摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，其對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性愈加凸顯。當(dāng)前企業(yè)檔案管理一方面已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的檔案管理體制，但是另一方面并沒(méi)有形成一個(gè)全新的檔案管理體制，導(dǎo)致檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的輔助作用沒(méi)有最大限度的發(fā)揮出來(lái)。有鑒于此，本文在分析建立檔案知識(shí)管理模式的現(xiàn)實(shí)意義基礎(chǔ)上初步探討了如何構(gòu)建這一檔案管理模式的有效途徑。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；管理模式

21世紀(jì)是知識(shí)時(shí)代，也是信息時(shí)代，這種情況下信息已經(jīng)取代有形資產(chǎn)成為企業(yè)最為重要的戰(zhàn)略資源，而企業(yè)檔案管理工作以信息資源的整合為目標(biāo)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供重要參照，其對(duì)于企業(yè)發(fā)展的影響越來(lái)越大。近年來(lái)隨著相關(guān)理論研究的進(jìn)展，很多企業(yè)已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，也嘗試性的改變了檔案管理模式，但是由于種種因素的限制導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案管理處于打破傳統(tǒng)檔案管理模式和全新管理模式未完全建立的中間地帶，使得檔案管理的信息整合功能沒(méi)有得到最大限度的發(fā)揮。因此，深入的探索知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理新模式對(duì)于信息資源的整合利用和企業(yè)的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 知識(shí)管理與檔案管理

1.1 企業(yè)檔案管理有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的共享

知識(shí)是無(wú)價(jià)的，但是如果知識(shí)不能夠被人們所運(yùn)用的話，知識(shí)的價(jià)值也就蕩然無(wú)存。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果知識(shí)僅僅保存在員工層面，沒(méi)有成為企業(yè)集體的知識(shí)資源，那么知識(shí)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)也是十分有限的。實(shí)現(xiàn)個(gè)體知識(shí)的升華途徑有語(yǔ)言交流和書(shū)面交流兩種方式，其中語(yǔ)言交流固然能夠使得知識(shí)共享更加的簡(jiǎn)潔、隨意，但是其受時(shí)間和空間的范圍限制較大。而書(shū)面交流則能夠更好的將個(gè)體知識(shí)集中在一起，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和升華，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)信息整合的主要途徑，其對(duì)于企業(yè)知識(shí)共享的作用是不言而喻的。

1.2 企業(yè)檔案管理有助于保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理是現(xiàn)代企業(yè)知識(shí)管理的一個(gè)重要內(nèi)容，其包括企業(yè)所擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)和著作權(quán)等，是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的直接體現(xiàn)。企業(yè)檔案真實(shí)的記錄了企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的過(guò)程、內(nèi)容和結(jié)果，是企業(yè)擁有某一種知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。在發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)檔案能夠提供強(qiáng)有力的證明。例如企業(yè)在面臨設(shè)計(jì)專利申請(qǐng)糾紛時(shí)，產(chǎn)品檔案中的技術(shù)協(xié)議書(shū)、委托書(shū)等能夠提供有力的證據(jù)，從而保證了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的強(qiáng)有力武器。

1.3 企業(yè)檔案管理能夠?yàn)橹R(shí)專家的尋找提供線索

在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，必將會(huì)遇到許多難題，這就需要相應(yīng)的知識(shí)專家了提供建議。但是企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)相當(dāng)?shù)膹?fù)雜和龐大，直接從諸多的員工中尋找到合適的知識(shí)專家的難度是較高的，這種情況下就需要利用企業(yè)檔案來(lái)為知識(shí)專家的尋找提供線索。例如在IBM Lotus公司的知識(shí)管理軟件中，其對(duì)于每一份企業(yè)檔案的形成時(shí)間、修改時(shí)間、利用次數(shù)等都有著詳細(xì)的記載，如果一份檔案的利用次數(shù)較多，那么則說(shuō)明該份檔案的知識(shí)含量和價(jià)值較高，也由此可以斷定該檔案的直接關(guān)系者屬于某一領(lǐng)域的知識(shí)專家，從而保證了最迅速的找到知識(shí)專家，解決相應(yīng)問(wèn)題。

1.4 企業(yè)檔案管理能幫助企業(yè)進(jìn)行員工知識(shí)培訓(xùn)

