亓海燕（江蘇省泰州地方稅務(wù)局檔案管理中心,,江蘇泰州，22530025300）

淺談稅務(wù)檔案電子化管理

亓海燕
（江蘇省泰州地方稅務(wù)局檔案管理中心,,江蘇泰州，22530025300）

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了重大變化，納稅人的經(jīng)營方式日趨多元化，地稅部門的稅收征管工作面臨著新的挑戰(zhàn)。強(qiáng)化稅源監(jiān)控與管理、提升稅收征管效率是增加稅收收入的重要途徑。稅收征管檔案是摸清稅源、強(qiáng)化管理的重要憑據(jù)，在保障稅收工作、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、建設(shè)和諧社會中扮演著重要角色。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，稅務(wù)檔案的種類與載體呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展態(tài)勢，數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)的稅務(wù)檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前稅務(wù)工作的需求，積極探索新型、高效的電子檔案管理手段，已成為稅務(wù)檔案管理者的重要任務(wù)。

一、電子檔案管理在稅務(wù)檔案工作中的意義

1.促進(jìn)稅務(wù)檔案資源共享

稅收征管檔案是反映稅收征納關(guān)系的第一手資料，是納稅人依法納稅、稅務(wù)人員依法征稅的原始依據(jù)。同時，稅收征管檔案也是稅務(wù)部門掌握稅源動態(tài)、制定稅收計劃的基本依據(jù)。要發(fā)揮稅務(wù)檔案的憑證和參考作用，需要實現(xiàn)稅務(wù)檔案的資源共享，使其在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)無障礙流通和共享。稅務(wù)檔案通過數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過互聯(lián)網(wǎng)能夠安全保存、高效流通和共享，提高稅務(wù)檔案的利用率。稅務(wù)部門通過對稅務(wù)檔案的分析研究，能夠從宏觀角度把握稅源變化情況，并根據(jù)國家宏觀政策和經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢預(yù)測稅收情況，進(jìn)而制定更加科學(xué)合理、準(zhǔn)確務(wù)實的稅收計劃，為更好地完成稅收任務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。

2.促進(jìn)“兩提高、兩降低”的全面實現(xiàn)

圖1電子檔案管理系統(tǒng)示意圖

隨著稅收征管改革的不斷深化，改革的重點越來越側(cè)重于提高稅收征管質(zhì)量與效率、實現(xiàn)“兩提高、兩降低”的目標(biāo)?！皟商岣摺奔醇{稅人滿意度的提高和稅法遵從度的提高，“兩降低”即稅收流失率的降低和征納成本的降低。電子檔案管理手段的推行，能夠極大地促進(jìn)稅務(wù)信息共享，方便稅務(wù)檔案信息的搜集與利用，在促進(jìn)“兩提高、兩降低”全面實現(xiàn)方面有著無可替代又無可比擬的作用。將電子檔案管理方式應(yīng)用于稅務(wù)檔案管理工作，能有效減輕稅務(wù)檔案管理工作人員的勞動負(fù)荷，促進(jìn)稅務(wù)檔案管理工作效率與質(zhì)量不斷提高，使稅務(wù)檔案資源充分發(fā)揮其應(yīng)有價值。

如圖1所示，應(yīng)用以電子檔案管理平臺為核心的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)連接用戶與稅務(wù)機(jī)關(guān)，整合稅收征管業(yè)務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)檔案管理系統(tǒng)等信息平臺，促進(jìn)稅務(wù)檔案信息的共享與流通，實現(xiàn)稅務(wù)檔案的征集、建檔、服務(wù)一體化，為稅務(wù)部門推行異地涉稅審批、涉稅業(yè)務(wù)同城通辦、征管監(jiān)控甚至國地稅聯(lián)合辦稅等服務(wù)奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.促進(jìn)信息管稅的全面實現(xiàn)

信息管稅是利用信息技術(shù)手段，解決征納雙方信息不對稱問題，完善稅收征管機(jī)制和稅源管理體系，提升稅收征管水平，實現(xiàn)稅收分析、納稅評估、稅務(wù)稽核、稅源監(jiān)控四位一體的重要途徑。借助圖1所示的稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)，納稅人可利用計算機(jī)和掃描儀方便快捷地辦理涉稅事項，稅務(wù)機(jī)關(guān)工作人員也可利用電子檔案管理系統(tǒng)輔助開展稅收分析、納稅評估、稅務(wù)稽查、行政應(yīng)訴等各項工作，在稅收檔案的分析應(yīng)用過程中實現(xiàn)動態(tài)資料與靜態(tài)資料的完整結(jié)合，為信息管稅的全面實現(xiàn)發(fā)揮推動作用。

