高蕾

摘要：本文作者結(jié)合近年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)。簡(jiǎn)述了人口普查檔案的一些特點(diǎn)，并就此指出了相關(guān)的管理建議，希望對(duì)今后的工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：人口普查檔案；特點(diǎn)；建議

一、什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊(cè)；二是領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

1.人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊(cè)如人口普查登記表、計(jì)算機(jī)編制的各種數(shù)據(jù)帶、各種手工匯總表和機(jī)器匯總表等（全國(guó)人口普查條例規(guī)定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國(guó)家有關(guān)部門(mén)規(guī)定保存、銷(xiāo)毀。）

2.領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料

如關(guān)于人口普查工作的指示、決定、通知、規(guī)定以及普查辦法、實(shí)施細(xì)則、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、來(lái)往函電等。人口普查登記表是直接向居民調(diào)查的原始記錄。是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據(jù)。

二、人口普查檔案的特點(diǎn)

人口普查檔案是人口普查部門(mén)在具體組織進(jìn)行人口普查工作過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的有關(guān)人口普查資料的搜集。數(shù)據(jù)匯總，資料評(píng)價(jià)，分析研究，公布出版等專(zhuān)門(mén)的文件材料。

1.普查檔案數(shù)據(jù)案卷多

按照2010年人口普查的工作進(jìn)度圖，全部工作分為22個(gè)大項(xiàng)、121個(gè)小項(xiàng)，可形成的統(tǒng)計(jì)表格達(dá)35種之多，它主要包括戶(hù)口整傾、調(diào)查摸底、入戶(hù)登記、地址與行職業(yè)編碼、全部手工與機(jī)器快速匯總表等，而且表格長(zhǎng)短不一，如此眾多的統(tǒng)計(jì)表格整理出來(lái)的數(shù)據(jù)案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

2.普查檔案形成周期長(zhǎng)

人口普查工作是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，形成的檔案周期性較長(zhǎng)。有的文件可按階段收集歸檔。有的則要在下一階段或幾個(gè)階段結(jié)束后方能補(bǔ)充歸檔。全面掃尾工作需較長(zhǎng)時(shí)間。至于建立數(shù)據(jù)庫(kù)后進(jìn)行資料分析研究，需要的時(shí)間則更長(zhǎng)。決定了人口普查檔案形成周期的長(zhǎng)期性。

3.普查檔案涉密性強(qiáng)

人口普查檔案中很多資料涉及普查對(duì)象的個(gè)人的隱私。關(guān)系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來(lái)不可估量和難以彌補(bǔ)的損失，所以加強(qiáng)對(duì)普查檔案的保密管理非常重要。

4.普查檔案規(guī)范要求高

一個(gè)完整的人口普查檔案，必須全面、真實(shí)、系統(tǒng)地記載人口普查工作的各項(xiàng)活動(dòng)，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分類(lèi)科學(xué)，手續(xù)完備，材料真實(shí)，正確地反映人口普查工作的全部過(guò)程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規(guī)范要求。

三、完善管理建議

1.提高員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)。培養(yǎng)員工職業(yè)素養(yǎng)

我國(guó)曾出臺(tái)法律法規(guī)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，其頒布的法律文件主要有《檔案法》，《檔案管理法》等，其頒布的目的在于提高檔案管理，促進(jìn)單位加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，但是現(xiàn)實(shí)效果并不理想。為了改變檔案管理工作現(xiàn)狀，首先，領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上督促員工端正工作態(tài)度，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟知法律法規(guī)，進(jìn)一步促進(jìn)管理員工專(zhuān)業(yè)能力的形成。進(jìn)而做好檔案管理工作；加大宣傳力度，使檔案管理人員加強(qiáng)工作意識(shí)，通過(guò)宣傳教育，還可以促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)的形成，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，檔案管理人員在不斷的學(xué)習(xí)中，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不斷增強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)不斷完善，在此基礎(chǔ)上，對(duì)自己的工作有了更深層次的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而更加重視自己的工作，深刻體會(huì)到檔案管理工作在單位中的地位，提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)一步加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知。

2.創(chuàng)新檔案管理，加大資金投入

隨著信息化的不斷推進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法跟隨時(shí)代的發(fā)展腳步，無(wú)法滿(mǎn)足信息化發(fā)展的需求，因此，必須出臺(tái)新型的檔案管理方式，而且是具有信息化功能的新型模式，以此取代傳統(tǒng)模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特點(diǎn)，其實(shí)施主要依靠計(jì)算機(jī)來(lái)完成，并且將是單位管理的一種信息化趨勢(shì)，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，還必須借助一些軟件來(lái)完成，這不僅可以提高管理人員的工作效率。而且能夠保證檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入電腦，并入庫(kù)保存，這個(gè)過(guò)程非常的快捷、有序，而且保證信息的完整性。檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，建立檔案查詢(xún)的相關(guān)網(wǎng)站，然后將數(shù)據(jù)傳送到網(wǎng)站，供人查閱，這對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，是自己工作成果的展現(xiàn)，而對(duì)于查閱人員而言，方便了其查詢(xún)工作，節(jié)省了時(shí)間與精力。與此同時(shí)，檔案管理人員在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，要注意網(wǎng)絡(luò)安全，防止病毒入侵，避免檔案信息丟失，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的泄露給事業(yè)單位帶來(lái)不必要的損失。另一方面.企業(yè)檔案管理新模式的引進(jìn)，還需要單位投資大量資金，建立辦公環(huán)境，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，對(duì)于單位而言.這是一筆不小的投資，而針對(duì)經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理可以向政府尋求支持，申請(qǐng)資金補(bǔ)助，利用這筆資金，進(jìn)行管理設(shè)備的引進(jìn)，并且建立優(yōu)越的辦公環(huán)境，這在一定程度上，促進(jìn)新型管理模式的良好運(yùn)作，提高檔案管理工作效率。

3.開(kāi)發(fā)檔案信息

從資源管理角度分析。開(kāi)發(fā)檔案管理信息首先要改善管理理念，然后進(jìn)行管理方式的優(yōu)化，進(jìn)而端正工作理念，提高信息資源的重視度。另一方面，進(jìn)行檔案優(yōu)化管理時(shí)，應(yīng)體現(xiàn)單位的特點(diǎn)，即主動(dòng)性、自覺(jué)性。同時(shí)，單位還可以根據(jù)一定的形式.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播，向社會(huì)提供服務(wù)政策，改善民生，同時(shí)，又可以幫助單位，為其樹(shù)立良好的公眾形象。從而營(yíng)造良好的社會(huì)環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作有效提高。