高強(qiáng)　張旭麗　曲家奇

【摘 要】 文章通過對J公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制建設(shè)成功實(shí)例進(jìn)行調(diào)研，分析與思考該公司應(yīng)收賬款控制活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，總結(jié)其成功經(jīng)驗(yàn)，為其他企業(yè)應(yīng)收賬款控制提出參考建議，以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和抵御風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)企業(yè)健康和可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 應(yīng)收賬款； 內(nèi)部控制； SOP系統(tǒng)

【中圖分類號】 F275.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）15-0068-03

一、引言

J公司是一家具有一百多年歷史以制造業(yè)為主的外資企業(yè)，在中國成立了投資公司及DBC商務(wù)服務(wù)共享中心，承接了該公司在亞洲地區(qū)的大部分財(cái)務(wù)活動(dòng)。J公司在中國地區(qū)主要經(jīng)營應(yīng)收及應(yīng)付業(yè)務(wù)，目前該公司應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款和總賬的財(cái)務(wù)活動(dòng)位于DBC商務(wù)服務(wù)共享中心。J公司應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的運(yùn)營都會(huì)按照事先與客戶共同協(xié)商并一致同意的規(guī)范合法的標(biāo)準(zhǔn)操作流程（Standard Operate Process，簡稱SOP）來進(jìn)行。

J公司有完善的公司內(nèi)部制度和結(jié)構(gòu)，管理理念先進(jìn)并實(shí)時(shí)更新，權(quán)責(zé)明確，相互制衡。公司應(yīng)收款項(xiàng)財(cái)務(wù)工作使用的是QAD財(cái)務(wù)軟件，支持為客戶開具發(fā)票、處理收款、計(jì)算費(fèi)用、反映交易明細(xì)和記錄客戶余額等功能，充分滿足了應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程需求，保障了資產(chǎn)安全。同時(shí)，該公司在事前就做好了應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)人員職責(zé)分工與QAD財(cái)務(wù)軟件操作權(quán)限的授權(quán)批準(zhǔn)，會(huì)計(jì)人員能夠履行其責(zé)任，保障自身操作的安全，有預(yù)見性地抵御財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

每月月末召開的總結(jié)會(huì)議，為財(cái)務(wù)信息溝通、解決出現(xiàn)的問題和日后改進(jìn)方案創(chuàng)造了良好的條件。J公司制定了能夠有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)評估政策，監(jiān)督制度包括管理者對應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)人員日常財(cái)務(wù)操作的監(jiān)督、內(nèi)部審計(jì)和QAD系統(tǒng)對財(cái)務(wù)操作的監(jiān)督與記錄。

公司的應(yīng)收賬款控制活動(dòng)有一套非常健全有效的流程，本文對該流程進(jìn)行較為詳細(xì)的介紹，以便為企業(yè)應(yīng)收賬款管理提供有益的借鑒和參考。

二、應(yīng)收賬款合同控制

（一）應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程

應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)以合同管理與維護(hù)為起點(diǎn)，終于存檔工作的完成，詳見圖1。

（二）合同管理與維護(hù)

作為整個(gè)應(yīng)收賬款控制活動(dòng)的起點(diǎn)，該項(xiàng)管理主要是與開發(fā)票等財(cái)務(wù)信息相關(guān)的客戶合同信息管理。財(cái)務(wù)部以E-mail從HR、IT、采購部門或者其他部門收到J公司領(lǐng)導(dǎo)部門與客戶簽訂合同的掃描件，根據(jù)合同內(nèi)容與客戶再次確認(rèn)相關(guān)信息，尤其是合同中有關(guān)財(cái)務(wù)信息的部分，例如費(fèi)用、價(jià)格、服務(wù)期限和外派人員姓名等。如果是一個(gè)新客戶，需要從負(fù)責(zé)總賬的財(cái)務(wù)人員那里得到該新客戶的成本中心、客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼，根據(jù)合同及成本中心的信息建立并維護(hù)合同注冊的Excel表格，以便日后交易中該客戶財(cái)務(wù)信息的獲取與管理，并將合同復(fù)印件歸檔。特別需要注意的是，應(yīng)著重看合同扉頁雙方的簽字或者公章，二者必須至少有一樣來保證合同的真實(shí)有效，如果有異議，應(yīng)及時(shí)與合同的提供者聯(lián)系確認(rèn)，以保證交易合法正常進(jìn)行。

