互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財務(wù)報銷信息系統(tǒng)模式研究

近年來，隨著高校學生規(guī)模、師資力量的快速增長，國家對高校的經(jīng)費投入逐年增加，使得各高校的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量急劇增長，給高校財務(wù)部門帶來了沉重的工作量，再加上高校報銷審查需認真謹慎，報銷工作越來越復(fù)雜化、多樣化，報銷過程矛盾化，“報銷難”成為每年職工代表大會熱議的話題之一。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸成為社會發(fā)展的引擎，其正對各行各業(yè)推動技術(shù)進步、效率提升和組織變革，產(chǎn)生著深遠影響。高校財務(wù)如何主動適應(yīng)這一形勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，變革財務(wù)報銷思路，創(chuàng)新財務(wù)報銷模式，提高財務(wù)報銷效率，使得高校財務(wù)復(fù)雜化得以解決，成為當前高校財務(wù)管理與服務(wù)工作改革的迫切需求。本文通過分析現(xiàn)行財務(wù)報銷模式存在的問題，分析財務(wù)報銷信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，并提出了財務(wù)報銷信息系統(tǒng)構(gòu)建應(yīng)考慮的對策，旨在更好地在互聯(lián)網(wǎng)背景下變革財務(wù)報銷模式，切實提升高校財務(wù)管理和服務(wù)水平。

圖1　高校財務(wù)報銷的一般流程

現(xiàn)行傳統(tǒng)報銷方式及其弊端

目前，多數(shù)高校均采用傳統(tǒng)報銷方式，一般需要經(jīng)過三個流程，首先報銷人員需要將發(fā)票、車票等原始憑證整理粘貼于報銷單中，并分類排列，再將紙質(zhì)審批單填寫齊全，并需要經(jīng)辦人、項目負責人簽字審批；其次報銷人員需要將審批單與報銷單送達財務(wù)部門進行審核記賬；最后當審核無誤后，出納支付現(xiàn)金或打款公務(wù)卡（圖1）。在這一系列過程中，雖然流程簡單，但是存在以下弊端。

手工審批單填寫不規(guī)范，效率低下。由于高校經(jīng)費分為科研經(jīng)費、教學經(jīng)費、行政經(jīng)費等，每個部門或每個項目都有自己的編號，很多報銷人員將編號填寫錯誤，給財務(wù)人員審核過程帶來麻煩，一旦填寫不準確就會給財務(wù)人員審核時帶來問題，延遲了報銷進度，使得報銷人員多次往返于報銷的辦理，導(dǎo)致財務(wù)信息滯后。同時不同內(nèi)容的經(jīng)費分別具有不同的報銷要求，如果報銷人員沒有提前掌握費用報銷制度，會導(dǎo)致不該報的發(fā)票列示于該項目中，對財務(wù)人員來說提高其審核、計算的工作量，對報銷人員需要重新填寫審批單，重新粘貼原始憑證，大大的增加了工作量，造成了業(yè)務(wù)審批效率的低下。

2.資金支付容易滯后延遲?，F(xiàn)在很多高校都已經(jīng)實現(xiàn)公務(wù)卡還款，在一定額度以上的費用必須要求刷卡支付，待報銷業(yè)務(wù)完成后，由財政支付進行公務(wù)卡還款，但是很多報銷人員提供的刷卡日期、金額與實際情況不符，財務(wù)人員在對公務(wù)卡進行還款時無法找到當時的刷卡信息，導(dǎo)致還款不及時，信用卡延期等問題的出現(xiàn)。很多報銷人員報賬時將公務(wù)卡與現(xiàn)金的報銷憑證都填寫在一張報銷單中，這樣只會增加財務(wù)人員工作量，帶來還款延遲，導(dǎo)致資金支付困難。

3.預(yù)算控制難度大。高校經(jīng)費來源多元化，所要求的使用目的是不同的，當一筆經(jīng)費劃撥到位后，財務(wù)人員會控制總額是否超值，報銷依據(jù)是否合理，但是在大量業(yè)務(wù)中針對明細預(yù)算是無法控制的，報銷人員審批過程中若沒有及時發(fā)現(xiàn)不合理之處，之后就很難被檢查到。因此，高校財務(wù)中超預(yù)算、超范圍的現(xiàn)象屢見不鮮，使得財務(wù)預(yù)算超支，監(jiān)管難度增大。

