孫海亮

摘要：隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化和石油系統(tǒng)的改革發(fā)展，辦公室工作內(nèi)容也發(fā)生了變化。本文分析了辦公室系統(tǒng)當(dāng)前面臨的宏觀形勢(shì)和“六化”特點(diǎn)，深入闡述了目前存在的“五多五少”問(wèn)題，明確了辦公室應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的“四大核心”和“三項(xiàng)重點(diǎn)”作用。

關(guān)鍵詞：石油系統(tǒng);辦公室;作用

辦公室集文字、政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)于一體（樞紐、參謀、助手、窗口），是公司的“心臟”和“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯(lián)系左右的“紐帶”，在推進(jìn)工作的過(guò)程中，具有特殊的地位和作用。但隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化和集團(tuán)公司的改革發(fā)展，辦公室工作內(nèi)容更加豐富、領(lǐng)域日趨寬廣、節(jié)奏明顯加快、標(biāo)準(zhǔn)不斷提高、要求越來(lái)越嚴(yán)。我們必須思考在新的形勢(shì)下，辦公室應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。

一、當(dāng)前面臨的一些趨勢(shì)和特點(diǎn)

（一）從宏觀大環(huán)境看

一是全球經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇乏力，國(guó)際油氣需求下降，油氣市場(chǎng)供大于求，導(dǎo)致石油價(jià)格持續(xù)下跌，目前低位震蕩;二是受持續(xù)低油價(jià)的影響，國(guó)內(nèi)油氣勘探開發(fā)投資大幅縮減，作業(yè)量持續(xù)減少，油公司采取低成本戰(zhàn)略，傳遞成本壓力，鉆井市場(chǎng)量減價(jià)跌成為新常態(tài);三是黨的十八大以來(lái)，國(guó)家提出從能源消費(fèi)、供給、技術(shù)、體制4個(gè)方面推動(dòng)能源革命，打造中國(guó)能源升級(jí)版。石油系統(tǒng)強(qiáng)管理轉(zhuǎn)方式，積極推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。這些環(huán)境政策的變化都將對(duì)鉆探企業(yè)產(chǎn)生較大影響，也必將對(duì)辦公室系統(tǒng)提出新的要求。

（二）從辦公室系統(tǒng)看

一是工作多元化。辦公室不僅要承擔(dān)大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息收集上報(bào)、督察督辦、接待應(yīng)酬等任務(wù)，而且還要負(fù)責(zé)一些新的、臨時(shí)性的工作，如維穩(wěn)、保密、檔案、人事、宣傳等，業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，工作要求越來(lái)越高。二是人員精干化。隨著機(jī)構(gòu)歸并和改革的深入，辦公室系統(tǒng)越來(lái)越追求“少人高效”理念。三是工作規(guī)范化。辦公室系統(tǒng)以提高工作效率為目標(biāo)，正在向著規(guī)范化邁進(jìn)，特別是對(duì)一些特定的工作。如公文處理、信息上報(bào)、會(huì)議安排、公務(wù)活動(dòng)等，都形成了相對(duì)穩(wěn)定的辦理方式和程序。四是辦公自動(dòng)化。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的快速發(fā)展，管理理念日新月異，信息化、自動(dòng)化技術(shù)廣泛應(yīng)用，如辦公自動(dòng)化、遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)、日常溝通聯(lián)系的騰訊通、小鴿子等的普及，對(duì)辦公室提出了新的更高要求。五是成本精細(xì)化。近年來(lái)，伴隨著油價(jià)下跌企業(yè)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)困難，加之“八項(xiàng)規(guī)定”、反“四風(fēng)”深入推進(jìn)，對(duì)會(huì)務(wù)費(fèi)用、接待費(fèi)用管控越來(lái)越嚴(yán)格。如何不降接待標(biāo)準(zhǔn)降成本，更好的控制使用辦公經(jīng)費(fèi)成為辦公室系統(tǒng)重要課題。六是要求嚴(yán)格化。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)和水平越來(lái)越高，而且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、信息渠道廣泛，想問(wèn)題、作決策既站得高又看得遠(yuǎn)，對(duì)辦公室工作要求越來(lái)越嚴(yán)格;基層單位和職工群眾的整體素質(zhì)不斷提升，發(fā)展進(jìn)取意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)辦公室工作的要求自然也就越來(lái)越高。

