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        淺談檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施

        2016-09-26 11:10:25方迎
        卷宗 2016年7期
        關(guān)鍵詞:案卷知識(shí)經(jīng)濟(jì)著錄

        方迎

        摘 要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈大,我國(guó)檔案部門于20世紀(jì)70年代末開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,從20世紀(jì)80年代開(kāi)始,我國(guó)已經(jīng)步入了檔案管理的現(xiàn)代化時(shí)期。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈大,我國(guó)檔案部門于20世紀(jì)70年代末開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理,從20世紀(jì)80年代開(kāi)始,我國(guó)已經(jīng)步入了檔案管理的現(xiàn)代化時(shí)期。

        加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化,是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國(guó)檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代,但真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過(guò)艱苦創(chuàng)業(yè),初步建成了文書(shū)檔案處理系統(tǒng),使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn),其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高?!熬盼濉币?guī)劃之“金信工程”,為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做好了準(zhǔn)備。

        計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能,同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能,能及時(shí)、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。

        1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

        首先,知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物,原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,能夠以檔案形式存在的信息,將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華,也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以,信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征,檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕駛的主要參數(shù),而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn),況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延,將不會(huì)使檔案種類混雜,分類關(guān)系不清,這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。

        第二,依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。當(dāng)今社會(huì),先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域,檔案工作也是如此。計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索;微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。

        第三,知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí),樹(shù)立依法治檔的觀念,注入批判繼承精神,探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué),情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論,加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,調(diào)整供求關(guān)系,加強(qiáng)定量管理,提高利用效率,把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。

        2 加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

        在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程。尤其是對(duì)于那些建館(室)時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館或檔案室來(lái)說(shuō),由于館藏案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜。如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

        1、分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。

        檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì),將可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

        2、分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。

        在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

        3、分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)。

        對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大提高著錄速度。

        4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。

        加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育,利用檔案信息守法意識(shí),加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí),傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。

        5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

        計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心,而計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案,計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的,即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此,要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求,加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

        6、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。

        要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí),又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

        總之,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案管理工作提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī);趕上這次浪潮,我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國(guó)家的差距,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過(guò)大家的共同努力,我們定會(huì)在新世紀(jì)的宏偉藍(lán)圖上寫出最新、最美的文章,畫出最新、最美的圖畫。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 《檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)與管理》、檔案出版社2003年出版,盛彥主編。

        [2] 《城建檔案管理的理論與實(shí)踐》、檔案出版社2004年出版,劉巨普編著。

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