唐志榮，余旭鋒，雷彩虹

(浙江理工大學材料與紡織學院，杭州310018)

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新形勢下提高本科教務管理工作效率的策略

唐志榮，余旭鋒，雷彩虹

(浙江理工大學材料與紡織學院，杭州310018)

教務管理工作是高校教學管理的核心，它的水平和質(zhì)量直接影響到高校教學質(zhì)量和發(fā)展。文章從教務管理工作實踐角度應對當前高校的挑戰(zhàn)，對提高工作效率的策略提出了建議。教務管理人員需要樹立高度的工作責任心，確立服務意識，提高自身思想和業(yè)務素質(zhì)；科學合理安排工作次序，重視學分制的過程管理，充分利用學生資源，建立快速多元的聯(lián)系渠道，并處理好同事之間的關(guān)系，努力提高教務管理的工作效率和質(zhì)量。

高校；教務管理；資源；渠道；效率

教務管理部門是執(zhí)行學校教學管理的主要職能部門之一，教務管理工作的水平和質(zhì)量可反映出學校整體教學工作的狀態(tài)[1]。因此，教務管理部門的人員責任重大。當前，我國高校教育正在由大眾化向普及化階段發(fā)展。隨著世界經(jīng)濟全球化、辦學國際化的深入發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，高校學生數(shù)量、辦學規(guī)模和方式與十年前有很大不同，學籍制度和招生方式甚至授課形式也正在發(fā)生變化。

一、當前教務管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)學生數(shù)量及辦學規(guī)模變化的挑戰(zhàn)

《國際教育標準分類》將高等教育適齡人口年齡定位在18歲到22歲之間，根據(jù)國家統(tǒng)計局統(tǒng)計公報中的年度人口總數(shù)和出生率計算得到2006年到2020年間的高等教育適齡人口數(shù)，如圖1 所示。由圖1可見，自2009年我國高等教育適齡人口數(shù)量達到最高后，逐年出現(xiàn)下降，到2020年將下降到8923萬人，約為2009年的四分之三。然而隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國高校毛入學率在逐年提升，教育公報公布數(shù)據(jù)顯示，我國2014年高等教育毛入學率為37.5%，而在2015年達到了40%，在校生規(guī)模已居世界第一。根據(jù)李繼懷[2]建立的模型可預測到2020年我國高校毛入學率可達50%左右，高等教育規(guī)模約達到4500萬人。由此可見，我國高等教育在“十二五”期間規(guī)模擴張將大幅度減緩，但仍然穩(wěn)步上升，預計在“十三五”期間將趨于平穩(wěn)。

圖1　2006—2020年間的我國高等教育適齡人口數(shù)注：數(shù)據(jù)來源于國家統(tǒng)計局年度統(tǒng)計公報1984—2002年中的人口總數(shù)和人口出生率。

在辦學規(guī)模上，根據(jù)2016—2017年中國大學排行榜各地區(qū)高校數(shù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，各地區(qū)高校數(shù)達到2552所，數(shù)量上居世界第二位。這些高校指國內(nèi)具有普通高等教育招生資格的院校(不含軍事類院校和港澳臺地區(qū)高校)，其中普通本科院校945所(包括135所重點大學，662所一般大學，148所民辦本科院校)、271所獨立學院、1336所高職高專(包括民辦高職高專308所)；分10種類型、12個學科門類、92個專業(yè)類和近500個本科專業(yè)。由于近年我國高校招生規(guī)模擴張減緩并且日趨穩(wěn)定，高校之間的優(yōu)質(zhì)生源之“爭奪戰(zhàn)”必將越加激烈，高校的辦學質(zhì)量和影響力成為關(guān)鍵，而教務管理作為高校的核心工作必將接受新的考驗。

(二)經(jīng)濟全球化及辦學國際化的挑戰(zhàn)

