馬曉麗，曹力軍，吳云劍，李　澍，陳秋龍，周偉敏，李曉玲

(上海交通大學　材料科學與工程學院，上?！?00240)

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實驗室預約管理系統(tǒng)設計與運行

馬曉麗，曹力軍，吳云劍，李澍，陳秋龍，周偉敏，李曉玲

(上海交通大學材料科學與工程學院，上海200240)

摘要為了提高實驗室管理和服務水平，解決師生排隊預約實驗困難的問題，實驗管理中心自行開發(fā)了實驗室預約管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)在校園內(nèi)外部運行，實現(xiàn)了從排隊預約、提交紙質(zhì)預約單的傳統(tǒng)預約方式到網(wǎng)上開通賬戶、預約、審核、實驗、確認以及統(tǒng)計實驗工作量的全過程實驗網(wǎng)絡管理模式。該文介紹了系統(tǒng)的各功能模塊，并提出了系統(tǒng)今后改進的方向。

關(guān)鍵詞實驗管理；預約系統(tǒng)；信息化建設；設計與運行

高校的實驗室設備使用率越來越高，給對外開放服務和實驗室管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)[1-3]。如果將多媒體計算機技術(shù)和網(wǎng)絡通信技術(shù)運用到實驗室管理中，不僅能夠提高設備的利用率，協(xié)調(diào)使用者的預約時間，而且能夠方便設備管理員對設備的維護和管理[4-8]。上海交通大學材料學院實驗管理中心針對因設備緊張師生需要預約排隊的困境，自主研發(fā)了實驗室網(wǎng)上預約管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)解決了設備預約矛盾沖突，實現(xiàn)了設備資源共享，改善了實驗室服務質(zhì)量，提高了實驗室管理效率。

1實驗室預約管理系統(tǒng)功能模塊分析

實驗管理預約系統(tǒng)采用以Oracle網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫為核心的網(wǎng)上預約開放模式，各功能模塊獨立設計、互相關(guān)聯(lián)，這樣可提高預約系統(tǒng)的可擴充性和重構(gòu)性[9-12]。從使用過程的用戶組群出發(fā)，預約管理系統(tǒng)功能模塊主要分為預約模塊、設備管理模塊、綜合管理模塊，如圖1所示。

1.1預約模塊

預約系統(tǒng)主要實現(xiàn)網(wǎng)上開放實驗設備服務，用戶需要申請賬戶，由系統(tǒng)管理員審核確認開通后方可進行預約實驗。實驗預約流程如圖2所示，流程主要包括申請賬戶、賬號審核和開通、登錄實驗預約系統(tǒng)、選擇預約模塊、確定實驗時間、進行實驗和生成實驗記錄。在預約流程中出現(xiàn)的問題可以在網(wǎng)上即時解決。

在預約用戶系統(tǒng)中包括預約實驗(提交申請和預約實驗)、預約記錄(申請記錄和實驗記錄)、賬號信息(導師信息和個人信息)和實驗信息(動態(tài)發(fā)布和實驗統(tǒng)計)。預約模塊中，分為定時預約實驗和即時預約實驗兩類：對于使用率較高、預約時間固定的實驗設備實行定時預約；對于開放時間靈活、使用率相對較低的設備進行即時預約。兩種預約實驗方式均需學生網(wǎng)上提交申請，設備管理員進行審核，其中定時預約實驗由系統(tǒng)自動分配實驗時間，即時預約實驗由設備管理員根據(jù)設備使用情況進行時間安排。

圖1　實驗室預約管理系統(tǒng)功能模塊

圖2　實驗預約流程圖

1.2設備管理模塊

設備管理員可以對設備類別、檢測項目、設備狀態(tài)、培訓資格操作證發(fā)放等進行維護和管理。設備管理員可以增加新購設備、刪減報廢設備以及實現(xiàn)負責實驗設備的信息管理。設備狀態(tài)可以根據(jù)實際的設備運行情況設定“可用”、“停用”和“預留”，其中設備發(fā)生故障需要對設備進行“停用”，而實驗教學等需要將設備狀態(tài)設定為“預留”，此種方法方便設備管理員對設備的靈活管理和合理分配實驗時間。另外，設備管理員可以通過對操作人員進行相關(guān)技術(shù)培訓，為具有操作資質(zhì)人員發(fā)放操作證號，使用者可以利用晚上或者周末時間對設備自主操作，以提高設備的使用效率。

