陳愛娟

摘 要：伴隨我國逐漸落實新醫(yī)改方案，在新的形勢背景下，醫(yī)院管理工作面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)。而在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院檔案管理工作更是重中之中，對于醫(yī)院而言是最為寶貴的財富。作為一種特殊的信息資源，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各項活動的歷史記錄，是醫(yī)學宣傳教育的主要資料和科學研究的重要基礎(chǔ)，因此必須積極探尋可行對策來不斷改進醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理工作；對策；改進

作為一種可靠、有效的原始記錄憑證，醫(yī)院檔案具有較高的權(quán)威性，而且在醫(yī)院的日常運營中，醫(yī)院各項管理制度的制定、技術(shù)革新工作、相關(guān)工作計劃的制定等等均離不開醫(yī)院檔案的指導，因此不論是為了確保醫(yī)院檔案資料的完整性，還是為了提高醫(yī)院日常運營的效率，都需要創(chuàng)新對策來改進醫(yī)院檔案管理工作，加強醫(yī)院檔案管理，使其更好地為醫(yī)院健康有序發(fā)展服務。

1 醫(yī)院檔案管理的重要意義體現(xiàn)

醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一，更是關(guān)乎到醫(yī)院的整體發(fā)展。尤其是在國家深化醫(yī)療改革的形勢背景下，積極探尋對策改進醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案工作的效率和質(zhì)量，這對于提升醫(yī)院管理水平，推進醫(yī)院健康有序發(fā)展都發(fā)揮著極其重要的作用。醫(yī)院檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)在以下兩個方面：（1）醫(yī)院檔案管理能夠為醫(yī)院的發(fā)展提供豐富的精神文化財富。一是醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展發(fā)揮重要的導向作用[1]，同時也是醫(yī)院開展各種宣傳教育活動的內(nèi)容基礎(chǔ)。二是醫(yī)院患者和民眾能夠通過醫(yī)院檔案資料更多地了解醫(yī)院，從而提升對醫(yī)院的信心，這同時也是一種激勵，促使醫(yī)院全體工作人員意識醫(yī)院榮譽與個人息息相關(guān)。（2）醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程、運營情況、醫(yī)療水平等等各個方面的信息，醫(yī)院在改革發(fā)展過程中，就能夠通過這些檔案信息有重點地狠抓落實、有針對性地查漏補缺，從而不斷優(yōu)化制定的改革、發(fā)展舉措，最終促進醫(yī)院綜合實力的不斷提高。

2 改進醫(yī)院檔案管理工作的具體對策

（一）完善現(xiàn)有的檔案管理制度

醫(yī)院檔案資料在借閱、交接的時候時常會發(fā)生丟失、損毀的情況[2]，因此改進醫(yī)院檔案管理第一步首先就應當對原有的檔案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的檔案管理制度，加強檔案管理制度的約束力度。在新的檔案管理制度中，應當清晰明確規(guī)定檔案歸檔范圍、檔案利用，檔案保管方法、檔案保管期限等各個方面的內(nèi)容，并且由醫(yī)院檔案室來統(tǒng)一管理各個科室、各個部門、各個門類、各種載體的檔案，以便醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務同步考核、同步評價、同步發(fā)展。比如檔案利用方面，應制定明確的檔案借閱權(quán)限，只有達到相關(guān)權(quán)限級別的人員才能借閱相關(guān)檔案自倆，并且制定嚴格的檔案資料借閱手續(xù)，并規(guī)定借閱時間，以此來充分保證檔案資料的安全性。針對違反檔案管理制度相關(guān)規(guī)定的人員，必須依據(jù)相關(guān)制度落實處罰。

（二）與其他科室加強溝通協(xié)作

醫(yī)院檔案管理工作畢竟涉及到醫(yī)院的各個科室和部門，因此如果僅僅依靠檔案室獨立作戰(zhàn)，是難以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量的，因此醫(yī)院檔案管理工作應當加強和其他科室、部門的溝通協(xié)作。在具體操作中，醫(yī)院檔案室應主動與各個科室、部門之間建立起互動鏈接[3]，而醫(yī)院領(lǐng)導層也應當督促醫(yī)院各個科室、部門應及時將各項報告、信息、資料進行整理并提交給檔案室，主動加強與檔案室之間的協(xié)作配合。當檔案室接手各個科室、部門提交的各項信息資料的時候，也應當及時對其進行整理審核、歸類存檔。醫(yī)院檔案室還可以借助醫(yī)院信心網(wǎng)絡系統(tǒng)來掌握各個科室、部門的發(fā)展狀況、運行動態(tài)，并重點關(guān)注各個科室、部門在醫(yī)療服務工作中發(fā)生的各類特殊情況，異常問題等，并將其形成關(guān)鍵的文字記錄，以供類似情況出現(xiàn)時給予其他科室、部門參考借鑒。