二、稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀分析

近年來，我國各級稅務(wù)部門對電子檔案管理進(jìn)行了積極的嘗試，但目前成效并不十分理想，主要存在以下問題：

1.稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)軟、硬件不完善

電子檔案管理的有效實施，需要良好的軟件條件和硬件配置，但目前我國許多基層稅務(wù)部門受經(jīng)費(fèi)、技術(shù)限制，在稅務(wù)檔案設(shè)施、設(shè)備建設(shè)方面相對滯后。一些檔案數(shù)字化的相關(guān)設(shè)備例如電腦、掃描儀等以及相關(guān)檔案管理軟件缺乏，且現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備維護(hù)不夠，導(dǎo)致稅收征管信息化建設(shè)與稅務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)脫節(jié)，稅務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)、利用、開發(fā)水平較低，制約了地稅電子檔案管理的有效性。

2.稅務(wù)電子檔案安全保密工作滯后

做好稅務(wù)電子檔案安全管理和保密工作，對于維護(hù)稅務(wù)電子檔案的信息安全和提升稅務(wù)電子檔案管理工作的科學(xué)性與有效性有著重要的意義。目前，稅務(wù)部門電子檔案平臺建設(shè)相對來說并不完善，尤其是在安全建設(shè)方面相對滯后，稅務(wù)電子檔案面臨著計算機(jī)病毒、黑客攻擊等多重網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患。另外，由于電子檔案管理的應(yīng)用尚處于起步階段，許多稅務(wù)部門尚未建立電子檔案數(shù)據(jù)災(zāi)備系統(tǒng)，一旦遭受黑客攻擊或病毒侵襲，稅務(wù)電子檔案極易丟失或被篡改，進(jìn)而對稅收征管工作造成嚴(yán)重打擊和不可估量的損失。因此，積極完善稅務(wù)電子檔案管理平臺并強(qiáng)化安全管理勢在必行。

3.稅務(wù)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后

稅務(wù)電子檔案經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一了稅務(wù)電子檔案格式、內(nèi)容，能夠提升電子檔案共享效率和利用價值。但目前稅務(wù)部門對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定尚未引起足夠的重視，尤其是電子檔案管理與考核制度亟待完善。電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，應(yīng)結(jié)合稅務(wù)檔案工作的范圍、內(nèi)容、特點、要求等，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，出臺統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方法規(guī)范，才能有效推進(jìn)稅務(wù)電子檔案建設(shè)進(jìn)程，早日實現(xiàn)全面的電子稅務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、電子檔案管理在稅務(wù)檔案工作中的應(yīng)用措施

為解決稅務(wù)電子檔案管理中的現(xiàn)有問題，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢，地稅系統(tǒng)檔案部門可探索采用以下措施：

1.健全電子檔案管理平臺

完善的電子檔案管理平臺是稅務(wù)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，對此應(yīng)采取以下對策：第一，結(jié)合總局“金稅三期”工程的推進(jìn)和試點，在稅收征管電子化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中，進(jìn)一步完善、改進(jìn)，提升安全性與流暢度。第二，完善功能模塊。在劃分檔案采集、整理、歸檔、管理、應(yīng)用及系統(tǒng)管理六大模塊的基礎(chǔ)上，細(xì)化每個模塊的功能，尤其是強(qiáng)化高速掃描、高拍儀采集、本地上傳功能的建設(shè)，提高納稅人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的便捷性。為充分發(fā)揮電子檔案資源的利用價值，應(yīng)對“檔案應(yīng)用模塊”的定義進(jìn)行拓展，將檔案查詢、檔案采集情況查詢、檔案統(tǒng)計查詢、稅務(wù)電子書、電子文件展示等功能納入檔案利用模塊，為稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)外的檔案資源需求者提供便捷的查閱、咨詢服務(wù)。第三，隨著地稅部門電子檔案管理水平的不斷提高，應(yīng)積極溝通國、地稅電子檔案系統(tǒng)，促進(jìn)納稅人檔案信息在國地稅網(wǎng)絡(luò)間的流通，提高納稅人向國、地稅機(jī)關(guān)報送資料一致性、真實性、準(zhǔn)確性。

2.科學(xué)設(shè)計電子檔案管理目錄

一般來說，稅務(wù)電子檔案由核心征管申報數(shù)據(jù)和實物檔案資料掃描形成的電子影像資料共同構(gòu)成。

圖2　稅務(wù)電子檔案形成流程

如圖2所示，核心征管數(shù)據(jù)通常需要納稅人自己或稅務(wù)工作人員直接錄入電子檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)申報材料需通過掃描等手段動態(tài)生成影像資料納入電子檔案系統(tǒng)?！半娮訖n案”涵蓋的信息種類十分復(fù)雜，要更好地保存和利用這些電子檔案，必須結(jié)合業(yè)務(wù)性質(zhì)建立詳細(xì)的電子檔案目錄?？上葘㈦娮訖n案劃分為稅務(wù)登記類、納稅申報類、發(fā)票管理類、認(rèn)定證明類、稅收會計類、稅收優(yōu)惠類、行政處罰類、財務(wù)報表類、納稅評估類、稅務(wù)稽查類和綜合管理類等檔案門類。在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行細(xì)分目錄的設(shè)計，最終形成科學(xué)合理的電子檔案管理目錄樹，為開展電子檔案信息的歸檔、管理、利用與開發(fā)工作打下堅實的基礎(chǔ)。

