青島港引航站　黃憲政

原始憑證無紙化問題探索
——以A引航站為例

青島港引航站黃憲政

依托財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》指導(dǎo)意見，結(jié)合引航站打造數(shù)字化服務(wù)平臺的契機(jī)，本文著重闡述了傳統(tǒng)紙質(zhì)簽證單的弊端，以及論證簽證單無紙化模式的可行性，并嘗試構(gòu)建簽證單數(shù)字化流程的基本框架；從引航系統(tǒng)平臺的建立、數(shù)字簽證單的產(chǎn)生、電子簽名的實現(xiàn)、數(shù)字化流程和簽證單無紙化順利實施的保障條件等幾個方面提出可行性的解決方案。引航站簽證單無紙化的實施將推進(jìn)本行業(yè)會計資料信息化改革進(jìn)程，對其他相關(guān)行業(yè)亦有借鑒價值。

引航簽證單無紙化電子簽名

一、引言

2013年12月，財政部發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會［2013］20號）（以下簡稱《工作規(guī)范》）。該文件的發(fā)布對企業(yè)加強(qiáng)會計信息化工作提出了指導(dǎo)性意見。文件的核心精神是現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下會計工作要適應(yīng)社會信息化發(fā)展，創(chuàng)新會計功能，打造會計新理念，使會計資料無紙化模式向前邁出堅實的一步。

引航站是港口專職引航機(jī)構(gòu)，代表國家行使引航主權(quán)，負(fù)責(zé)對進(jìn)出港口的外國籍船舶實行強(qiáng)制引航，并接受遠(yuǎn)洋、近海航運(yùn)公司的申請，提供引航服務(wù)。船舶引航費(fèi)是引航站的主要收入來源，而引航費(fèi)計算的依據(jù)是目前全國各個引航機(jī)構(gòu)廣泛使用的——引航簽證單。引航簽證單是船舶引航信息的重要紙質(zhì)載體，它不僅是會計原始資料的重要憑證，也是具有法律效力的原始憑證。引航簽證單經(jīng)過多年的修改，已經(jīng)形成較為完善的格式文件。2015年中國引航協(xié)會制定了最新一版的簽證單格式，包括了新增的船舶IMO編號等20余項引航數(shù)據(jù)，較為完備的記錄了船舶的基礎(chǔ)資料和進(jìn)出港口的動態(tài)作業(yè)數(shù)據(jù)，為財務(wù)、調(diào)度、業(yè)務(wù)提供了可靠真實的引航信息。在目前的社會大環(huán)境下，各個行業(yè)都在倡導(dǎo)無紙化信息，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙質(zhì)資料，然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會計資料傳輸為紙質(zhì)文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗。據(jù)某大型國企反映，該企業(yè)每年因會計資料打印所帶來的各種成本耗費(fèi)超過3000萬元。平均計算，我國企業(yè)每天因會計資料的打印而發(fā)生的成本超過100萬元。因此，引航站簽證單的無紙化模式在《工作規(guī)范》的指導(dǎo)精神下也將提到議事日程上來。

二、引航站簽證單使用現(xiàn)狀分析

（一）引航船舶艘次決定簽證單使用量以某A大型港口引航站基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為例。某A港口是具有125年歷史的國家特大型港口，是全國重點(diǎn)國有企業(yè)之一。港口吞吐量連續(xù)多年保持世界前十。A港口引航站（簡稱A引航站）隸屬A市交通委，擁有高、中、初級引航員94名，負(fù)責(zé)A港口的船舶引航工作。以A引航站2012年至2015年引航艘次數(shù)據(jù)如表1：

表1　2012-2015年引航艘次統(tǒng)計表

從表1分析可知，近幾年引航艘次曲線變化明顯，雖然受世界航運(yùn)市場低迷的影響，2014年引航艘次同比略微下降，但在2015年國家大力倡導(dǎo)“一路一帶”的發(fā)展格局下，引航艘次整體呈現(xiàn)增長態(tài)勢。在目前簽證單的使用規(guī)范下，一個艘次對應(yīng)一張引航簽證單，所以簽證單的使用量也同比上升。

