文/馬美玲

Excel在班費核算管理中的運用

文/馬美玲

班費是班集體的共同財產(chǎn)，高校班費的管理是班級管理的一項重要組成部分。本文針對高校班費管理現(xiàn)狀，運用Excel軟件對高校班費核算管理進行了實踐性的探討，提出高校班費收支核算管理的思路和流程。

Excel軟件；班費管理；班費核算

一、問題提出

目前，大部分高校班費管理體制采用的是班級班委自主管理。雖然有些班級設(shè)置了班級班費管理制度，形成了班費管理辦法，采用了賬、錢分離的管理制度，但是班費管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化，班費的收支情況和結(jié)余公示沒有做到及時化、程序化。高校班費管理中的不足主要體現(xiàn)在班費收支核算管理的流程和方法上，所以，建立規(guī)范的班費核算管理系統(tǒng)顯得尤為重要。

Excel可以進行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，應(yīng)用廣泛，操作簡單方便。運用Excel建立班費核算管理系統(tǒng)，可以便于數(shù)據(jù)的記錄、存儲、傳遞和共享。

二、班費核算管理流程

（一）規(guī)范班費管理制度

加強班費管理，規(guī)范班費收支行為，結(jié)合班級實際情況，制定班費收支制度。一般而言，班費核算管理可以采用收付實現(xiàn)制。

（二）設(shè)立班費管理委員會

班費管理委員會，可以設(shè)置三個職位：出納員，負責(zé)現(xiàn)金收支以及班費銀行卡的管理。審核員，負責(zé)審核報銷單據(jù)的真實性。記賬員，負責(zé)記錄班費收支賬的情況。

（三）規(guī)范班費核算管理流程

1.班費預(yù)算程序。根據(jù)班級具體情況，合理設(shè)置預(yù)算，完成班費的收取。2.班費審批程序。小額的零星支出（具體額度由班費管理委員會開會討論），經(jīng)辦人應(yīng)先向班費管理委員會報備，由審核員審核批準。大額的班費支出，需班級2/3以上同學(xué)表決通過才可實施。3.班費報銷程序。經(jīng)辦人簽字后的報銷單應(yīng)得到審核員的審核批準，記賬員據(jù)此入賬。4.班費公示程序。記賬員定期與出納員核對賬實是否相符，定期向班級同學(xué)公開班費的收支情況。5.班費監(jiān)督程序。班集體所有同學(xué)都有合理使用班費的權(quán)利以及監(jiān)督班費使用情況的義務(wù)。

三、Excel班費核算管理系統(tǒng)

（一）班費核算管理系統(tǒng)工作簿的設(shè)立

首先，啟動Excel2010，選擇“文件”、“新建”命令，創(chuàng)建一個新的工作簿，以所在的班級名稱進行命名，如“14級財務(wù)管理1班”。然后，在該工作簿下將工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分別命名為“班級基本情況”“班費收支明細”以及“班費查詢系統(tǒng)”。

（二）“班級基本情況”表的設(shè)立

在該工作表下，分別在A1、B1、C1單元格輸入文本“學(xué)號”、“姓名”、“職務(wù)”，并在所在列分別輸入對應(yīng)項目的基本信息。

（三）“班費收支明細”表的設(shè)立

該工作表是班費核算管理系統(tǒng)的主體部分，主要包含班費具體的收支情況以及結(jié)余情況，如圖1所示。此表格中的第一列的日期可以手動輸入，也可以適當(dāng)采用自動填充的功能。第二列，我們采用“數(shù)據(jù)有效性”選項設(shè)置下拉菜單，以便減少輸入工作量，提高工作效率。具體操作步驟為：首先，選中“班級基本情況”中第二列，進行名稱定義，即選中“公式”菜單，然后單擊“定義名稱”按鈕，將其定義為“經(jīng)辦人”。最后，設(shè)置“班費收支明細”表中第二列的“數(shù)據(jù)有效性”，允許類型為序列，在來源的文本框中輸入“=經(jīng)辦人”即可。同樣的道理，我們對圖1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分別設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，允許類型均為序列，在其來源的文本框中分別輸入“現(xiàn)收，銀收”，“現(xiàn)付，銀付”。

圖1　“班費收支明細”表模板

圖1中，摘要、收款金額、付款金額、附件編號所在列分別手動輸入，主要用來記錄班費的收支情況以及登記班費收支明細表所依據(jù)附件。期末結(jié)余所對應(yīng)的單元格可以設(shè)置公式，達到自動計算結(jié)余的目的，其公式分別為：

