張斌

摘 要：文章簡述了醫(yī)院人力資源管理與檔案管理的關(guān)系，分析了人力資源管理中檔案管理目前存在的弊端，提出了改進(jìn)人力資源管理中檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人力資源管理 檔案管理 弊端 改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）02-262-02

全國衛(wèi)生體制改革進(jìn)一步深化的要求，加快了各級(jí)、各類醫(yī)院科學(xué)化管理的步伐，人力資源管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)的切實(shí)可行的科學(xué)管理方法。檔案管理特別是人事檔案管理在人力資源管理中至關(guān)重要，人事檔案管理質(zhì)量好壞直接影響人力資源管理的實(shí)效性。

一、人力資源管理與檔案管理的關(guān)系

所謂人力資源管理，是指“通過采用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)人的思想心理和行為進(jìn)行有效的管理，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，以達(dá)到組織的目標(biāo)”。人力資源管理的根本是對(duì)人的有效管理。所謂檔案管理是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人將在社會(huì)活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。事業(yè)單位（包括醫(yī)院）檔案分類中的干部職工檔案即人事檔案，人事檔案管理是指國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄個(gè)人工作經(jīng)歷、思想品質(zhì)、能力業(yè)績等真實(shí)的歷史材料，經(jīng)過收集、整理、集中保管及提供利用的活動(dòng)。人事檔案管理是以個(gè)人為單位進(jìn)行的行之有效的管理。兩者存在著密不可分的關(guān)系，人事檔案為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人事信息數(shù)據(jù)，是有效進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)。在醫(yī)院人力資源管理過程中，要想保持人力與物力的最佳比例狀態(tài)，就要對(duì)人力資源進(jìn)行合理高效地配置，做到最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，故必須不斷補(bǔ)充、完善人事信息檔案，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，兩者相互隸屬、影響，相互促進(jìn)、發(fā)展。

二、人力資源管理中檔案管理目前存在的弊端

人力資源管理隨著社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，管理模式發(fā)生了重大變化，新的人力資源管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，而人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。目前，醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀已越來越不適應(yīng)醫(yī)院人力資源發(fā)展的需求，表現(xiàn)為以下幾方面：

1.檔案管理不集中、統(tǒng)一。根據(jù)“山西省企業(yè)科技事業(yè)單位有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，干部職工檔案即人事檔案屬于醫(yī)院檔案分類中的一類，應(yīng)該在綜合檔案部門保管使用，但在實(shí)際工作中，干部職工檔案均在人事部門保管使用，而且歸檔時(shí)存在重復(fù)歸檔現(xiàn)象，即綜合檔案部門保管的行政管理檔案中有人事檔案保存的內(nèi)容，而人事檔案中也有行政管理檔案中保存的內(nèi)容，實(shí)踐中也沒有統(tǒng)一口徑的歸檔要求，勢(shì)必形成在管理體制上的多頭分散管理現(xiàn)象，破壞了檔案集中統(tǒng)一保管的原則，不利于檔案查閱工作及檔案資源的共享。這種管理體制下，“棄檔”、“死檔”數(shù)量增多；檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性較差；職責(zé)不清、互相扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，造成人、財(cái)、物的極大浪費(fèi)。

2.檔案歸檔工作欠規(guī)范。一是檔案用材不符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，如：立卷時(shí)紙張規(guī)格大小不等；案卷皮、檔案盒等不是無酸紙制等；二是歸檔材料不準(zhǔn)確、完整，如：歸檔與否不準(zhǔn)確，歸檔內(nèi)容交叉重復(fù)，歸檔材料有失真、涂改、丟失等現(xiàn)象；三是歸檔案卷質(zhì)量不高，如：人事檔案材料中主要反映的是個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)關(guān)系等傳統(tǒng)內(nèi)容，而適應(yīng)人力資源管理的反映個(gè)人實(shí)際工作能力、創(chuàng)新能力、個(gè)人業(yè)績成果等內(nèi)容材料較少，甚至沒有；四是醫(yī)院人事檔案管理與檔案業(yè)務(wù)部門脫離，人事檔案工作不在綜合檔案部門的監(jiān)督之下，由于缺乏檔案部門的專業(yè)培訓(xùn)和統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也沒有制定《人事檔案歸檔范圍和保管期限表》，致使檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)、文檔格式等。

