摘 要：本文主要討論了提高辦公檔案管理效率的問題，首先介紹了提升辦公檔案管理效率的意義，然后分析了我國現(xiàn)階段辦公檔案管理中存在的問題，最后對檔案管理效率的提升給出了一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：辦公檔案；管理；效率

1 引言

隨著科技的不斷進步，經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現(xiàn)代化，其效率也在不斷提升，其在社會各個領(lǐng)域中均發(fā)揮著重要作用，管理內(nèi)容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發(fā)揮。

2 提升辦公檔案管理效率的意義

一方面，我國對辦公檔案的要求越來越高，辦公檔案管理效率的提升是我國現(xiàn)階段政府機關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等的迫切需求；另一方面，辦公檔案類型和數(shù)量的不斷增加也急需通過管理效率的提升來應(yīng)對。因此辦公檔案管理效率的提升對我國辦公檔案的管理工作具有重要意義

3 當前辦公檔案管理中存在的問題

3.1 辦公檔案存在損失丟失的情況

一些辦公檔案的保存還在采用紙質(zhì)的方式，時間一長容易損壞，而且在保存期間很少對檔案進行檢查，一旦要用到檔案或檔案進行移交時，給檔案者造成嚴重的影響；還有一些檔案管理人員，由于專業(yè)水平和個人素質(zhì)的原因，對檔案隨意擺放，最終導致檔案丟失。檔案記載著人員多年的情況，一旦丟失很難補回來。

3.2 辦公檔案管理手段相對落后

一方面，有些辦公檔案管理工作者有很多都是教師的親屬或退休員工，沒用受過專門的檔案管理培訓，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗和技能；另一方面還受制于軟硬件條件和資金限制，辦公檔案管理的配套設(shè)施跟不上。所有這些因素加起來就導致了辦公檔案管理手段的相對落后的現(xiàn)狀。

3.3 對檔案材料收集不及時

辦公檔案管理人員在收集檔案材料時不積極，例如在移交檔案時存在收不齊的情況，一旦漏交，檔案的審核工作就會出現(xiàn)問題，以后再補交，其流程更加繁瑣。這種現(xiàn)象很大程度上是辦公檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應(yīng)該盡職盡責，積極收集相關(guān)人員的檔案材料。

3.4 對辦公檔案管理的重視程度不夠

許多部門認為辦公檔案管理工作沒有實質(zhì)上的意義，沒有多大的技術(shù)含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到檔案資料就可以了。對辦公檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在部門資源管理中的重要作用，導致人員、經(jīng)費等情況沒有足夠的保障。

3.5 辦公檔案管理方式單一

在辦公檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨立的辦公檔案管理系統(tǒng)，很多中小型企業(yè)部門還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易導致檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.6 缺乏辦公檔案管理專業(yè)人才

我國辦公檔案管理工作有著專業(yè)性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，辦公管理人員編制不夠充足，相關(guān)部門對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的企業(yè)辦公檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購買了辦公檔案管理軟件，在加之計算機技術(shù)的應(yīng)用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.7 檔案材料利用不充分

辦公檔案材料存在著利用范圍狹窄的問題，大多數(shù)的部門只是利用檔案資料去了解人員以往的成績、工作內(nèi)容、個人業(yè)績等等。就好比是一張個人簡歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，辦公檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展、改革的深入，對辦公檔案的管理工作也要符合社會的需求，這就要求我們?nèi)U大辦公檔案資料的利用率。

3.8 信息數(shù)據(jù)庫與安全建設(shè)落后

在辦公檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致辦公檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對辦公檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導致辦公檔案的一系列問題。信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.9 軟硬件配套設(shè)施不足

傳統(tǒng)的辦公檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上辦公檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進。

4 提升辦公檔案管理效率的途徑

4.1 健全辦公檔案管理制度

辦公檔案是員工真實信息的主要來源。關(guān)乎員工的個人前程，目前我國辦公檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進行統(tǒng)一的管理。嚴格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

4.2 辦公檔案管理工作的規(guī)范化

辦公檔案的規(guī)范化要努力做到四個方面，一是檔案提交的程序化，既在檔案提交時一定要按照規(guī)定的流程走，例如有關(guān)部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規(guī)范化，既對檔案的真實性、完整性要做認證的鑒定，檔案信息不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的標準化，例如配套電腦的落實，檔案管理軟件的日常維護等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時間，市場檔案維護事項的規(guī)范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進行。

4.3 加強辦公檔案信息化建設(shè)

目前我國大多數(shù)企業(yè)仍舊實行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時的錄入人員的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高辦公檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

4.4 加強辦公檔案人員隊伍建設(shè)

目前我國的辦公檔案管理人員大都是兼職人員，我們要培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業(yè)化的管理。

傳統(tǒng)的辦公檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關(guān)工作人員進行培訓，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習機會或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對相關(guān)工作人員加強這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀等行為的發(fā)生。

4.5 加強軟硬件的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)辦公檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于辦公檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于辦公檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)辦公檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。

4.6 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實現(xiàn)對辦公局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對網(wǎng)站進行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

參考文獻

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[2]李寶華.檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗談[J].黑龍江科技信息，2009（30）.

作者簡介

張振（1969-），男，山東省高密市，大專，畢業(yè)于中央廣播電視大學，助理館員，高密市檢驗檢測中心。