文 / 馮有輝

大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系研究

文 / 馮有輝

建立大數(shù)據(jù)理念下的高校檔案管理體系是創(chuàng)新高校服務工作的重要舉措。大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系具有更高的工作效率和效能、可優(yōu)化業(yè)務流程、可實現(xiàn)有效的遠程訪問和查詢等特征。大數(shù)據(jù)理念下，高校檔案要實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享；引入大資源觀念，形成全面、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源集成庫；樹立大服務理念，主動挖掘檔案使用價值，優(yōu)化高校檔案管理服務體系的服務質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)理念；高校；檔案管理；服務體系

目前，學術界對大數(shù)據(jù)還沒有一個統(tǒng)一的界定。英國數(shù)據(jù)科學家維克托·邁克認為：大數(shù)據(jù)是采用所有數(shù)據(jù)進行分析處理，而不用隨機分析法這樣的捷徑；權威IT研究與顧問咨詢機構高德納咨詢公司認為，大數(shù)據(jù)要擁有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力，需要新處理模式。我國學者張淑芳認為，大數(shù)據(jù)所涉及資料量規(guī)模巨大，可以稱為“巨量資料”、“海量資料”，在合理的時間中，無法通過目前主流軟件工具幫助用戶篩選決策的積極資訊，無法達到擷取、管理和處理目的；涂子沛認為，大數(shù)據(jù)的每一個數(shù)據(jù)都能在互聯(lián)網(wǎng)上獲得生命、產(chǎn)生智能。從大數(shù)據(jù)理念來看，雖然學者給出了不一樣的定義，但是在內(nèi)涵上基本一致：大數(shù)據(jù)具有多樣的種類，包含了半結(jié)構化、非結(jié)構化數(shù)據(jù)，擁有傳統(tǒng)的結(jié)構化數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)量正在從GB、TB級別項PB、EB級別邁進，數(shù)據(jù)體量浩大；隨著科學技術的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)可以處理海量資料，具有了快速化的特點，任何時候都能快速生成大量數(shù)據(jù)。高校檔案管理部門承擔“為民服務”的重要使命，是管理數(shù)據(jù)資源的主要載體。隨著檔案數(shù)字化和電子檔案的不斷接收，在管理理論、觀念、技術等方面，大數(shù)據(jù)環(huán)境給高校檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特征，如何優(yōu)化高校檔案管理已經(jīng)成了一個亟需解決的問題。[1]

一、大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系的特征

（一）具備更高的工作效率和效能，降低勞動強度

檔案管理理論、環(huán)節(jié)、技術都發(fā)生了變革，高校檔案工作呈現(xiàn)出大檔案、大技術、大服務的趨勢，如高校檔案成了學校發(fā)展歷史的縮影，記錄著學校不同發(fā)展時期的關鍵信息。而高校檔案館則成了保存和提供利用高校檔案的專門機構。隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，高校檔案館存儲了大量諸如黨群、行政、教學等珍貴檔案資料，這些檔案資料是學校發(fā)展中的重要史料。同時，隨著檔案利用率的逐漸增高，檔案查詢量的不斷增大，檔案館工作人員勞動強度不斷加大。如果檔案館依然采用傳統(tǒng)、單一的手工模式，難免會造成檔案使用和服務上的困難和缺陷，為高校檔案管理服務增添很多問題，如用戶查詢檔案信息的時候比較困難，檔案信息無法共享等。在很大程度上，這些問題限制了檔案的管理和利用，阻礙了檔案管理服務質(zhì)量的提升，也難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作發(fā)展的需求。而大數(shù)據(jù)理念下高校檔案服務體系的建立，不但能夠提高檔案管理工作效率和效能，還能降低檔案管理人員勞動強度，從而使高校檔案管理能夠更好地為師生服務。

（二）可實現(xiàn)檔案管理信息化業(yè)務的再造，優(yōu)化工作業(yè)務流程

如今高校檔案的生成速度比過去快很多，在短時間內(nèi)，檔案數(shù)據(jù)量就急劇增加。而目前部分高校檔案仍然是以紙質(zhì)文件作為載體，采用的是傳統(tǒng)管理模式。但高校檔案管理工作量大，所涵蓋的內(nèi)容十分龐雜，檔案業(yè)務種類繁多。為了滿足檔案管理的實際需求，高校急需利用信息技術來構建一個檔案管理服務系統(tǒng)，以理順這些業(yè)務的工作流程。而大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系的建立，不但能夠提高歸檔的及時性和完整性，而且能使檔案用戶快速地查詢個人的檔案信息，提高了檔案檢索和利用程度，優(yōu)化了檔案工作流程。學校管理人員利用該平臺，可以查詢到各種需要的檔案信息。

