朱弦弦

摘 要：由于職業(yè)學校的檔案包括學校行政管理、教育教學、總務財務、基建、專業(yè)設施設備、合作企業(yè)信息、學生就業(yè)指導等各個方面，因此，職業(yè)學校檔案管理工作具有極其重要的作用，其有效保證職業(yè)學校良好的建設與發(fā)展。本文基于現(xiàn)階段職業(yè)學校檔案管理工作上存在的困難，對新時期職業(yè)學校檔案管理如何強化的工作制定應對方案。

關鍵詞：職業(yè)學校；檔案管理；難點；對策

近年來，中國的職業(yè)教育得到長足發(fā)展。在職業(yè)學校各項工作中，學校檔案是一項真實歷史記錄，其成為學校管理和發(fā)展的關鍵性信息資源，不僅成為學校重要的一項財富，還是國家與社會的瑰寶。在學?？傮w工作中，檔案管理是其中一項重要的內容，有利于強化學校建設，大力改革學校教學，提升教學質量，促進學生就業(yè)，推動了教學研究與學?？茖W的進一步發(fā)展。

1 職業(yè)學校檔案管理工作的重要意義

1.1 學校的寶貴財富

在學校檔案中，大量檔案都記錄和保存了職業(yè)學校發(fā)展進程、教育教學經(jīng)驗與成果，這部分檔案中滲透了學校管理者和教師們長期付出的心血，記載了學校教職員工在學校的光輝事跡，以及他們付出的勞動和共享，集中體現(xiàn)了學校的整體教學水平，并且成為學校教職員工的勞動結晶。唯有將學校已有的檔案信息充分利用起來，才能將其潛在的社會與經(jīng)濟雙重效益充分發(fā)揮出來，良好地服務于教學科研，進一步促進教學水平的提升。

1.2 樹立學校形象的依據(jù)

學校不但是形成檔案的主體，并且也是檔案實現(xiàn)自身價值和發(fā)揮其優(yōu)勢的主要場所。學校檔案是在學校中逐漸形成和發(fā)展的，并且還可能產生改變，在學校教育教學工作、組織、管理中始終存在檔案，它能實現(xiàn)對學校教學、管理、運行軌跡的記錄，成為學校最為關鍵的信息資源。通過學校檔案能對本學校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特點、規(guī)律有全面的把握，對學校現(xiàn)存檔案分析的基礎上，能更深入地了解學校教育教學工作各個方面的歷史進程，對學校自身形象與價值觀建設的成果和不足進行歸納，所以，學校檔案成為學校領導打造學校良好形象的根據(jù)。

2 我國職業(yè)學校檔案管理工作的難點

2.1 對檔案管理工作的認識不足

大多數(shù)學校領導忽視了學校檔案管理工作，其原因首先主要是未能充分認識到學校檔案管理工作的重要性，具體表現(xiàn)在以下兩點：首先，未能全面了解我國《檔案法》，從我國頒布檔案法到現(xiàn)在，除了檔案部門有關人員指導一些法案的內容，基本上未能全面認識該法。其次，一些職業(yè)學校未能積極有效處理好檔案收集工作中存在的問題，依然選擇傳統(tǒng)檔案管理部門索取等落后的方式搜集檔案，造成檔案管理過程中缺乏主動移交的意識。未能做好檔案移交工作，造成職業(yè)學校檔案管理部門很難搜集材料，難以保證有效開展檔案搜集和管理工作。

2.2 檔案管理人員素質不高

學校檔案管理人員基本上由其他部門人員兼任，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質。因為工作量大，任務重，因而導致他們業(yè)務不精，專業(yè)技能不強。他們中很多人缺乏較高學歷和多元化的知識，創(chuàng)新意識不強，不符合工作的要求。極少數(shù)人缺乏較強的政治素質，觀念意識落后，工作上隨意性較強，缺乏責任感。另外，很多學校的檔案管理崗位安排都是照顧老弱病殘的性質，人員變動大，缺乏連續(xù)性。