3.檔案管理理念、管理手段和人員素質(zhì)滯后。一是醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)沒有正確樹立檔案管理理念，認(rèn)為此項(xiàng)工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，在醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程中無足輕重，只重視醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)，不注重檔案工作。二是檔案工作者缺乏改革和創(chuàng)新理念，管理檔案只停留在保管和正常的提供利用上。三是醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理階段，大量的手工操作仍貫穿于檔案工作中，雖然有些簡單的信息化設(shè)備，但是離真正的檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)相差甚遠(yuǎn)，大大降低了工作效率，不能充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要作用。四是醫(yī)院人事檔案管理的人員普遍素質(zhì)不高，表現(xiàn)為：檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定、專職人員少，且受過檔案專業(yè)教育的幾乎沒有，管理者文化程度不高，專業(yè)水平、綜合素質(zhì)較低，不利于檔案的信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。

三、改進(jìn)人力資源管理中的檔案管理的措施

1.樹立科學(xué)、先進(jìn)的檔案管理理念。醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理，要從戰(zhàn)略高度出發(fā)，認(rèn)識(shí)到其在人力資源管理中的重要地位，認(rèn)識(shí)到檔案管理和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)同等位置，同樣重要，從而在科學(xué)合理配置人員，配備現(xiàn)代化檔案設(shè)施等方面予以大力支持，下大力氣抓好檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，確保人事檔案為人力資源管理提供堅(jiān)強(qiáng)有力的后盾。

2.建立健全統(tǒng)一、完善的檔案管理機(jī)制。醫(yī)院要從整體出發(fā)，考慮和規(guī)劃建設(shè)綜合、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，建立綜合檔案部門，將分散管理的人事檔案進(jìn)行合并整合，按照有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)，合理配置，統(tǒng)籌管理，建立統(tǒng)一完整的檔案管理機(jī)構(gòu)，健全嚴(yán)格的檔案規(guī)章制度，確保檔案管理的統(tǒng)一性、整體性和協(xié)調(diào)性，真正發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的制度化、規(guī)范化。適應(yīng)人力資源管理的要求，制度化、規(guī)范化管理人事檔案。按照檔案管理的有關(guān)制度和要求，在人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、借（查）閱、利用服務(wù)及檔案裝具、庫房建設(shè)等方面，建立一系列規(guī)范、完整的檔案管理制度，做到收集材料真實(shí)、完備；整理材料及時(shí)、合理；歸檔材料準(zhǔn)確、完整；鑒別材料去偽存真；查閱檔案堅(jiān)持原則、安全保密；提供利用更新觀念，積極、主動(dòng)開發(fā)利用人事信息資源。檔案硬件設(shè)施符合要求，整齊劃一，確保規(guī)范的人事檔案更好地服務(wù)于醫(yī)院人力資源管理。

4.加快檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程。醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理制度已不適應(yīng)日益發(fā)展的人力資源管理的要求，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，醫(yī)院必須將信息化建設(shè)擺上重要議事日程，積極投資建設(shè)數(shù)字化檔案管（下轉(zhuǎn)第265頁）（上接第262頁）理、電子檔案管理等先進(jìn)的管理技術(shù)，盡快將檔案管理網(wǎng)絡(luò)化納入醫(yī)院的信息化建設(shè)中，建立包括人事檔案信息系統(tǒng)在內(nèi)的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)終端和系統(tǒng)互通互聯(lián)，加快高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立能夠適應(yīng)人力資源管理需要的智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理系統(tǒng)，為檔案需要者提供更便捷的服務(wù)。與此同時(shí)，努力提高檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員，不斷加強(qiáng)對(duì)人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，檔案管理人員也需要不斷提高自身的綜合素質(zhì)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，以勝任醫(yī)院人力資源檔案管理工作的需要。

總之，醫(yī)院人力資源管理中的檔案管理在醫(yī)院的人才培養(yǎng)建設(shè)和醫(yī)院兩個(gè)效益的發(fā)展等方面起著十分重要的作用，科學(xué)、有效及規(guī)范的人事檔案管理對(duì)醫(yī)院建立和開發(fā)人力資源具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，醫(yī)院管理層要以戰(zhàn)略發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)到人力資源管理中檔案管理的重要性，深入了解和正視人力資源管理中檔案管理存在的弊端，大膽改革創(chuàng)新，以先進(jìn)的管理觀念，管理技術(shù)和管理手段，科學(xué)有效充分發(fā)揮人力資源發(fā)展中檔案管理的重要作用，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：山西省榮軍醫(yī)院 山西太原 030000）（責(zé)編：李雪）