1.3綜合管理模塊

綜合管理模塊主要包括賬戶管理、查詢統(tǒng)計、信息發(fā)布、設備管理、培訓管理。系統(tǒng)管理員需要對申請用戶進行審核錄入開通賬戶，賬戶類別主要包括實驗室建設與管理委員會成員、系統(tǒng)管理員、設備管理員、實驗助教、校(院)內(nèi)用戶、校外用戶。目前的系統(tǒng)用戶組統(tǒng)計如圖3所示。實驗室建設與管理委員會用戶可以對實驗量進行監(jiān)督和管理；設備管理員可以實現(xiàn)對負責設備的實驗量進行統(tǒng)計查詢和明細導出；系統(tǒng)管理員除了和設備管理員具有同等設備管理權(quán)限之外，還可以即時發(fā)布實驗設備信息和通知公告。此外，系統(tǒng)管理員可以按照設備種類、實驗時間范圍等逐層對實驗工作總量進行分類查詢和實驗統(tǒng)計；助教用戶的主要作用是協(xié)助設備管理員分配實驗時間，審核實驗，但最終的實驗審核結(jié)果由設備管理員確認。校內(nèi)外用戶主要需要對于個人信息、樣品信息和實驗預約需求信息進行完善。

圖3　預約系統(tǒng)的用戶組統(tǒng)計圖

2實驗室預約管理系統(tǒng)運行及改進

實驗室預約管理系統(tǒng)自2014年正式運行以來，主要創(chuàng)新設計了有針對性的實驗預約模式，靈活運用了實驗設備管理和高效的后臺綜合管理模式。該系統(tǒng)改變了以往師生需要排隊預約實驗的繁瑣流程，減輕了需要人工統(tǒng)計實驗工作量的負擔，網(wǎng)上預約取消了傳統(tǒng)的紙質(zhì)預約單，實現(xiàn)了無紙化辦公和網(wǎng)絡信息化管理。隨著該系統(tǒng)的持續(xù)運行，預約系統(tǒng)將繼續(xù)改進和完善，主要包括新增實驗報告管理和實驗技術(shù)交流論壇。新增實驗報告管理內(nèi)容，主要包括電子生成實驗原始記錄、自動打印檢測報告等內(nèi)容，以規(guī)范化本中心的實驗室資質(zhì)認定工作。另外，將關(guān)聯(lián)已有的網(wǎng)絡通信工具，為大家提供實驗技術(shù)和培訓溝通交流的平臺，建立實驗技術(shù)交流論壇。相信通過日后的實踐與改進，將建立更為完善健全的實驗預約管理系統(tǒng)。

3結(jié)束語

上海交通大學材料學院實驗管理中心針對本校實驗設備預約的現(xiàn)狀，自主開發(fā)建立了實驗預約管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了從紙質(zhì)化預約管理到網(wǎng)上開通賬戶、預約、審核、實驗、確認以及統(tǒng)計實驗工作量的全過程實驗網(wǎng)絡管理模式。實驗預約管理系統(tǒng)的運行是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，在今后的運行中將不斷持續(xù)改進，以適應實驗室資源共享與高效實驗室管理的要求。

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Design and Operation of Experimental Reservation Management System

MA Xiaoli，CAO Lijun, WU Yunjian, LI Shu, CHEN Qiulong, ZHOU Weimin, LI Xiaoling

(SchoolofMaterialsScienceandEngineering,ShanghaiJiaoTongUniversity,Shanghai200240,China)

AbstractIn order to improve the quality of management and service, and solve the problem of reservation contradiction，laboratory management center designed and established innovatively experimental reservation management system.The system was operated in and outside the campus from papyraceous reservation to establish the accounts on the internet, reservation, reviewing, testing, confirming, and counting the experimental work. This paper introduces each function module of the system and puts forward the improving direction in future.

Key wordslaboratory management；reservation system；information technology；design and operation

收稿日期:2015-07-27

作者簡介：馬曉麗(1981-)，女，工程師，現(xiàn)主要從事材料檢測分析、實驗室管理、焊接工藝及相關(guān)機理研究等工作。

中圖分類號C931.9；G482

文獻標志碼A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.065