王海靖

摘 要：民政部是我國政府部門的重要組成部分，也是與我們?nèi)粘Ｉ钕⑾⑾嚓P(guān)的最為密切的機(jī)構(gòu)之一，民政檔案是記錄各個(gè)時(shí)期的民政工作的文件、資料，是面向整個(gè)社會(huì)群體的，隨著檔案數(shù)量逐年增加，民政檔案的管理也順應(yīng)著時(shí)代的發(fā)展走向了信息科學(xué)信息化的道路，與之相應(yīng)的，民政檔案工作的流程、管理制度也應(yīng)該同樣與時(shí)俱進(jìn)的做出相應(yīng)調(diào)整。本文將從實(shí)際出發(fā)，深入探討信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響，并分析論述應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：民政檔案管理；信息化；影響研究

一、前言

民政工作是面向廣大社會(huì)階層群眾的具體工作，承擔(dān)著維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，提高人民生活水平的巨大壓力，隨著檔案資料隨時(shí)間的增多而增多，民政檔案的管理難度也隨之增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日新月異的社會(huì)發(fā)展速度。因此實(shí)行檔案的信息化、現(xiàn)代化管理建設(shè)就變得愈加重要，同時(shí)，檔案管理的工作也應(yīng)引起各級(jí)民政部門的重視，相關(guān)工作人員也應(yīng)盡快落實(shí)工作，爭(zhēng)取早日取得實(shí)際性進(jìn)展。

二、民政檔案工作的特點(diǎn)

民政檔案是記錄各個(gè)時(shí)期的民政工作的文件材料，與人們生活息息相關(guān)，其中涉獵的范圍極廣，內(nèi)容極多，所以為檔案的管理帶來了不少的難度。但檔案的真實(shí)性、便捷性關(guān)系到群眾的切身利益，需要檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集和科學(xué)的管理，針對(duì)民政檔案管理工作的眾多特點(diǎn)，可以更好的實(shí)行民政檔案管理工作的信息化進(jìn)程，確保檔案整理高效、有序。

（一）便于查詢與管理。雖然都是以查詢和管理為出發(fā)點(diǎn)，但民政部門的檔案管理與檔案局的管理有著本質(zhì)上的不同，后者的大部分檔案都是封存以用于保存，與之相反的民政部門的檔案則是面向群眾，取之于民用之于民的對(duì)群眾建立檔案，將至分門別類，在群眾辦理更項(xiàng)手續(xù)時(shí)提供各種信息證明與支持，所以需要民政部門的管理系統(tǒng)是實(shí)用開放的，甚至在信息化的進(jìn)程中對(duì)一部分檔案資料進(jìn)行公開，讓民眾可以通過當(dāng)前流行的PC端、手機(jī)以及平板等設(shè)備隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)向民政部門系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)查詢和檢索。

（二）資料數(shù)量大、種類多。民政檔案資料隨著時(shí)間的流逝而逐漸增多，具備了數(shù)量大、種類多等特點(diǎn)，其中檔案資料的來源涉及了群眾社會(huì)生活的各個(gè)方面，婚姻、養(yǎng)老、地名、慈善救助、社會(huì)救助、優(yōu)撫安置、社會(huì)團(tuán)體等眾多具體內(nèi)容，因此民政檔案管理對(duì)保障公民權(quán)益，社會(huì)和諧穩(wěn)定，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著無可取代的作用。但因年代、分級(jí)制度的不同，很多資料有著數(shù)量多、格式不統(tǒng)一的問題，為民政檔案的管理增加了難度，不利于各地區(qū)各部門間的檔案調(diào)取查閱工作。也正因?yàn)槊裾n案管理工作的特殊性以及敏感性，信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響是積極向上的。

三、信息化對(duì)民政檔案管理工作的重要性

（一）信息化建設(shè)已成為大勢(shì)所趨。隨著科技水平的發(fā)展，電子書、電子賬單逐漸出現(xiàn)了人們的視野中，逐步取代了過去的生活方式，由此可見，信息化建設(shè)已經(jīng)成為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展方向。顧名思義，民政檔案管理的信息化就是將檔案的信息以數(shù)字化的形式保存，運(yùn)用相應(yīng)的軟件對(duì)信息進(jìn)行分類、管理，這也符合檔案管理規(guī)范、嚴(yán)禁的工作要求。民政檔案的信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范管理也是相輔相成的管理，檔案信息化是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件[3]。即便是在信息爆炸的今天，部分地區(qū)的民政部門由于缺乏信息化手段的支撐，加之管理方式落后，如果要在不同地區(qū)進(jìn)行檔案的交換或轉(zhuǎn)移，都要付出巨大的物質(zhì)代價(jià)和時(shí)間代價(jià)，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的效率，只有大力推進(jìn)國內(nèi)民政檔案信息化的進(jìn)程，才能跟上時(shí)代的腳步，與時(shí)代一同進(jìn)步，一同發(fā)展。

