謝俊鴻

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)、單一的人事檔案管理已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展的需要，信息化管理已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代流?？墒?，從實(shí)際情況來看，不少學(xué)校在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，仍舊存在著學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，缺乏專業(yè)的人才隊(duì)伍和信息化建設(shè)推行不夠全面等問題。本文結(jié)合有待解決的問題和實(shí)際的實(shí)際情況，從轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)管理人員對(duì)信息化建設(shè)的意識(shí)；穩(wěn)定隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)；創(chuàng)新技術(shù)，推進(jìn)數(shù)據(jù)庫信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)三個(gè)方面提出了推進(jìn)新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案管理；信息化

一、現(xiàn)階段人事檔案管理有待改進(jìn)的問題

1.對(duì)人事檔案管理不夠重視

人事檔案管理已經(jīng)存在很長時(shí)間，但是人事檔案管理信息化建設(shè)卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能跟上學(xué)校發(fā)展的步伐。主要原因在于學(xué)校管理人員缺乏對(duì)人事檔案管理信息化重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，重視程度嚴(yán)重不足。人們普遍認(rèn)為人事檔案管理在學(xué)校發(fā)展過程中的作用微不足道，只是屬于后勤部門的工作，認(rèn)為做好資料保存，掌握基礎(chǔ)的知識(shí)就是人事檔案管理的全部工作。因此，對(duì)人事檔案管理這一模塊的資源投入極少，人力、技術(shù)、資金大大不足，這無疑已經(jīng)嚴(yán)重影響了人事檔案管理信息化建設(shè)的速度。

2.缺乏專業(yè)的信息化管理人才

人事檔案管理建設(shè)已經(jīng)逐漸步入信息化進(jìn)程，學(xué)校人事檔案管理質(zhì)量的高低受到多方面因素的影響，但人作為意識(shí)能動(dòng)作用的唯一條件，是影響人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。學(xué)校發(fā)展進(jìn)程逐步加深，人事檔案管理對(duì)人才能崗匹配的有效利用，對(duì)加快創(chuàng)新人才的深化培養(yǎng)，對(duì)提高檔案的利用率有著重要的推進(jìn)作用。人事檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要影響因素，而人才是人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，由此可見，人事檔案管理人員的專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)不僅左右著對(duì)檔案管理建設(shè)工作能否順利進(jìn)行，還直接影響著學(xué)校未來內(nèi)部管理的可持續(xù)發(fā)展?？v觀目前實(shí)際來看，學(xué)校內(nèi)部大多數(shù)人事檔案管理人員的專業(yè)化水平不過關(guān)，很多資歷深的職工通過退休后返聘，或者崗位再分配的方式被調(diào)動(dòng)到人事檔案管理的職位上，他們的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能嚴(yán)重與崗位任職條件存在較大差距，這無疑會(huì)大大影響了學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.人事檔案管理信息化推行不夠全面

從實(shí)地調(diào)查的情況來看，傳統(tǒng)的人事檔案管理仍舊是大多數(shù)學(xué)校使用的工作方式。通過人員重復(fù)機(jī)械化地進(jìn)行工作，即使是對(duì)人員信息進(jìn)行細(xì)化分類整理，但是查找目標(biāo)仍需花費(fèi)大量時(shí)間，重復(fù)的查閱也可能帶來文件的損壞，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作效率非常低下。與此同時(shí)，我國人事檔案管理信息化建設(shè)目前尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息數(shù)據(jù)庫未能形成系統(tǒng)性和整體性建設(shè)，出現(xiàn)了信息采集不全面，信息更新不及時(shí)，信息數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤，人員信息相對(duì)混亂等問題。即使部分學(xué)校配備了專門運(yùn)用于人事檔案管理的計(jì)算機(jī)，但是也只是在檔案目錄內(nèi)容、人員基本信息、檔案?jìng)鬟f能方面初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理，人事檔案管理信息化推行不夠全面。

二、新時(shí)期推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)管理人員對(duì)信息化建設(shè)的意識(shí)

新時(shí)期推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)是轉(zhuǎn)變學(xué)校管理者的觀念，讓他們從根本上認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化對(duì)學(xué)校未來發(fā)展的重要性和必要性。學(xué)校如何才能提高人員對(duì)人事檔案管理的意識(shí)呢？第一，學(xué)校應(yīng)該做好內(nèi)部宣傳，盡可能通過多種途徑提高職工對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而更好地配合相關(guān)部門完成信息的收集。第二，從制度角度出發(fā)，學(xué)校必須要按照國家的相關(guān)制度和政策，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，建立相對(duì)有效的管理制度，規(guī)范人事檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，同時(shí)，在制度上逐步改善人事檔案管理的實(shí)用性和規(guī)范性。

2.穩(wěn)定隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

如前所述，人才是影響人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。只有組建信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍，定期為他們開展相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，才能確保學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。人事檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)管理方式的最大區(qū)別在于對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握。信息化建設(shè)都是依靠熟練的計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)技術(shù)來完成的。所以，學(xué)校在加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)時(shí)，首要條件是對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，讓他們掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉常用的計(jì)算機(jī)軟件，提高專業(yè)化的工作水平。在計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)更新?lián)Q代，需要掌握新的方法和技巧時(shí)，學(xué)校必須及時(shí)為員工提供專業(yè)化的技能培訓(xùn)機(jī)會(huì)，確保人事檔案管理從業(yè)人員隊(duì)伍的技術(shù)過關(guān)。同時(shí)，學(xué)?？梢砸约径然虬肽陼r(shí)間為基礎(chǔ)，對(duì)信息化建設(shè)的相關(guān)人員進(jìn)行考核，目的是督促人事管理檔案人員保持樂于學(xué)習(xí)的心態(tài)，促進(jìn)他們積極學(xué)習(xí)和掌握新的技能，實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值，從而推進(jìn)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的逐步完善。

3.創(chuàng)新技術(shù)，推進(jìn)數(shù)據(jù)庫信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息化、網(wǎng)絡(luò)化必然成為人事檔案管理建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有充分運(yùn)用計(jì)算計(jì)、網(wǎng)絡(luò)等多方面的現(xiàn)代化的信息技術(shù)，才能推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。建立學(xué)校內(nèi)部的人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，擴(kuò)大人事資料的覆蓋范圍，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部資源共享，切實(shí)為各部門提供安全可靠、全面準(zhǔn)確的人事信息。在推進(jìn)信息數(shù)據(jù)庫信息化建設(shè)的同時(shí)，必須關(guān)注和加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)。做好信息化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)的具體方法，第一，時(shí)刻做到網(wǎng)絡(luò)安全的檢測(cè)工作，在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)，以便于第一時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)出數(shù)據(jù)流。第二，設(shè)立安全的網(wǎng)絡(luò)訪問密碼，并且定期進(jìn)行修改更換，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)外流或遭到惡意破壞，同時(shí)數(shù)據(jù)庫的信息要第一時(shí)間做好備份，以防數(shù)據(jù)庫遭供給破壞時(shí)，能對(duì)信息進(jìn)行還原。通過對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保信息數(shù)據(jù)庫的管理和維護(hù)，從而推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

三、結(jié)語

人事檔案管理作為人事信息的重要載體，其重要性變得越來越大。信息化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為人事檔案管理建設(shè)的必然趨勢(shì)，學(xué)校只有加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)手段，才能全面推進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)，最大限度地為學(xué)校選人用人提供準(zhǔn)確便捷的服務(wù)。

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