摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及，紙質(zhì)性文件逐步被電子文件取代，檔案管理工作當(dāng)中也不例外。目前，高中傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著不少問(wèn)題，降低了檔案管理工作的效率以及檔案的利用率。對(duì)此，筆者在下文分析了高中檔案管理中存在的問(wèn)題，并探討了信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用，旨在提升高中檔案管理工作效率以及檔案的利用率，促進(jìn)高中檔案管理水平全面提升。

關(guān)鍵詞：高中；檔案管理；信息化

伴隨我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面普及，大量的電子文件逐步將紙質(zhì)文件取代，高中檔案管理工作也不例外。由于當(dāng)前高中檔案管理模式下存在的各種問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的效率以及檔案利用率顯著降低。對(duì)此，筆者在下文分析了高中檔案管理中存在的問(wèn)題。

1 分析當(dāng)前高中檔案管理中的問(wèn)題

1.1 工作量較大，但工作效率較低

目前，我國(guó)的高中學(xué)校每年都有大量的學(xué)生以及教職員工的檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生變動(dòng)，檔案管理工作如果依舊采用傳統(tǒng)人工管理的方式，面對(duì)著較大的信息量，檔案管理工作人員的工作效率普遍偏低，而且檔案的檢索也非常煩瑣，檔案的利用率不高。由于高中每年都會(huì)有數(shù)以升計(jì)的學(xué)生檔案要處理，像新生入學(xué)的學(xué)籍管理、畢業(yè)生升學(xué)檔案管理、畢業(yè)后直接就業(yè)的就業(yè)檔案管理等各種檔案管理工作，由于變動(dòng)頻繁，會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力。

1.2 檔案查詢難，維護(hù)與更新更難

傳統(tǒng)手工檔案管理模式下，高中的檔案若累積時(shí)間稍長(zhǎng)，便會(huì)產(chǎn)生大量文件與數(shù)據(jù)，通過(guò)手工的查詢、維護(hù)、更新比較困難。若需要找到某科研項(xiàng)目的檔案、某個(gè)學(xué)生的檔案非常困難，經(jīng)常有大海撈針的感覺(jué)，導(dǎo)致了需要檔案時(shí)找不到，不用卻又嫌比較礙事。規(guī)范整理這些檔案并進(jìn)行統(tǒng)一的管理，需要長(zhǎng)時(shí)間以及運(yùn)用大量的人力、財(cái)力和物力的情況下才能實(shí)現(xiàn)，高中檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率受到了嚴(yán)重的影響。

1.3 保密性較差，信息化水平不高

高中檔案管理的傳統(tǒng)模式下，對(duì)學(xué)校各種信息的管理工作，基本上都是由檔案管理人員手動(dòng)錄入信息，在這種檔案管理模式下，保密性較差，工作效率低，而且較易發(fā)生錯(cuò)誤。一部分檔案管理人員掌握的仍然是老化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的了解不足，經(jīng)常發(fā)生錄入高中學(xué)校各種檔案信息不規(guī)定、不準(zhǔn)確的問(wèn)題，造成檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于日后對(duì)檔案信息的應(yīng)用。由于接觸檔案的主體很多，使檔案的保密工作受到了嚴(yán)重的威脅，對(duì)于日后檔案的應(yīng)用將會(huì)造成嚴(yán)重后果。

2 研究信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用

信息化，是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)的，通過(guò)將相關(guān)數(shù)據(jù)匯總存入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便人們學(xué)習(xí)、工作、生活所需并使之更便捷、更高效的一種技術(shù)。運(yùn)用信息化輔助檔案管理工作，使高中檔案管理工作效率顯著提升。

2.1 統(tǒng)一歸檔資料格式，檔案工作逐步向信息化轉(zhuǎn)變

對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)，資料廣、信息準(zhǔn)、查詢快，是檔案管理工作的主要目標(biāo)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)高中檔案管理工作職能，將高中檔案管理工作的重點(diǎn)向信息傳遞與深化轉(zhuǎn)移，才能促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提升。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理者與檔案有需求的人員無(wú)需進(jìn)入到檔案?jìng)}庫(kù)，對(duì)于檔案的查閱無(wú)需接觸到檔案的原件，能夠避免損傷檔案原件，檔案壽命也會(huì)延長(zhǎng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行一體化處理，確保學(xué)校檔案質(zhì)量并發(fā)揮使信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作者由檔案保管員變?yōu)榱藢徲?jì)員，要嚴(yán)格檢查審計(jì)確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及連續(xù)性。并在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，統(tǒng)一檔案格式、字體、紙張等，實(shí)現(xiàn)檔案的工整、清晰，便于使用。

2.2 檔案管理工作人員要努力提升自身業(yè)務(wù)水平，使無(wú)紙化辦公得以實(shí)現(xiàn)

高中檔案管理的無(wú)紙化辦公指的是通過(guò)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使文件的生成和流轉(zhuǎn)、歸宿向著一體化發(fā)展。這個(gè)過(guò)程中大量的打印文件、裝訂、手工分閱以及回收保存等傳統(tǒng)檔案管理工作環(huán)節(jié)都可以省略掉，降低了打印設(shè)備及耗材、紙張的應(yīng)用，不僅節(jié)省了人力資源，像筆墨、印刷、大頭針、曲形針等各種辦公費(fèi)用也大大降低。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理高中檔案，文件的插入、存檔、查找會(huì)更加快捷，工作效率顯著提升。在高中檔案管理信息化建設(shè)的背景下，檔案管理人員必須拓寬自己的知識(shí)面，更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及觀念意識(shí)，不斷提升管理教學(xué)、科研以及學(xué)生檔案信息的質(zhì)量與水平，提升編研水平以及分析問(wèn)題的能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的準(zhǔn)確和高效地操作，便捷、高效地為檔案查詢者與使用者服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)高中檔案的保密工作

通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)有著強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間與速度，還可以動(dòng)態(tài)的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)將檔案資料做成電子文檔，并進(jìn)行整理、編目與保管，檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，工作效率顯著提升。面對(duì)檔案對(duì)保密的要求，可通過(guò)電子加密技術(shù)對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的防火強(qiáng)設(shè)置，登陸系統(tǒng)賬號(hào)要做到一人一號(hào)一密碼，使檔案管理工作更具針對(duì)性且做到了權(quán)責(zé)分明，另外，網(wǎng)絡(luò)管理員也要密切觀察賬號(hào)登陸情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理，避免發(fā)生檔案信息系統(tǒng)被非法入侵以及惡意篡改信息的事件，提升檔案的安全性。

綜上所述，加強(qiáng)信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用，能夠統(tǒng)一歸檔資料格式，使檔案工作逐步向信息化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公并促進(jìn)檔案管理工作人員更加方便快捷地為檔案查詢者與使用者服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

王衛(wèi)國(guó)（1981-），男，山東省滕州人，本科，畢業(yè)于山東科技大學(xué)，山東省滕州市第一中學(xué)。endprint