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        淺議存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

        2016-10-21 21:14:48叢遠(yuǎn)兵
        商場(chǎng)現(xiàn)代化 2016年21期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)部會(huì)計(jì)控制采購存貨

        叢遠(yuǎn)兵

        摘 要:存貨占據(jù)了企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的半壁江山,完善的存貨內(nèi)部控制一方面使得存貨資產(chǎn)的完整性得以保證,另一方面對(duì)存貨流程關(guān)鍵點(diǎn)加以控制,能夠有效地降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和采購成本。因此,建立健全有效的存貨內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)而言刻不容緩。本論文主要針對(duì)企業(yè)存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題,結(jié)合存貨的基本業(yè)務(wù)流程,從存貨采購計(jì)劃及其實(shí)施,存貨采購環(huán)節(jié)的合同控制,存貨采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)控制幾個(gè)方面進(jìn)行研究,以求通過對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制來保證資產(chǎn)的安全性和完整性。

        關(guān)鍵詞:內(nèi)部會(huì)計(jì)控制;存貨;采購

        一、存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制現(xiàn)狀分析

        1.存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀分析

        存貨占了流動(dòng)資產(chǎn)比重的40%-60%,在生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)以及銷售過程中的重要價(jià)值,不少人企圖用它來控制利潤,達(dá)到偷稅漏稅的目的。

        對(duì)工業(yè)生產(chǎn)型企業(yè)來說,采購環(huán)節(jié)是生產(chǎn)經(jīng)營的初始環(huán)節(jié),目的是要及時(shí)采購原材料符合生產(chǎn)需要,價(jià)格實(shí)惠,質(zhì)量過關(guān)。因?yàn)椴少徶苯雨P(guān)系到貨幣資金的減少以及負(fù)債的增加且業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁,工作量大,涉及部門多。在缺乏透明度還不夠科學(xué)完善的內(nèi)部制度的影響下,及其容易產(chǎn)生種種管理漏洞。比如采購人員中飽私囊,與供應(yīng)商簽訂虛假合同;有的放棄物美價(jià)廉的商品,犧牲企業(yè)的利益,搞人情買賣,從中拿回扣傭金,這些都是現(xiàn)實(shí)中常見的現(xiàn)象。類似于以權(quán)謀私、偷梁換柱等問題,都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)無法采購到合適的商品,高價(jià)卻不一定買到好的商品或原料,這就容易造成資金的浪費(fèi)和損失。

        2.存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中存在的問題

        企業(yè)在存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的主要問題如下:

        (1)弄虛作假,故意混淆采購成本與其他有關(guān)費(fèi)用

        許多公司為了直接扣除,將在采購過程中發(fā)生的本應(yīng)計(jì)入采購成本的運(yùn)輸成本,裝卸成本,保險(xiǎn)費(fèi),入庫前的挑選整理費(fèi)和整理費(fèi)用和其他費(fèi)用,直接計(jì)入當(dāng)期損益;采購環(huán)節(jié)發(fā)生退貨時(shí),不做存貨的進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出,卻計(jì)入作為“營業(yè)外收入”、“其他業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)付賬款”等會(huì)計(jì)科目進(jìn)行作假處理,用來虛增收入和利潤。

        (2)采購人員圖謀私利

        詢價(jià)與確定供應(yīng)商業(yè)務(wù)未分離,使得采購人員有機(jī)會(huì)圖謀私利,簽訂假合同騙取企業(yè)貨款。

        (3)監(jiān)守自盜、虛報(bào)損失

        材料保管人員監(jiān)守自盜,利用職務(wù)之便將存貨財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移私下出售,虛報(bào)夸大損失,借此謀取個(gè)人私利。

        (4)實(shí)施“調(diào)包計(jì)”

        將采購或庫存物資進(jìn)行調(diào)換,以舊換新,以次充好?;煜煌吞?hào)、不同價(jià)格的物資,用來滿足個(gè)人私欲。

        存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制能否實(shí)施對(duì)企業(yè)而言是一個(gè)亟待解決的問題。存貨會(huì)對(duì)企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)產(chǎn)生很大的影響,所以揭示存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)的脆弱性,對(duì)確保資產(chǎn)的安全和有效使用具有非常重要的意義。

