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        新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作

        2016-10-19 09:57:28王芳
        中國科技博覽 2016年19期
        關(guān)鍵詞:管理措施

        王芳

        [摘 要]婚姻檔案是檔案管理中的一個重要組成部分,其作用也逐漸被社會所認(rèn)可,婚姻檔案的建立也受到了越來越多的重視?;橐鰴n案管理關(guān)系人民的切身利益并且對于家庭的和諧,社會檔案管理的進步等都有著積極的意義。加強婚姻檔案管理,從檔案管理建設(shè)的要點出發(fā),以多種形式來完善婚姻檔案管理是及其必要的,基于此,文章探討了新時期民政局加強檔案管理的措施。

        [關(guān)鍵詞]民政局;婚姻檔案;管理措施

        中圖分類號:D632;G271 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)19-0318-01

        引言

        婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發(fā)婚姻登記證等工作的真實記錄,是婚姻當(dāng)事人的婚姻關(guān)系和婚姻狀況是否合法的真實憑證,與廣大人民群眾的利益息息相關(guān)。隨著社會法制的健全和文明和諧的提高,越來越深入到我們生活的各個方面。當(dāng)事人在經(jīng)濟活動中的法律地位、在生育活動中婚姻家庭關(guān)系、在經(jīng)濟活動中的擔(dān)保責(zé)任,甚至在尋求配偶的婚介活動中,都需要利用婚姻登記檔案,出具婚姻狀況證明??梢?,建立健全婚姻登記檔案管理體系,是維護家庭和諧的基礎(chǔ),是維護婚姻當(dāng)事人合法權(quán)利的有效手段,因此做好規(guī)范婚姻檔案的管理工作勢在必行。

        一、婚姻檔案的基本概念

        婚姻檔案有兩方面的意義,有的將之理解為婚姻登記檔案,意即民政部門處理結(jié)婚、離婚等工作中形成的憑證材料;而有的則將之理解為民政部門婚姻登記機關(guān)在記錄結(jié)婚、離婚登記管理時所產(chǎn)生的材料,涵蓋范圍要更加廣泛一些。為了方便起見,本文綜合采納兩種意見,統(tǒng)稱之為婚姻檔案。對這兩種意見的進一步理解,可以得出以下結(jié)論。第一,婚姻檔案在民政部門產(chǎn)生,而基本上集中于民政部門的婚姻登記機關(guān)。第二,婚姻檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容有婚姻登記與婚姻管理過程中產(chǎn)生的各類憑證,如申請書、統(tǒng)計表、照片等。婚姻檔案的內(nèi)容具有豐富性特點,其中既包括登記時產(chǎn)生的材料,也包括管理時產(chǎn)生的材料;既包括紙質(zhì)材料,也包括其他載體材料;既包括當(dāng)事人材料,也包括民政部門內(nèi)部材料。第三,婚姻檔案是在一定程序下形成的婚姻情況材料,具有保存價值,應(yīng)當(dāng)集中進行保存、長期保存,甚至是永遠(yuǎn)保存。第四,婚姻檔案反映的是雙方當(dāng)事人婚姻情況,因此需要以婚姻雙方當(dāng)事人為基本保存單位。第五,婚姻檔案的管理具有動態(tài)化特點,隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與婚姻登記程序的完善,各種材料日漸規(guī)范,婚姻檔案管理也需要具備一定的動態(tài)效果,只有在不斷調(diào)節(jié)的過程中,才能真正加強婚姻檔案的科學(xué)性。

        二、婚姻檔案管理建設(shè)的要點

        第一,婚姻檔案的建設(shè)要注重相關(guān)信息的收集。對于檔案管理而言,信息資料是極為重要的,在婚姻檔案管理建設(shè)中,要加強對婚姻信息資料的收集整理,并且作用及時有效。嚴(yán)格按照婚姻登記檔案管理辦法的規(guī)定,婚姻登記承辦人員及時完成相關(guān)的婚姻登記材料的收集及其整理、歸檔等工作,并且做到當(dāng)年的檔案按照規(guī)定及時完成歸檔及其檔案的交接工作。此外,在工作時,還要保證檔案登記內(nèi)容的完整性,使得檔案具有較好的保管價值并能夠滿足日后查詢等的需求。

        第二,做好檔案的管理工作。婚姻檔案建設(shè)的實現(xiàn)需要有效的管理措施,在檔案建設(shè)時,要保證檔案內(nèi)容整理的規(guī)范性,以準(zhǔn)確合理的分類使檔案內(nèi)容按照條理列明整理,在歸檔時堅持一定的原則,按照檔案的形成特點及其規(guī)律等進行整理,使得婚姻檔案之間具有一定的聯(lián)系性,方便之后的保管和利用。此外,檔案的整理方法也是極為重要的,按照年度順序?qū)Ξ?dāng)事人的婚姻狀況進行登記管理,以集中管理的方式來保證婚姻檔案管理的安全,達(dá)到一定年限后交由國家檔案機關(guān)管理。