（三）客戶信息管理與維護(hù)

合同管理與維護(hù)后，第二步驟是對客戶信息的管理與維護(hù)。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)讓客戶提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證和文件的掃描件信息進(jìn)行存檔，以便客戶的合法性認(rèn)證和日后管理。如果是新客戶，則將新客戶申請表發(fā)給上海本地CSC財(cái)務(wù)中心，由其領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行審核批準(zhǔn)后，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)將審批證明材料和客戶信息發(fā)給總賬會(huì)計(jì)，由其建立客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼。得到代碼后，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)將客戶的納稅人識別號、地址、聯(lián)系電話、開戶銀行、代碼信息和聯(lián)系人等信息進(jìn)行整理并保存到公共盤上。特別需要注意的是，如果是國內(nèi)客戶的話，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)要求上海的本地財(cái)務(wù)中心在金稅系統(tǒng)（GTS）中維護(hù)增值稅注冊信息。以上客戶檔案的建立，為日后財(cái)務(wù)工作的開展做好了充足的信息準(zhǔn)備。

（四）開發(fā)票前信息維護(hù)

該部分主要任務(wù)是計(jì)算出售服務(wù)的價(jià)格，形成價(jià)格計(jì)算明細(xì)表，為開發(fā)票奠定基礎(chǔ)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)根據(jù)客戶特點(diǎn)分別進(jìn)行開發(fā)票前信息維護(hù)。

IT部門人員主要為集團(tuán)內(nèi)部公司客戶提供技術(shù)性服務(wù)，服務(wù)包括建立數(shù)據(jù)庫和增加操作權(quán)限等。每年，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)收到IT主管部門的工作報(bào)告，并于每個(gè)月收到該部門提供的相關(guān)費(fèi)用明細(xì)分類表，根據(jù)費(fèi)用明細(xì)分類表、增值稅稅率和匯率，在價(jià)格計(jì)算表格中計(jì)算該項(xiàng)服務(wù)的價(jià)格，為方便計(jì)算，最終以人民幣的形式表現(xiàn)出來，并交給應(yīng)收賬款部門的管理者進(jìn)行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。

外派人員和技術(shù)咨詢?nèi)藛T（MSA&TA）為集團(tuán)內(nèi)部公司客戶提供服務(wù)。該人員主要為管理部門負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)總監(jiān)。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)收到HR部門的工作報(bào)告、合同和對該外派人員或技術(shù)咨詢?nèi)藛T的年度報(bào)酬、預(yù)付起始日期和每月分期付款額等信息，根據(jù)這些信息在價(jià)格計(jì)算表格中計(jì)算該項(xiàng)服務(wù)的總價(jià)格，并將價(jià)格明細(xì)交給應(yīng)收部門的管理者進(jìn)行審批，為日后開發(fā)票搜集支持材料。

管理部門向公司集團(tuán)內(nèi)部國外的公司客戶提供服務(wù)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)收到HR部門發(fā)來的郵件，即為代墊代付薪酬的費(fèi)用明細(xì)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)通過QAD系統(tǒng)導(dǎo)出上個(gè)月利潤表的報(bào)告，結(jié)合二者信息摘取總費(fèi)用金額，每項(xiàng)費(fèi)用金額都有其唯一的費(fèi)用科目代碼和中文明細(xì)，在價(jià)格計(jì)算表格中將費(fèi)用歸集到相應(yīng)科目代碼中，并計(jì)算總金額，再加上8%的手續(xù)費(fèi)為最終價(jià)格，最后交給應(yīng)收部門的管理者進(jìn)行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。

