趙性芝

摘要：當(dāng)前國內(nèi)外經(jīng)濟處于低迷狀態(tài)，航運業(yè)不景氣，港口企業(yè)間的競爭愈加激烈，傳統(tǒng)裝卸服務(wù)利潤空間壓縮，港口企業(yè)想要生存和發(fā)展，就必須做好精細化管理，控制港口企業(yè)成本。預(yù)算管理是港口企業(yè)精細化管理的重要工具。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，以X散雜貨港口公司預(yù)算管理內(nèi)容作為切入點，結(jié)合行業(yè)及公司實際情況，探討預(yù)算管理中存在的問題，提出具體解決辦法，希望為相關(guān)從業(yè)人員提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：散雜貨 港口企業(yè) 預(yù)算管理

一、散雜貨港口企業(yè)運營特點及實施預(yù)算管理的內(nèi)在要求

（一）受自然環(huán)境和經(jīng)濟環(huán)境影響較為明顯

散雜貨港口主要提供對大宗散裝化肥、散裝糧食、散裝飼料、散裝工業(yè)原料等多種貨物的裝卸、灌包、儲存、中轉(zhuǎn)服務(wù)。港口企業(yè)在成立時不僅要考慮是否有廣闊而經(jīng)濟發(fā)達的腹地、便利的交通，還要考慮碼頭吞吐能力、泊位水深、泊位數(shù)量、岸邊裝卸效率、庫場面積、堆存貨物周期等因素，這些因素決定港口企業(yè)在籌辦期和運營初期，涉及大量的設(shè)施和設(shè)備投資，投資規(guī)模大、回報周期長，此時注重的是資本預(yù)算。港口企業(yè)在成長階段，要將收入預(yù)算作為管理重點，提高收入的重要前提是提高業(yè)務(wù)量，即自然噸和吞吐量，但自然噸和吞吐量受世界經(jīng)濟發(fā)展、國際貿(mào)易形勢、國內(nèi)宏觀經(jīng)濟政策和對外貿(mào)易發(fā)展的影響較大，做準貨源預(yù)算是做好收入預(yù)算的關(guān)鍵。港口企業(yè)在成熟階段，業(yè)務(wù)量增長穩(wěn)定，收入波動變小，要提高經(jīng)濟利潤，必須控制成本，強調(diào)的是成本預(yù)算。

（二）港口企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動復(fù)雜和不均衡

貨物從到港至離港要經(jīng)過裝卸、灌包、儲存、運輸?shù)纫幌盗猩a(chǎn)過程，每一個生產(chǎn)過程都由若干個操作過程組成。每個操作過程都要港口生產(chǎn)調(diào)度做好周密細致的協(xié)調(diào)安排，因港口企業(yè)的生產(chǎn)在很多地方都是依賴于時間參數(shù)的一組隨機變量的動態(tài)過程，有操作效率、船舶類型、船舶到達時間、臨時變換的船期、集港車輛不均衡、貨主存放貨物時間、場地利用不均衡、潮水、大雨等因素的影響，這些因素增加了生產(chǎn)組織的難度和計劃的準確性。操作部門要結(jié)合貨源預(yù)測和生產(chǎn)過程及各種影響因素，做好吞吐量和操作量等生產(chǎn)數(shù)據(jù)和生產(chǎn)成本的預(yù)算。

二、X散雜貨港口公司預(yù)算編制及實施管理的具體做法

X散雜貨港口公司的預(yù)算是指以公司可利用的資源為基礎(chǔ)，編制公司一個或者幾個年度內(nèi)的規(guī)劃與目標，并對保障規(guī)劃與目標實現(xiàn)所需的資源投入和經(jīng)營行為做出預(yù)期安排。預(yù)算內(nèi)容包括貨源預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、人力資源規(guī)劃、投資計劃（資本預(yù)算）、維修計劃、安全生產(chǎn)費用使用計劃、收入預(yù)算、成本費用預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。