（三）對檔案管理系統(tǒng)進行升級

為了進一步改進醫(yī)院檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作更加契合新的形勢需要，醫(yī)院還需要對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行更新升級，不論是軟件系統(tǒng)還是硬件配置，都需要及時進行更新優(yōu)化。醫(yī)院檔案資料室是醫(yī)院各種實體檔案資料的第一存留空間，是最基本的檔案管理硬件系統(tǒng)。醫(yī)院必須對醫(yī)院檔案資料室加強管理，才能為實體檔案資料構(gòu)建一個更好的存放空間。比如科學規(guī)劃檔案資料室的空間布局，確保檔案柜等各種設施、硬件設備科學合理、井然有序，并形成專業(yè)化的檔案功能分區(qū)。各個科室、部門的檔案按照各自類別、屬性分別歸類存檔、按照一定秩序進行存放，方便后續(xù)的檔案查找。而在軟件方面，醫(yī)院應當進一步加強檔案管理信息化建設，及時將先進的檔案信息管理軟件系統(tǒng)引進來，并逐漸形成檔案信息電子資源數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合共享，將檔案信息的系統(tǒng)性、共享性、有效性充分體現(xiàn)出來，在擴大醫(yī)院檔案信息資源的使用范圍同時，方便醫(yī)院各個科室、部門及時查詢到所需檔案資料，大大減輕相關(guān)人員的工作量。

（四）對檔案管理人員加強培訓

對檔案管理人員加強培訓主要可以從以下三個方面進行：首先，對檔案管理人員加強政治思想培訓。醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員必須具備較強的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，必須具備愛崗敬業(yè)的工作精神和嚴謹認真的工作態(tài)度。醫(yī)院可以通過開展各類政治思想培訓活動來提高檔案管理人員對政治思想覺悟，讓檔案管理人員將檔案管理工作這項平凡的工作當成一項黨的不平凡事業(yè)來對待，將愛黨、愛國、愛醫(yī)院的熱情體現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的落實上。只有當檔案管理人員深深熱愛上檔案管理工作，才會形成較強的內(nèi)動力[4]，愛崗敬業(yè)，自覺做好檔案管理工作。其次，對檔案管理人員加強專業(yè)知識技能培訓。檔案管理人員的專業(yè)知識技能一般是指對檔案收集、整理審核、歸類存檔等相關(guān)內(nèi)容的熟練掌握。醫(yī)院可以通過開展各類專業(yè)知識技能培訓活動或者以學術(shù)交流會的形式對醫(yī)院檔案管理人員進行定期培訓，不斷提升其專業(yè)知識技能和業(yè)務水平。最后，對檔案管理人員加強信息技術(shù)培訓。伴隨計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的載體也逐漸呈現(xiàn)出了多樣化的局面，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，而電子檔案因其存儲性強、便利化等優(yōu)勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重。因此醫(yī)院在對檔案管理人員進行常規(guī)的業(yè)務技能培訓的同時，還應當對檔案管理人員加強信息技術(shù)培訓，增強檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，使檔案管理人員滿足醫(yī)院檔案信息化建設的需求。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是一項長期、復雜的工作，更強調(diào)管理工作的有效性和全面性，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一。然而仍然有許多醫(yī)院嗎沒有充分認識到醫(yī)院檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，從而使得醫(yī)院檔案管理工作邊緣化。為此本文著重分析了醫(yī)院檔案管理的重要意義體現(xiàn)，并從完善現(xiàn)有的檔案管理制度、與其他科室加強溝通協(xié)作、對檔案管理系統(tǒng)進行升級、對檔案管理人員加強培訓四個方面提出了改進醫(yī)院檔案管理工作的對策，希望能借此推動醫(yī)院檔案管理工作的進一步優(yōu)化。

參考文獻

[1]尹蕾.醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)建設的途徑和策略探究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，（07）：135-136.

[2]張惠君.強化醫(yī)院檔案管理促進醫(yī)院科學發(fā)展[J].黑龍江史志，2015，（09）：197.

[3]宋家杰.試析優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的有效措施[J].中國民族博覽，2015，（11）：255-256.

[4]許傳艷.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，（12）：60.