一次性費(fèi)用，收到管理者發(fā)來的一次性費(fèi)用的郵件，根據(jù)交易信息做好價(jià)格計(jì)算工作，為日后填制憑證、開發(fā)票和收款等工作做足準(zhǔn)備。

三、應(yīng)收賬款核算控制

（一）填制和審核憑證

隨著價(jià)格計(jì)算的完成，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)所計(jì)算的價(jià)格填制憑證，并將價(jià)格計(jì)算表、郵件等作為原始支持材料附在憑證后面。J公司的會(huì)計(jì)憑證屬于自制憑證，具有公司圖案標(biāo)志、計(jì)算稅額是否準(zhǔn)確的公式、檢查借貸平衡的公式和固定格式，在電腦中填好電子版憑證后再進(jìn)行打印與審核工作。憑證中應(yīng)包括憑證編號、時(shí)間、公司代碼、供應(yīng)商代碼、客戶代碼、摘要描述、借貸金額、應(yīng)收賬款、主營業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅）等賬戶代碼、賬戶金額和相關(guān)部門簽字蓋章等基本信息。信息填好后，用憑證中事先設(shè)計(jì)好的公式來計(jì)算稅費(fèi)并審核借貸方金額是否相等，這種做法大大節(jié)約了傳統(tǒng)填制會(huì)計(jì)憑證的時(shí)間，便于管理本月憑證，并提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性和工作效率，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）為客戶開具發(fā)票

要強(qiáng)調(diào)的是，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)應(yīng)該待憑證通過應(yīng)收賬款部門管理者審核后再進(jìn)行開發(fā)票工作。在QAD系統(tǒng)中錄入已審核通過的憑證上的相關(guān)信息，系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生發(fā)票（憑證號即發(fā)票號），并在系統(tǒng)中將發(fā)票打印，發(fā)票開好后QAD系統(tǒng)顯示。

月底，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)將發(fā)票通過QAD系統(tǒng)發(fā)給總賬部門，此后，發(fā)票不可被刪除和修改，最終將憑證、發(fā)票、價(jià)格計(jì)算表和郵件等支持材料裝訂在一起進(jìn)行存檔。

要特別注意的是，在系統(tǒng)中打印發(fā)票后，應(yīng)判斷該發(fā)票幣種是否屬于人民幣。當(dāng)幣種屬于人民幣時(shí)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)應(yīng)以郵件的形式將QAD系統(tǒng)發(fā)票、支持材料和增值稅注冊信息發(fā)給上海CSC本地財(cái)務(wù)中心，由其負(fù)責(zé)開增值稅發(fā)票的財(cái)務(wù)人員通過金稅系統(tǒng)（GTS）開具增值稅發(fā)票和發(fā)票信息維護(hù)，并將增值稅發(fā)票以快遞的形式給予客戶，同時(shí)，將增值稅發(fā)票明細(xì)的掃描件和增值稅注冊維護(hù)表以郵件的形式發(fā)給大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)進(jìn)行存檔，月末，QAD系統(tǒng)發(fā)票與GTS系統(tǒng)發(fā)票將進(jìn)行對賬；當(dāng)幣種屬于美元、歐元等時(shí)，應(yīng)直接將系統(tǒng)發(fā)票以郵件的形式發(fā)給客戶，并將其存檔，以便日后對賬和款項(xiàng)收回。

（三）發(fā)票調(diào)整

這種調(diào)整過程是以客戶向大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)退還發(fā)票為前提的，這種情況一般發(fā)生在月初或者月末。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)應(yīng)與相關(guān)部門查明退還原因并判斷是否需要重新填制憑證。原因通常有以下三種：一是HR部門提供信息有問題，比如外派人員已經(jīng)離職并未提供對外服務(wù)，但費(fèi)用已被開出；二是應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)記賬錯(cuò)誤；三是IT部門提供信息有誤。查明原因后如果的確有問題將作出調(diào)整，從客戶來源和退票時(shí)間采取相應(yīng)方法。