        二、存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中問題的成因

        1.會(huì)計(jì)系統(tǒng)沒有充分考慮到內(nèi)部控制

        企業(yè)沒有充分考慮到內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的存貨采購業(yè)務(wù),導(dǎo)致在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的設(shè)計(jì)中的會(huì)計(jì)制度,保留了缺陷。若是缺少日常會(huì)計(jì)記錄,過度簡化會(huì)計(jì)資料會(huì)使得經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展的軌跡無法得到連續(xù)的反映。

        2.內(nèi)部控制缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)和尺度

        不同類型的單位建立的內(nèi)部控制模式也大相庭徑。比如大型企業(yè)的內(nèi)部控制較為嚴(yán)密;而中小型企業(yè)為了達(dá)到人力資源使用率的最大化,內(nèi)部控制就較為粗糙,內(nèi)部控制評(píng)價(jià)就會(huì)缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn),而所有這些業(yè)務(wù)處理都應(yīng)有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)。比如對(duì)采購業(yè)務(wù),先付款后提貨如何處理,貨到后發(fā)票未到又如何處理,商品發(fā)生現(xiàn)金折扣、商業(yè)折扣等又如何處理等等。

        3.存貨內(nèi)部控制意識(shí)薄弱及職責(zé)不明確

        現(xiàn)實(shí)中,因?yàn)榇尕洈?shù)量較大,容易造假,存貨內(nèi)部控制輕微疏忽,就會(huì)給予貪污盜竊者腐敗和盜竊機(jī)會(huì)。因此在存貨的采購過程中出現(xiàn)了虛假購買的現(xiàn)象。

        企業(yè)應(yīng)完善崗位責(zé)任制,對(duì)企業(yè)進(jìn)行庫存管理,明確各部門之間的職責(zé)和崗位,特別是不相容的崗位之間要形成相互分離、相互制約和監(jiān)督。在實(shí)際工作中,庫存采購,驗(yàn)收和付款,這些業(yè)務(wù)在正常運(yùn)作中,一般不允許個(gè)人獨(dú)立運(yùn)作。如果詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職務(wù)未分離,會(huì)導(dǎo)致個(gè)人吃回扣,損失企業(yè)的利益。

        三、加強(qiáng)企業(yè)存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對(duì)策和建議

        1.完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度

        (1)建立科學(xué)合理的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系

        ①引導(dǎo)經(jīng)營管理思想。存貨內(nèi)部控制是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要環(huán)節(jié),以保證會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性,以達(dá)到企業(yè)的利潤更為豐厚的目的。

        ②實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營。建立和完善合理有效的庫存內(nèi)部控制管理體系,不僅可以記錄錯(cuò)誤的預(yù)防和控制,對(duì)人員舞弊行為,盡快查明原因,以便準(zhǔn)確、及時(shí)地制定和采取糾正措施。還可以達(dá)到有效地降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和采購成本的目的,保證企業(yè)持續(xù)經(jīng)營穩(wěn)定發(fā)展,達(dá)到效益最大化。

        ③實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和前提。只有全面強(qiáng)化內(nèi)部控制,才能保證責(zé)任制的真正落實(shí)。

        ④糾正不正當(dāng)行為。實(shí)行現(xiàn)代審計(jì)方法的前提就是內(nèi)部控制。完善內(nèi)部控制制度,才能明確內(nèi)部控制的范圍和內(nèi)容,健全的內(nèi)部控制制度是為基礎(chǔ)審計(jì)保駕護(hù)航。完善內(nèi)部控制制度,是審計(jì)的基礎(chǔ)。

        (2)建立健全存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)的計(jì)劃、合同的訂立和審批制度

        作為存貨會(huì)計(jì)控制的一個(gè)組成部分,采購的計(jì)劃執(zhí)行也很重要。企業(yè)必須嚴(yán)格按照計(jì)劃對(duì)存貨購進(jìn)環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行申報(bào),并將不同業(yè)務(wù)分為不同崗位的人員完成。由采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的物料需求計(jì)劃和材料請(qǐng)購單制定采購計(jì)劃,從而提出具體的采購目錄,經(jīng)由關(guān)主管人員簽字審批。會(huì)計(jì)人員需要及時(shí)、準(zhǔn)確地計(jì)算存貨的采購成本,以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

        將存貨采購計(jì)劃與存貨購買數(shù)量的計(jì)算結(jié)果進(jìn)行比較,可以檢測(cè)出該計(jì)劃的實(shí)施程度。會(huì)計(jì)控制人員除了檢查存貨計(jì)劃執(zhí)行完成的情況外,還要在檢查過程中對(duì)原始資料進(jìn)行核對(duì),找出該計(jì)劃未能完成的客觀和主觀的原因,并對(duì)癥下藥提出改進(jìn)建議,以保證進(jìn)貨計(jì)劃的完成,滿足企業(yè)正常生產(chǎn)需要。