（二）紙質(zhì)引航簽證單使用帶來的問題（1）需要填寫的項目較多。多達(dá)20項引航數(shù)據(jù)，都是手工填寫，其中重要的項目如引航員上下船時間、船舶起止錨地等，容易筆記不清，書寫不規(guī)范，造成辨識困難，形成錯誤引航數(shù)據(jù)，導(dǎo)致引航費(fèi)計算存在紕漏，給后續(xù)簽證單使用者，尤其是財務(wù)人員工作帶來諸多不便。（2）引航簽證單經(jīng)手環(huán)節(jié)繁雜，使用過程易丟失。紙質(zhì)簽證單使用流程如圖1，從圖1可以看出，簽證單從引航員攜帶上船開始要經(jīng)過船長、調(diào)度、財務(wù)、船代、船公司等眾多環(huán)節(jié)，這其中還包括登記填寫、分揀整理、環(huán)境天氣等不可估量因素的影響，其中哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都直接影響引航數(shù)據(jù)的可靠性和完整性。（3）隨著引航艘次的增加，人工工作量也加大。一個艘次對應(yīng)一張簽證單，以A引航站2015年的艘次量計算，全年使用簽證單就要至少23655份，極大的增加了工作量，還包括印刷保管，審核校驗，財務(wù)檔案留存等諸多環(huán)節(jié)，都額外增加了工作量，不利于工作效率的提升。（4）手工填制的簽證單雖然有引航員和船長的共同簽字確認(rèn)，但是由于流通環(huán)節(jié)較多，而且紙面又沒有任何防偽技術(shù)保證，很容易被第三方在內(nèi)容和數(shù)字上進(jìn)行仿效和篡改，且不易被發(fā)現(xiàn)，影響數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

通過以上分析，可以看出傳統(tǒng)手工填寫簽證單效率低，出錯多，易篡改，已經(jīng)不符合信息時代的會計理念，而且傳統(tǒng)手工處理方式明顯成為取得完整、準(zhǔn)確引航數(shù)據(jù)的掣肘，而且也成為數(shù)字化引航平臺發(fā)展的最大短板。因此在《工作規(guī)范》推出的大背景下，引航會計信息化工作確實需要一次革新的破冰之旅。

圖1　紙質(zhì)簽證單使用流程

三、引航站簽證單無紙化模式探索

本文在以前案例研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合A引航站的生產(chǎn)現(xiàn)狀，探索適應(yīng)現(xiàn)階段政策規(guī)范要求的無紙化模式體系，以滿足信息時代發(fā)展的會計理念。

（一）探索之路一——創(chuàng)建引航系統(tǒng)數(shù)字平臺引航系統(tǒng)數(shù)字平臺是一個連接引航員移動終端、后臺服務(wù)器、CA中心、時間戳服務(wù)器、引航計費(fèi)、門戶網(wǎng)站等應(yīng)用的交互紐帶，它是集傳入船舶資料、執(zhí)行電子簽名、形成數(shù)字簽證單、加蓋時間戳、計算引航費(fèi)等眾多功能于一身的交互平臺。傳統(tǒng)手工簽單，需要引航員將簽證單帶回交給調(diào)度，調(diào)度手工錄入登船時間，上下船錨地，使用拖輪等動態(tài)引航數(shù)據(jù)。手工錄入費(fèi)時、費(fèi)力、易錯、易篡改，且數(shù)據(jù)可靠性差。采用引航系統(tǒng)數(shù)字平臺，基礎(chǔ)船舶資料由船代（或船公司）在船舶到港前傳入后臺服務(wù)器，引航員完成引航作業(yè)，船舶引航動態(tài)數(shù)據(jù)一經(jīng)電子簽名確認(rèn)，同步傳入數(shù)字平臺服務(wù)器，省卻引航員手工填寫、調(diào)度手工錄入等環(huán)節(jié)，也杜絕了在流通環(huán)節(jié)中人為篡改數(shù)據(jù)的可能性，增加了數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，而且便于數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計，極大提高了當(dāng)天作業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率，為生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)度決策提供了有力的時間保障和數(shù)據(jù)安全。

