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        加強(qiáng)高校數(shù)碼照片檔案規(guī)范化管理對策的研究

        2016-08-13 16:32:15張穎
        科技資訊 2016年5期
        關(guān)鍵詞:數(shù)碼照片高校對策

        張穎

        摘 要:目前,數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等電子設(shè)備在高校教學(xué)和科研中普遍應(yīng)用,形成了大量的數(shù)碼照片,這些數(shù)碼照片已經(jīng)成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的憑證、是重要宣傳素材和信息交流的手段。但高校普遍對數(shù)碼照片的管理普遍不夠規(guī)范。該文首先分析了當(dāng)前高校數(shù)碼照片管理狀況、問題成因及問題解決的必要性,從而提出了加強(qiáng)學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理應(yīng)采取的對策。

        關(guān)鍵詞:高校 數(shù)碼照片 對策

        中圖分類號:G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2016)02(b)-0081-02

        高校數(shù)碼照片檔案是指高校各部門、組織或個人在學(xué)?;顒又型ㄟ^數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等電子產(chǎn)品直接拍攝而獲得數(shù)字影像為主要反映方式的具有保存價值的歷史記錄。由于數(shù)碼照片具有形象生動,便于復(fù)制、傳輸方便等特點(diǎn),已經(jīng)作為高校教學(xué)科研活動中主要宣傳素材和交流手段。但如何對海量的數(shù)碼照片進(jìn)行篩選、整理、歸檔和保管,將傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片有機(jī)地結(jié)合起來,進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化地管理,成為急需解決的新課題。

        1 當(dāng)前數(shù)碼照片檔案管理狀況及問題成因

        1.1 管理制度不完善、不健全

        數(shù)碼照片是近些年才出現(xiàn)的新鮮事物,所以對數(shù)碼照片檔案管理的有關(guān)制度還不夠完善,相關(guān)規(guī)定也相對滯后。到目前為止,檔案界沒有形成一個得到廣泛認(rèn)可的數(shù)碼照片檔案的管理辦法,雖然國家檔案局已于2002年出臺了《照片檔案管理規(guī)范》等相關(guān)政策文件,但上述管理規(guī)范中未有涉及到數(shù)碼照片檔案管理具體規(guī)范;雖然有的規(guī)章制定把數(shù)碼照片作為聲像檔案的一種,但并未單獨(dú)建立歸檔制度。沒有制度的保障,數(shù)碼照片的歸檔沒有了根基,也直接影響到了高校數(shù)碼照片檔案的管理工作。

        1.2 收集難度大、漏歸情況嚴(yán)重

        數(shù)碼相機(jī)的普遍應(yīng)用,學(xué)校各個部門都可以為本單位的活動拍照,大量數(shù)碼照片長期分散在單位或個人的計(jì)算機(jī)上,致使收集面廣泛,難度加大。從學(xué)校的實(shí)際情況來看,由于基層部門的兼職檔案人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),加上思想上不夠重視,沒有將數(shù)碼照片及時歸檔的檔案意識,造成了數(shù)碼照片形成后,不能及時歸到檔案館,嚴(yán)重地影響了數(shù)碼照片檔案收集工作的正常開展。另外,數(shù)碼照片的攝像者和管理者沒有明確的責(zé)任分工,人員變動頻繁也造成部分?jǐn)?shù)碼照片流失從而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的產(chǎn)生。

        1.3 整理不及時、不規(guī)范

        數(shù)碼照片沒有底片、方便易用,數(shù)碼照片的拍攝者在完成拍攝任務(wù)后,大多是將大批量的數(shù)碼照片轉(zhuǎn)存于計(jì)算機(jī)上,如果沒有特別要求或者特殊情況,一般不會主動對數(shù)碼照片進(jìn)行整理。隨著時間的積累,電腦中存儲的照片文件越來越多,整理程序越來越復(fù)雜;另一方面,數(shù)碼照片被移交歸檔后,由于照片數(shù)量大、人手緊張,造成整理的工作量繁重,無法及時完成數(shù)碼照片的整理工作。因?yàn)闆]有統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),數(shù)碼照片管理的文字說明、如何分類、編號等就沒有統(tǒng)一規(guī)定,這就給數(shù)碼照片檔案的歸檔帶來很大困難。

        1.4 數(shù)碼照片缺乏安全性管理

        近期,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確提出要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。數(shù)碼照片由于形成隨意性比較大、來源不易受監(jiān)控。首先,照片在個人的手機(jī)、照相機(jī)和微機(jī)上瀏覽、復(fù)制、利用時容易遭到損壞、甚至失密泄密。其次,照片在局域網(wǎng)的多臺電腦或各個網(wǎng)站互相聯(lián)體工作,通行幻燈機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)等外連設(shè)備進(jìn)行連接傳輸時,也存在著諸多不安全的因素。再者,近年來微機(jī)病毒造成的電子文件損壞或丟失情況也是屢見不鮮,這些都會危及到數(shù)碼照片的安全。

        2 問題解決的必要性

        2.1 高校數(shù)碼照片的作用

        高校數(shù)碼照片檔案記錄了學(xué)校建設(shè)、教學(xué)教改、師生文體等重大活動,教職工通過數(shù)碼照片檔案了解學(xué)校的真實(shí)面貌和發(fā)展過程,照片檔案與各類紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上相互印證,在形式上相互補(bǔ)充,具有極強(qiáng)的記憶和展示歷史的功能。隨著社會信息化的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,數(shù)碼照片檔案越來越在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮其特有的功能,做好照片檔案的管理工作,充分發(fā)揮照片檔案記憶歷史、再現(xiàn)歷史的功能,意義非常重大。

