包　艷

(中國科學院青島生物能源與過程研究所　公共實驗室采購中心，山東　青島　266101)

?

研究所試劑耗材集中采購探索與思考

包艷

(中國科學院青島生物能源與過程研究所公共實驗室采購中心，山東青島266101)

摘要研究所采取集中采購的模式，突破傳統(tǒng)浪費人力、物力的采購模式，依托網(wǎng)絡化中科院青能所科研耗材供應管理系統(tǒng)和中國科學院科研試劑耗材采購平臺，規(guī)范采購操作流程，建立集中采購數(shù)據(jù)庫，動態(tài)優(yōu)化合格供應商保障試劑耗材的供貨質量，雙層審批以及雙人驗貨的嚴謹操作流程規(guī)避采購風險，大客戶團購價降低科研成本，采購流程全程可追溯，便于采購過程的監(jiān)控。成為研究所科研強有力的支撐力量。

關鍵詞科研試劑耗材；集中采購；平臺；喀斯瑪商城

隨著研究所日益壯大，科研項目日益增多，實驗室用試劑耗材采購品種、數(shù)量需求越來越大，質量要求也越來越高，尤其一些低溫、運輸條件較高的生物試劑，品種多、劃分細、廠家雜、規(guī)格多，因而保管難、安全要求高。

采購是一個煩瑣復雜的過程[1]。過去沒有統(tǒng)一的采購機構和模式，由使用單位或部門甚至個人自行采購，管理無序，缺乏公開競爭機制和有效的監(jiān)督機制，采購效率、效益低下，且容易滋生腐敗行為[2]。為保障研究所科研實驗所需試劑耗材的及時供應和品質，節(jié)省團隊人力物力，完善物資采購環(huán)節(jié)中的風險防控措施，研究所規(guī)定由研究所條件保障部公共實驗室采購中心統(tǒng)一負責實驗藥品耗材的集中采購、出入庫驗收管理、貨款結付等工作。

1科研試劑耗材集中采購模式

集中采購是指集團或組織在采購商品時，進行統(tǒng)一集中的供應商管理與評估、 采購價格管理、 采購報賬管理。 中國科學院青島生物能源與過程研究所(以下簡稱青能所)依托研究所自己開發(fā)的中科院青能所科研耗材供應管理系統(tǒng)和中國科學院科研試劑耗材采購平臺喀斯瑪商城(http://www.casmart.com.cn/)開展集中采購，符合中科院要對科研試劑耗材采購工作程序規(guī)范、控制嚴密、過程透明、信息公開的要求，滿足研究所對科研試劑耗材采購工作質優(yōu)價廉、采購便捷、配送及時、符合規(guī)范的需求。采購中心以數(shù)據(jù)庫形式管理歷年信息,并實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理[3],為研究所科研工作提供篤實、可靠的支撐服務。

