劉華敏 劉顯楊 姚宏

摘 要 本文討論了Lotus Notes做為辦公自動(dòng)化的平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，并系統(tǒng)介紹了高校辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，以在對(duì)高校辦公自動(dòng)化中需要提供的八大子系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)敘述，并在安全性做了總結(jié)，辦公自動(dòng)化較傳統(tǒng)辦公模式有很多的優(yōu)勢(shì)，在本文都有體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】Lotus Notes 群件 工作流 辦公自動(dòng)化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)地飛速發(fā)展，加上校園各部系上網(wǎng)工程的政策推進(jìn)，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普及，在日常工作中，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理各種業(yè)務(wù)已經(jīng)成為常態(tài)，在信息處理工作中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的高效收集與匯總，伴隨著Internet技術(shù)的快速發(fā)展，基本上所有的高校都已經(jīng)建立起了自己獨(dú)立的辦公系統(tǒng)，這不僅使得其辦公效率得到了有效的提升，另一方面也使得其辦公費(fèi)用得到了有效的降低。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA），是從發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的，是在20世紀(jì)70年代中期產(chǎn)生的一門(mén)綜合性技術(shù)。OA系統(tǒng)目前已經(jīng)發(fā)展成為以實(shí)時(shí)協(xié)作作為技術(shù)支撐手段，以知識(shí)管理為核心的綜合信息資源管理系統(tǒng)，具有廣闊的應(yīng)用前景。

1 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

1.1 需求分析

建立高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最主要的目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)高校辦公自動(dòng)化，在該系統(tǒng)正式投入之前，學(xué)院所采用的辦公模式還是傳統(tǒng)的辦公模式，由于各個(gè)部門(mén)之間信息的傳遞比較麻煩，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)之間很難實(shí)現(xiàn)信息的集成與共享，因此沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)高效率協(xié)同工作。出現(xiàn)了諸多問(wèn)題：一是上下級(jí)部門(mén)之間沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，很難及時(shí)的溝通；二是各部門(mén)的信息傳遞方式還是人工為主；三是信息和工作流程兩者分離開(kāi)來(lái)，使得工作的效率大大降低。

Domino/Notes是Lotus公司的一個(gè)新型的群件系統(tǒng)，在開(kāi)展高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)用該群件系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建，具有諸多的優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)為：

（1）其自身具有非常靈活的伸縮性，這使得其能夠很好地滿(mǎn)足各級(jí)辦公自動(dòng)化的實(shí)際需求，不管是在分散部署還是統(tǒng)一管理工作中都能夠很好的發(fā)揮管理性能，從而有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)；

（2）其具有非常好的中文信息處理功能，這使得其能夠很好的滿(mǎn)足用戶(hù)絕大多數(shù)的中文處理需求；

（3）其具有非常好的面向文章的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，從而具備高效的通信能力，從而實(shí)現(xiàn)各個(gè)機(jī)器上數(shù)據(jù)庫(kù)的高效共享，并且能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)平臺(tái)上的同時(shí)操作。

1.2 系統(tǒng)功能模型

本次研究中所設(shè)計(jì)的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在進(jìn)行各個(gè)部門(mén)的信息傳遞時(shí)，主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，整個(gè)系統(tǒng)的構(gòu)成是：基于Lotus Notes系統(tǒng)，融合了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及群件管理技術(shù)，有效地提高工作效率，將工作環(huán)境由傳統(tǒng)的人工傳遞變成無(wú)紙化辦公。

1.3 開(kāi)發(fā)與運(yùn)行結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)分為服務(wù)器與客戶(hù)端兩個(gè)部分，采用的結(jié)構(gòu)模式為C/S模式。操作系統(tǒng)為Windows Server 2008 R2，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)平臺(tái)為L(zhǎng)otus Notes client，Domino服務(wù)器用來(lái)保存辦公數(shù)據(jù)與應(yīng)用，達(dá)到服務(wù)器對(duì)客戶(hù)的響應(yīng)、解釋等功能；