（二）探索之路二——開發(fā)數(shù)字簽單模塊功能，嵌入簽證單電子文件格式，連接引航系統(tǒng)數(shù)字平臺A引航站自2009年開始和高校科研院所合作開發(fā)適用于船舶引航工作的引航系統(tǒng)（獲得引航協(xié)會新型船舶引航系統(tǒng)二等獎），極大提高了引航員的工作效率，為引航簽證單無紙化奠定了基石。引航系統(tǒng)可以在移動智能終端設(shè)備上安裝使用（支持安卓和IOS系統(tǒng)），它可以提供AIS船舶定位，電子海圖顯示，港口24小時水文信息，潮汐信息，船舶資料查詢，作業(yè)量統(tǒng)計等多種用途，能夠讓引航員第一時間及時掌握船舶動態(tài)等各種信息，提前做好引航準(zhǔn)備工作。

鑒于引航系統(tǒng)可以在移動終端上使用，可以在此基礎(chǔ)上增加一個引航簽證單模塊，組建引航系統(tǒng)數(shù)字平臺，進(jìn)一步完善引航系統(tǒng)功能。數(shù)字簽證單可以比照紙質(zhì)簽證單囊括的20項引航數(shù)據(jù)，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一電子編號，支持OFFICE、PDF等格式文件便于傳輸備份?；A(chǔ)船舶資料由船代提供數(shù)據(jù)，動態(tài)引航數(shù)據(jù)由船長和引航員共同確認(rèn)，并附有電子簽名和時間戳，最后在引航系統(tǒng)數(shù)字平臺上生成數(shù)字簽證單。

（三）探索之路三——提出電子簽名實現(xiàn)的方案基于引航簽證單的特點(diǎn)必須有船長和引航員的共同簽名才具有法律效力；同時《工作規(guī)范》中指出必須獲得第三方認(rèn)證的可靠的電子簽名才能滿足無紙化的條件。目前解決電子文檔的簽名是通過第三方CA認(rèn)證得以實現(xiàn)，首先簽名者必須通過第三方CA機(jī)構(gòu)對簽名者的資質(zhì)和身份的鑒定，然后同意為其發(fā)放標(biāo)識合法身份的數(shù)字證書，最后簽名者獲得簽發(fā)的數(shù)字證書及USBkey（個人秘鑰）。CA機(jī)構(gòu)可以對引航員的資質(zhì)和身份進(jìn)行統(tǒng)計鑒定并發(fā)放個人秘鑰，這是一個相對固定的群體；而對于眾多的船長（且大多數(shù)是外國籍）進(jìn)行事先身份鑒定并頒發(fā)一定期限內(nèi)有效的數(shù)字證書，無論從經(jīng)濟(jì)成本還是可操作性等方面都無法滿足生產(chǎn)環(huán)境的要求。因此結(jié)合市場上的其他電子簽名的案例，筆者提出以手寫簽名采集設(shè)備和CA證書簽名機(jī)制相結(jié)合，推出無固定群體電子簽名方案。其核心思路是通過手寫簽名筆跡采集設(shè)備完成對船長的筆跡采集并傳送至CA中心，CA中心根據(jù)事先船代公司傳送的船長預(yù)留簽名與采集的簽名比對成功后，實時為船長頒發(fā)一張只針對本次引航過程有效的數(shù)字證書，從而實現(xiàn)船長對引航簽證單的電子簽名。至此數(shù)字化簽證單得到引航員和船長的電子簽名并經(jīng)過第三方CA認(rèn)證，滿足了《工作規(guī)范》的必須條件，引航站簽證單無紙化模式就此建立。