隨著世界經(jīng)濟全球化深入發(fā)展，辦學國際化已成為當前世界高等教育發(fā)展的一個重要趨勢。我國《2010—2020年國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出要擴大教育開放、加強教育對外合作交流。因此，國際化辦學是我國高校發(fā)展的趨勢，也是當前我國高校提高辦學水平和聲譽的途徑之一[3]。辦學國際化就是辦學理念、要素和行為跨越國界進行互動的過程和現(xiàn)象，它是將“國際化”整合到高校的教學、科研和社會服務等功能中的過程。它的具體表現(xiàn)有學生的國際化、師資的國際化及課程的國際化，還需要有一定的國際合作、交流及國際拓展。

國際化辦學的模式多樣，李福華等[4]將國際化辦學歸納為三種模式，即：融合式、嫁接式及松散式，這三種模式各具特色。融合式是指在人才培養(yǎng)上完全融合中外兩所學校的教學模式。嫁接式是指在充分保留中外學校各自的教學方式的基礎上，通過課程的對接，相互認可對方課程的學分，學生只要獲得雙方學校培養(yǎng)計劃中規(guī)定的學分和達到成績績點要求，即可畢業(yè)和取得相應的學位。嫁接式主要有2+2模式、1+2+1模式和3+2模式等。松散式是一種漸進的模式，它通過派遣教師去國外學習、進修，送學生去國外交流、實習等手段，或聘請國外教師來國內(nèi)講學等方式，實現(xiàn)教學與國際接軌。世界經(jīng)濟全球化、辦學國際化將深刻地影響到我國高等教育的管理理念、體制、制度、模式，必將推動我國高等教務管理的改革與創(chuàng)新。

(三)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的挑戰(zhàn)

2015年3月的政府工作報告中，李克強總理提出推行“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，“互聯(lián)網(wǎng)+”正式進入頂層設計，成為我國經(jīng)濟社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一，它將逐漸融入到我國人民的生活中?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是在創(chuàng)新推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)演進及其催生的經(jīng)濟社會發(fā)展新形態(tài)，它是指利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，運用互聯(lián)網(wǎng)思維，通過信息通信技術(shù)、工具和應用把各傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，升級改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)并創(chuàng)造新的業(yè)態(tài)[5]。

“互聯(lián)網(wǎng)+教育”通俗的解釋就是在一個教育專用網(wǎng)內(nèi)利用移動終端給大量的學生隨意挑選學校和老師進行學習，它具有開放、平等、協(xié)同、泛在、免費的特點，通過采集大數(shù)據(jù)，并在分析大數(shù)據(jù)的基礎上進行數(shù)據(jù)再利用，重構(gòu)教與學的組織流程，它必將引起高校的教學方式、教學組織管理等的顛覆性變革。例如新的授課方式的出現(xiàn)，2012年以來全球迅速興起大規(guī)模在線課程 (massive open online course，MOOC)[6]，同時為克服MOOC的缺陷，也出現(xiàn)小規(guī)模限制性在線課程 ( small private online course，SPOC)，這些在線網(wǎng)絡課程的特點必將要求高校教務管理方式的調(diào)整和改變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”更加要求以學生為中心，注重用戶體驗，造就了真正以學生為核心的第四代教育，正如中國工程院院士李京文所說“中國教育正在邁向4.0時代”[7]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的到來，對高校傳統(tǒng)的教學管理理念、管理過程和方式必將帶來深刻的影響。

(四)高校內(nèi)辦學方式改變的挑戰(zhàn)

隨著高校學分制的全面推行，同一班級同學同一時間出現(xiàn)在不同教學班聽課的情況成為“新常態(tài)”，由于學生選課自由度的增大，容易導致學生缺乏班級集體榮譽感，有的學生可能大學四年與同班同學聯(lián)系較少，更有甚者畢業(yè)時都叫不出同班同學的名字。學分制的運行遠比傳統(tǒng)的學年制復雜得多，除大一新生第一學期部分課程不能主動選課外，每學期成千上萬的學生都要按照自己的意愿進行選課，情況復雜多樣，教務工作者不僅要指導學生選課，而且需接受學生的補選、重選、改選或退選，教務管理工作量較大。并且，學生可以跨年級、學科、專業(yè)、甚至跨校區(qū)選課，容易出現(xiàn)課程沖突。

