陳曉敏

【摘 要】在中國大力推進現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)的大背景下，承擔著企業(yè)運營與發(fā)展”樞紐”和”橋梁”作用的辦公室，其職能也在悄然發(fā)生著變化。尤其在人員規(guī)模小、腦力密集和部門設(shè)置簡單的中小企業(yè)，它不僅僅是單純的服務機構(gòu)，更是體現(xiàn)一個企業(yè)對內(nèi)對外管理現(xiàn)代化水平的重要標志之一。如何將內(nèi)外服務溶于日常管理，在提升服務水平和服務質(zhì)量的同時達到提升公司管理水平的目的，是值得現(xiàn)代企業(yè)研究的一個重要課題。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；企業(yè)

由于公司整體人員規(guī)模的限制，中小企業(yè)機構(gòu)設(shè)置通常較為簡單，企業(yè)涉及到行政、后勤、安全，甚至信息化、人力資源工作都可能放在辦公室，其主要職能就是對上對下、對左對右的上情下達、組織籌劃和溝通協(xié)調(diào)。同時，辦公室是重要的輔助決策和參謀機構(gòu)，是公司決策的基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)。這樣重要的一個管理部門，是企業(yè)對內(nèi)對外的第一形象，每個工作細節(jié)展現(xiàn)出的專業(yè)、高效直接體現(xiàn)著企業(yè)的整體精神面貌和職業(yè)素養(yǎng)，辦公室?guī)氲墓ぷ髯黠L其實是企業(yè)文化的源頭，所以，搞好辦公室服務與管理建設(shè)工作至關(guān)重要。

一、中小企業(yè)辦公室特點

1.面對的群體更加廣泛，具有工作靈活性

由于中小企業(yè)辦公室職能較為集中，需要橫向、縱向溝通協(xié)調(diào)的事項多，加之企業(yè)人員規(guī)模小，基本和每個人都會有打交道的機會，使辦公室與各部門的事項溝通方式、信息傳達渠道以及問題處理方法更具有靈活性。

2.部門職能更加繁雜，具有事件突發(fā)性

辦公室工作并非重復性的簡單勞動，而是每天處于解決不同事件的環(huán)境中，每天面臨著新挑戰(zhàn)和新問題，這也考驗著辦公室人員的溝通協(xié)調(diào)能力、應變能力和迅速反應能力。

3.人員配置更加緊張，具有一人多崗性

較之大型企業(yè)的分工精細化和專業(yè)化，中小企業(yè)的分工更多依據(jù)的是崗位工作量的大小，不同專業(yè)和領(lǐng)域跨崗、兼崗的情況較多，尤其在辦公室工作中，職能多與人員配置有限這一矛盾的存在必然導致一人要身兼數(shù)職，這也是辦公室工作性質(zhì)決定的。

二、中小企業(yè)辦公室工作面臨挑戰(zhàn)

1.企業(yè)對辦公室重視不足，戰(zhàn)略定位較低

對于企業(yè)而言，辦公室作為“公司大總管”，雖然事務繁雜，但在傳統(tǒng)觀念中，它只是服務和辦事機構(gòu)，并不直接創(chuàng)造價值，而且是經(jīng)營費用的主要出口。所以，在資源分配、激勵配比以及職業(yè)發(fā)展上，企業(yè)更傾向于業(yè)務部門及其員工?；诖?，如何保證辦公室工作正常運轉(zhuǎn)和內(nèi)部穩(wěn)定，保證員工工作熱情和工作主動性，是企業(yè)管理層需要考慮的一個難以回避的問題。

2.辦公室工作繁雜且疲于應付，管理提升難

對于辦公室部門管理者也就是辦公室主任來說，職能分工決定其每日關(guān)注的管理條線比較多，很容易造成“拆東墻補西墻”的管理混亂，領(lǐng)導和員工每日頭暈眼花的埋頭處理突發(fā)事件，根本沒有時間深層次思考如何更有效地開展工作，管理水平停滯不前，甚至跟不上企業(yè)經(jīng)營管理需要。

3.對于辦公室人員培養(yǎng)較隨意，員工發(fā)展空間小

通常企業(yè)中辦公室人員，尤其是基層管理人員，流動性是比較大的。究其原因，在較強的人際關(guān)系壓力下，辦公室人員往往是學習培訓機會少，領(lǐng)導同事關(guān)注少，職位發(fā)展通道窄。當然，辦公室員工流動性不影響公司整體運行，但對于隊伍穩(wěn)定、對于文化建設(shè)甚至公司可持續(xù)發(fā)展的影響不容小覷。

三、中小企業(yè)辦公室職能發(fā)揮的一些思路

1.牢固樹立“以敬為先”的職業(yè)素養(yǎng)，提升問題解決技巧

不管辦公室職能如何轉(zhuǎn)變，服務是辦公室工作的基礎(chǔ)職能，因此辦公室人員應首先樹立濃厚的服務意識，在工作中擺正位置、進入角色，才能在對領(lǐng)導、對同事和對外部的溝通過程中體現(xiàn)出企業(yè)文化中優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。