（一）預(yù)算管理制度健全

為規(guī)范和加強公司預(yù)算管理，提升公司管理水平，X散雜貨港口公司制定了預(yù)算管理辦法，對預(yù)算的組織機構(gòu)及職責(zé)、預(yù)算內(nèi)容、預(yù)算的編制程序、編制方法、預(yù)算的執(zhí)行及分析、預(yù)算的調(diào)整、預(yù)算考核均做了明確規(guī)定，從制度上保證了預(yù)算管理工作的順利開展和實施。

（二）預(yù)算編制流程規(guī)范

X散雜貨港口公司每年10月份按照上級公司對公司的發(fā)展定位和重大事項指引，結(jié)合上一年度實際情況和宏觀經(jīng)濟政策編制下一年的預(yù)算及五年規(guī)劃，從業(yè)務(wù)量著手，預(yù)測下一年及未來五年的貨量自然噸，碼頭收入（包括碼頭裝卸收入、堆存收入、港管收入和其他收入）、預(yù)算生產(chǎn)操作成本、維修費用、人工成本、安全生產(chǎn)費用和資本性投資，以毛利率衡量運營成本總額是否合理，再預(yù)算管理費用、財務(wù)費用及營業(yè)外收支，得出總利潤和凈利潤。財務(wù)部協(xié)調(diào)各部門共同參與完成預(yù)算的編制。預(yù)算初稿報總經(jīng)理進行審核，并組織召開有公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門經(jīng)理參加的預(yù)算專題會議，共同討論修改公司預(yù)算初稿。財務(wù)部根據(jù)修改意見調(diào)整公司財務(wù)預(yù)算初稿，形成公司財務(wù)預(yù)算申報稿。預(yù)算申報稿報上級公司審批，幾上幾下，最后定稿，定稿后除重大影響因素外一般不再做調(diào)整。

（三）預(yù)算實施機制健全

財務(wù)部將上級公司審批通過的財務(wù)預(yù)算及經(jīng)營預(yù)算發(fā)送至各部門。公司和各部門以年度預(yù)算作為開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的依據(jù)，并將年度預(yù)算細分為季度預(yù)算，通過實施分期控制，以實現(xiàn)年度預(yù)算目標。

三、X散雜貨港口公司預(yù)算管理存在的問題

X散雜貨港口公司制定了《預(yù)算管理辦法》，使預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、調(diào)整和考核進一步規(guī)范，但仍存在以下幾方面的問題。

（一）對預(yù)算管理重視程度不夠，認識存在偏差

全面預(yù)算最終以財務(wù)預(yù)算反映規(guī)劃期內(nèi)的經(jīng)營成果，從本質(zhì)上講體現(xiàn)著財務(wù)工作屬性，由財務(wù)人員牽頭開展工作，這就使得公司中的部分人員對預(yù)算管理產(chǎn)生了錯誤認識，認為預(yù)算就是財務(wù)部門的事，只要由他們來負責(zé)展開即可，而不能從真正意義上達到對預(yù)算的認知及接受。理論上，預(yù)算管理涉及業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、投資、人力、財務(wù)、資金等各個業(yè)務(wù)模塊，各業(yè)務(wù)部門在預(yù)算的整個過程中都有其重要的功能，各部門的詳細預(yù)算匯總起來才是公司的整個財務(wù)預(yù)算。

（二）貨源和營業(yè)收入指標較難預(yù)測

貨源預(yù)算是指在考量宏觀經(jīng)濟、政策法規(guī)、市場情況、競爭狀況、內(nèi)部資源配置等因素的基礎(chǔ)上，對公司在預(yù)算期內(nèi)所接卸貨種和貨量的測算及相應(yīng)的工作計劃安排。收入預(yù)算，是指在預(yù)算期內(nèi)，公司預(yù)期通過向客戶提供服務(wù)而實現(xiàn)資金流入的計劃安排。