同時，由于教務管理系統(tǒng)排課的不完善，部分實驗課程根據(jù)課程特點需占用半天甚至全天的時間，增加了選課困難；加之選修科目多，學生流動性大，教學秩序較難控制。這些問題增加了班級教學管理的難度和復雜性，容易導致教學管理秩序上的混亂[8]。尤其是近年來，我國高校開始實行按專業(yè)大類招生，學生在一年級時按照招生分配的行政班管理，大二第一學期開始按照分流后的班級進行教學和管理，分流重組后的班級由于人員的調(diào)整，也在一定程度在對教學管理增添了困難。這些高校內(nèi)辦學方式的變化對現(xiàn)代教務管理提出了新的要求。

二、提高教務管理工作效率的對策

為了應對這些新變化帶來的挑戰(zhàn)，高校教務管理人員應該調(diào)整工作方式來提高工作效率，為學生創(chuàng)造更快更好地發(fā)展條件。筆者根據(jù)多年來從事教務管理的實踐經(jīng)驗，為應對當前高校教務管理面臨的挑戰(zhàn)，從教務管理實踐角度對提高教務管理工作效率提供幾點建議。

(一)樹立高度的工作責任心，不斷提高自身的思想和業(yè)務素質(zhì)

教學無小事，一有疏忽就可能導致教學事故的發(fā)生，影響正常教學。因此，教務管理人員應該明確工作性質(zhì)，樹立高度的工作責任心，確立為廣大教師和學生服務的思想意識。教務管理工作多是一些服務性工作，教務管理工作的主要內(nèi)容如圖2所示，具體內(nèi)容有：進行教學計劃管理，日常教學例行管理(包括組織本科教學檢查、處理教學事故；負責日常調(diào)、停課的管理和報批，學院教室的調(diào)配和教室的使用管理；組織學生評教、學生信息員開展工作等)，教學資料管理(包括教學日歷、考試課程、實踐性教學環(huán)節(jié)等有關(guān)教學材料的歸檔)，考試管理(包括負責各類課程考試(包括校外考試)的組織和協(xié)調(diào)管理，落實課程監(jiān)考教師，傳達監(jiān)考守則和考場紀律等)，學生學籍、學分、成績和畢業(yè)管理，等等。

教務管理在學校的各項管理工作中，占有十分重要的地位，是學校整體工作的“重中之重”。教務管理人員應該樹立高度的工作責任心，通過進修或培訓努力提高自身的業(yè)務素質(zhì)，尤其是提高外語和計算機應用能力，為正常的教學秩序保駕護航，不斷提高教務工作質(zhì)量和管理水平，不斷創(chuàng)新并探索科學化的教務管理工作模式。

圖2　教務管理工作的主要內(nèi)容

隨著學生的規(guī)模和個體文化差異的變化，學生在教學活動中的主體意識不斷增強，他們的知情權(quán)、選擇權(quán)和參與權(quán)更加突顯，維權(quán)意識也日益增強，因此有必要建立以學生為主體的高校管理模式[9]，樹立全面為學生服務的思想意識。在日常學籍管理中，依照學生手冊及相關(guān)文件政策處理問題時，應多從學生的立場上考慮，從有利于學生的發(fā)展出發(fā)，在不違反政策原則的情況下盡量維護學生的權(quán)益。盡量避免在能為學生處理的情況下，以時效性等理由拒絕為學生服務。在工作方式上，與學生的溝通交流中學會控制情緒，避免受工作繁忙和壓力的影響，把一些負面情緒帶到交流中，給學生一種“臉難看、事難辦”的衙門作風形象?？傊淖兏咝＝虒W管理制度的剛性，增大彈性；改變學籍管理制度的冷漠性，增加同情性和寬容性；尊重學生的多樣性和差異性，為學生創(chuàng)建寬松、自由、和諧的學習環(huán)境。

