杜 薇

對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)與電子文件管理的思考

杜 薇

筆者根據(jù)自身工作實(shí)踐積累，提出積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)；積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開(kāi)；不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展。

數(shù)字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢(shì)下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)，發(fā)揮著不容忽視的作用。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對(duì)象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。

一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺(tái)，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)

一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點(diǎn)。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開(kāi)發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門(mén)類(lèi)檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀(guān)面向用戶(hù)、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺(tái)。

另一方面，搭建數(shù)字信息平臺(tái)是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點(diǎn)。我公司的檔案信息平臺(tái)雖然是由國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實(shí)際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強(qiáng)電子文件管理等重點(diǎn)工作，認(rèn)真驗(yàn)證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時(shí)圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國(guó)家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時(shí)，對(duì)已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開(kāi)發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計(jì)分析、查找利用等功能，實(shí)施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的作用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的涉密程度、安全風(fēng)險(xiǎn)等因素，落實(shí)信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運(yùn)行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開(kāi)

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計(jì)劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項(xiàng)工作同布置、同落實(shí)；每年印發(fā)《檔案工作要點(diǎn)》，召開(kāi)檔案工作會(huì)議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門(mén)考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專(zhuān)程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢(xún)，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗(yàn)與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，還專(zhuān)門(mén)組織召開(kāi)了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家參加，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專(zhuān)人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開(kāi)展課題研究，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。

其次，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個(gè)部門(mén)，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門(mén)的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實(shí)施檔案數(shù)字化全過(guò)程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門(mén)給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和運(yùn)行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國(guó)有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時(shí)，積極開(kāi)展對(duì)所屬 單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項(xiàng)目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書(shū)》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對(duì)各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過(guò)程安全，對(duì)所有檔案進(jìn)行密級(jí)篩查，全面梳理和統(tǒng)計(jì)標(biāo)識(shí)密級(jí)文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項(xiàng)工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國(guó)家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國(guó)有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國(guó)家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，按照國(guó)家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項(xiàng)工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因?yàn)樾畔⒂涗浄绞脚c傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；要實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實(shí)現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強(qiáng)化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿(mǎn)足數(shù)字檔案海量存儲(chǔ)、查詢(xún)、管理要求的服務(wù)器和光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)備份設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲(chǔ)等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運(yùn)行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專(zhuān)業(yè)性，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析，對(duì)不同類(lèi)型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)體生成、管理運(yùn)轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。

三是強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)也需要積極確立全新的管理觀(guān)和服務(wù)觀(guān)。要根據(jù)新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，提升檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)，根據(jù)檔案工作的客觀(guān)規(guī)律和檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)，思考完善檔案信息管理的方法；要主動(dòng)緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，具備更專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和更豐富的信息技術(shù)知識(shí)，為科學(xué)開(kāi)展檔案管理提供強(qiáng)有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國(guó)網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）

［1］ 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實(shí)踐［J］.蘭臺(tái)世界，2015（S1）：38-39.

［2］ 建設(shè)數(shù)字檔案室推進(jìn)檔案信息資源整合利用［J］.廣東檔案，2014（01）：23-24.

［3］ 張永強(qiáng).數(shù)字檔案館、室一體化與館際一體化研究［D］.浙江大學(xué)，2014.