郝莉莉

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-02

摘 要 研檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。企業(yè)的科研檔案是科研生產(chǎn)活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)的一種存在形式，是重要的技術(shù)資源，做好企業(yè)的科研檔案管理，在企業(yè)發(fā)展中有著十分重要的作用。

關(guān)鍵詞 企業(yè)科研檔案 管理工作 特點

科研檔案是科學(xué)技術(shù)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄，它直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研活動的直接產(chǎn)物，又是繼續(xù)開展科研活動的基礎(chǔ)和階梯。

一、企業(yè)科研檔案的特點

（一）企業(yè)科研檔案產(chǎn)生于科研活動的整個過程，是科研人員辛勤勞動的結(jié)果

任何一項科研活動都有它自身的工作程序，每一個程序都是完成此項任務(wù)不可缺少的環(huán)節(jié)?？蒲腥藛T在每一個工作環(huán)節(jié)中，為了下一步工作和最后的總目標(biāo)，都需要留存工作記錄或其他相關(guān)材料，這些材料統(tǒng)稱為科研文件材料?？蒲袡n案的建立，需要科研人員付出勞動，它并不是隨著科研工作的完成而自然形成的。科研檔案有其自身的特點和要求，要求科研人員在每個工作環(huán)節(jié)中必須形成和積累完整、可靠的科研文件材料。任務(wù)完成后，還要根據(jù)歸檔要求將材料收集齊全，系統(tǒng)整理成案卷，并使其達到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。

（二）科研活動的規(guī)律性在于其環(huán)環(huán)相扣，所形成的科研文件材料是一個有機聯(lián)系的整體

科研活動的規(guī)律性和嚴(yán)密性決定了科研文件材料具有成套性的特點。一般情況下，任何一個科研項目都具有以下幾個方面的材料。

1.科研規(guī)劃、計劃材料。主要包括國家或上級主管機關(guān)下達的長遠和近期的科研計劃任務(wù)；本單位長期和近期的科研規(guī)劃等。

2.課題研究依據(jù)性材料。主要包括根據(jù)研究項目提出的任務(wù)，制定的方案，課題研究技術(shù)任務(wù)書、協(xié)議書，可行性研究報告，上級主管機關(guān)的批復(fù)文件等。

二、科研檔案管理工作

科研檔案是企業(yè)的重要組成部分，它真實地記載了科技工作的科研思想、方法、過程和經(jīng)驗，是廣大科技人員勞動的結(jié)晶。它能為科研管理機構(gòu)和科技人員在進行科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、經(jīng)驗總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，是企業(yè)的巨大財富和再發(fā)展的基礎(chǔ)。因此做好企業(yè)科研檔案的保密工作極其重要。但是，科研檔案信息中所蘊藏的巨大科技財富，只有在有效的利用中才能實現(xiàn)其內(nèi)在的價值，才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。如何在做好企業(yè)科研檔案的保密工作的同時，又使科研檔案在各項科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動中得到充分的利用，使其發(fā)揮出潛在的價值，筆者認為應(yīng)從以下幾點入手：

（一）提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。監(jiān)督科研人員及時歸檔

1.科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

2.進一步提高科研檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

3.科研檔案管理人員要自覺配合做好科研項目材料的收集和歸檔工作，把屬于科技檔案范疇的資料不遺漏地采集到庫，監(jiān)督科研人員及時歸檔，使歸檔工作做到“四同步”管理。

4.科研檔案管理人員要及時整理科研項目的電子文件歸檔，做到案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

（二）加強檔案整理，實現(xiàn)科研檔案管理現(xiàn)代化

管理方法手段的落后直接影響科研檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)科研檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好科研檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，科研檔案材料的形成從調(diào)研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草，修改、刪減，檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。

3.利用現(xiàn)代技術(shù)整理檔案。檔案匯集著大龜?shù)闹甘?，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

（三）增強保密意識，切實搞好科研檔案工作

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項蕈要的信息資源，是企業(yè)的寶貴財富?？蒲袡n案的安全直接關(guān)系到企業(yè)的安全和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，為維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作。

1.強化科研檔案保密知識教育，增強科研檔案工作人員的保密意識。

加強科研檔案保密法制教育，是依法加強檔案管理的重要條件。在改革開放和發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟的新形勢下，科研檔案工作的形式和內(nèi)容都發(fā)生了深刻的變化。科研檔案管理需要更多地使用法律的手段和辦法。因此，通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領(lǐng)導(dǎo)干部及其他涉密人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關(guān)技能，是依法管理科技秘密不可缺少的重要條件。要繼續(xù)深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。突出科研檔案保密法制宣傳教育的重點，有條件地開設(shè)科技保密法制教育課及講座，迸一步更新各級領(lǐng)導(dǎo)干部和科研人員的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密工作的自覺性。

2.完善科研檔案保密工作管理制度，加強對科研檔案保密工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

根據(jù)國家保密工作的規(guī)定，從工作實際出發(fā)，制定和充實完善科研檔案保密制度。比如《科研檔案保密工作制度》、《科研檔案保密工作職責(zé)》、《泄秘事件查處辦法》、（（科研檔案資料查借閱制度》、《檔案庫房管理制度》等一系列科研檔案保密工作規(guī)章制度，使科研檔案保密工作的運作有章可循。

三、結(jié)語

企業(yè)科研檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。加強企業(yè)科研檔案管理，需要科研管理部門、科研人員、科研檔案管理部門共同的努力。做好企業(yè)科研檔案的管理工作，也是企業(yè)提高競爭實力的關(guān)鍵。

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