如果屬于國內(nèi)客戶退票，該筆交易當(dāng)月發(fā)生并當(dāng)月退票，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負(fù)數(shù)發(fā)票來調(diào)整；該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月時(shí)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)在QAD系統(tǒng)中開負(fù)數(shù)發(fā)票的同時(shí)，上海CSC本地財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)準(zhǔn)確無誤的信息和管理者的認(rèn)證，到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局申請，重新開具紅字增值稅發(fā)票、

如果屬于國外客戶退票，無論該筆交易當(dāng)月發(fā)生并當(dāng)月退票，或者該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)都可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負(fù)數(shù)發(fā)票來調(diào)整即可。

（四）收款并清發(fā)票

客戶支付應(yīng)付款項(xiàng)到達(dá)J公司的銀行賬戶，國內(nèi)客戶會(huì)將款項(xiàng)付到花旗銀行（Citi），國外客戶會(huì)將款項(xiàng)付到渣打銀行（SCB），這種處理方式方便客戶進(jìn)行付款也便于公司的貨幣資金管理。

當(dāng)收到款項(xiàng)的幣種是人民幣時(shí)核算方法如下：每周五，應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)將從花旗銀行（Citi）下載的能反映J公司AE CN項(xiàng)目資金進(jìn)賬的銀行報(bào)表以E-mail的形式發(fā)給應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)根據(jù)相關(guān)資金進(jìn)賬的客戶信息到Aging report里查找未清發(fā)票的信息，Aging report即從QAD系統(tǒng)導(dǎo)出并經(jīng)過人工處理的Excel表格，反映所有已經(jīng)開發(fā)票但未收到客戶付款的信息，包括交易摘要、應(yīng)收金額、客戶信息、發(fā)票號、付款期限和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)分析透視表信息等。同時(shí)，將可以清掉的發(fā)票和在Aging repot里搜集的該發(fā)票所有信息集中維護(hù)到cash application（收款）表格中記錄，cash application表格排好收款編號，記錄本月總收款筆數(shù)，下一步進(jìn)入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入cash application表格信息清發(fā)票。

最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，將銀行報(bào)表中有關(guān)該筆進(jìn)賬金額的信息打印作為清理發(fā)票的支持材料并同清發(fā)票憑證打印件準(zhǔn)備好，待通過應(yīng)收賬款管理部門蓋章審核后一起存檔。

當(dāng)收到款項(xiàng)的幣種不是人民幣（通常為美元或歐元）時(shí)核算方法如下：客戶會(huì)將款項(xiàng)付到渣打銀行（SCB）待核查賬戶中，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)收到渣打銀行以E-mail形式發(fā)來的確認(rèn)函。根據(jù)確認(rèn)函提供的客戶名或發(fā)票號信息，到Aging report里找到該筆金額對應(yīng)的發(fā)票信息，在客戶填寫欄將信息填好后把掃描件以E-mail形式發(fā)給上海CSC本地財(cái)務(wù)，由其蓋章認(rèn)證后將掃描件發(fā)給大連DBC商務(wù)服務(wù)中心應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)和渣打銀行。此后，渣打銀行審核已蓋章的確認(rèn)函，通知應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)，登錄國家外匯管理局應(yīng)用平臺(tái)網(wǎng)站錄入確認(rèn)函中信息再次進(jìn)行確認(rèn)金額和費(fèi)用明細(xì)，渣打銀行會(huì)將款項(xiàng)打到J公司銀行賬戶上。隨后，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)根據(jù)確認(rèn)函中提供的金額和付款客戶信息，在Aging report 中找到對應(yīng)發(fā)票，進(jìn)入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入發(fā)票信息清發(fā)票，最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，同確認(rèn)函打印件準(zhǔn)備好，待通過應(yīng)收賬款管理部審核后一起存檔。

特別需要說明的是，J公司針對不同幣種進(jìn)行收款核算，并在關(guān)鍵環(huán)節(jié)采取郵件、蓋章認(rèn)證和文件存檔的措施降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，存檔的材料為內(nèi)部審計(jì)的開展打下了基礎(chǔ)。同時(shí)，Aging report表格的制作過程是一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)搜集過程，為降低收款風(fēng)險(xiǎn)提供了數(shù)據(jù)保障。另外，J公司為客戶指定的默認(rèn)收款期限為30天，當(dāng)超過90天時(shí)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)聯(lián)系客戶，提醒收款期限或者查明原因，這項(xiàng)事中控制措施有利于及時(shí)收款，降低呆賬壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。