(二)合理安排工作次序

重視工作效率與時間管理，合理安排工作次序，做到有條不紊。鑒于教務工作頭緒多、時間階段性明顯的特點，在實際工作中可參照Stephen R. Covey的第四代時間管理體系即“緊急重要4象限分類法”來安排工作次序[10]。該分類法具體如圖3所示。

圖3　重要緊急4象限分類法

緊急性的工作是指那些已經(jīng)到最后關(guān)頭必須要完成的事項，或者是突發(fā)事件但又責無旁貸的工作；重要性的工作是指根據(jù)學院年度工作目標，在教學管理中需完成的與指標任務相關(guān)的事項。掃描一下近期工作任務清單，看看哪些事情是即重要又緊急的，通常屬于這一類的事情都是需要在限定時間內(nèi)完成。學校每個月的教學例會制度很全面的布置和安排了近期的工作任務，記錄好每項工作要點和時間節(jié)點，做好工作次序安排，對于一些重要緊急的事情優(yōu)先處理。

教學管理過程中偶爾會出現(xiàn)一些突發(fā)事件，維持正常的教學秩序也歸屬圖3中的第一象限，例如發(fā)現(xiàn)授課教師缺席或監(jiān)考老師遲到，需立即安排替班老師并聯(lián)系當事人，事后還需做好預防工作，盡量避免同類事件發(fā)生。對于一些重要但不緊急的事情需做好長期的計劃，例如學院年度內(nèi)需完成教改項目、教學成果獎、學生論文專利等成果指標等。對于一些緊急但不重要的事情，可以充分利用各類資源，或直接交給學生辦理，例如催促學生報考等級考試、參加網(wǎng)上評教、學生證補辦等工作。對于一些不緊急且不重要的瑣事則要盡量避免浪費過多的時間和精力。

(三)重視學分制的過程管理

學分制是一種較為靈活的教學管理制度，它以選課為前提，以學分和績點作為成績計量的單位，需取得專業(yè)培養(yǎng)計劃中規(guī)定的最低學分和一定的學分績點才能畢業(yè)和獲得學位。為進一步深化改革教育教學體制，體現(xiàn)以人為本、貫徹因材施教的現(xiàn)代教育理念和原則，探索個性化、多樣化的人才培養(yǎng)途徑，促進學生知識、能力、素質(zhì)的協(xié)調(diào)發(fā)展和全面提高，全國高校正在不斷完善學分制管理制度。在教務管理工作中，為與高校完善學分制管理制度相適應，應該重視學分制的過程管理。

學分制的核心是“選課制”，允許學生自主選擇專業(yè)、課程、教師、學習時間和方式[11]。其重心主要體現(xiàn)在各專業(yè)的培養(yǎng)計劃上，各專業(yè)為了學生的發(fā)展，制訂了專業(yè)培養(yǎng)計劃。圍繞專業(yè)培養(yǎng)計劃，教務工作者在學分管理上重點需做好兩方面工作：一是建立一支優(yōu)質(zhì)并且責任心強的選課導師隊伍，其次是做好學生的選課過程管理。在實行學分制的同時推行選課導師制，目的在于幫助學生了解本專業(yè)的培養(yǎng)方案，解決學生在選課及專業(yè)學習中的困難及問題，指導學生制訂個性化修讀計劃，順利地完成本科學業(yè)。選課導師在新生入學時，需要為其詳細講解各專業(yè)的培養(yǎng)計劃，幫助學生確立學分意識。每學期均需認真做好選課指導工作，選課結(jié)束后要求學生填寫選課學分記錄表，檢查學生的選課情況。