2014年5月8日，習(xí)近平總書記到中央辦公廳調(diào)研，同中辦各單位班子成員和干部職工代表座談時(shí)做了重要講話。提出辦公室系統(tǒng)要做好“五個(gè)堅(jiān)持”，把辦公室工作的生命線、責(zé)任義務(wù)、必備素質(zhì)、優(yōu)良傳統(tǒng)、必守底線闡述得非常清楚，為我們進(jìn)一步做好辦公室系統(tǒng)工作指明了正確方向。作為辦公室系統(tǒng)要主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)、新特點(diǎn)，充分發(fā)揮職能作用，開創(chuàng)辦公室工作新局面，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

二、目前存在的一些問(wèn)題

面對(duì)這些新形勢(shì)，辦公系統(tǒng)由于缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，加之人員不足，或多或少存在以下問(wèn)題，主要表現(xiàn)為：“五多五少”。一是安排工作多，系統(tǒng)培養(yǎng)、長(zhǎng)遠(yuǎn)謀劃辦公室人才發(fā)展少（人員發(fā)展沒(méi)有定位）。二是辦具體事務(wù)多，抓大事、謀全局、當(dāng)高參、深層次服務(wù)少。三是部分辦公室人員責(zé)任意識(shí)、精品意識(shí)不強(qiáng)，“差不多、過(guò)得去”的思想還一定程度地存在，被動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)多，主動(dòng)創(chuàng)造性開展工作少。四是一般性參謀建議多，有深度的調(diào)研精品少。五是安排各項(xiàng)工作多，督察督辦少。二級(jí)單位在材料上的惰性也加劇了辦公室工作的辛苦程度和難度，這些都需要在今后的工作中不斷溝通、探索和改進(jìn)。

三、辦公室發(fā)揮的作用

把辦公室工作概括為“三個(gè)部”，即領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部、各方關(guān)系的協(xié)調(diào)部、機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障部。針對(duì)三個(gè)部的職能，要求辦公室發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督察督辦、服務(wù)保障四大核心作用，持續(xù)豐富信息調(diào)研、接待窗口、維穩(wěn)保密、審核指導(dǎo)四項(xiàng)重點(diǎn)作用。

（一）充分發(fā)揮參謀助手作用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

辦公室無(wú)論有多少職能，參謀助手作用永遠(yuǎn)是第一位的。首先堅(jiān)持以謀為本。善于站在領(lǐng)導(dǎo)的層次上分析、思考問(wèn)題，經(jīng)常“換位思考”，做到“身在兵位，胸為帥謀”;圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)這個(gè)中心、改革發(fā)展這個(gè)大局，做好降本增效、市場(chǎng)開拓兩篇文章，以領(lǐng)導(dǎo)的視角為公司提供針對(duì)性、前瞻性和可行性的決策建議，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”。其次堅(jiān)持以文輔政。按照“多出創(chuàng)新的思想，多謀創(chuàng)新的辦法，多提創(chuàng)新的對(duì)策”的要求，精心撰寫起草，努力在求精、求實(shí)、求新、求深上下功夫，通過(guò)起草大量有高度、有深度的文字材料，為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策。

（二）充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，保證政令暢通高效運(yùn)轉(zhuǎn)

搞好綜合協(xié)調(diào)，是辦公室的一項(xiàng)核心職能，也是保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求。對(duì)中，發(fā)揮樞紐作用。面對(duì)機(jī)構(gòu)整合、人員壓縮的大環(huán)境，部分領(lǐng)導(dǎo)分工會(huì)有交叉，部門的職能會(huì)有重疊，有些事可能會(huì)爭(zhēng)著管，但更多的事可能誰(shuí)也不想管，這就需要辦公室綜合協(xié)調(diào)，不把矛盾交給領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)下，發(fā)揮紐帶作用。很多時(shí)候，基層人員咨詢問(wèn)題，報(bào)告和請(qǐng)示工作不須或不便找領(lǐng)導(dǎo)就找辦公室，即使要找領(lǐng)導(dǎo)也可能先通過(guò)辦公室。這就要求辦公室既要使基層同志滿意，又要為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞。對(duì)外，發(fā)揮橋梁作用。密切與兄弟單位的聯(lián)系，增進(jìn)友誼，促進(jìn)橫向交流;密切與地方政府安監(jiān)、環(huán)保、水務(wù)、稅收等部門聯(lián)系，建立和諧的地企關(guān)系。

（三）充分發(fā)揮督查督辦作用，促進(jìn)重大決策部署落實(shí)

