文/寶鈦集團(tuán)檔案室 王曉芬

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淺談國(guó)企科技檔案管理的路徑與實(shí)踐

文/寶鈦集團(tuán)檔案室 王曉芬

【摘要】科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件的集合。如何讓借閱者更快速、更便捷地查找、借閱科技文件,進(jìn)行產(chǎn)品的研發(fā)，是衡量科技檔案管理者管理水平和素質(zhì)的基本。本文淺析對(duì)國(guó)有企業(yè)科技檔案的前端控制路徑及后期歸檔管理，旨在為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)科技檔案工作提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；管理路徑；實(shí)踐

科技檔案是企業(yè)提高效益與形象的關(guān)鍵。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，科技檔案管理必不可少，國(guó)有企業(yè)一些部門(mén)對(duì)檔案管理不重視，出現(xiàn)程序不規(guī)范，材料整理不全面等情況。作為檔案管理者，首先應(yīng)具備專業(yè)素質(zhì)，了解單位總的生產(chǎn)計(jì)劃，積極與各部門(mén)溝通，隨時(shí)對(duì)生產(chǎn)檔案進(jìn)行回收、保管及利用。

一、生產(chǎn)定型前文件的前端控制

（一）對(duì)定型前科技文件的管理。國(guó)有企業(yè)發(fā)展初期需要一整套技術(shù)體系支撐，體系的每一部分都會(huì)產(chǎn)生大量科技文件，這些文件分散在不同部門(mén)中，如果不對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理環(huán)境不適宜，檔案就會(huì)出現(xiàn)損壞，檔案利用率就會(huì)降低。在前期建立健全檔案管理制度，分段管理，定期回收歸檔，避免“是文必檔”和遺漏現(xiàn)象文件歸檔，加強(qiáng)協(xié)助、督促檢查有關(guān)部門(mén)做好立卷和歸檔前準(zhǔn)備工作，劃定機(jī)關(guān)內(nèi)單位與單位間，機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)間分工立卷范圍，避免重復(fù)立卷和遺漏立卷等。

（二）對(duì)定型前底圖的管理。底圖是我公司在生產(chǎn)基建科研活動(dòng)中形成的重要檔案，與藍(lán)圖分開(kāi)保管，平放或卷放在底圖柜內(nèi)。我單位就有獨(dú)立的底圖借閱室，可單獨(dú)建立賬目，登記造冊(cè)。底圖應(yīng)先由編制單位進(jìn)行管理，便于在研發(fā)各階段確定發(fā)放印制的份數(shù)，曬制后發(fā)放，妥善管理底圖檔案日后再利用的關(guān)鍵。

二、生產(chǎn)定型后文件的歸檔管理

（一）對(duì)歸檔科技文件的管理。通過(guò)制定具體的檔案管理措施，將各部門(mén)分散的原始科技文件集中在一起，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)文件分類(lèi)，期限劃分，進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理。我單位科技檔案分類(lèi)像產(chǎn)品檔案一樣是按年度分部門(mén)歸檔；壓力容器分設(shè)備設(shè)計(jì)類(lèi)按季歸檔；設(shè)備，基建類(lèi)按件數(shù)歸檔等?？紤]到保護(hù)原件的目的，文件編制部門(mén)在移交時(shí)，移交的目錄清單需復(fù)制一份，簽字確認(rèn)后一份留用，另一份供借查閱。紙質(zhì)文件的歸檔還應(yīng)制作電子版目錄，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)，既方便借閱者，又提高了工作效率。

（二）生產(chǎn)定型后底圖的接收與保管。歸檔的底圖必須手續(xù)齊全，與清單一并移交，檔案管理者應(yīng)仔細(xì)檢查封面，幅面，簽字信息等確認(rèn)合格后才可接收，并編制記錄入庫(kù)。保管底圖要注意防火、防蛀、防潮，保持庫(kù)房干凈。溫度控制在14-24度，濕度控制為46﹪-60﹪。檔案改動(dòng)后做到及時(shí)更新，確保現(xiàn)有檔案準(zhǔn)確有效。

（三）對(duì)定型后藍(lán)圖的整理保管及利用。檔案部門(mén)接收的檔案應(yīng)先進(jìn)行整理，分類(lèi)，編寫(xiě)備考表，卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明全部文件總件數(shù)，總頁(yè)數(shù)及需要說(shuō)明的問(wèn)題，建立資料分類(lèi)目錄，填寫(xiě)封面包括序號(hào)、檔案號(hào)、案卷題名、保管期限總頁(yè)數(shù)、備注等。如下附表：

檔案交接登記表

三、推動(dòng)科技檔案管理信息化的探索

隨著電子文件歸檔的日益增加，個(gè)人認(rèn)為首先要做好企業(yè)科技檔案的信息化整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一控制，完成靜態(tài)檔案向動(dòng)態(tài)信息的轉(zhuǎn)變。其次搭建統(tǒng)一的軟件平臺(tái)，做到統(tǒng)一配置，統(tǒng)一分類(lèi)。再次企業(yè)可設(shè)置單獨(dú)的電子檔案庫(kù)房，建立各類(lèi)檔案目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，可通過(guò)單位局域網(wǎng)，坐在自己的辦公室就能查閱本單位的各類(lèi)檔案。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理安全已成為檔案安全體系建設(shè)的關(guān)鍵，通過(guò)安全等級(jí)保護(hù)工作，實(shí)施技術(shù)和管理并舉，建立檔案信息系統(tǒng)安全保障體系，才能確保檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定有效運(yùn)行。

評(píng)定檔案工作做得是否成功，取決于借閱者能迅速準(zhǔn)確地鎖定資料，方便查檔，如何最大限度地利用資源，更需要單位各部門(mén)的工作配合。

四、結(jié)語(yǔ)

以上方法是經(jīng)過(guò)多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)積累而來(lái)，在實(shí)際工作中表現(xiàn)效果較好，在新時(shí)期面臨新的國(guó)有企業(yè)環(huán)境時(shí)，應(yīng)善于總結(jié)、創(chuàng)新，解決實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高檔案利用率，為企業(yè)做好有力的后勤保障。