所以，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+時代潮流，改革現(xiàn)行財務(wù)報銷方式，采用隨時隨地，簡便高效，取代傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式勢在必行。

圖2　高校網(wǎng)絡(luò)化報銷模式流程

財務(wù)報銷網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)是以高校財務(wù)信息化為基礎(chǔ)所設(shè)計的平臺，可以充分保證信息的快捷、科學、合理，使報銷各個環(huán)節(jié)都在網(wǎng)絡(luò)中進行實現(xiàn)，進而提高財務(wù)工作效率，規(guī)范報銷工作流程，滿足資金使用條件。

1.節(jié)約時間成本，規(guī)范了報銷行為合理化

高校財務(wù)部門無時無刻呈現(xiàn)著人滿為患的場景，尤其是年底結(jié)賬前，而網(wǎng)絡(luò)報賬模式下，審批單、報銷單都可通過網(wǎng)上生成傳入財務(wù)系統(tǒng)，大大的減少了等候時間；同時網(wǎng)絡(luò)報銷也進一步規(guī)范報銷流程、審批權(quán)限等環(huán)節(jié)，當一系列資料遞交申報時，如果不符合報銷要求，將被拒絕操作，報銷人員可以及時修改，而不會像傳統(tǒng)報銷中需要多次奔波于工作地點，這樣極大的減少了報銷人員的工作量，同時也為財務(wù)人員減輕了審核壓力；單位領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙，報銷人員找領(lǐng)導(dǎo)簽字也很困難，通過網(wǎng)絡(luò)報銷中的數(shù)字簽字可以有效的解決“領(lǐng)導(dǎo)簽字難”的問題，領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中進行批量處理，提高審批效率。

2.有效的提高監(jiān)督、審計職能

網(wǎng)絡(luò)報銷模式需要將報銷單的原始憑證掃描傳入系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)進行備份保存，如果需要查閱憑證只需要知道憑證號碼就可以在系統(tǒng)中輕松的找到記賬憑證，可進行再打印，這也有效的提高了審計部門的工作壓力，不需要一本本的翻閱紙質(zhì)憑證，通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)就可對憑證再現(xiàn)，快速提高憑證的查閱效率，進而有效的提高了監(jiān)督職能與審計工作。

3.規(guī)避現(xiàn)金風險，有效節(jié)約人力資源

在傳統(tǒng)報銷中當庫存現(xiàn)金不夠時無法進行報銷業(yè)務(wù)，但在網(wǎng)絡(luò)報銷業(yè)務(wù)審核完成后將進行銀行卡打款，可以通過網(wǎng)上銀行、公務(wù)卡或校園一卡通等多種電子手段，徹底規(guī)避了現(xiàn)金風險，也極大的減少了庫存現(xiàn)金的需要量，降低了現(xiàn)金存取、運輸、保管等風險，省去現(xiàn)金盤點中盤虧盤盈的風險，同時可以極大解放人力資源，出納可以進行更多的網(wǎng)絡(luò)操作進行還款，優(yōu)化崗位設(shè)置。

4.增強信息公開，提高預(yù)算控制

在傳統(tǒng)報銷中，報銷內(nèi)容有特殊情況時需要報銷人員與財務(wù)人員口頭進行溝通，財務(wù)人員再將該情況告知上級領(lǐng)導(dǎo)，這樣無形的增加了工作量，網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，報銷人員可以將具體的情況說明寫清，當任何人查閱憑證時都可看到該情況說明。同時在報賬系統(tǒng)中有更新完畢的最新財務(wù)制度，報賬人可以點擊了解后再進行數(shù)據(jù)的上傳，以免出錯，這樣有效的保證了會計核算的真實性，提高財務(wù)管理的規(guī)范化和透明度，高校相關(guān)人員可以授予權(quán)限定期檢查財務(wù)報銷的合理性，強化高校財務(wù)監(jiān)督工作。同時在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)，報賬人與財務(wù)人員都可以看到該預(yù)警功能，進而從源頭控制費用的超支，真正實現(xiàn)有效的預(yù)算管理。