（三）可實現(xiàn)有效的遠程訪問和查詢，提高服務質(zhì)量

伴隨著高校教育教學活動的開展，精品課程教案、黨政電子公文等數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生，使增量電子檔案快速產(chǎn)生。同時，新技術的不斷發(fā)展，推進了館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。通過掃描、翻拍等技術手段，高校原有的大量紙質(zhì)檔案、照片檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并正在呈指數(shù)級增長。為了更好地服務于高校師生，大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系以檔案利用者為中心，通過網(wǎng)絡和檔案館建立聯(lián)系。友好的用戶界面及完善的借閱和調(diào)用控制功能能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案大數(shù)據(jù)的有效遠程訪問和查詢，而不受時間和地理位置的限制。大數(shù)據(jù)理念下，檔案館從標準規(guī)范體系、數(shù)據(jù)庫等六個方面進行建設，能夠熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，加大檔案工作者的培訓力度。[2]

二、大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系的功能設計

在檔案管理服務體系功能設計上，檔案管理服務體系的需求分析必須依據(jù)大數(shù)據(jù)理念特征，才能使檔案管理服務體系具有安全性、可擴展性和易用性。現(xiàn)階段中，高校檔案管理服務體系開發(fā)框架可以面向?qū)ο蟮腏AVA編程技術以及關系數(shù)據(jù)庫SQL Server，根據(jù)高校信息化管理的需求和高校檔案管理的特點，基于B/S架構來開發(fā)設計高校檔案管理服務體系。它涵蓋檔案管理和體系管理兩大模塊，并且每個模塊要包括若干子模塊，模塊之間要有機結(jié)合，見圖1。

圖1 高校檔案管理服務體系框架結(jié)構圖

高校檔案管理服務體系的設計與開發(fā)要遵循MVC的思想，接受用戶的服務請求時，用戶層要提供頁面提示，才能傳遞給業(yè)務邏輯層。同時，業(yè)務邏輯層負責數(shù)據(jù)的操作，并向下與體系數(shù)據(jù)直接交互，向上接受用戶層的服務請求，接受來自業(yè)務邏輯層的用戶服務請求結(jié)果；檔案管理體系數(shù)據(jù)訪問層存儲檔案信息、用戶信息等數(shù)據(jù)。檔案管理服務體系整體框架結(jié)構采用MVC三層架構可提高其開發(fā)效率和體系的性能，便于檔案管理服務體系的升級與維護，每層之間的耦合度低。檔案管理模塊主要與檔案的操作有關，具有創(chuàng)建檔案表、查詢檔案信息、整理檔案信息等功能，以及打印檔案信息、設置檔案權限、檔案借閱等功能。服務體系管理模塊主要與體系參數(shù)配置有關，具有管理檔案用戶、數(shù)據(jù)、找回系統(tǒng)密碼、檔案系統(tǒng)參數(shù)設置等功能。[3]

三、大數(shù)據(jù)理念下提升高校檔案管理服務的對策

（一）提升大檔案服務理念，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享

首先，制定數(shù)據(jù)收集標準。目前，高校各部門大量的異構數(shù)據(jù)形成了“信息孤島”，數(shù)字化資源標準不統(tǒng)一，嚴重阻礙了檔案數(shù)據(jù)的共享。因此，高校要制定各方面的電子檔案管理規(guī)章與制度，如電子文件歸檔管理、數(shù)據(jù)交換等，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，以破除信息壁壘，規(guī)范電子檔案的有序建設，保證數(shù)據(jù)資源的有效整合，實現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)共享。同時，在資源、技術等領域，檔案部門要加強館際交流與合作，充分實現(xiàn)資源共享和數(shù)據(jù)價值最大化；要加強與圖書館、互聯(lián)網(wǎng)運營商等之間的協(xié)作與交流，打破各自孤立、互不連通的數(shù)據(jù)庫之間的壁壘。

其次，擴大檔案收集范圍。進入21世紀以來，大數(shù)據(jù)技術為我們提供了龐大的存儲空間，使得數(shù)據(jù)價值遠高于其它存儲介質(zhì)價值。在大數(shù)據(jù)技術的支持下，高校招生、管理等活動產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，檔案收集整理工作不再受歸檔范圍和保管期限的限制。也就是說，高校一切文件、數(shù)據(jù)、郵件等形成了檔案信息資源大數(shù)據(jù)集，都被視為檔案并收集歸檔。為了永久地保存這些數(shù)據(jù)，立檔部門還要按照時間順序進行排列。但為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動、實時歸檔，檔案部門在收集的過程中需要在辦公、項目管理系統(tǒng)中納入檔案管理，并做好流程控制。在收集工作前期，由于不同的立檔部門產(chǎn)生不同的檔案材料，要根據(jù)立檔部門的職責范圍，制定各部門檔案收集范圍，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)等，預測其生成的檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保歸檔齊全完整。