銀行存款結(jié)余（I3單元格）= IF（$D3=“銀收”，$E3，0）-IF（$F3=“銀付”，$G3，0）

庫存現(xiàn)金結(jié)余（J3單元格）= IF（$D3=“現(xiàn)收”，$E3，0）-IF（$F3=“現(xiàn)付”，$G3，0）

銀行存款結(jié)余（I4單元格）= $I3+IF （$D4=“銀收”，$E4，0）-IF（$F4=“銀付”，$G4，0）

庫存現(xiàn)金結(jié)余（J4單元格）= $J3+IF （$D4=“現(xiàn)收”，$E4，0）-IF（$F4=“現(xiàn)付”，$G4，0）

I5及其下方單元格，直接采用I4單元格自動向下填充功能即可。J5及其下方單元格，直接采用J4單元格自動向下填充功能即可。

此外，為了防止用戶不小心誤刪或改動表格，增強表格的安全性，可以對“班費收支明細”工作表進行保護功能的設(shè)置。具體操作步驟為：先選定需要保護的工作表“班費收支明細”，選擇“審閱”菜單，然后單擊“保護工作表”按鈕。打開“保護工作表”對話框，在“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中輸入密碼，并選中“選定鎖定單元格鎖定”的復(fù)選框，單擊確定即可。

為了隨時追蹤班費的結(jié)余情況，可以設(shè)置一個最低結(jié)余額度，一旦低于最低結(jié)余額度，就應(yīng)該考慮再次征收班費。最低結(jié)余額度的預(yù)警狀態(tài)，可以通過條件格式來實現(xiàn)。例如，設(shè)置的銀行存款最低結(jié)余額度為200元，當(dāng)結(jié)余低于最低結(jié)余額度時，就會用淺紅色填充該單元格。具體操作步驟為：首先，選定銀行存款所在的第I列。然后，選擇“開始”菜單中的“條件格式”命令，出現(xiàn)“條件格式”對話框。最后，在“條件”下拉列表中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”選項，接著選定“小于”并輸入200，且選擇“淺紅色填充”，再單擊“確定”按鈕即可。

（四）“班費查詢系統(tǒng)”的設(shè)立

班級同學(xué)可以在工作表“班費查詢系統(tǒng)”中，進行班費的查詢。此工作表可參照圖2進行設(shè)置。

圖2　“班費查詢系統(tǒng)”表模板

余額所對應(yīng)的單元格可以設(shè)置公式，達到自動計算結(jié)余的目的，其公式分別為：

B3= VLOOKUP（B1*1，班費收支明細！A：J，9，0）

C3= VLOOKUP（B1*1，班費收支明細！A：J，10，0）

D3= B3+C3

（五）圖表分析班費使用情況

可以通過Excel中的“數(shù)據(jù)透視表”功能，對班費的收支情況進行排序、篩選、分類匯總，還可以通過Excel強大的圖表功能，將數(shù)據(jù)變的形象化，更為簡明扼要的總結(jié)班費的收支情況。

［1］ 宋正強.Excel2010在會計與財務(wù)管理日常工作中的應(yīng)用［M］.人民郵電出版社，2014.

［2］ 張禮萍，劉毅華.Excel在財務(wù)中的應(yīng)用［M］.湖南師范大學(xué)出版社，2016.

［3］ 隋艷.運用企業(yè)財務(wù)管理制度有效管理高校班費［J］.經(jīng)營與管理，2016，03：157-159.

（作者單位：安徽工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

上接（第203頁）業(yè)使用計算機進行文件的處理，那么就更應(yīng)該對資料進行備份處理。應(yīng)該及時的進行內(nèi)部的盤點，盤點完成后與會計記錄進行核對，如果二者結(jié)果不一至，那么進行原因的分析。不相容的職務(wù)間嚴格的進行分離，明確不同機構(gòu)間的崗位的職責(zé)與權(quán)限，使崗位間可以相互進行監(jiān)督與管理，彼此形成一種制經(jīng)銷商，制衡的機制。在遇到一些重大的決策時，嚴格的按照相關(guān)的規(guī)定進行程序的履行，進行決策的聯(lián)簽制度，企業(yè)內(nèi)的任何人不能單獨的進行決策與改變集體的決定。

（三）明確國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)和使用權(quán)，優(yōu)化國有資產(chǎn)結(jié)構(gòu)