（二）社會(huì)工作方式的大勢(shì)所趨。近二十年，社會(huì)發(fā)生了翻天覆地的變化，現(xiàn)在的世界早已脫離了書信傳遞信息的年代，也脫離了傳真?zhèn)鬟f信息的年代，隨之而來的是PC、平板電腦、智能手機(jī)在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大規(guī)模普及，從方案的起草到修改，辦理，歸檔到分發(fā)至各單位部門，甚至銀行賬單都可以通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。這種便捷的生活方式也深入人心，為了順應(yīng)這種改變，需要民政檔案管理部門借助信息化的手段對(duì)民政檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的管理，以計(jì)算機(jī)硬件為起點(diǎn)，提高計(jì)算機(jī)硬件的水平，完善檔案資料的數(shù)據(jù)庫等方式，著手更新檔案管理的工作方式。

四、推動(dòng)民政檔案信息化建設(shè)的主要措施

（一）對(duì)原始資料的電子化?？梢韵胂?，隨著時(shí)間的流逝，民政領(lǐng)域所保留的原始資料的數(shù)量會(huì)有多么巨大，所以，將這些原始資料電子化是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，其中民政部門不僅僅是面向各階層群眾同時(shí)還承擔(dān)著維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，提高人們生活水平等十分重要的責(zé)任，加上系列具體內(nèi)容，年代久遠(yuǎn)的原始材料與現(xiàn)代材料格式不統(tǒng)一的問題也暴露了出來，而數(shù)字化可以有效的解決這些問題，顯著降低民政檔案部門工作人員的工作難度。同時(shí)，在進(jìn)行電子信息的收集時(shí)，應(yīng)同對(duì)待傳統(tǒng)儲(chǔ)存媒介一樣，避免硬件丟失或損壞引發(fā)潛在的泄密現(xiàn)象，所以應(yīng)定時(shí)對(duì)資料進(jìn)行備份，防止不可抗拒的外力原因?qū)е碌木薮蠊ぷ髁浚龅接袀錈o患，早日實(shí)現(xiàn)不翻閱紙質(zhì)材料便能及時(shí)為群眾提供查閱服務(wù)的目標(biāo)。

（二）提高民政工作者的信息職業(yè)素養(yǎng)。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，只有熟練的掌握檔案信息化的核心所在，才能將檔案信息化建設(shè)提升到一個(gè)新的高度。隨著經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，民政部門的服務(wù)對(duì)象也逐漸增多，從人們的衣食住行到生活保障再到人生大事件件都與民政工作息息相關(guān)，同時(shí)，也為民政檔案管理來大量技術(shù)性難度，這就需要民政工作者著眼提高自身的知識(shí)儲(chǔ)備以及工作能力，加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)的相關(guān)教育，深化保密意識(shí)與觀念，提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，積極地參與到檔案管理工作的培訓(xùn)中去，認(rèn)真解析理論與實(shí)踐的本質(zhì)區(qū)別，以便更好的應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的問題

（三）提升民政檔案管理部門的硬件配置。俗話說得好：“巧婦難為無米之炊”。所以民政檔案管理的信息化建設(shè)必須依靠合適的硬件設(shè)備才能進(jìn)行。掃描儀、打印機(jī)、電腦等信息的輸入輸出設(shè)備，在整個(gè)信息化進(jìn)程中起到至關(guān)重要的作用，其中老舊的設(shè)備不應(yīng)參與到信息化建設(shè)中去以避免不必要的麻煩，所以民政部門應(yīng)加大對(duì)民政檔案管理的資金支持力度，使用性能優(yōu)良，方便快捷的設(shè)備進(jìn)行信息的輸入輸出。

此外，還可以將歷史資料掃描整理、編輯入庫，豐富檔案館藏資源，提升庫房存量。全面推進(jìn)檔案資源的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，管理制度，加快民政單位對(duì)歷史資料清理的進(jìn)展。

五、結(jié)論

信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展讓我國各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，隨之也給民政檔案管理工作帶來的前所未有的挑戰(zhàn)，要求對(duì)民政檔案的實(shí)時(shí)化、人文化、多樣化，當(dāng)面對(duì)這種挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮堅(jiān)持不懈，迎難而上的精神，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高工作效率，不斷提高民政檔案資源的利用率，加強(qiáng)民政檔案信息在不同端口的平臺(tái)的數(shù)據(jù)更新以及系統(tǒng)維護(hù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)搭建更加開放的檔案查閱形式，積極探索努力實(shí)踐，才能更好的提高民政檔案管理的工作效率，變相提升經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。文章簡(jiǎn)要論述了民政檔案管理工作的特點(diǎn)，重點(diǎn)討論了信息化對(duì)民政檔案管理工作的影響及相關(guān)研究。（作者單位：威海市文登區(qū)民政局）

參考文獻(xiàn)：

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[5] 魏偉，楊瑩.民政部門檔案管理存在問題及優(yōu)化對(duì)策[A]..《同行》2015年9月（上）[C].：，2015：1.