在客戶(hù)端身份認(rèn)證的過(guò)程中，主要采用的是Lotus Notes的認(rèn)證方式，在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中，若用戶(hù)想要實(shí)現(xiàn)與服務(wù)器的之間的通信，就需要能夠通過(guò)雙向的認(rèn)證服務(wù)，依據(jù)用戶(hù)身份的不同，為其提供相應(yīng)權(quán)限的服務(wù)，具體的用戶(hù)權(quán)限設(shè)置，學(xué)院可以結(jié)合自身的行政結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，使得系統(tǒng)的安全性大大增加。

2 核心業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

整個(gè)系統(tǒng)可以分為七個(gè)子系統(tǒng)：

2.1 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)

該系統(tǒng)是整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心，結(jié)合高校的傳統(tǒng)辦公的審批和簽批等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)辦公的擬定、審批、查詢(xún)等工作全程處理。

2.2 綜合信息發(fā)布子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)是高校的新聞，公告等信息發(fā)布平臺(tái)。各部門(mén)的信息員都可以在校園網(wǎng)上隨時(shí)隨地的將本部門(mén)的信息、新聞發(fā)布在該子系統(tǒng)中，方便高校人員及時(shí)的了解高校各部門(mén)動(dòng)態(tài)。

2.3 討論園地子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)是為了給高校的教師提供一個(gè)討論的地方，教師可以在這里討論大家關(guān)注的問(wèn)題，發(fā)表一些自己的建議和意見(jiàn)。該子系統(tǒng)類(lèi)似于BBS的模式，只限于學(xué)校內(nèi)部使用，沒(méi)有公開(kāi)的賬號(hào)。

2.4 會(huì)議管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)提供了一個(gè)處理會(huì)議的平臺(tái)，在此系統(tǒng)中可以先申請(qǐng)召開(kāi)會(huì)議，之后申請(qǐng)通過(guò)后，發(fā)布準(zhǔn)備情況，之后部門(mén)管理人員再對(duì)參加會(huì)議的人員發(fā)出邀請(qǐng)，并以郵件的形式發(fā)送出去，并收到回執(zhí)。

2.5 辦公指南子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)包括學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，通過(guò)歸類(lèi)規(guī)章制度，提供工作指南。高校內(nèi)的人員可以根據(jù)自己的需要，找到處理事務(wù)所需規(guī)章，便于找到相應(yīng)部門(mén)處理，提高辦事效率，少走彎路。

2.6 個(gè)人助理

在Lotus Notes的基礎(chǔ)上，提供日程安排、內(nèi)部郵件、代辦事宜等等，每個(gè)人都可以通過(guò)該系統(tǒng)來(lái)得知自己的安排。

2.7 意見(jiàn)箱

該子系統(tǒng)可以為高校提供一個(gè)監(jiān)督和發(fā)表意見(jiàn)的地方，在這里提交的意見(jiàn)會(huì)自動(dòng)提交給相應(yīng)部門(mén)。

整個(gè)系統(tǒng)功能完備，適合高校的行政辦公流程，便于工作人員實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通。

3 結(jié)束語(yǔ)

傳統(tǒng)的C/S結(jié)構(gòu)目前面臨著越來(lái)越多的障礙，B/S模式漸漸出現(xiàn)，Lotus Domino中的Web開(kāi)發(fā)能夠使得Lotus Notes直接使用Internet和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)合二為一。因此，我們利用Lotus Domino/Notes提供的一整套完備的Web支持系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了改善，實(shí)現(xiàn)了更多的功能，便于用戶(hù)的使用。但在安全性提出了相對(duì)的更高的要求，實(shí)現(xiàn)真正的辦公自動(dòng)化就是解決這類(lèi)問(wèn)題之后，我們也必將迎接網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

江西贛州技師學(xué)院 江西省贛州市 341000