由于港口企業(yè)受國家宏觀經(jīng)濟政策、國內(nèi)外市場環(huán)境影響較大，比如政府的規(guī)章制度、市場供應(yīng)需求變化、國際航運市場的最新趨勢、貨主的偏好發(fā)生改變、新的運輸方式的代替等，如果商務(wù)人員沒有對行業(yè)的發(fā)展趨勢和企業(yè)環(huán)境做出理性預(yù)測和分析，就不能對貨源和營業(yè)收入做出正確的預(yù)測，往往對貨源和收入指標的預(yù)測較為保守，從而使制定的預(yù)算缺乏一定的科學(xué)性和合理性。

（三）部分變動成本項目預(yù)測不準確，預(yù)算外項目經(jīng)常發(fā)生

X散雜貨港口公司為減少管理成本和降低設(shè)備購置費，將裝卸和流動機械等非核心業(yè)務(wù)外包給供應(yīng)商。裝卸工成本、流動機械成本和外付進出倉費等均屬于變動成本，與操作過程和操作噸關(guān)聯(lián)度大。操作過程有船到船、船到車、船到堆場、船到倉庫、倉庫到堆場、倉庫到車等多種形式，因客戶要求不同和貨種不同，操作過程差異非常大，每種操作過程所需的裝卸工和流動機械也不相同，很難測算出單位操作噸裝卸工成本和單位操作噸流動機械成本。由于缺少基礎(chǔ)定額數(shù)據(jù)，往往是在上年實際的基礎(chǔ)上考慮部分變動因素采用增量預(yù)算的編制方法進行預(yù)測，但X散雜貨港口公司處于成長期，每年貨量增長較快，導(dǎo)致裝卸工成本和流動機械費用預(yù)測不準，與實際結(jié)果偏差較大。

在X散雜貨港口公司成本預(yù)測過程中，物料消耗和維修費用占總成本相當(dāng)大的比例。物料消耗分為機械設(shè)備維修耗用材料和操作現(xiàn)場耗用材料（如墊蓋材料、捆綁帶等）；維修費用分為土建維修、機電維修和行政維修。由于對土建設(shè)施和設(shè)備的更新、改造及維護方面缺乏科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃，對設(shè)備的保養(yǎng)沒有按照科學(xué)的時間間隔進行檢查維修，有時為了降低成本，對發(fā)生故障的設(shè)備不采取任何有效處理措施，讓設(shè)備在有故障的情況下運行，這種做法不但不能保障設(shè)備的運行安全，反而會增加后續(xù)的維修成本。在預(yù)測物料消耗和維修成本時，沒有綜合考慮每項設(shè)施設(shè)備的使用壽命、使用情況、保養(yǎng)周期、維修配件市場價格、采購周期、安全庫存等多個因素，因此預(yù)測出來的成本費用不準確。由此，預(yù)算外的資產(chǎn)購置和維修成本時有發(fā)生，往往需另外申請審批，耗時費力。

（四）預(yù)算控制較為簡單，預(yù)算管理過程缺乏信息系統(tǒng)的支持

預(yù)算的核心功能在于控制，主要體現(xiàn)在將編好的預(yù)算作為業(yè)績管理的依據(jù)和標準，定期將實際業(yè)績和預(yù)算進行對比，分析差異原因并采取改進措施。為確保年度預(yù)算能夠得到有效的落實和實施，X散雜貨港口公司將年度預(yù)算分解到季度，編制季度預(yù)算；每月財務(wù)部將預(yù)算執(zhí)行情況反饋給各部門，并在月度考評會上對KPI指標完成情況和差異大的預(yù)算項目進行分析。由于沒有預(yù)算管理信息系統(tǒng)，財務(wù)部反饋的信息往往是滯后和有限的，不能起到實時控制的作用；在預(yù)算差異分析上，只注重預(yù)算數(shù)和實際數(shù)之間的分析，未形成多角度的預(yù)算分析體系和提出具體解決方案；在預(yù)算考核上也基本依靠手工對主要KPI指標進行考核，對于更多的非財務(wù)指標，沒有足夠的數(shù)據(jù)進行考核。由于缺乏信息系統(tǒng)的支持，只能靠事后控制為主，不易進行事前和事中控制，更不能建立有效的預(yù)警機制，預(yù)算管理的功能得不到充分揮。

