李向華

摘 要：為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)是機(jī)要工作的最為基本，也是最為重要的一個(gè)任務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的今天，如何開展機(jī)要工作為領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好的服務(wù)，是機(jī)要工作人員必須重視的問題。本文從把握工作規(guī)律、穩(wěn)抓有利時(shí)機(jī)以及轉(zhuǎn)變工作觀念三個(gè)方面，探討新形勢(shì)下機(jī)要工作的開展。

關(guān)鍵詞：機(jī)要工作；決策服務(wù)；領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)要工作的職責(zé)是積極落實(shí)好保密宣傳、文件處理等工作，具有鮮明的時(shí)效性、業(yè)務(wù)性。當(dāng)前國(guó)際環(huán)境深刻變化、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來前所未有的挑戰(zhàn)、社會(huì)信息化加速推進(jìn)等等，在此新形勢(shì)下，有必要探討機(jī)要工作的開展，以期為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

一、把握工作規(guī)律，發(fā)揮參謀效用

機(jī)要工作直接關(guān)系到一個(gè)單位的日常運(yùn)行，基于此種特殊作用，應(yīng)掌握它的工作規(guī)律，充分發(fā)揮出它的參謀效用，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供積極服務(wù)。新形勢(shì)下的機(jī)要工作具有以下幾個(gè)方面的規(guī)律特性：

（一）顯著政策性

機(jī)要工作需要處理各種發(fā)文、收文，這些文件都具有鮮明的政策性，也是領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握相關(guān)政策的一個(gè)主要窗口。文件的作用包括兩個(gè)方面：其一是具有普遍指導(dǎo)意義的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件從標(biāo)題上看似乎與本單位無關(guān)，但在內(nèi)容上可能牽涉到本單位的工作，而有些文件直接針對(duì)本單位制發(fā)。因此，要充分發(fā)揮文件的作用，機(jī)要工作人員必須做到兩個(gè)熟悉：一要對(duì)文件的內(nèi)容熟悉，二要對(duì)本單位的工作情況熟悉，只有這樣，才能根據(jù)不同類型的文件精神，結(jié)合本單位的實(shí)際，有規(guī)律性地進(jìn)行服務(wù)，充分發(fā)揮文件的作用。

（二）信息量較大

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的今天，用工體制多元化、利益主體多元化、思想觀念多元化，改革的持續(xù)深入推進(jìn)，都需要更全面的信息上傳下達(dá)。借助網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)平臺(tái)，機(jī)要工作人員接觸的文件量也越來越大，而這些文件類型多種多樣，而如果能充分利用好這些文件信息，就能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息，發(fā)揮信息效用。

（三）責(zé)任的重大

機(jī)要工作人員每天需要面對(duì)并處理好各種文件，不僅要控制好傳閱范圍，做到寬嚴(yán)有度，還要做好保密工作；對(duì)有時(shí)限要求的文件，要及時(shí)提前催辦，給相關(guān)單位及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志留有一定時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。不僅僅是向承辦單位要情況、要結(jié)果，其中還有大量的協(xié)調(diào)工作需要機(jī)要工作人員來溝通；不僅要嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)做出的批示，還要積極協(xié)調(diào)好各個(gè)職能部門關(guān)系，因此責(zé)任極為重大。這就需要機(jī)要人員必須具備良好的責(zé)任意識(shí)。

（四）靈活性較強(qiáng)

機(jī)要工作的靈活性主要表現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件的時(shí)間的安排、習(xí)慣掌握及擬辦文件處理的協(xié)調(diào)方面[2]。機(jī)要人員要熟悉領(lǐng)導(dǎo)同志的工作分工，了解領(lǐng)導(dǎo)和各部門的工作活動(dòng)規(guī)律和時(shí)間安排，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)指示精神，掌握文件急緩程度。擬辦文件是領(lǐng)導(dǎo)批示后需要由具體部門執(zhí)行的文件，如領(lǐng)導(dǎo)批示的文件需多個(gè)部門共同執(zhí)行，那么機(jī)要工作人員需要主動(dòng)和相關(guān)職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并征詢領(lǐng)導(dǎo)意見，明確主辦和協(xié)辦部門，以減少執(zhí)行文件中推諉情況。

