趙興國(guó)

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的問題與對(duì)策研究

趙興國(guó)

事業(yè)單位管理包括很多方面的管理，比如人事檔案管理，人事檔案作為一個(gè)人的信息載體，對(duì)個(gè)人的經(jīng)歷和工作表現(xiàn)都可以在上面體現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下，我國(guó)事業(yè)單位在很多方面發(fā)生了重大的改革，為了適應(yīng)社會(huì)的變革，為了事業(yè)單位能夠有序的、協(xié)調(diào)的、高效的運(yùn)行，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的方法也必須進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行一定的創(chuàng)新研究。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

一、檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要意義

1、事業(yè)檔案管理體現(xiàn)人力資源管理的社會(huì)價(jià)值

事業(yè)單位的人事檔案包括了員工的身份、資歷、工作表現(xiàn)等基本情況，檔案中的資料決定著員工在事業(yè)單位應(yīng)該處于什么樣的職位，應(yīng)擔(dān)當(dāng)什么樣的責(zé)任，獲取什么樣的待遇等等，從員工進(jìn)入單位的第一天起，就會(huì)在單位從事各種活動(dòng)，也會(huì)形成相應(yīng)的人事資料，對(duì)此，事業(yè)單位也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，要求專業(yè)的管理人員進(jìn)行搜集、輸入、保存，這個(gè)過程就是體現(xiàn)了社會(huì)價(jià)值。

2、保證事業(yè)單位員工的招聘質(zhì)量

目前，很多的人力資源招聘分為內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘，事業(yè)單位對(duì)員工的個(gè)人情況，成長(zhǎng)經(jīng)歷、能力水平等都非常的了解，并且可以選出適合崗位來接任工作，這樣有利于單位其他人員的工作態(tài)度，有利于員工對(duì)保持積極向上的精神；但是，內(nèi)部招聘會(huì)出現(xiàn)不好的風(fēng)氣，比如托關(guān)系，朋友之間的不公平等，并且沒有引進(jìn)新的資源。外部招聘，外部招聘不僅能夠?qū)挝粠硇碌臍庀?、新的資源，也能夠避免單位員工小集團(tuán)的風(fēng)氣，并且，有了人事檔案資料，能夠在招聘時(shí)充分的了解面試者的能力情況，工作經(jīng)歷，詳細(xì)資料，對(duì)于面試者的履歷進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，選擇最適合的工作人員，甄選出崗位所需要的人才，提高招聘的質(zhì)量，優(yōu)化資源的配置。

3、有利于針對(duì)性的培訓(xùn)

進(jìn)單位之前，單位都會(huì)對(duì)實(shí)習(xí)員工進(jìn)行培訓(xùn)，這時(shí)，人事的檔案資料為單位提供員工的教育背景、年齡、身體狀況、工作歷程等，使得單位對(duì)員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，不僅省時(shí)間，還能使得培訓(xùn)效果更加理想。比如，對(duì)于學(xué)歷比較高的但是工作經(jīng)歷比較少的員工，就針對(duì)進(jìn)行企業(yè)的實(shí)際工作培訓(xùn)，對(duì)教育方面就可以相對(duì)較少的培訓(xùn)；對(duì)于有上進(jìn)心的員工，就要對(duì)管理方面進(jìn)行培訓(xùn)，為企業(yè)準(zhǔn)備可靠的管理人才。針對(duì)性的培訓(xùn)不僅能夠提高員工的工作能力，還能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展帶來有利的影響。

二、目前事業(yè)單位檔案管理的問題

1、缺乏對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多的技術(shù)都運(yùn)用到了企業(yè)單位當(dāng)中，對(duì)于檔案管理方面而言，特別是數(shù)據(jù)的管理，對(duì)檔案管理帶來了很大的便利。但是還有很多企業(yè)沒有重視現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案的管理，對(duì)于檔案管理部門的資金投入不夠，引進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備不夠，并且在實(shí)現(xiàn)單位的事業(yè)資料的共享方面也沒有完善，檔案管理的工作人員也對(duì)信息化的管理缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)設(shè)備的運(yùn)用不夠靈活和熟練，這也是導(dǎo)致檔案不能夠進(jìn)行有效管理的原因。