（四）探索之路四——引航站簽證單無紙化流程描述首先各船代公司登錄A引航站門戶網(wǎng)站，申報船舶引航計劃和船舶信息，這些數(shù)據(jù)信息通過引航系統(tǒng)平臺服務(wù)器寫入引航簽單模塊形成簽證單基本數(shù)據(jù)信息，同時船代公司通過船公司將船長的預(yù)留簽名傳送至CA中心；然后引航員依據(jù)調(diào)度計劃登船完成引航作業(yè)，并用個人秘鑰（USBkey）登錄數(shù)字平臺中的引航簽單模塊確認(rèn)引航動態(tài)數(shù)據(jù)并執(zhí)行電子簽名，同時船長在確認(rèn)引航動態(tài)數(shù)據(jù)無誤后，使用手寫筆跡采集的簽名上傳產(chǎn)生證書請求，CA中心將船長預(yù)留簽名和上傳簽名比對成功后簽發(fā)只針對本次引航過程有法律效力的數(shù)字證書；至此形成加蓋時間戳的數(shù)字化簽證單（包括船舶動靜態(tài)信息+簽名值+時間戳）并存入引航系統(tǒng)平臺服務(wù)器；最后A引航站財務(wù)部門通過簽證單數(shù)據(jù)計算完成費(fèi)用明細(xì)單，各船代公司（船公司）通過A引航站官網(wǎng)查詢、打印簽證單及明細(xì)單，作為此次船舶引航的結(jié)算依據(jù)。引航站簽證單無紙化流程如圖2所示。

四、引航站簽證單無紙化順利實施的保障條件

（一）時間戳系統(tǒng)的應(yīng)用在簽證單電子簽名中引入權(quán)威可信的時間源，提供時間戳服務(wù)，以確保時間環(huán)境的真實可靠。通過引入時間戳系統(tǒng)，可以證明電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時間和可靠性，一旦被惡意修改，系統(tǒng)能夠通過驗證機(jī)制及時發(fā)現(xiàn)，使簽證單中的記錄、修改等操作具有不可抵賴性，從根源上杜絕因為引航員上下船時間填寫不規(guī)范而引發(fā)的爭議。

圖2　引航站簽證單無紙化流程圖

（二）引航協(xié)會的大力支持作為全國引航站的行業(yè)代表，引航協(xié)會應(yīng)大力推行引航站簽證單的無紙化操作，建立全國統(tǒng)一的簽證單無紙化操作的基本規(guī)范和實施細(xì)則，并設(shè)立試點(diǎn)單位，以點(diǎn)帶面，使引航業(yè)快速邁入數(shù)字化時代，以適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（三）引航系統(tǒng)數(shù)字平臺的開發(fā)在引航站簽證單無紙化流程中，手寫筆跡采集設(shè)備與引航員秘鑰登錄都需要移動智能設(shè)備作為橋梁與引航系統(tǒng)數(shù)字平臺連接，并要在數(shù)字平臺上調(diào)用引航數(shù)字簽單模塊進(jìn)行電子簽名加蓋時間戳形成數(shù)字簽證單，所以數(shù)字平臺的開發(fā)要支持市場上現(xiàn)有的移動智能設(shè)備，因此數(shù)字平臺開發(fā)有如下要求：（1）能夠適用多樣性的移動終端的操作系統(tǒng)；（2）一定要保證目前所應(yīng)用的CA體系可以完成證書的發(fā)放或支持將證書直接寫入智能設(shè)備中；（3）能夠在office、pdf等文檔格式中直接插入控件使用，也要在這些文檔格式中直接使用電子簽名；（4）對引航數(shù)字簽單模塊進(jìn)行安全化設(shè)計與實現(xiàn)，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、存儲、訪問過程中的機(jī)密性、完整性和不可抵賴性，同時達(dá)到降低用戶成本、提高系統(tǒng)效率的目的；（5）開發(fā)多種數(shù)據(jù)軟件接口，以連接手寫采集設(shè)備和用戶秘鑰等。

