張曉燕

摘 要：物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開發(fā)和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護設施設備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費等，每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合自身工作實際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理談些初步認識。

關鍵詞：物業(yè)檔案管理；存在問題；對策

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)之間的市場競爭日益激烈，提高自身競爭力成為企業(yè)長久發(fā)展的必然要求。檔案管理工作是影響企業(yè)競爭力的重要因素，通過檔案管理，可以為企業(yè)生產(chǎn)運營提供數(shù)據(jù)支持，為項目選擇、戰(zhàn)略決策等提供有力保障。

一、物業(yè)公司檔案的特點

與一般檔案相比較，物業(yè)公司檔案有其獨到的特點。正確認識和研究這些特點，有利于掌握物業(yè)公司檔案的客觀規(guī)律，推進物業(yè)公司檔案工作的科學管理，使之更好的服務于物業(yè)管理工作和業(yè)主。物業(yè)公司檔案的特點主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）檔案管理的動態(tài)性

物業(yè)公司檔案的日常管理工作雖然繁瑣但并不復雜，一旦物業(yè)管理活動走上正軌，基本按照一定的規(guī)律重復進行，所形成的檔案相對比較固定，且通常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。但與此同時，在物業(yè)管理過程中，這種規(guī)律又不是一成不變的，如物業(yè)公共部位需要進行維修、養(yǎng)護，業(yè)主因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權屬變更發(fā)生變化，物業(yè)使用人因租賃關系的改變而頻繁變動等等。由于物業(yè)公司檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的，因此，必須持續(xù)收集各種變化所對應產(chǎn)生的文件材料，確保檔案能全面反映一個物業(yè)單位的完整變化過程，使物業(yè)公司檔案呈現(xiàn)動態(tài)管理的顯著特點。

（二）檔案內(nèi)容的憑證性

隨著物業(yè)管理工作的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)公司檔案的種類也不斷增加?？偟膩砜?，物業(yè)公司在管理工作中形成的檔案文件主要有兩大部分，即維持物業(yè)公司各項工作正常運作的工作類檔案，以及物業(yè)公司在業(yè)務管理和經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種專業(yè)檔案。其中，物業(yè)公司工作類檔案包括黨群工作類檔案、行政和經(jīng)營管理類檔案、會計檔案、榮譽實物檔案等等。各種專業(yè)檔案，則包括住戶入住后不斷形成并補充的業(yè)主（物業(yè)使用人）材料和租賃材料檔案，常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維保、綠化、保潔等檔案，以及物業(yè)公司各種經(jīng)營活動形成的經(jīng)營管理檔案等等。這些檔案是重要的憑證依據(jù)，如日后業(yè)主和物業(yè)雙方發(fā)生糾紛，這些白紙黑字的檔案，將在第一時間作為有效的歷史記載證據(jù)，維護物業(yè)公司和業(yè)主雙方的利益，起到具有法律意義的憑證依據(jù)作用。

（三）檔案利用的局限性

物業(yè)公司檔案中包括了諸如物業(yè)日常管理中形成的房屋維修、綠化、保潔等普通的檔案，同時也包括了更多涉及業(yè)主隱私，乃至公司商業(yè)機密的需要保密的檔案，可謂公開性和隱密性并存，由此形成了物業(yè)公司檔案利用的局限性特點。由于物業(yè)管理工作是圍繞業(yè)主日常生活的方方面面開展的，它與業(yè)主的日常生活有著密不可分的聯(lián)系，因而經(jīng)常需要查閱檔案，信息利用率非常之高。物業(yè)公司檔案頻繁的被利用，使得在檔案利用過程中把握好公開和保密的尺度尤為重要。

二、物業(yè)檔案管理工作的完善措施

（一）重視檔案管理工作

首先，在現(xiàn)代市場情況下，物業(yè)領導應當加強對檔案管理工作的了解，認識到檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)、運營的重要作用，加強重視，將檔案管理工作當成日常管理中的重要事項，并由專門領導人負責，提高檔案管理工作在企業(yè)中的地位。其次，對于檔案管理人員，要通過績效考核和獎懲機制，來提高管理人員的工作責任心，使其以認真、負責的態(tài)度對待檔案管理工作，預防檔案管理工作中存在的不良現(xiàn)象，提高檔案管理工作整體水平，才能使檔案管理的功能有效發(fā)揮出來。

（二）改進檔案管理方式

在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，應改變傳統(tǒng)檔案管理方式，加強對信息技術的運用，提高信息化建設水平，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的共享，從而有效保證檔案信息收錄的完整，提高檔案管理效率，為企業(yè)提供相應幫助。

（三）加大檔案管理投入

企業(yè)在加強對檔案管理工作的重視后，還需要給予足夠的支持，加大經(jīng)費、人力等方面的投入，購買相應的檔案辦公所需要的設備，設置專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫，開發(fā)專門的檔案管理軟件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

（四）物業(yè)檔案管理制度不健全

一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（五）培訓檔案管理人員

打造一支高素質(zhì)的管理隊伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過社會招聘、競爭上崗等方式，提升管理隊伍的專業(yè)化水平，保證檔案管理的規(guī)范化。其次，對工作隊伍進行檔案管理技能和職業(yè)道德培訓，并引進績效機制，來提高管理隊伍的工作能力與責任心，提高檔案管理的質(zhì)量。

（六）強化制度建設，規(guī)范檔案管理

制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎，要以科學化、規(guī)范化為目標，根據(jù)物業(yè)管理狀況不斷改進和創(chuàng)新各項檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能更好地優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理。要通過進一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實崗位職責，明確各級人員的責任，把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標管理的重要內(nèi)容和考核依據(jù)，貫徹落實實施。建立涵蓋公司領導，各業(yè)務部門的檔案管理工作網(wǎng)絡，規(guī)范文件材料歸檔和檔案管理的全過程，使物業(yè)公司檔案工作走上管理規(guī)范化的軌道。

三、結(jié)論

總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對物業(yè)管理整體水平再上新臺階將大有裨益。

參考文獻：

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