在知識(shí)信息成為現(xiàn)代企業(yè)主要競(jìng)爭(zhēng)資源背景下，企業(yè)唯一持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)就是具備比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更快的學(xué)習(xí)能力。企業(yè)員工的知識(shí)培訓(xùn)已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理的一項(xiàng)極其重要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)員工知識(shí)培訓(xùn)大致可以分為外部知識(shí)培訓(xùn)和內(nèi)部知識(shí)培訓(xùn)兩種類型，其中外部知識(shí)培訓(xùn)以向員工介紹最新的科技進(jìn)展、市場(chǎng)的變化情況、對(duì)手企業(yè)的行為等，內(nèi)部知識(shí)培訓(xùn)則以向員工傳授本企業(yè)的價(jià)值觀念、規(guī)章制度、工作方式等為主。這些都需要利用現(xiàn)有的企業(yè)檔案，可以說(shuō)企業(yè)檔案是企業(yè)員工知識(shí)培訓(xùn)必不可少的教材。

2 知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式

2.1 檔案知識(shí)管理模式的構(gòu)建

根據(jù)知識(shí)管理的實(shí)際需求針對(duì)性的構(gòu)建檔案知識(shí)管理模式的前提是構(gòu)建知識(shí)資源管理系統(tǒng)。其大致包括知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)信息整合系統(tǒng)、知識(shí)信息服務(wù)系統(tǒng)三個(gè)版塊，其中知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)指的是要以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐將企業(yè)各種知識(shí)信息集中到一起，例如各部門(mén)文件、員工工作經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)精神文化、企業(yè)規(guī)章制度等；知識(shí)信息整合系統(tǒng)則主要負(fù)責(zé)將收集到的各種信息進(jìn)行科學(xué)加工，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使得企業(yè)知識(shí)信息有序化和系統(tǒng)化；知識(shí)信息服務(wù)系統(tǒng)是企業(yè)檔案管理的輸出窗口，其主要功能是為企業(yè)利用檔案提供便捷的通道，同時(shí)也具備知識(shí)信息反饋功能。管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置是構(gòu)建檔案知識(shí)管理模式的重要保證，對(duì)此可以根據(jù)具體的需要選擇不同的管理機(jī)制，例如對(duì)于規(guī)模較小的企業(yè)可以設(shè)置集圖書(shū)、情報(bào)、檔案于一體的機(jī)構(gòu)如檔案信息中心等；對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)則可以單獨(dú)的設(shè)置檔案館，處于轉(zhuǎn)型期的企業(yè)可以設(shè)置全新的管理機(jī)構(gòu)如知識(shí)資源管理中心等。

2.2 檔案知識(shí)管理模式實(shí)現(xiàn)

在實(shí)踐中，檔案知識(shí)管理模式的實(shí)現(xiàn)需要從以下幾個(gè)方面著手：首先是更新檔案管理觀念。檔案知識(shí)管理模式的根本目的是為知識(shí)管理服務(wù)，因此相關(guān)工作人員必須改變之前的以保管檔案為核心的工作觀念，要將工作的重心轉(zhuǎn)移到對(duì)知識(shí)信息的整合上；其次是檔案管理的數(shù)字化。21世紀(jì)是知識(shí)信息時(shí)代，但同時(shí)也是信息大爆炸時(shí)代，知識(shí)信息數(shù)據(jù)的不斷增加使得傳統(tǒng)的人工檔案管理難以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化例如信息收集反饋的信息化，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)信息的即時(shí)收集、檔案查詢的數(shù)據(jù)化，通過(guò)檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的迅速查詢等勢(shì)在必行，是檔案知識(shí)管理模式落實(shí)的重要保證；然后是提高檔案工作者素質(zhì)，傳統(tǒng)檔案管理拓展為知識(shí)資源管理之后，原有的工作性質(zhì)、內(nèi)容、方式等都將發(fā)生巨大變化，這對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求；最后是統(tǒng)籌協(xié)作，有別與傳統(tǒng)檔案管理重視個(gè)體能力，檔案知識(shí)管理對(duì)于協(xié)作精神和團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)有著較高的要求，原因就在于一方面迅速增加的信息數(shù)據(jù)使得個(gè)人難以完成全部工作內(nèi)容，需要諸多工作中協(xié)作完成，另一方面企業(yè)檔案管理需要加強(qiáng)與社會(huì)的聯(lián)系，通過(guò)行業(yè)協(xié)作、區(qū)域協(xié)作等來(lái)促進(jìn)檔案知識(shí)管理的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

喬軍玲（1974-），女，漢族，陜西合陽(yáng)人，大學(xué)本科，館員，主要研究方向：企業(yè)檔案管理、編研、利用。