督查督辦是促進(jìn)工作落實(shí)、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、提高工作效率、保證政令暢通的重要手段，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。構(gòu)筑自上而下的各層次抓落實(shí)的目標(biāo)責(zé)任體系，明確目標(biāo)任務(wù)、工作內(nèi)容、完成時(shí)限、分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任單位;對(duì)于涉及多部門職能交叉的事項(xiàng)，搞好督查協(xié)調(diào)，明確分工，形成合力。其次，完善制度，強(qiáng)化考核。建立健全督查督辦臺(tái)賬，建立銷項(xiàng)制度，及時(shí)反饋，做到交必辦、辦必果、果必復(fù)，事事有落實(shí)，件件有回音。三是，創(chuàng)新方法，提高效率。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)督辦的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)快速傳達(dá)、及時(shí)處理，提高工作效率。

（四）充分發(fā)揮服務(wù)保障作用，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)

服務(wù)保障是辦公室的一項(xiàng)重要工作。要始終把保障工作作為辦公室工作的重點(diǎn)來(lái)抓，思想上高度重視，工作上研究策劃，方法上靈活多樣。一是堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，辦公室的工作要早思考、早動(dòng)手，凡事要想到領(lǐng)到之前。二是堅(jiān)持全面服務(wù)。必須注意服務(wù)的全面性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層、普通員工都要搞好服務(wù)，在事前、事中、事后都要服務(wù)到位，任何對(duì)象、各個(gè)環(huán)節(jié)都不能缺位。三是堅(jiān)持優(yōu)質(zhì)服務(wù)。堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在工作標(biāo)準(zhǔn)上求高，在工作方式上求精，在工作效果上求好，力求精益求精，盡善盡美。

（五）發(fā)揮信息調(diào)研作用

信息調(diào)研是科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)和保障，是具有前瞻性和指導(dǎo)性的工作。吃透“上情”，通過(guò)信息參考等，及時(shí)跟蹤國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)政策動(dòng)態(tài)，準(zhǔn)確研判形勢(shì)，提出積極有效的參考建議和措施思路。摸清“下情”，高度關(guān)注與公司發(fā)展、員工利益緊密相關(guān)的重點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，深入基層一線開展調(diào)研，撰寫高水平的調(diào)研報(bào)告，及時(shí)反映基層和員工群眾的真實(shí)情況、建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考。同時(shí)要努力提高信息精品意識(shí)，把握時(shí)效性，完善信息考核，努力把信息打造成對(duì)內(nèi)展示的窗口。

（六）發(fā)揮接待窗口作用

一個(gè)單位的精神面貌、服務(wù)態(tài)度、工作作風(fēng)和效率都可以從辦公室反映出來(lái)，也可以從接待水平反映出來(lái)。堅(jiān)持“接待服務(wù)也是生產(chǎn)力”的理念，按照高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的要求，把搞好公務(wù)接待作為樹立公司良好形象的重要“窗口”，強(qiáng)化超前服務(wù)、細(xì)致服務(wù)和特色服務(wù)，在提高公務(wù)接待軟實(shí)力上下功夫。進(jìn)一步勤儉節(jié)約意識(shí)，全面落實(shí)上級(jí)關(guān)于厲行節(jié)約的有關(guān)要求，嚴(yán)格控制各類公務(wù)活動(dòng)的規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)和頻次，最大限度降低非生產(chǎn)性支出。

（七）發(fā)揮維穩(wěn)保密作用

穩(wěn)定是國(guó)家和公司改革發(fā)展的前提，信訪是反映民意的渠道。現(xiàn)在絕大多數(shù)公司都把來(lái)信來(lái)訪、維護(hù)穩(wěn)定工作放在辦公室。在工資預(yù)扣、后勤轉(zhuǎn)崗、“五定”等改革過(guò)程中，各種深層次矛盾日益體現(xiàn)。辦公室系統(tǒng)在維穩(wěn)工作中的地位也越來(lái)越重要。保密工作就是保安全、保發(fā)展。辦公室系統(tǒng)要努力在保密意識(shí)、制度建設(shè)、責(zé)任制落實(shí)上下功夫，突出抓好電子文檔保密管理，堅(jiān)持涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密，杜絕電子文檔隨意上網(wǎng)、隨意拷貝、外傳問(wèn)題。

新的形勢(shì)、新的任務(wù)對(duì)辦公室工作提出了新的更高的要求。我們要充分認(rèn)識(shí)做好辦公室工作的重要意義，繼續(xù)保持辦公室系統(tǒng)的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，開拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新，努力提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，不斷開創(chuàng)辦公室工作新局面。