目前各班級的選課導師基本上由班主任兼任，而班主任大部分由剛工作不久的年青教師擔任。如果選課導師都不知道怎樣合理選課，怎么管理學分，如何指導學生，最后必將影響學生的修課計劃。如果指導不到位，可能導致大量的學生來咨詢教務秘書一些類似的問題，會增加教務工作者的工作量。同時，還需做好對選課導師的學期考核工作，否則選課導師制會流于形式。另外，對學生選課需做好過程管理，避免到畢業(yè)時才發(fā)現(xiàn)學分未完成，造成延期畢業(yè)。建議教務工作人員對學生定期做有針對性的學分管理講座，并在第五學期未開始利用教務管理系統(tǒng)等相關(guān)軟件做好全面的學分統(tǒng)計分析工作，幫助學生在學分管理上查漏補缺。一般每門課的開課周期最短為一學期，最長為一學年，學生通常可利用剩下的三個學期補修漏選或不及格的課程。在第六期開始，注意監(jiān)控大三大四學生的選課，在第一時間提醒學生，并注意后面開設的實踐課程學生的選課情況，避免漏選。只有做好學生學分的過程管理，才能避免在學生畢業(yè)因?qū)W分問題來教務管理部門求情，影響工作效率。

(四)充分利用學生資源

除大一學生學習任務較重以外，其他年級學生自由支配的時間往往較多，尤其是學分制實行以后，大學生自主安排自己的學習計劃的自由度變大，有更多的時間和精力來參與一些活動，如參加學生會或各類社團。因此，教務人員可充分利用這些優(yōu)質(zhì)的學生資源來提高管理效率，如與學生會的學習部合作，共同完成部分教學管理工作。

教務管理部門可根據(jù)學校政策設置一定的勤工助學崗位，建設一支得力的教學助管學生隊伍。助管學生建議主要由二、三年級學生組成，最好是各專業(yè)均有學生參加。因為大一學生不熟悉學校的情況，工作上手較困難；大四學生要忙于找工作和畢業(yè)設計，沒時間和心思放在助管工作上；各專業(yè)均有學生可方便工作中學生之間的聯(lián)系。筆者所在的學院在教學辦公室設置了5個崗位，學院有5個專業(yè)，每專業(yè)招聘一人。根據(jù)學校要求，助管學生每月需完成30小時左右的工作量，因此可安排每位學生一周工作兩個半天。根據(jù)學生的課表合理安排每位學生在周一到周五到辦公室工作，做出值班安排表，讓學生們完成一些力所能及的事情，如聯(lián)系學生、整理和交送資料等。另外，建立一支可靠的學生信息員隊伍也是提高教務管理工作效率的辦法之一。這些信息員主要由各班學習委員組成，主要負責向每位學生準確傳達和通知教務信息，并及時反饋學生需求和建議。

(五)建立快速多元的交流渠道

我國高校自1999年擴招以來，師生比發(fā)展越來越不平衡，采用傳統(tǒng)的面對面的交流方式已遠遠不能滿足當今師生的需求。在信息技術(shù)時代，運用現(xiàn)代化的交流方式就顯得尤為重要。在互聯(lián)網(wǎng)日益發(fā)展的今天，網(wǎng)絡溝通成為一種新型的交流方式[12]。在教學管理中，學院在一線工作的教學管理教師人數(shù)有限，要同時面向全院上千人的學生隊伍進行溝通，必需利用好現(xiàn)代化的信息交流工具[13]，例如：Email、BBS、Blog、QQ、微信等網(wǎng)絡工具和短信平臺。定期分類整理教師和學生的通訊錄，利用短信群發(fā)平臺進行大范圍的通知；建立各年級的QQ群和微信群，利用QQ和微信進行實時溝通，傳遞文檔或表格；在BBS或Blog建立教學教務工作的專版，利用它們發(fā)布信息，進行討論等。教學管理者也可通過BBS的專欄了解目前學生關(guān)注的熱點以及對問題的看法，從而做出有針對性的教育引導。優(yōu)秀的BBS論壇有清華大學的水木清華、北京大學的北大未名、復旦大學的相輝堂、浙江大學的飄緲水云間等，這些論壇也是師生溝通的一條特殊通道。及時更新相關(guān)網(wǎng)站，利用學校或?qū)W院網(wǎng)站發(fā)布通知、文件，尤其是上傳或下載一些常用表格，方便師生查找。