3.強(qiáng)化電子檔案系統(tǒng)安全管理

為保障電子檔案資源安全性，應(yīng)采取以下安全管理措施：首先，要強(qiáng)化使用者身份認(rèn)證，確保檔案管理人員物理身份與數(shù)字身份完全相符。稅務(wù)管理人員應(yīng)按照單位要求規(guī)范采用內(nèi)部CA進(jìn)行身份認(rèn)證。其次，要提升數(shù)據(jù)傳輸安全性，通過訪問控制、信息過濾、防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離等技術(shù)的綜合運(yùn)用來防范數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全風(fēng)險。再次，要對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，使非法獲取稅務(wù)檔案信息者無法識別盜取信息的內(nèi)容，可采用對稱密鑰、非對稱密鑰、專用密鑰等技術(shù)實現(xiàn)。在電子檔案管理過程中，檔案人員應(yīng)對關(guān)鍵數(shù)據(jù)有選擇性地采用恰當(dāng)?shù)募用軐Σ摺?/p>

4.完善電子檔案管理與考核制度

完善的稅務(wù)電子檔案管理與考核制度，能夠使稅務(wù)電子檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，能夠提升檔案人員在電子檔案管理工作中的規(guī)范性和積極性。首先，依據(jù)《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)檔案管理辦法》，結(jié)合地稅部門稅收征管范圍、業(yè)務(wù)特點、服務(wù)對象等實際條件，對照單位信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)與總體規(guī)劃，建立本單位的稅務(wù)檔案管理規(guī)章制度，尤其要強(qiáng)調(diào)和細(xì)化與電子檔案管理有關(guān)的制度建設(shè)。其次，明確稅務(wù)電子檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)電子檔案管理工作監(jiān)督、校驗，處理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的建議。最后，完善電子檔案管理工作的績效考核體系。結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)建立的“橫向到邊、縱向到底”的績效考評模式，對稅務(wù)電子檔案的采集、歸檔、移送、開發(fā)等各項工作建立明確指標(biāo)，制定相應(yīng)的考核方法，納入績效考評指標(biāo)體系，并給予相應(yīng)的獎懲措施，以激勵稅務(wù)檔案人員不斷提升自身綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化電子檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理者個人與檔案管理工作的共同進(jìn)步、共同成長。

綜上所述，電子檔案管理的應(yīng)用，能夠促進(jìn)稅收征管工作達(dá)到“兩提高、兩降低”的目標(biāo)，有利于信息管稅的全面實現(xiàn)，在稅務(wù)檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著積極作用。當(dāng)前，我國稅務(wù)單位電子檔案管理的應(yīng)用水平有待提高，尤其是在檔案管理軟硬件條件、檔案保密、檔案規(guī)范化建設(shè)等方面。鑒于此，積極改進(jìn)電子檔案管理方法，完善稅務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立有效的電子檔案管理與考核制度，是稅務(wù)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。稅務(wù)檔案部門應(yīng)立足現(xiàn)實，從強(qiáng)化平臺建設(shè)、細(xì)化電子檔案目錄體系、強(qiáng)化電子檔案安全管理等方面做起，充分發(fā)揮電子檔案管理在稅務(wù)工作中的作用，實現(xiàn)稅務(wù)檔案為人民服務(wù)的價值。

［1］王萍，張帥，張詩敏.國外近十年電子檔案研究述評［J］.檔案學(xué)通訊.2011(3):58-62.

［2］白云.國內(nèi)外聲像檔案長期保存實踐研究［J］.檔案.2013(5):57-59.

［3］楊茜茜.我國文件檔案“雙軌制”管理模式轉(zhuǎn)型——澳大利亞政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策的啟示［J］.檔案學(xué)研究.2014(3):9-13.

［4］馮惠玲.電子文件管理100問［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社.2014: 20,85.

［5］陳永生，楊茜茜，候衡等.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：問題與思考［J］.檔案學(xué)研究.2015(2):28-37.

［6］王曉夢.淺議基層稅務(wù)檔案管理存在的問題、成因及對策［J］.科技視界.2014(8):220,235.

［7］高艷霞，張慎武.電子檔案的非結(jié)構(gòu)化存儲方案淺議［J］.蘭臺世界.2012(2):20-21.

［8］肖潤.電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建研究［J］.檔案與建設(shè).2013(1):26-29,42.