（四）電子簽名實現(xiàn)方案的選擇現(xiàn)在的電子簽名多是建立在PKI方案的基礎(chǔ)上實現(xiàn)，一個完整的PKI方案由認(rèn)證機(jī)構(gòu)（CA中心）、策略管理、數(shù)字證書庫、密鑰備份及恢復(fù)系統(tǒng)、證書作廢處理系統(tǒng)、客戶端證書處理系統(tǒng)等功能模塊組成。引航員在CA中心注冊后，CA中心會頒發(fā)一個唯一的數(shù)字證書，當(dāng)引航員數(shù)量增加或者船長申請的一次性證書增多時，系統(tǒng)服務(wù)器需要對大量增加的數(shù)字證書進(jìn)行維護(hù)與管理，證書的發(fā)布、吊銷、驗證和保存將占用較多資源，甚至影響引航系統(tǒng)數(shù)字平臺的運(yùn)行效率。施榮華、王偉、董健三人提出的利用基于身份的加密、簽名、認(rèn)證等技術(shù)解決了電子簽名中遇到的問題，與現(xiàn)有PKI方案相比，具有成本低、實現(xiàn)簡單、效率高等優(yōu)點(diǎn)。電子簽名方案選取時還要考慮經(jīng)濟(jì)效益成本等因素，下一步在PKI的基礎(chǔ)上可考慮在身份密碼體制下的電子簽名方案的實現(xiàn)。

（五）加強(qiáng)引航員使用電子簽名的法律意識引航員作為電子簽名的使用者，其法律意識的培養(yǎng)、法律觀念的形成都需要一個過程，且數(shù)字簽證單的建立和推廣又對引航員提出了更高的要求。引航站在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中要針對性的對引航員加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，如不允許個人“私鑰”隨便轉(zhuǎn)借他人，要養(yǎng)成良好的安全意識、證據(jù)意識，這也是保證數(shù)據(jù)安全和會計原始資料真實的基礎(chǔ)和前提。

（六）全方位降低開發(fā)成本一方面引航系統(tǒng)數(shù)字平臺的開發(fā)需要支付大量研發(fā)資金，引航站可在政策允許的范圍內(nèi)積極爭取稅收優(yōu)惠政策，抵減所得稅，為企業(yè)減負(fù)；另一方面引航站可以憑借業(yè)務(wù)量較大的規(guī)模優(yōu)勢與CA機(jī)構(gòu)簽訂優(yōu)惠協(xié)議，從而降低電子簽名使用費(fèi)的單位成本。

（七）強(qiáng)化系統(tǒng)平臺風(fēng)險管理，為數(shù)據(jù)安全“保駕護(hù)航”系統(tǒng)平臺需要連接引航站、CA機(jī)構(gòu)、各船代（船公司）、港務(wù)、海事等眾多關(guān)聯(lián)單位，每日大量數(shù)據(jù)要經(jīng)過層層傳遞與交換，因此引航站應(yīng)按COSO五個要素的要求加強(qiáng)內(nèi)部控制，審視網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險帶來的數(shù)據(jù)安全問題。首先引航站內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立數(shù)據(jù)信息管理制度，明確責(zé)任，保護(hù)數(shù)據(jù)和信息免于無權(quán)接觸或隨意變更；其次平臺使用各方要對數(shù)據(jù)管理達(dá)成共識，建立、執(zhí)行并維護(hù)有效的數(shù)據(jù)管理計劃，以保證數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。

簽證單無紙化流程涉及眾多單位和個人，包括相關(guān)船代、船公司、船長、拖輪公司、港口單位、CA中心、甚至引航協(xié)會的支持等。這就需要引航站在實施無紙化模式前與這些相關(guān)單位聯(lián)系溝通、確認(rèn)方案，包括數(shù)字簽證單的使用規(guī)定、電子簽名的法律效力、糾紛如何解決等等事宜。簽證單無紙化模式的建立需要多方合作，群策群力，共同推動會計資料無紙化規(guī)范、健康的發(fā)展。

［1］施榮華、王偉、董?。骸痘谏矸菝艽a體制的電子病歷系統(tǒng)安全方案》，《計算機(jī)應(yīng)用研究》2013年第7期。

［2］畢秀玲、劉延芳：《COSO新內(nèi)部控制框架視角下的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險管理》，《財務(wù)與會計》2016年第2期。

（編輯陳 玲）