高校網(wǎng)絡(luò)報銷模塊設(shè)計對策

網(wǎng)絡(luò)報銷模式是基于網(wǎng)絡(luò)化的全新財務(wù)管理模式，需要改變現(xiàn)有報銷流程，報銷單、審批單網(wǎng)上提交，系統(tǒng)設(shè)置簽字權(quán)限，當報銷審批完成后自動生成記賬憑證，后臺確認無誤后進行網(wǎng)上銀行付款，建議報銷流程見圖2。這樣的報銷過程與傳統(tǒng)報銷相對比，有利于保障預(yù)算管理、延展管理效能、帶動整體財務(wù)管理水平，并有效加強會計監(jiān)督力度、提高管理效率。但在構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)時，需充分考慮高效財務(wù)報銷特點，解決易用性、安全性、對接適配性問題。

1.界面設(shè)計簡潔、科學

網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)是是信息獲取或輸出的窗口，需要多用戶共同進入，該系統(tǒng)可供高校教職工使用，因此在界面設(shè)計時需要簡潔、明了，對新更新的文件自動窗口彈出，對點擊率高的信息放置于頁首，更加貼近用戶需求，簡化操作流程，使信息更為直觀。同時設(shè)計還需更為科學，比如在報銷時會自動彈出報賬人是否有借款，是否選擇借款沖銷報銷金額，如果借款不止一筆，還可選擇借款明細予以對沖。同時在生成記賬憑證時，也要科學的選擇核算科目，這樣才能保證網(wǎng)絡(luò)報銷的正確性。

2.充分考慮財務(wù)安全，設(shè)置財務(wù)預(yù)警

網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)需可自動與各部門或各項目經(jīng)費預(yù)算對接，設(shè)置財務(wù)預(yù)警功能，將即將超過預(yù)算或已超預(yù)算等行為發(fā)出財務(wù)警告，這樣可以提醒報銷人員，也可以有效的節(jié)約開支，在預(yù)算設(shè)計時也需要分部門、分項目，在網(wǎng)絡(luò)報銷中可自動跳轉(zhuǎn)至預(yù)算系統(tǒng)，及時了解預(yù)算情況，報銷人員可通過明細導(dǎo)出查明報銷明細，進而從源頭有效的控制經(jīng)費。同時在報銷過程中，網(wǎng)絡(luò)化也體現(xiàn)在簽字審批環(huán)節(jié)，各部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批報銷內(nèi)容，可以將傳統(tǒng)的親自簽字轉(zhuǎn)換為授權(quán)審批，當審批完成后系統(tǒng)將自動簽字，這樣報銷人員可以隨時發(fā)起審批，領(lǐng)導(dǎo)可以及時掌握部門財務(wù)信息。

3.自動生成記賬憑證，實現(xiàn)銀行自動付款

網(wǎng)絡(luò)報銷設(shè)計中需要與賬務(wù)處理相鏈接，當財務(wù)審核完成確認無誤后可以自動生成記賬憑證，將部門、負責人、摘要內(nèi)容與對應(yīng)科目準確無誤的列示在記賬憑證中，這樣可以有效的提高財務(wù)人員的工作效率，避免憑證錄入錯誤發(fā)生，減少工作量。將網(wǎng)絡(luò)報銷與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)相鏈接，只需提供某行的銀行卡卡號與卡主姓名，就可實現(xiàn)首付電子轉(zhuǎn)賬，并且每筆付款有證可循，這樣可以明顯降低現(xiàn)金收付的風險，保證資金安全，有效監(jiān)督資金使用用途。

總之，互聯(lián)網(wǎng)+背景下，建立基于信息化平臺的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，變革現(xiàn)有高校財務(wù)報銷工作方式，深入挖掘網(wǎng)上報銷的優(yōu)勢并應(yīng)用于高校的財務(wù)管理活動中，是現(xiàn)代財務(wù)管理的發(fā)展方向，通過完善設(shè)計網(wǎng)上財務(wù)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化的財務(wù)報銷信息、內(nèi)控流程、預(yù)算標準和制度規(guī)范，可以切實實現(xiàn)高校財務(wù)管理和服務(wù)水平的提升。

10.3969/j.issn.1001- 8972.2016.15.004