèn)題，探索解決問(wèn)題的根本方法。提高檔案管理工作的時(shí)效性。

3.健全檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)內(nèi)部部門(mén)之間要接受上級(jí)單位的監(jiān)督，接受業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對(duì)上級(jí)要求提供的檔案內(nèi)容如實(shí)填寫(xiě)、匯報(bào)，對(duì)統(tǒng)計(jì)中存在的問(wèn)題不要選擇回避或者視而不見(jiàn)。

建立檔案定期清點(diǎn)制度。即檔案員要定期的對(duì)庫(kù)存案卷逐類(lèi)進(jìn)行清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)，保存清理痕跡，與臺(tái)賬仔細(xì)核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)有出入的地方，要查閱檔案移交、借出、轉(zhuǎn)出登記，查實(shí)出入數(shù)據(jù)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)更改。一方面，切實(shí)發(fā)揮上級(jí)部門(mén)監(jiān)督的作用，另一方面，維護(hù)好庫(kù)存檔案的完整性。

5 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性、連續(xù)性的工作，企業(yè)各基層需要對(duì)其高度重視，通過(guò)一系列的規(guī)章制度來(lái)提高企業(yè)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需求，樹(shù)立良好的企業(yè)理念，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新的進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)、管理。

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