(六)處理好同事之間的關(guān)系

教務管理是一項復雜、多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，既要與上級部門、兄弟學院相互配合，也需與學院內(nèi)部人員互相合作。因此，教務工作者應對外處理好與上級管理部門以及其他院(系)的工作關(guān)系, 對內(nèi)處理好與學院其他管理人員之間的人際關(guān)系。避免各自為陣、孤軍奮戰(zhàn)的情況。教務管理工作者需要善于協(xié)調(diào)與合作, 不要由于怕承擔更多的責任而不愿意主動協(xié)調(diào)，如果不協(xié)調(diào)或協(xié)調(diào)不當，可能在某些具體工作上會出現(xiàn)無人負責、互相推諉扯皮，或者在時間安排上會出現(xiàn)過于重疊、密集的現(xiàn)象，影響工作效率和質(zhì)量。

建立良好的人際關(guān)系，首先要搞好與校教務管理各部門同事之間的關(guān)系，方便請教和得到提醒或指點。其次處理好與兄弟學院教務管理線同事之間的關(guān)系，方便相互學習和交流；再次協(xié)調(diào)好與本學院學生線輔導員之間的關(guān)系，做到相輔相成，相互協(xié)作；最后維護好與辦公室同事之間的關(guān)系，建立一個輕松和諧的工作環(huán)境，精誠合作。資料表明，管理者的成功30%來自天賦、權(quán)限和地位，另外的70%來自團隊成員的支持，可見，團隊成員的支持和信賴顯然比天賦、權(quán)限和地位重要得多。搞好同事間的人際關(guān)系就自然而然能提高工作效率，事半功倍地完成各項工作任務。

三、結(jié)　語

教務管理是高校教學工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，圍繞學校和學院的發(fā)展目標，教務管理工作者為應對當前高校的挑戰(zhàn)需要通過努力，樹立高度的工作責任心，牢固服務意識，提高自身思想和業(yè)務素質(zhì)；科學合理安排工作次序，重視學分制的過程管理，充分利用學生資源，建立快速多元的聯(lián)系渠道，并處理好同事之間的關(guān)系，努力提高教務管理工作的效率，才能更好地提升管理水平，更好地促進學校教學工作質(zhì)量的提升。此外，學校管理層面給教務工作人員創(chuàng)造寬輕的工作環(huán)境，一定的保障和激勵措施，保持一線教務管理隊伍的穩(wěn)定性也是提高工作效率的必要條件。高效的教務管理對學校教務工作正常開展和教學質(zhì)量的提高具有重要的意義。

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(責任編輯：任中峰)

Strategy of Improving Work Efficiency of Educational Administration in Colleges and Universities in New Position

TANGZhirong,YUXufeng,LEICaihong

(College of Materials and Textiles, Zhejiang Sci-Tech University, Hangzhou 310018, China)

Educational administration is the core work of teaching management in college and university. The level and quality of this work directly affect the teaching quality and school development. From the perspective of educational administration practice, this paper proposes suggestions on meeting the current challenges of colleges and universities, and improving work efficiency. Educational administration personnel can establish a high sense of responsibility, establish service consciousness, improve their ideological and professional quality, arrange work order scientifically and reasonably, pay attention to the process management of the credit system, make full use of student resources, establish quick multiple contact channels, and deal with the colleague relationship, and strive to improve the work efficiency and quality of educational administration.

colleges and universities; educational administration; resource; channel; efficiency

10.3969/j.issn.1673-3851.2016.08.015

2016-04-05

紡織科學與工程浙江省重中之重一級學科教學改革研究項目(2015GJ07)；基層黨建創(chuàng)新項目(DJ201509Y)

唐志榮(1979-)，男，湖南永州人，博士，主要從事高校教務管理方面的研究。

G647

A

1673- 3851 (2016) 04- 0408- 06 引用頁碼： 080803