        2.2 規(guī)范高校數(shù)碼照片的意義

        規(guī)范高校數(shù)碼照片的意義在于其有利于維護(hù)數(shù)碼照片檔案的系統(tǒng)性、真實(shí)性,有利于數(shù)碼照片的信息交流、資源共享,也為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案材料歸檔的最終目的是為了提供利用,那么,數(shù)碼照片由于它自身的特殊性,也決定了它利用的方便性,檔案館的工作人員可以通過全文搜索掃描數(shù)據(jù)庫來查找圖片,根據(jù)需要打印出選定的照片,利用者可以看到搜索到的小圖像、標(biāo)識和標(biāo)題等信息,大大提高了利用速度和效率。另外,由于許多部門普遍沒有專門的數(shù)碼照片檢索系統(tǒng),數(shù)碼照片檢索查閱難的現(xiàn)象嚴(yán)重,從而使數(shù)碼照片檔案資源難于得到有效的開發(fā)利用。如何切實(shí)加強(qiáng)高校數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范性已非常需要持續(xù)關(guān)注。

        3 加強(qiáng)學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理應(yīng)采取的對策

        3.1 加大宣傳力度,提高檔案意識

        檔案館要加大對檔案法規(guī)的宣傳,讓學(xué)校的員工充分認(rèn)識到,在教學(xué)科研和日常管理工作中產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案是學(xué)校發(fā)展的重要見證,需要保存。積極采取多種有效措施增強(qiáng)各部門的歸檔意識,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)宣傳學(xué)校大事例,如校史館建設(shè)、校慶、評估等,通過各種照片檔案展覽擴(kuò)大照片檔案的影響,促進(jìn)收集工作的有效開展。同時,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予大力支持,學(xué)校各部門要給予積極配合。健全體制、投入經(jīng)費(fèi)、調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu),使得數(shù)碼照片檔案充分發(fā)揮服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)社會的作用,充分體現(xiàn)檔案的價值。

        3.2 完善相應(yīng)的數(shù)碼照片的收集管理制度

        在數(shù)碼照片的移交和接收過程中,首先,要明確收集范圍和歸檔流程。制作專門的標(biāo)注卡片,每一張照片要按照編號進(jìn)行標(biāo)注說明,包括拍攝時間、主要內(nèi)容、拍攝地點(diǎn)和攝影者,保證每一張照片都是規(guī)范的、有效的,從而提高歸檔質(zhì)量和效率。兼職檔案員要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將照片的電子版錄入檔案管理軟件中去,這樣就在學(xué)校檔案部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下,完成數(shù)碼照片的規(guī)范化收集和歸檔工作。

        3.3 建設(shè)數(shù)碼照片檔案規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行管理

        建設(shè)高校數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫,從而適應(yīng)高校數(shù)碼照片檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案部門在接收數(shù)碼照片時,首先要對數(shù)碼照片的保管價值進(jìn)行鑒定,從而確定其取舍和保管期限,照片應(yīng)選擇在高校各項(xiàng)活動中形成的有重要價值的照片歸檔。對歸檔數(shù)碼照片進(jìn)行整理時,首先,要按形成年度分類,再按照內(nèi)容不同分類整理;其次,在編制目錄時,要逐張編制全宗號、保管期限、時間、攝影者,照片的文字說明,要字體規(guī)范、字跡清晰、行距適中;再次,刻制光盤要一式兩份,一份用于查閱使用,一份異地保存;最后,將已經(jīng)歸檔的數(shù)碼照片的信息錄入本校的檔案管理信息系統(tǒng)中去,以便查詢利用。

        3.4 加強(qiáng)老照片、散失照片的管理

        可以將有關(guān)重大歷史事件、杰出人物、組織數(shù)量多且齊全的老照片編輯成照片檔案集,運(yùn)用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行了掃描刻錄,制成光盤。既很好地保護(hù)了照片檔案原件,又方便了利用,為歷史研究提供了系統(tǒng)、生動的史料。通過發(fā)文、寫信、上門走訪等方式,把大批散失的歷史照片收集進(jìn)館。比如,在不同時期,黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人毛主席、劉少奇接見全國農(nóng)業(yè)科技工作會議代表以及江澤民、李鵬接見全國高校黨建代表合影等珍貴檔案進(jìn)入館藏,從而填補(bǔ)了學(xué)校發(fā)展歷史的空白,拓展了數(shù)碼照片的空間,豐富館藏。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 熊豆豆.新環(huán)境下高校檔案整理存在問題及對策研究[J].蘭臺世界,2016(1):34-36.

        [2] 李紹夫.學(xué)校照片檔案管理的認(rèn)識、實(shí)踐與探索[J].機(jī)電兵船檔案,2008(4):35-36.

        [3] 張信薇,王亞達(dá).高校數(shù)碼照片檔案管理的問題及對策[J].上海檔案,2007(4):22-23.

        [4] 王鳳剛.規(guī)范管理高校數(shù)碼照片檔案[J].聊城大學(xué)學(xué)報,2006(2):123-125.

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