2.3 檔案信息建設方法落后

傳統(tǒng)的檔案信息建設方式一方面造成檔案管理人員工作任務量重，另一方面工作效率也不高，人力資源優(yōu)勢得不到發(fā)揮。不僅如此，我國職業(yè)學校檔案工作發(fā)展受限的一個重要因素即為檔案室缺乏先進的硬件。目前，由于社會經(jīng)濟條件的改善，學?；旧细纳屏宿k學條件，然而在檔案室建設方面仍然較為落后，集中體現(xiàn)如下：一些檔案室缺乏一定的檔案管理條件，比如，缺乏檔案保存的防潮、防火、通風等條件；一些檔案擺放隨意，因而造成查找檔案上存在安全隱患；一些學校尚未引進先進的檔案管理設備，或者僅僅是使用了初步的數(shù)字化管理平臺，但并沒有全面的數(shù)據(jù)化解決方案。

3 強化職業(yè)學校檔案管理工作的有效對策

3.1 加強對檔案管理重要性的認識

增強我國職業(yè)學校全體員工，尤其是學校領導檔案管理意識，進而保證職業(yè)學校檔案管理工作落實到位。積極主動學習檔案法，深入了解該法案，并積極宣傳，讓學校全體成員對檔案管理有更深的認識，充分意識到其重要性。除此之外，防止出現(xiàn)說一套、做一套等短期實用主義行為，將學校檔案管理工作落實到位，定編定崗，構建科學、合理的檔案管理制度，根據(jù)一定的法律法規(guī)有效整理、分類和歸檔檔案，保證高效、科學地開展檔案管理工作。不僅如此，還必須增強學校領導對檔案管理工作的價值的認識。學校管理者必須對學校檔案管理工作進行認真檢查，對其中的各項問題進行全面了解和正確處理，保證學校檔案管理工作與時俱進，不斷發(fā)展。學校必須遵循檔案管理部門的有關規(guī)定，構建綜合檔案等有關管理機構，正確統(tǒng)計和集中管理學校的教學、設備、文書、學籍及會計等事項。

3.2 提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作能否有良好的質量直接受到檔案管理人員的業(yè)務水平的影響，檔案管理人員必須增強自身意識，樹立繼續(xù)教育的觀念，積極建設制度體系與運行機制。對于新任檔案管理工作人員而言，學校必須定時對其展開檔案管理工作相關的培訓，使其扎實掌握基礎知識，提高基本技能；而對于部分穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，因為他們工作實踐長，相關理論知識與操作技能已經(jīng)基本具備，然而在工作一定時間后要進行充電，吸收先進的技術與方法，所以也需要吸收新知識，促進自身綜合素質水平的提升。新檔案員能參與各地檔案局開展的崗位培訓班，對檔案技術知識進行全面學習，合格后獲取從業(yè)資格證書。老檔案員也需要參加市檔案局檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓，選擇合適的課程，全面系統(tǒng)地學習專業(yè)知識，促進自身各方面能力素質的提升。

3.3 強化檔案建設的信息化水平

在現(xiàn)代社會信息化發(fā)展中，建設檔案信息化占據(jù)重要地位，并且在職業(yè)學校檔案管理工作中也居于基礎性地位。首先，檔案管理人員必須樹立現(xiàn)代化的檔案建設觀念，促進自身檔案建設水平的提升，其次，就檔案管理方面而言，職業(yè)學校檔案管理必須跟隨時代同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，基于對傳統(tǒng)檔案管理理念的改善，確定現(xiàn)代化、科學的檔案管理體系和運行機制。另外，我國職業(yè)學校的檔案管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，也就是結合計算機、新信息檢索等現(xiàn)代化辦公設備搜集、整理與保存檔案，進而保證學校高質量的檔案服務。構建檔案工作網(wǎng)絡，積極引進現(xiàn)代化管理技術與先進技術設備，進而推動學校檔案管理水平的提升。

4 結語

綜上所述，職業(yè)學校管理人員必須對檔案管理工作的價值進行正確認識，增強檔案管理人員各方面的能力與素質，積極建設檔案信息化，唯有如此，促進檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為其它工作的順利開展提供良好的服務，促進職業(yè)學校的管理質量與水平的提升，進一步推動職業(yè)學校的進步和發(fā)展。

參考文獻

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