有了“以敬為先”的職業(yè)素養(yǎng)，就有了從凡事從工作出發(fā)的公正原則，就有了一切服從大局的團隊精神，就有了想他人之所想的換位思考，那么在面對諸多錯綜復雜的矛盾時，其實很多問題就可以迎刃而解了。懂得“尊重”二字，是解決各類問題的關(guān)鍵技巧和原則。

因此，不管是公司領(lǐng)導還是部門領(lǐng)導，身先士卒的引導員工樹立這樣的職業(yè)素養(yǎng)，通過多種形式的學習、培訓或者是案例分享潛移默化影響我們的員工，是企業(yè)文化建設(shè)工作的一項重要內(nèi)容。

2.夯實辦公室各項制度規(guī)范，提升基礎(chǔ)管理水平

很多時候，辦公室工作出現(xiàn)拆東墻補西墻的窘境，甚至政令不暢的情況，還是因為基礎(chǔ)管理工作沒有夯實。一個企業(yè)基礎(chǔ)管理任務，可以說80%都在于辦公室。辦公室管理水平的高低決定著企業(yè)整體辦公效率的高低。

因此，辦公室要建立一套科學合理、準確高效和反應敏捷的管理制度體系以及工作流程，同時在工作實踐中緊跟企業(yè)發(fā)展，持續(xù)驗證、糾正以及優(yōu)化這套體系，更要注意的，制度存在與其執(zhí)行情況是兩回事，真正的貫徹執(zhí)行至關(guān)重要。

3.多種渠道推動辦公室綜合素質(zhì)，提升辦公室輔助決策能力

首先，要充分發(fā)揮辦公室主任的領(lǐng)導作用。

管理工作再細也不多余，但精力有限，越是多頭緒的工作職能，辦公室主任越應該從復雜的日常工作中解脫出來，做到抓重點、管“要害”，協(xié)助領(lǐng)導考慮全局性的工作，統(tǒng)籌兼顧。辦公室工作往往“牽一發(fā)而動全身”，所以這“一發(fā)”是不是要牽，如何牽，是辦公室領(lǐng)導要思考和協(xié)助籌劃的事情。當然，針對基礎(chǔ)工作領(lǐng)導要做好崗位分工，貫徹好崗位目標責任制，讓各自崗位都可以有計劃、有方法的開展具體工作，是充分發(fā)揮領(lǐng)導作用的基礎(chǔ)。

其次，要不斷提升辦公室員工的學習能力。

由于每天面對不同人與事的變化，辦公室人員的學習能力比其他部門員工顯得更為重要，因此，不僅要具有扎實的文字功夫，要不斷提升公文寫作能力，更要在公司業(yè)務狀況、有關(guān)政策法規(guī)等公司內(nèi)外信息方面隨時學習和吸收并與工作實際結(jié)合，每一項重要工作完成以后，辦公室人員要認真總結(jié)經(jīng)驗教訓，總結(jié)是提升學習能力的有效方法。

再次，要大力提高辦公室整體創(chuàng)新管理水平。

辦公室創(chuàng)新意識是服務管理水平得以提升的關(guān)鍵。創(chuàng)新，就是要轉(zhuǎn)變服務方式，將忙亂的、被動的服務向從容的、主動的服務轉(zhuǎn)變，要立足于實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標，實現(xiàn)超前管理，早計劃、早研究和早動手，被動性工作主動去做，變被動為主動；創(chuàng)新，也是要轉(zhuǎn)變管理方式，將無序的、低效的管理向規(guī)范的、高效的管理轉(zhuǎn)變，要立足于建立現(xiàn)代企業(yè)目標，增強協(xié)同辦公能力，優(yōu)化管理組織、共享管理資源、順暢管理渠道，最終實現(xiàn)企業(yè)決策效能的提高。

4.統(tǒng)籌包括辦公室在內(nèi)的員工梯隊建設(shè)，提升辦公室員工職場競爭力

辦公室作為企業(yè)運行的“中樞”，員工參與服務與管理的主觀能動性至關(guān)主要，否則辦公室將是“一潭死水”。企業(yè)領(lǐng)導應積極轉(zhuǎn)變對辦公室職能的傳統(tǒng)觀念，充分認識到辦公室職能對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。

重要的一點，是要提升辦公室在企業(yè)的戰(zhàn)略地位，將辦公室員工的職業(yè)發(fā)展納入到企業(yè)整體梯隊建設(shè)當中，賦予他們更多的學習、培訓和展現(xiàn)的機會，讓積極要求進步的員工得到提升理論水平和業(yè)務素質(zhì)的機會，同時也可以考慮將辦公室作為企業(yè)員工鍛煉綜合能力的必修課，通過人員的流動加強其他部門對于辦公室工作的了解、理解和支持，增強員工之間的平等意識。

總之，作為一個溝通上下、聯(lián)絡各方的綜合管理部門，辦公室要深諳“尊重”的含義，懷著“敬人之心”，立足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，踏實、深入的做好管理協(xié)調(diào)工作，推動企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導之間、部門之間、員工之間思想一致、行動統(tǒng)一，從而減少企業(yè)內(nèi)耗、發(fā)揮最大效能。

參考文獻：

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