2科研試劑耗材采購工作流程

科研試劑耗材采購工作流程如下。

1)每年度遴選合格供應商入中國科學院科研試劑耗材采購平臺；

2)科研團隊采購者登陸平臺選擇試劑耗材提交訂單；

3)科研團隊負責人以及分管所領導審核；

4)采購中心采購者與供貨商簽訂采購合同；

5)條件保障部管理人員和團隊采購者共同驗貨，對供貨商的服務以及試劑耗材質量進行評價，填寫《低值易耗物資進貨檢驗報告》；

6)制作《原材料驗收和領用單》，分攤團隊以及課題收費；

7)通過發(fā)票合同等到財務部報賬付款。

3科研試劑耗材集中采購目標與舉措

1)集中采購嚴格遵循風險防控體系和質量管理體系，實行多級賬戶的集中審批制度，管理者和購買者責權明晰，以達到集中采購0違規(guī)；

2)經(jīng)常調研團隊需求，綜合評價供貨商，動態(tài)優(yōu)化供貨商，科苑商城實名制評價供貨商，積極調解糾紛，定責理賠，確保集中采購0糾紛；

3)其他科苑商城沒有的試劑，第一時間與團隊溝通需求，與供貨廠家聯(lián)系談判價錢，確保集中采購0延遲；

4)主動回訪團隊關于進程以及質量的信息與建議，確保服務工作百分百滿意。

4科研試劑耗材集中采購的優(yōu)勢

4.1流程規(guī)范、嚴謹

集中采購嚴格按國家關于科研經(jīng)費管理及風險防控要求設計，嚴格遵循質量管理體系和研究所《藥品和耗材采購管理辦法》。規(guī)范化的下單—審核—發(fā)貨—驗貨—報銷采購流程符合行業(yè)、財務審核和專項審計檢查要求。研究所規(guī)定單批采購金額在5萬元(含)以下的，由團隊(部門)負責人登錄“科研試劑耗材采購平臺”進行審核。單批采購金額大于5萬元時，還需要填寫紙質版《原材料采購申請(計劃)表》，由團隊負責人、主管所領導審批后進入采購流程。

除易制毒試劑、液氮以及其他必須實施公共庫存管理的試劑外，研究所采購的科研試劑耗材均實行公共實驗室驗收后團隊即時領用的模式。公共實驗室采購人員應按照團隊采購申請、供應商送貨單和《低值易耗物資進貨檢驗準則》，檢查低值易耗物資(消耗性實驗材料、試劑、設備零配件及小工具等)的品名、型號、規(guī)格、包裝、外觀、數(shù)量、有效期、出廠檢驗合格證等是否符合要求，填寫《低值易耗物資進貨檢驗報告》。經(jīng)檢驗符合采購要求后，在藥品耗材包裝上加蓋檢驗章，并填寫《原材料驗收和領用單》中的相關內容作為驗收入庫憑證。

雙層審批和雙層驗貨制度從流程上防止線下操作，客觀上削弱了團隊采購者、采購管理部門、采購管理人員在采購時的權為，直接或間接地割斷了采購職能部門、用戶與供應商之間的利益聯(lián)系，做到“陽光采購”[1]，杜絕違法交易行為，對防止腐敗具有重要的作用[4]。

4.2供應商可靠

條件保障部公共實驗室進行多方調研和評價，嚴格遴選藥品耗材的合格供應商。公共實驗室每年度對全部供應商從資質、市場知名度、產品質量、供貨及時性、財務風險、服務質量、有無嚴重過失、交易順暢性、信譽度等方面進行綜合評價，淘汰掉產品質量差、服務差、信譽差的供應商。再以代表性常規(guī)藥品耗材(25種左右)作為價格水平基礎評價標準，對供應商進行價格水平評價，遴選出價格競爭力強的20～25家供應商作為下年度的合格供應商。除已有合格供應商外，采購中心積極聯(lián)系更多供應商，在供貨價格、質量、服務等方面依據(jù)合格供應商的標準嚴格評價合格后也接納為供應商?？圃飞坛羌胁少徠脚_實行實名評價制和定責理賠制度，實現(xiàn)合格供應商的市場競爭和動態(tài)優(yōu)化。

4.3價格優(yōu)惠

以研究所為單位，定期對代理商進行大宗商品優(yōu)惠促銷談判講價，同時每月均有根據(jù)采購者需求的低價團購。以TAKARA、NEB、aladin、Sigma、Agilent、Transgen等為例，2014年大宗團購價共為研究所節(jié)省成本約20萬元。

4.4方便管理、統(tǒng)計

1)網(wǎng)上采購管理工作全流程網(wǎng)絡化、自動化管理，全透明流程，內嵌制約監(jiān)管機制，可實時監(jiān)控。 采購流程可全程追溯，如圖1所示。

訂單號:15051239488狀態(tài):已確認尊敬的客戶,您的訂單正在處理中,請您耐心等待。 提交訂單商品出庫等待驗貨完成2015/5/129:16:00 2015/5/188:34:18 2015/5/188:34:18訂單跟蹤付款信息處理時間處理信息操作人2015/5/199:47:32根據(jù)發(fā)貨單(15051856670)增加驗貨單,操作人[驗貨員]baoyan[驗貨員]baoyan2015/5/129:16:01訂單創(chuàng)建用戶2015/5/1523:36:49審核訂單:功能基因組用戶2015/5/188:34:08訂單確認ses03@126.com2015/5/188:34:12訂單配貨中ses03@126.com2015/5/188:34:18訂單發(fā)貨,發(fā)貨單號15051856670ses03@126.com送貨方式:商家自配

圖1某訂單采購流程全追溯

2)能實現(xiàn)針對單個采購者、單個課題、團隊、實驗室、研究所各層面各時間段的采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。圖2是2014年11月到2015年6月期間各團隊采購量以及所占比例。

