王芳

[摘 要]婚姻檔案是檔案管理中的一個重要組成部分，其作用也逐漸被社會所認(rèn)可，婚姻檔案的建立也受到了越來越多的重視?；橐鰴n案管理關(guān)系人民的切身利益并且對于家庭的和諧，社會檔案管理的進步等都有著積極的意義。加強婚姻檔案管理，從檔案管理建設(shè)的要點出發(fā)，以多種形式來完善婚姻檔案管理是及其必要的，基于此，文章探討了新時期民政局加強檔案管理的措施。

[關(guān)鍵詞]民政局；婚姻檔案；管理措施

中圖分類號：D632；G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）19-0318-01

引言

婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在依法辦理婚姻登記、撤銷婚姻、離婚登記和補發(fā)婚姻登記證等工作的真實記錄，是婚姻當(dāng)事人的婚姻關(guān)系和婚姻狀況是否合法的真實憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關(guān)。隨著社會法制的健全和文明和諧的提高，越來越深入到我們生活的各個方面。當(dāng)事人在經(jīng)濟活動中的法律地位、在生育活動中婚姻家庭關(guān)系、在經(jīng)濟活動中的擔(dān)保責(zé)任，甚至在尋求配偶的婚介活動中，都需要利用婚姻登記檔案，出具婚姻狀況證明?？梢?，建立健全婚姻登記檔案管理體系，是維護家庭和諧的基礎(chǔ)，是維護婚姻當(dāng)事人合法權(quán)利的有效手段，因此做好規(guī)范婚姻檔案的管理工作勢在必行。

一、婚姻檔案的基本概念

婚姻檔案有兩方面的意義，有的將之理解為婚姻登記檔案，意即民政部門處理結(jié)婚、離婚等工作中形成的憑證材料；而有的則將之理解為民政部門婚姻登記機關(guān)在記錄結(jié)婚、離婚登記管理時所產(chǎn)生的材料，涵蓋范圍要更加廣泛一些。為了方便起見，本文綜合采納兩種意見，統(tǒng)稱之為婚姻檔案。對這兩種意見的進一步理解，可以得出以下結(jié)論。第一，婚姻檔案在民政部門產(chǎn)生，而基本上集中于民政部門的婚姻登記機關(guān)。第二，婚姻檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容有婚姻登記與婚姻管理過程中產(chǎn)生的各類憑證，如申請書、統(tǒng)計表、照片等。婚姻檔案的內(nèi)容具有豐富性特點，其中既包括登記時產(chǎn)生的材料，也包括管理時產(chǎn)生的材料；既包括紙質(zhì)材料，也包括其他載體材料；既包括當(dāng)事人材料，也包括民政部門內(nèi)部材料。第三，婚姻檔案是在一定程序下形成的婚姻情況材料，具有保存價值，應(yīng)當(dāng)集中進行保存、長期保存，甚至是永遠(yuǎn)保存。第四，婚姻檔案反映的是雙方當(dāng)事人婚姻情況，因此需要以婚姻雙方當(dāng)事人為基本保存單位。第五，婚姻檔案的管理具有動態(tài)化特點，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與婚姻登記程序的完善，各種材料日漸規(guī)范，婚姻檔案管理也需要具備一定的動態(tài)效果，只有在不斷調(diào)節(jié)的過程中，才能真正加強婚姻檔案的科學(xué)性。

二、婚姻檔案管理建設(shè)的要點

第一，婚姻檔案的建設(shè)要注重相關(guān)信息的收集。對于檔案管理而言，信息資料是極為重要的，在婚姻檔案管理建設(shè)中，要加強對婚姻信息資料的收集整理，并且作用及時有效。嚴(yán)格按照婚姻登記檔案管理辦法的規(guī)定，婚姻登記承辦人員及時完成相關(guān)的婚姻登記材料的收集及其整理、歸檔等工作，并且做到當(dāng)年的檔案按照規(guī)定及時完成歸檔及其檔案的交接工作。此外，在工作時，還要保證檔案登記內(nèi)容的完整性，使得檔案具有較好的保管價值并能夠滿足日后查詢等的需求。