2、缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

很多的事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理這方面不夠重視，甚至在檔案管理部門的工作人員也很少，沒有對(duì)檔案管理有充分的認(rèn)識(shí)。其一，在對(duì)員工進(jìn)行半年考核或者是年度考核時(shí)，沒有對(duì)考核成績(jī)記錄在檔案中。其二，沒有對(duì)員工的工作歷程及時(shí)的錄入檔案中。其三，企業(yè)對(duì)檔案管理部門的資金投入不夠，對(duì)檔案管理的工作人員不夠重視。這樣的態(tài)度會(huì)使得檔案管理的工作人員失去信心，認(rèn)為沒有對(duì)企業(yè)做出貢獻(xiàn)，自己的利用價(jià)值不大。

3、檔案管理的開發(fā)利用不夠完善

檔案是社會(huì)的價(jià)值，是有用的社會(huì)資源，檔案部門應(yīng)該盡可能的開放這項(xiàng)資源并且充分的利用，使得檔案發(fā)揮最大的作用。但是，目前的檔案管理工作只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，不報(bào)關(guān)等，保證檔案的不丟失，不破損，忽視了檔案作為資源的作用。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

1、推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化水平的提升

檔案管理現(xiàn)代信息化是高科技發(fā)展時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，也是現(xiàn)實(shí)檔案管理的重要目標(biāo)，所以，必須把檔案管理信息化作為首要任務(wù)。其一，要切實(shí)從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化水平。其二，借鑒國(guó)外的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，比如借助于光盤技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)等等，用來實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。其三，充分發(fā)揮社會(huì)的各種信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源管理的參考價(jià)值和服務(wù)價(jià)值。

2、建立健全的事業(yè)檔案管理制度

加強(qiáng)了對(duì)檔案管理部門的認(rèn)識(shí)，接下來就要改進(jìn)和完善檔案管理功能，保證檔案的內(nèi)容記載全面，為人事資源提供具有決策力量的檔案，使得能夠更好的選拔人才。首先，建立健全的人事檔案管理制度，使得管理人員按照相關(guān)規(guī)定循序漸進(jìn)的進(jìn)行任務(wù)；其次，利用計(jì)算機(jī)為輔助工具對(duì)檔案的收集和輸入制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，避免虛假材料進(jìn)入檔案；最后，嚴(yán)格的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，按照檔案管理的嚴(yán)格要求進(jìn)行保管，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。

3、注重對(duì)檔案信息保密工作的發(fā)展

檔案的保密工作也是管理工作的重點(diǎn)，管理人員必須嚴(yán)格的遵守單位的規(guī)定，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行保管和保密進(jìn)行分類。對(duì)于事業(yè)檔案的保管，則需要對(duì)資料進(jìn)行完整的保存，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性等，并且要確保資料在一定的時(shí)期能夠被找到。對(duì)于檔案的管理，則是在對(duì)檔案進(jìn)行保管的基礎(chǔ)上進(jìn)行一個(gè)保密的規(guī)劃，對(duì)檔案的內(nèi)容和信息關(guān)乎國(guó)家的利益和安全的，不能對(duì)其進(jìn)行公布，和隨意給予查閱，對(duì)檔案要有嚴(yán)肅的保密制度。同時(shí)，在選擇檔案管理的地址上，也要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，對(duì)于建筑的門窗、庫(kù)房、辦公室的設(shè)計(jì)要求都必須根據(jù)國(guó)家的規(guī)定，檔案管理的庫(kù)房要有專業(yè)的人進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)出入的人員要有嚴(yán)格的限制和登記。

［1］張學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新［J］.黑龍江史志，2014年05期

［2］秦誼萍.淺談事業(yè)單位檔案工作中的問題及對(duì)策［J］.劍南文學(xué)（經(jīng)典教苑），2011年06期

趙興國(guó)（1976-），山東昌樂人，畢業(yè)于昌濰師范?？茖W(xué)校。