四、X散雜貨港口公司預(yù)算管理優(yōu)化建議

（一）加強預(yù)算管理理念的宣貫，使公司全員足夠重視

預(yù)算管理是能將組織的所有關(guān)鍵問題融于一個體系之中的管理控制方法之一，預(yù)算管理可以使企業(yè)的長短期目標、戰(zhàn)略和企業(yè)的年度行動計劃很好地協(xié)調(diào)，通過預(yù)算的編制、實施和修正，可以促使企業(yè)戰(zhàn)略更好落地，為企業(yè)目標的實現(xiàn)提供合理保證，因此公司領(lǐng)導(dǎo)層人員必須意識到預(yù)算管理已經(jīng)成為企業(yè)健康發(fā)展的重要手段，要展開對預(yù)算管理理念影響以及戰(zhàn)略引領(lǐng)，要展開對全體工作人員的教育及培訓(xùn)，引導(dǎo)全體員工學(xué)習(xí)了解預(yù)算管理具體事項，使預(yù)算管理為所有員工所認同，并得到所有員工的配合實施。

（二）提高貨源和營業(yè)收入指標預(yù)測的準確性

在貨源和營業(yè)收入預(yù)測方面，公司可采用概率預(yù)算。概率預(yù)算指對具有不確定性的預(yù)算項目，估計其發(fā)生各種可能的概率，按照加權(quán)平均計算的期望值編制預(yù)算的方法。在國內(nèi)外經(jīng)濟形勢不穩(wěn)定和航運市場形勢不確定性的環(huán)境中，商務(wù)人員應(yīng)對行業(yè)的發(fā)展趨勢和企業(yè)環(huán)境做出理性預(yù)測和分析，采用概率預(yù)算編制方法提高對貨源和收入預(yù)算編制的可靠性和準確性的預(yù)測，降低預(yù)算指標風(fēng)險。

（三）優(yōu)化港口設(shè)施設(shè)備管理，加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，建立消耗定額標準，科學(xué)預(yù)測成本費用

由于港口企業(yè)是主要提供碼頭裝卸勞務(wù)的企業(yè)，裝卸工成本和流機費用占很大的比重，操作部門應(yīng)根據(jù)貨物進出計劃對裝卸工和流機隊進行合理排工，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，加強對作業(yè)數(shù)據(jù)的審核與監(jiān)督，逐月按照流機費用總額和不同工藝進行增減變動分析與結(jié)構(gòu)分析；人事部門按月對裝卸工成本的總額變化分析和結(jié)構(gòu)變化進行分析，建立裝卸工成本和流機費用與業(yè)務(wù)量之間的邏輯關(guān)系，進而建立消耗定額標準，即單位操作噸裝卸工成本和單位自然噸流機費用，為預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。

裝卸設(shè)備是港口企業(yè)的主要生產(chǎn)工具，設(shè)備的裝卸能力、裝卸效率和船舶進出港時間是港口實力的體現(xiàn)。X散雜貨港口公司剛經(jīng)歷籌辦期，處于成長期，每年新設(shè)施設(shè)備的投入和項修等資本性支出投入較大。對金額較大的港口設(shè)施設(shè)備和項修項目投入，既要組織招標比價，降低采購成本，又要重視工程質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量的驗收，嚴把質(zhì)量關(guān)；在設(shè)施設(shè)備的使用過程中，要做好定期檢查和維修保養(yǎng)，在使用效率和使用壽命上下功夫，并逐月對材料消耗和維修費用進行分析，建立材料消耗、維修費用與設(shè)備故障原因及設(shè)備壽命之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，企業(yè)在編制預(yù)算時，要從設(shè)施設(shè)備的投入、使用和維修方面綜合考慮，科學(xué)預(yù)測材料消耗和維修費用。