        存貨的采購合同是由采購部負(fù)責(zé)管理和會(huì)計(jì)控制人員的這一部分負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查。檢查合同是否具有法律上的可行性、安全性和合同履行的情況,是會(huì)計(jì)的重要內(nèi)容。在合同簽訂前,會(huì)計(jì)控制部門應(yīng)根據(jù)授權(quán)情況對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行檢查。對(duì)于已經(jīng)簽訂的合同要進(jìn)行核對(duì),包括購買數(shù)量和到貨時(shí)間。根據(jù)采購計(jì)劃和生產(chǎn)部門的需要,控制庫存數(shù)量的購買,根據(jù)生產(chǎn)需要控制的時(shí)間購買,有可以不缺的材料或停機(jī)現(xiàn)象。

        存貨采購在采購人員授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)下,按照合同規(guī)定,授權(quán)的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn);采購人員不得變更合同授權(quán)的內(nèi)容,根據(jù)計(jì)劃簽訂合同后,將合同副本送到會(huì)計(jì)部審核并保留。

        在日常工作中,會(huì)計(jì)控制人員應(yīng)該對(duì)原輔材料等供應(yīng)商建立檔案,通過電話查詢或其他可進(jìn)行的方式了解供應(yīng)商的詳細(xì)信息。了解其信譽(yù)情況并對(duì)相關(guān)信用問題進(jìn)行核查。實(shí)踐證明,這一部分的會(huì)計(jì)控制也十分關(guān)鍵和必要的。

        (3)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的其他措施

        ①請(qǐng)購。在購貨之前,采購業(yè)務(wù)必須按照申報(bào)程序走,倉儲(chǔ)部將生產(chǎn)經(jīng)物料需求計(jì)劃報(bào)送到采購部門,請(qǐng)購單由相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人審批并簽字同意之后,交到采購部門。

        ②采購。采購部門在接到請(qǐng)購單后,核實(shí)采購申請(qǐng)單是否合理,估算采購所需資金,由采購部門主管簽字審批。根據(jù)審批后的請(qǐng)購單,由采購部門派不關(guān)聯(lián)的人員對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),具體內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、折扣和付款條件及交貨時(shí)間等,供應(yīng)商的確定由主管負(fù)責(zé),隨后重新簽訂購買合同,合同內(nèi)容和采購訂單一致。采購合同簽訂后,由采購人員負(fù)責(zé)訂購和采購。

        2.對(duì)存貨內(nèi)部控制環(huán)境加以改進(jìn)

        控制環(huán)境的好壞影響到整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制的效果,要注重塑造企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)管理者應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),完善公司的各項(xiàng)的管理制度,重視培養(yǎng)各個(gè)部門員工的內(nèi)部控制意識(shí),與存貨的購進(jìn)、保管、領(lǐng)用環(huán)節(jié)相關(guān)的部門尤其需要重視。

        3.明確職責(zé)分工并分離不相容業(yè)務(wù)

        企業(yè)應(yīng)將存貨管理部門不相容職務(wù)互相分離,明確職責(zé)分工,形成全面而科學(xué)的內(nèi)部牽制機(jī)制。

        第一,將詢價(jià)與確定供應(yīng)商分開,由不關(guān)聯(lián)的人員負(fù)責(zé),這就可以達(dá)到充分監(jiān)督的第一步。第二,物流和采購環(huán)節(jié)分開,例如采購授權(quán)批準(zhǔn)、執(zhí)行業(yè)務(wù)、監(jiān)督審核職務(wù)等幾項(xiàng)工作應(yīng)該分開為不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),進(jìn)而由兩個(gè)以上的人加以操作。第三,要加強(qiáng)監(jiān)督控制,派相關(guān)會(huì)計(jì)隨同倉庫保管員定時(shí)地對(duì)企業(yè)的倉庫存貨進(jìn)行盤查,發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)上報(bào)并糾正。例如,作為企業(yè)的材料會(huì)計(jì)人員必須給予企業(yè)存貨足夠的重視,必須在有效的時(shí)間內(nèi)及時(shí)反饋企業(yè)庫存數(shù)量和質(zhì)量,防止在庫存短缺的情況下,出現(xiàn)管理上的漏洞。

        參考文獻(xiàn):

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