四、應(yīng)收賬款監(jiān)督控制

（一）月中和月末對賬

包括與客戶對賬、收款與銀行報(bào)表對賬和子賬與總賬進(jìn)行對賬。

與客戶進(jìn)行對賬時(shí)，分別于每月10日和17日進(jìn)行操作。由應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)給客戶發(fā)郵件目的有兩點(diǎn)：第一，與客戶核對是否收到發(fā)票并且核對金額是否正確，如果未收到發(fā)票或金額不一樣，則進(jìn)行調(diào)整[ 1 ]；第二，如果該項(xiàng)賬款付款天數(shù)超過90天，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)查明原因的同時(shí)要求客戶提供付款計(jì)劃。每月至少兩輪對賬，如果客戶已經(jīng)于10日前付款則不需要再次對賬，如果10日前未回信或未付款，則需要在17日進(jìn)行下一輪對賬，待收到客戶付款后再清發(fā)票。特別需要注意的是，以上通常是當(dāng)幣種屬于人民幣時(shí)的做法。如果幣種屬于美元，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)收到應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)發(fā)來的關(guān)于賬戶金額不平的信息和在QAD系統(tǒng)里導(dǎo)出的未付款發(fā)票客戶信息，待收到客戶付款后再清發(fā)票。

月末，當(dāng)月收款全部結(jié)束時(shí)，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)將本月維護(hù)的收款清單與從銀行下載的J公司銀行報(bào)表進(jìn)行核對，以確保本月系統(tǒng)收款金額與公司實(shí)際進(jìn)賬金額相等。

子賬與總賬進(jìn)行對賬，一般是月初第三天。開展已收款項(xiàng)和未收款項(xiàng)對賬工作時(shí)，從系統(tǒng)導(dǎo)出總賬明細(xì)和子賬明細(xì)，開展對賬工作，檢查借方金額和貸方金額是否平衡，進(jìn)行試算平衡，確保期初金額與本期發(fā)生額之和等于期末金額；如果不平，則找出哪一筆交易不平，是哪位會(huì)計(jì)人員進(jìn)行這項(xiàng)操作的，查明并分析原因，采取相應(yīng)的解決辦法并作出調(diào)整。

特別需要說明的是，應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)會(huì)在月初根據(jù)總賬發(fā)來的當(dāng)月美元兌人民幣的匯率進(jìn)行調(diào)匯工作，保證當(dāng)月金額準(zhǔn)確，有利于財(cái)務(wù)工作的正確開展。

（二）存檔工作

應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)應(yīng)將當(dāng)月的所有憑證和發(fā)票打印件等支持材料統(tǒng)一按照憑證號進(jìn)行存檔，將電子版信息維護(hù)等表格進(jìn)行歸集存檔，做好記錄，以備日后查詢和審計(jì)工作。

綜上，企業(yè)應(yīng)收賬款的控制活動(dòng)主要包括業(yè)務(wù)方面和核算方面分別進(jìn)行的控制以及對業(yè)務(wù)和核算共同的監(jiān)督控制。應(yīng)收賬款的管理首先應(yīng)從源頭做好控制，防患于未然。應(yīng)收賬款控制活動(dòng)是一種貫穿于賒銷業(yè)務(wù)全過程的決策、執(zhí)行、監(jiān)督動(dòng)態(tài)機(jī)制[ 2 ]，對規(guī)范、約束賒銷業(yè)務(wù)人員的行為，保障賒銷業(yè)務(wù)按規(guī)定的程序辦理具有十分重要的作用。相關(guān)企業(yè)可借鑒J公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制建設(shè)和實(shí)施的成功經(jīng)驗(yàn)，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)健康和可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[2] 財(cái)政部.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范：基本規(guī)范[A].中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2001.