第二，做好檔案的管理工作。婚姻檔案建設(shè)的實現(xiàn)需要有效的管理措施，在檔案建設(shè)時，要保證檔案內(nèi)容整理的規(guī)范性，以準(zhǔn)確合理的分類使檔案內(nèi)容按照條理列明整理，在歸檔時堅持一定的原則，按照檔案的形成特點及其規(guī)律等進行整理，使得婚姻檔案之間具有一定的聯(lián)系性，方便之后的保管和利用。此外，檔案的整理方法也是極為重要的，按照年度順序?qū)Ξ?dāng)事人的婚姻狀況進行登記管理，以集中管理的方式來保證婚姻檔案管理的安全，達(dá)到一定年限后交由國家檔案機關(guān)管理。

第三，注重對婚姻檔案的利用?；橐鰴n案管理的建立是為了更好的發(fā)揮其對公民和社會的服務(wù)作用，為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，在婚姻檔案建設(shè)時便要明確檔案使用的程序并增強檔案服務(wù)的意識。以準(zhǔn)確的檔案登記為基礎(chǔ)，為檔案相關(guān)利益者的使用提供更多的便利，服務(wù)意識的強化能夠推動其使用目標(biāo)的更好實現(xiàn)。

婚姻檔案管理措施

1、強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強婚姻登記員檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)

婚姻登記檔案管理是婚姻登記工作的重要組成部分。為進一步促進婚姻登記檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，該局著力從三個方面強化婚姻登記員檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)：一是配備婚姻登記檔案管理工具書，并將國家和省、市有關(guān)婚姻登記檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范復(fù)印，發(fā)至婚姻登記員，做到人手一份。二是認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《婚姻登記管理辦法》及相關(guān)業(yè)務(wù)知識，要求婚姻登記員不但要熟練掌握業(yè)務(wù)知識，還要能夠應(yīng)用于實際工作中。三是將婚姻登記檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求制作成標(biāo)牌統(tǒng)一上墻，便于婚姻登記員隨時參照、學(xué)習(xí)和掌握。

2、確?；橐鰴n案信息安全性

隨著婚姻信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展，檔案信息得到了普遍應(yīng)用，但安全性問題又成為當(dāng)前信息化管理工作的重要問題。受網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的侵襲，以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響，對當(dāng)前婚姻檔案信息化安全管理提出了更高的要求。要增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生。要建立完善的信息系統(tǒng)，提高防御能力，綜合利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等綜合技術(shù)手段，及時對軟件進行更新升級與監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要及時向上級部門報告。同時，還要不斷研究和探索新的安全防護技術(shù)，有效應(yīng)用身份認(rèn)證、識別、數(shù)據(jù)加密、安全審計、病毒防護、權(quán)限控制、安全備份等安全技術(shù)檢驗過濾過往信息。

3、依法辦事，保證效率

檔案管理人員要嚴(yán)格依照《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定辦事。在規(guī)章制度中明確規(guī)定婚姻登記檔案管理部門要建立檔案利用規(guī)章制度，明確辦事程序；在實施細(xì)則中對婚姻登記機關(guān)、婚姻當(dāng)事人及其委托人、司法部門等利用婚姻登記檔案，分別作出實體性和程序性要求，并規(guī)定利用婚姻登記檔案的不得公開登記內(nèi)容，不得損害婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益；同時，婚姻登記檔案的使用要求極為嚴(yán)格，原件禁止外借，復(fù)印時也要明確使用規(guī)則以及表明出處，防止任何非法使用。各級國家綜合檔案館和其他婚姻登記檔案管理部門在開展查檔服務(wù)時都必須嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，不得違反。

4、完善各項規(guī)章制度

切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，對于婚姻登記檔案管理利用工作，婚姻登記機關(guān)要完善各項規(guī)章制度，嚴(yán)格依法辦事，切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，使婚姻登記檔案管理工作更為規(guī)范化和程序化?；橐龅怯洐n案管理的工作人員要全面領(lǐng)會《婚姻登記檔案管理辦法》，加強對自身業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，深入掌握技術(shù)規(guī)范，拓寬婚姻登記材料收集的渠道，設(shè)立專門檔案室，分門別類進行歸檔存儲，安全保管、合理利用。切實保障婚姻登記檔案的安全性和真實性，維護婚姻當(dāng)事人的合法利益。

結(jié)語

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)呈現(xiàn)出新的局面，社會生活也出現(xiàn)了一些新的情況。經(jīng)濟活動領(lǐng)域擴大，社會流動人口增加，對外交流增多，人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求也不斷增長?；橐龅怯洐n案管理工作中，必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，加強婚姻檔案的規(guī)范化管理，有效保護婚姻登記信息，切實維護婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，立足婚姻檔案工作實際，做好民生檔案管理工作，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻

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