圖2　2014年11月至2015年6月各團隊采購量以及所占比例

5特殊管制試劑的采購管理

國家對易制毒、易致爆和劇毒化學品的生產經(jīng)營管理采取集中化的管理方式[5-6]。研究所對易制毒試劑每季度進行需求調研，根據(jù)科研團隊提出的試劑需求量購買。第二類、第三類易制毒試劑購買前將所需購買品種、數(shù)量,向當?shù)毓矙C關備案。經(jīng)營單位也需要有營業(yè)執(zhí)照、備案證明、法定代表人身份證復印件等必備資料。運輸時選擇有備案證明的物流公司運輸。中心倉庫建有完善的易制毒試劑管理制度， 防盜、防爆、通風、降溫等基礎設施完善， 還配置了符合安全規(guī)范的專用藥品柜[7]。易制毒試劑實行雙人雙管制、條件保障部采購人員做好易制毒試劑的購買入庫臺賬記錄；科研團隊人員做好易制毒試劑的領用記錄，在科研團隊實驗區(qū)做好易制毒試劑的使用記錄。易制毒試劑的管理全程可追溯。

6結束語

研究所科研試劑耗材集中采購依托網(wǎng)絡平臺，突破了傳統(tǒng)科研試劑耗材采購空間、時間的局限性，操作靈活便捷，信息庫數(shù)據(jù)龐大且動態(tài)更新，操作流程規(guī)范化規(guī)避了采購風險，實現(xiàn)了公開、公正、公平。采購者嚴格遵循政策法規(guī)，主動回訪團隊關于進程及質量的信息與建議，不斷用新的理論

和知識武裝自己，努力做到研究所受益、用戶滿意[4]。采購中心節(jié)省了科研團隊人力物力成本，成為研究所穩(wěn)固的科研支撐平臺。

參 考 文 獻

[1]鐘永泉，曾文冰，余樂俊，等.基于網(wǎng)絡環(huán)境下高校試劑耗材集中采購的探討[J].實驗室研究與探索,2014,33(4):68-71.

[2]王慧青.高校集中采購的實踐與探索[J].實驗技術與管理，2006,23(1):107-109.

[3]宋菲,吳兵,黃松，等.規(guī)范采購行為，提高執(zhí)行效率[J].實驗技術與管理,2008，25(8):141-145.

[4] 張春宇，李 悅，楊松濤．實驗室化學試劑管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及應用[J]．實驗室研究與探索，2011，30(11):159-160．

[5]陳軍．淺談高校實驗室易制毒化學品的使用管理[J]．高校實驗室工作研究，2008,96(2): 100-102．

[6] 張英華，楊小弟，李來發(fā)，等．高等學校實驗室易制毒化學品的管 理[J]． 實驗技術與管理，2009，26(6):162-164．

[7]汪財生，譚志文，劉合生．實驗中心試劑耗材網(wǎng)格網(wǎng)絡化管理探索與實踐[J]．高 校 實 驗 室 工 作 研 究，2014(3):32-34．

Exploration and Thought on Centralized Puchasing of Reagent and Consumable Materials in Institute

BAO Yan

(PublicLaboratoryPuchasingCenter，QingdaoInstituteofBioenergyandBioprocessTechnology，ChineseAcademyofSciences，Qingdao266201,China)

AbstractWe take the centralized puchasing mode,break through the traditional puchasing mode,which may result in waste of manpower and material resources.It relies on the consumable materials management system web of Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology and CAS Market,stipulating the procedures,founding the database,optimizing the qualified supplier dynamicly,dual approval and examination.These rigorous procedure aviods the puchasing adventure,at the same time，puchasing in bulk reduces the cost,we also retrospect every order procedure,which attributes to monitoring the whole procedure.The puchasing center is the powderful support force for the whole institute.

Key wordsreagent and consumable materials for science and research；centralized puchasing；platform；CAS mart

收稿日期:2015-07-22；修改日期: 2015-09-15

基金項目：中國科學院所級公共技術服務中心基金(Y01801110R)。

作者簡介：包艷(1980-)，女，碩士，工程師，主要從事研究所科研試劑耗材集中采購工作。

中圖分類號G482

文獻標志碼A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.063