二、穩(wěn)抓有利機(jī)會(huì)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策

（一）給予有效信息

機(jī)要工作人員為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)主要來源于相關(guān)文件上，是在閱讀后進(jìn)行初步處理，以有效減輕領(lǐng)導(dǎo)批閱文件的工作壓力。機(jī)要工作人員每天需辦理大量?jī)?nèi)容多樣的文件，而這類文件均向領(lǐng)導(dǎo)呈閱是無法達(dá)成的，所以必須明確哪些文件須通過領(lǐng)導(dǎo)批示，哪些只要領(lǐng)導(dǎo)審閱，哪些需直轉(zhuǎn)下級(jí)部門執(zhí)行，而這關(guān)鍵在于機(jī)要工作人員閱讀文件后的取舍，或選擇性摘取重要信息，如此不但可減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，還可大幅提升了文件處理效率，同時(shí)，機(jī)要工作人員應(yīng)每天閱讀內(nèi)部或行業(yè)相關(guān)期刊報(bào)紙。往往一些重要文件、講話會(huì)在刊登出來，如呈相同內(nèi)容文件給領(lǐng)導(dǎo)就是多余的。

（二）做好督辦工作

如何讓文件發(fā)揮出實(shí)際效用，這是現(xiàn)階段單位機(jī)要工作人員督辦工作的關(guān)鍵內(nèi)容。通常文件批示、執(zhí)行是緊密聯(lián)系的。只有妥善執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行情況及時(shí)進(jìn)行反饋，才可確保領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)真正落實(shí)下去。

（三）完善管理機(jī)制

機(jī)要工作人員不能僅僅停留在文件的接收、印發(fā)上。要想做好機(jī)要工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好服務(wù)，需要多思考多動(dòng)腦，創(chuàng)建文件分類處理檔案，將領(lǐng)導(dǎo)作出的批示、主辦部門及呈辦部門的辦理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄、整理，實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件的系統(tǒng)管理，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的查詢提供快速、準(zhǔn)確、效率的服務(wù)

三、轉(zhuǎn)變工作觀念，提升職業(yè)素質(zhì)

在石化市場(chǎng)變化頻繁的新形勢(shì)下，石化企業(yè)的機(jī)要工作人員一方面要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，另一方面要不斷提升自身職業(yè)素質(zhì)，在發(fā)揮參謀作用的同時(shí)，要做好領(lǐng)導(dǎo)助手。

（一）強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)

機(jī)要工作人員在處理問題要明確何時(shí)適合做什么工作，如何開展工作。同時(shí)，機(jī)要工作人員不僅要和本單位領(lǐng)導(dǎo)多多接觸，同時(shí)，還需和本單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有良好的工作關(guān)系，所以必須協(xié)調(diào)好相關(guān)部門的工作，充分發(fā)揮機(jī)要工作的紐帶作用。

（二）重視自我學(xué)習(xí)

首先，要多閱讀書報(bào)，注意信息的有效收集，如此才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；其次，要深入基層，踐行群眾路線，從中獲取更多的工作經(jīng)驗(yàn)和智慧，取長(zhǎng)補(bǔ)短，使自己多能化；再次，熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)，機(jī)要工作人員必須熟悉國(guó)家關(guān)于經(jīng)濟(jì)方面的方針政策，熟悉本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作安排，熟悉新的經(jīng)濟(jì)知識(shí)。最后要掌握現(xiàn)代辦公軟件和技術(shù)，這是新時(shí)期開展機(jī)要工作的基礎(chǔ)。

（三）遵循保密原則

保密工作必須始終貫穿在機(jī)要工作全過程中，機(jī)要工作人員要時(shí)刻做好保密工作，牢記不改印制文件，不得印制等保密原則，確保單位、國(guó)家機(jī)密不外泄。

（四）獲取領(lǐng)導(dǎo)信任

應(yīng)積極獲取領(lǐng)導(dǎo)的信賴、支持，這是開展好機(jī)要工作的基礎(chǔ)。機(jī)要工作發(fā)展和為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)質(zhì)量是相輔相成的，而這都和領(lǐng)導(dǎo)信任有著密切關(guān)系。所以，機(jī)要工作人員應(yīng)在工作中和領(lǐng)導(dǎo)多交流、多溝通，同時(shí)還應(yīng)多觀察，既要獲取更多信息，同時(shí)又要在交流、溝通中了解領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)方向、閱文習(xí)慣，進(jìn)而建立明確的工作目標(biāo)，提升工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵波.淺談檔案工作怎樣更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)[J].科技信息，2014（4）：275-275.

[2]丁桂鳳.機(jī)關(guān)檔案工作如何為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)[J].吉林交通科技，2013，7（2）：47-47.