（二）引入大資源觀念，形成全面統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源集成庫

首先，要維護檔案信息安全。在數(shù)據(jù)公開的同時，檔案部門要增強工作人員的防范意識，加強安全宣傳，避免造成安全事故，確保數(shù)字檔案信息的原始真實、齊全完整；要針對信息流失、泄露等突發(fā)事件，做到人防、物防、技防三位一體，建立安全防護體系，制定相應的應急處理預案。在硬件方面，檔案部門要應用安全防護技術，保障設施的正常運行，加強基礎設施、數(shù)據(jù)平臺的建設與維護；在軟件方面，要通過設置訪問權限、安裝預警裝置等手段，充分利用多重網(wǎng)絡安全技術，進行異質(zhì)異地備份，提升檔案的利用率。

其次，在數(shù)據(jù)存儲時，檔案管理部門要針對檔案數(shù)據(jù)數(shù)量巨大、種類繁多等特點，利用云平臺，采用數(shù)據(jù)集成的方式，制定統(tǒng)一的標準，將不同來源、種類的數(shù)據(jù)有機集成。為了過濾城府數(shù)據(jù)、補全殘缺數(shù)據(jù)、更正錯誤數(shù)據(jù)，檔案部門要注意做好數(shù)據(jù)清洗工作。集成后，面對結(jié)構化、半結(jié)構化的檔案數(shù)據(jù)，檔案部門要構建分布式存儲模式，采用分而治之的策略，整合檔案數(shù)據(jù)資源，將不同類型的數(shù)據(jù)分別存儲在相應的不同系統(tǒng)中，實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)之間的融通整合和集成分析；為了搭建各存儲系統(tǒng)之間的聯(lián)接，要建立多種數(shù)據(jù)存儲引擎的“連接器”。[4]

（三）樹立大服務理念，主動挖掘檔案使用價值

首先，運用新技術，創(chuàng)新服務方式。目前隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等先進技術的不斷發(fā)展，原來傳統(tǒng)的業(yè)務轉(zhuǎn)向了檔案資源的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，檔案部門解決檔案利用的供需矛盾，能夠?qū)崿F(xiàn)多維信息服務，如知識挖掘服務、統(tǒng)計分析服務等。同時，在海量的檔案數(shù)據(jù)中，為了發(fā)現(xiàn)館藏檔案的核心價值，檔案部門要找出看似無關的數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系與規(guī)律，借助云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術，預測事物的發(fā)展變化趨勢，從而為用戶提供知識挖掘、統(tǒng)計分析等服務，如將學生的錄取表、成績表等相關數(shù)據(jù)進行關聯(lián)。這能夠提高學生就業(yè)率，有針對性地開展就業(yè)指導工作。為了促進檔案部門與用戶之間的交流，檔案部門必須借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術搭建用戶互動平臺，從而更加個性化地服務用戶。

其次，擴大服務對象。高校檔案記錄了其歷史變遷、學生成長經(jīng)歷和教學科研的創(chuàng)新發(fā)展等。這些資源對學生的學歷審核、教師的教學科研、學校的規(guī)劃發(fā)展具有重要的作用。為了使檔案等學校資源轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣Y源，檔案部門應當將服務領域從本校擴大到本地區(qū)、本行業(yè)乃至全社會，在服務好本校師生和校友的同時，積極主動地接觸社會，及時地做好公開檔案及解密文件的現(xiàn)場查閱工作。另外，檔案部門要在進行檔案服務的同時，建立健全有關檔案利用服務制度和考核指標，全面熟悉、準確把握后續(xù)需求，做好事前預防，建立以用戶需求為導向的服務質(zhì)量全過程監(jiān)管與考核體系。

[1]周美蘭.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案,2015,(1).

[2]寧燕子.大數(shù)據(jù)對高校檔案工作的影響分析及對策研究[J].科技視界,2015,(1).

[3]石峻峰,周俐霞,付雙雙.大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密,2014,(9).

[4]王毅,趙淑梅.國有企業(yè)技術創(chuàng)新與檔案大數(shù)據(jù)管理安全戰(zhàn)略研究[J].檔案學通訊,2014,(2).

G270.7；G273.5 文獻標識碼：A 文章編號：1005-9652（2016）06-0055-03

（責任編輯：虞志堅）

馮有輝（1972-）男，廣東湛江人，廣東醫(yī)科大學，高級實驗師，研究方向：檔案管理。