王燕

摘 要：在國有企業(yè)的發(fā)展中，管理好企業(yè)對企業(yè)的發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。而在企業(yè)的管理中，人力資源的管理是其中的重中之重，在管理過程中對職工的人事檔案管理是一個重要的環(huán)節(jié)，因此提高人事檔案管理的效率對企業(yè)的發(fā)展有著積極地促進(jìn)作用。在煙草國有企業(yè)人事檔案的管理中也是如此，目前其人事檔案管理還存在著效率低下等方面的問題，需要通過一些措施來提高人事檔案的管理效率。本文就煙草國有企業(yè)的人事檔案管理進(jìn)行了分析，分析提高其管理效率的具體措施。

關(guān)鍵詞：煙草國有企業(yè)；人事檔案管理；效率提升

一、整理歸檔電子文件

電子文件是隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展起來的，它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，方便快捷是它最大的特點(diǎn)，其特點(diǎn)也符合了時代的要求，影響著煙草國有企業(yè)的管理模式和管理觀念。在社會和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展中，出現(xiàn)了企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)，這一信息網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不僅僅改變了信息的載體，還改變了管理模式和管理觀念，但這種改變方便了人事管理工作，提高了工作效率和管理水平。[1]運(yùn)用電子文件使得文件處理工作與檔案工作之間的差距越來越模糊，在管理上加速了文檔一體化，從文件的輸入到整理、分類、歸檔的進(jìn)行都可以借助于計算機(jī)，這對檔案管理工作來說也是一種創(chuàng)新與發(fā)展，提高其工作效率和質(zhì)量。

二、使用信息化管理的方式

煙草國有企業(yè)以往的人事檔案管理模式過于陳舊，缺乏對信息的有效管理，因此采用信息化的管理方式可以有效加強(qiáng)管理的效果，也能促進(jìn)今后煙草國有企業(yè)的人事檔案管理中檔案利用服務(wù)的優(yōu)質(zhì)、高效和迅速。若想實(shí)現(xiàn)煙草國有企業(yè)人事檔案管理效率的提升，就需要在人事檔案管理上緊跟時代的步伐，做到現(xiàn)代化的管理。現(xiàn)代化的管理有利于信息的歸納與整理，不斷開發(fā)新的信息，當(dāng)然這種現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)還需要滿足諸多的條件，人事檔案部門就需要協(xié)調(diào)各個方面來實(shí)現(xiàn)這些條件因素。在煙草國有企業(yè)，信息化的管理是通過計算機(jī)對職工的檔案信息進(jìn)行分類歸納，隨后使用網(wǎng)絡(luò)建立優(yōu)秀人才庫和人力資源庫。在這一過程中，還需要借助計算機(jī)的儲存功能儲存人事檔案的相關(guān)信息，在儲存過程中，為方便后期管理，需要對煙草國有企業(yè)內(nèi)部的職工進(jìn)行分類。[2]在進(jìn)行分類時一般按照勞務(wù)人員、短期聘用人員以及正式職工這三各方面進(jìn)行分類，在分類后可對職工進(jìn)行編號，在今后的管理工作中可以通過這些編號輕易的找到職工相關(guān)資料和信息。

三、實(shí)現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理

國有煙草企業(yè)的人事檔案管理主要包括收集、鑒別、整理、借閱以及更新等工作，在這些工作中要做到極致完善才能真正提高人事檔案管理的效率。在收集人事檔案的時候要做到檔案完整沒有遺漏且收集迅速；在鑒別職工檔案真實(shí)度時要做到精準(zhǔn)無誤，防止有些檔案資料以假亂真；在整理人事檔案時要做到科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)；如果內(nèi)部員工或領(lǐng)導(dǎo)借閱檔案資料，一定要確保人事檔案時刻處于安全的地方，不會出現(xiàn)丟失等情況；在公司人事方面發(fā)生變動等情況時，需要及時更新檔案資料，確保人事檔案的完整全面。不僅如此，對于煙草國有企業(yè)內(nèi)部優(yōu)秀的職工還要建立優(yōu)秀人才庫將他們納入其中，再優(yōu)秀人才庫中也要建立各種分類，將不同資質(zhì)和能力的職工歸入到其相應(yīng)的分類中，便于管理。[3]并且在今后煙草國有企業(yè)在任用職工對其進(jìn)行選拔的過程中，就可以參考這一優(yōu)秀人才庫的分類進(jìn)行選擇，這種優(yōu)秀人才庫的建立可以促進(jìn)各方面工作的便捷高效，使得人事檔案在企業(yè)日常運(yùn)行中發(fā)揮其本身的價值和作用。

四、強(qiáng)化人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

人事檔案管理的核心就在于其管理人員，人事檔案的電子化、信息化都是需要有著相對較好的專業(yè)知識，所以煙草國有企業(yè)在進(jìn)行管理人員的選擇上也要選擇高素質(zhì)人才，以便對人事檔案進(jìn)行管理。人事檔案管理人員在從事這一工作是必須要快速完成角色轉(zhuǎn)換，由原本的實(shí)體管理者過渡到信息的發(fā)布者和管理者，還要精通于計算機(jī)的使用，能夠掌握數(shù)字化、信息化的管理手段，通過這些手段實(shí)現(xiàn)對人事檔案的有效管理。在檔案管理人員正式上崗之前，需要對其進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)包括兩個方面，業(yè)務(wù)技能、基礎(chǔ)理論以及現(xiàn)代化信息技術(shù)。這些培訓(xùn)內(nèi)容也就說明了檔案管理人員必須在檔案學(xué)上有著深厚的理論知識，對檔案的分類管理、文件的管理都有相關(guān)的知識儲備，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行培訓(xùn)才能確保檔案管理人員能夠很好地進(jìn)行管理工作。[4]而在現(xiàn)代信息技術(shù)上，檔案管理人員也必須有著豐富的網(wǎng)絡(luò)知識，懂得如何運(yùn)用相關(guān)的管理軟件，這樣才能確保檔案管理工作的順利開展，系統(tǒng)運(yùn)行安全穩(wěn)定。

五、結(jié)語

煙草國有企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理時，需要對其不足進(jìn)行及時的修正，面對效率低下的問題，需要及時采取相應(yīng)的措施來提高人事檔案管理的效率，工作效率的提高能夠促使人事檔案管理最大程度的發(fā)揮其作用。本文從整理歸檔電子文件、使用信息化管理的方式、實(shí)現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理以及強(qiáng)化人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等措施實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率的提高，使得煙草國有企業(yè)能夠更穩(wěn)定、長久的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雪梅，李育冬. 基于HRM的國有企業(yè)人事檔案管理工作分析[J]. 蘭臺世界，2015，No.46608：64-65.

[2]王雪梅. 試論國有企業(yè)人事檔案信息管理的作用[J]. 市場周刊（理論研究），2015，03：99-101+116.

[3]孫培培. 國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨向的探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，No.23704：164.

[4]楊麗茹. 淺析國有企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，No.20015：185.