我們進行資產(chǎn)的管理與體制的改革決策時，對于資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)與管理權(quán)進行劃分，確定其產(chǎn)權(quán)，將具有現(xiàn)代思想的相關(guān)約束機制進行引入，政府作為資產(chǎn)的實際擁有者，應(yīng)該以出資人的形勢出現(xiàn)，企業(yè)在進行運營的過程中，政府應(yīng)該減少其干預(yù)企業(yè)的事務(wù)內(nèi)容，對國有企業(yè)的法人資格進行有效的保證，對其獨立的法人資格進行尊重，政府的在企業(yè)進行股權(quán)的管理時應(yīng)該以固定的身份出現(xiàn)在其中。便是不能對企業(yè)的經(jīng)營造成的影響。促進其資產(chǎn)結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化對資產(chǎn)進行分級所有。另外，現(xiàn)在我國對于國有資產(chǎn)進行管理時，我是以社會效應(yīng)為主，對社會的功能進行調(diào)動，在這種情況下，政府的主要精力，應(yīng)該投入到對迷社會公共性的服務(wù)當(dāng)中，對于外部環(huán)境進行創(chuàng)造 ，將自身的所有權(quán)與使用權(quán)進行劃分，使企業(yè)可以自由的進行發(fā)展，減少行政性的干預(yù)，有效的對資產(chǎn)進行盤活，實現(xiàn)對資產(chǎn)管理上的保值與增值。

參考文獻：

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［3］屈茂輝.中國國有資產(chǎn)法研究［M］.北京：人民法院出版社，2007.

［4］黃士嘉.深化國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革的關(guān)鍵——理順國有資產(chǎn)管理體制［J］.商場現(xiàn)代化，2010（4）.

（作者單位：山東煙臺開發(fā)區(qū)國資局）

上接（第204頁）各個方面的意見或者建議。同時，企業(yè)可以創(chuàng)新溝通方式，通過微信、微博等新媒體，拓展溝通的時間和空間，降低溝通成本，提升溝通頻次，提升溝通效果。對于管理者來說，要積極走進基層員工，聽取他們的意見和建議，對于基層員工來講，要注意觀察和總結(jié)企業(yè)運營的問題和不足，并且能夠積極的建言獻策，管理者和基層員工共同努力，才能真正打通企業(yè)內(nèi)部的無邊界溝通，提升效率，降低成本。

（三）評價設(shè)計方面

在企業(yè)管理業(yè)績評價的設(shè)計方面，主要從評價方法和評價指標兩個方面來優(yōu)化：

對于評價方法來說，主要是指企業(yè)應(yīng)該積極研究、引進先進的評價方法，摒棄純定性的評價，要定量和定性相結(jié)合，這里的結(jié)合不僅僅是簡單的匯總，更重要的是要在不同的側(cè)面結(jié)合起來，使得評估的維度更加豐滿，評估更加的準確和全面。

對于評價的指標來說，主要是指企業(yè)要逐步豐富和完善指標體系，建立多維度、多層次的指標體系，以此來刻畫管理的全方位和全過程，實現(xiàn)評價的準確性和完整性。具體來講，維度方面主要需要涵蓋管理方式、管理效果、員工反饋，其中管理效果是最重要的指標，主要包括經(jīng)濟利益、企業(yè)文化和氛圍、運營效率等方面。總的來說，指標建立的核心就是要全面的評估企業(yè)經(jīng)營的方方面面，以此來評價管理者的業(yè)績。

三、總結(jié)

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)采用了股份制的模式，這就帶來了所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)的分離，隨著而來的就是企業(yè)管理業(yè)績評價的問題?？偟膩碚f，目前的問題主要集中在目標不明確、評價主體單一、評價方式不優(yōu)化等方面，針對這些問題，企業(yè)應(yīng)該切實提出有針對性的措施進行優(yōu)化和完善。總的來講，企業(yè)應(yīng)該首先樹立合理的評價目標，然后在目標的基礎(chǔ)之上進行評價體系和評價方法的設(shè)計，開發(fā)先進的評價方法，完善評價的維度和層次，同時，建立和完善溝通機制，打通各層級之間的溝通通道，豐富評價的主體，達到管理業(yè)績評價的科學(xué)性、準確性和客觀性，提升企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督和控制效果，增強企業(yè)內(nèi)在競爭力。

參考文獻：

［1］劉亞榮.管理業(yè)績評價體系研究［J］.經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2014（19）.

［2］李娟.企業(yè)單位管理業(yè)績評價體系研究［J］.財會學(xué)習(xí)，2016（07）.

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（作者單位：陜西煤業(yè)化工集團有限責(zé)任公司）