        第三,注重對婚姻檔案的利用?;橐鰴n案管理的建立是為了更好的發(fā)揮其對公民和社會的服務(wù)作用,為了實現(xiàn)這一目標(biāo),在婚姻檔案建設(shè)時便要明確檔案使用的程序并增強檔案服務(wù)的意識。以準(zhǔn)確的檔案登記為基礎(chǔ),為檔案相關(guān)利益者的使用提供更多的便利,服務(wù)意識的強化能夠推動其使用目標(biāo)的更好實現(xiàn)。

        婚姻檔案管理措施

        1、強化學(xué)習(xí)培訓(xùn),增強婚姻登記員檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)

        婚姻登記檔案管理是婚姻登記工作的重要組成部分。為進一步促進婚姻登記檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化,該局著力從三個方面強化婚姻登記員檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì):一是配備婚姻登記檔案管理工具書,并將國家和省、市有關(guān)婚姻登記檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范復(fù)印,發(fā)至婚姻登記員,做到人手一份。二是認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《婚姻登記管理辦法》及相關(guān)業(yè)務(wù)知識,要求婚姻登記員不但要熟練掌握業(yè)務(wù)知識,還要能夠應(yīng)用于實際工作中。三是將婚姻登記檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求制作成標(biāo)牌統(tǒng)一上墻,便于婚姻登記員隨時參照、學(xué)習(xí)和掌握。

        2、確?;橐鰴n案信息安全性

        隨著婚姻信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展,檔案信息得到了普遍應(yīng)用,但安全性問題又成為當(dāng)前信息化管理工作的重要問題。受網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的侵襲,以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響,對當(dāng)前婚姻檔案信息化安全管理提出了更高的要求。要增強安全意識,提高防范能力,防止失密、泄密事件發(fā)生。要建立完善的信息系統(tǒng),提高防御能力,綜合利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等綜合技術(shù)手段,及時對軟件進行更新升級與監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)異?,F(xiàn)象要及時向上級部門報告。同時,還要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù),有效應(yīng)用身份認(rèn)證、識別、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防護、權(quán)限控制、安全備份等安全技術(shù)檢驗過濾過往信息。

        3、依法辦事,保證效率

        檔案管理人員要嚴(yán)格依照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定辦事。在規(guī)章制度中明確規(guī)定婚姻登記檔案管理部門要建立檔案利用規(guī)章制度,明確辦事程序;在實施細(xì)則中對婚姻登記機關(guān)、婚姻當(dāng)事人及其委托人、司法部門等利用婚姻登記檔案,分別作出實體性和程序性要求,并規(guī)定利用婚姻登記檔案的不得公開登記內(nèi)容,不得損害婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益;同時,婚姻登記檔案的使用要求極為嚴(yán)格,原件禁止外借,復(fù)印時也要明確使用規(guī)則以及表明出處,防止任何非法使用。各級國家綜合檔案館和其他婚姻登記檔案管理部門在開展查檔服務(wù)時都必須嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,不得違反。

        4、完善各項規(guī)章制度

        切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》,對于婚姻登記檔案管理利用工作,婚姻登記機關(guān)要完善各項規(guī)章制度,嚴(yán)格依法辦事,切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》,使婚姻登記檔案管理工作更為規(guī)范化和程序化?;橐龅怯洐n案管理的工作人員要全面領(lǐng)會《婚姻登記檔案管理辦法》,加強對自身業(yè)務(wù)的指導(dǎo),深入掌握技術(shù)規(guī)范,拓寬婚姻登記材料收集的渠道,設(shè)立專門檔案室,分門別類進行歸檔存儲,安全保管、合理利用。切實保障婚姻登記檔案的安全性和真實性,維護婚姻當(dāng)事人的合法利益。

        結(jié)語

        隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善,改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)呈現(xiàn)出新的局面,社會生活也出現(xiàn)了一些新的情況。經(jīng)濟活動領(lǐng)域擴大,社會流動人口增加,對外交流增多,人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求也不斷增長?;橐龅怯洐n案管理工作中,必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定,加強婚姻檔案的規(guī)范化管理,有效保護婚姻登記信息,切實維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益,立足婚姻檔案工作實際,做好民生檔案管理工作,為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

        參考文獻

        【1】楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學(xué),2011(5).

        【2】江玉穎.以信息化手段提升檔案服務(wù)民生的工作能級[J].上海檔案,2011(5).

        【3】倪永寧.試論檔案利用中的隱私權(quán)保護、回顧與展望[C]//2013年全國檔案工作者年會論文集.2013.

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