（四）推進預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)，加強預(yù)算執(zhí)行過程管理，強化預(yù)算分析與考核

預(yù)算管理應(yīng)著重于過程管理，通過對過程各個節(jié)點的把控，促進企業(yè)效益增長。運用信息化手段，可實現(xiàn)預(yù)算的過程管理，提升預(yù)算管理質(zhì)量。在預(yù)算管理系統(tǒng)錄入資本性投資、項修和成本費用的年度預(yù)算數(shù)據(jù)，當(dāng)實際發(fā)生金額超過年度預(yù)算時，系統(tǒng)自動報警或限制申請，通過系統(tǒng)自動對資本性支出和成本費用預(yù)算做到事前控制；利用預(yù)算管理系統(tǒng)可以對預(yù)算執(zhí)行情況進行實時反饋，幫助各部門及時了解預(yù)算執(zhí)行情況，分析預(yù)算與實際差異，做好事中和事后的控制。X散雜貨港口公司應(yīng)盡快上線使用物資管理系統(tǒng)，資本性投資和項目修理從立項、招標、簽訂合同、付款到竣工驗收整個閉環(huán)流程通過系統(tǒng)來控制；物料消耗從采購計劃審批、供應(yīng)商的選擇、下單購買、材料入庫、驗收、出庫和付款流程通過系統(tǒng)來完成。各部門和班組通過系統(tǒng)可及時查詢項目的完工進度和預(yù)算執(zhí)行情況。

X散雜貨港口公司應(yīng)建立月度預(yù)算執(zhí)行分析制度，各部門應(yīng)綜合選取財務(wù)指標和非財務(wù)指標，從定性和定量兩個方面對本部門預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，可采用對標分析、結(jié)構(gòu)分析、趨勢分析和因素分析等多種分析方法分析預(yù)算差異產(chǎn)生的原因并提出改進建議，財務(wù)部匯總公司預(yù)算和各部門預(yù)算執(zhí)行情況及糾偏措施，按月向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，為公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供依據(jù)，促進公司戰(zhàn)略和經(jīng)營目標的實現(xiàn)。其次應(yīng)建立預(yù)算考核制度，預(yù)算考核內(nèi)容包括預(yù)算目標的完成情況考核和預(yù)算體系的運行情況考核。預(yù)算目標的完成情況考核主要包括經(jīng)營的效果與效率及工作計劃的落實；預(yù)算體系的運行情況考核主要包括預(yù)算編制的準確性及預(yù)算管理制度的貫徹執(zhí)行。預(yù)算考核應(yīng)為各部門績效考核內(nèi)容之一，與預(yù)算責(zé)任部門人員的年終獎金掛鉤，并作為公司內(nèi)部人力資源管理的參考。對不同部門的考核內(nèi)容要有所差異，如商務(wù)部，既要考核貨量、收入、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)和成本費用，又要考核客戶忠誠度和市場增長率；操作部既要考核成本費用的控制情況，又要考核操作系數(shù)和堆場利用率，從而最大限度地調(diào)動員工工作的積極性，保證預(yù)算管理的有效實施。

五、結(jié)束語

港口企業(yè)競爭加劇對港口企業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。預(yù)算管理是港口企業(yè)合理配置內(nèi)部資源、有效控制成本和費用、不斷提升應(yīng)對外部環(huán)境變化能力的重要方法之一。本文分析了X散雜貨港口公司預(yù)算管理存在的問題并提出了優(yōu)化建議，旨在希望X散雜貨港口公司加強全體員工對預(yù)算管理的認識，科學(xué)合理地預(yù)測收入和成本費用，運用信息化手段加強對預(yù)算執(zhí)行過程的管控，強化預(yù)算分析與考核，充分發(fā)揮預(yù)算管理對企業(yè)經(jīng)營的作用，使港口企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，促進其他產(chǎn)業(yè)更快發(fā)展。

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（作者單位：深圳赤灣港航股份有限公司）