史瑞

吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心

基于知識(shí)服務(wù)的司法局檔案管理模式的理論探索

史瑞

吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心

隨著我國(guó)各類(lèi)行業(yè)不斷加快發(fā)展，對(duì)于檔案管理需求度也逐漸提高，對(duì)于檔案管理也提出新要求。希望互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案管理也能如互聯(lián)網(wǎng)一樣具有查詢方便、查找速度快、信息特點(diǎn)強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)。目前，已有越來(lái)越多事業(yè)單位接受知識(shí)服務(wù)檔案管理模式，并改革傳統(tǒng)檔案管理制度。基于此，本文將對(duì)知識(shí)服務(wù)的檔案模式進(jìn)行理論探索。

知識(shí)服務(wù)；檔案管理模式；理論探索

引言

傳統(tǒng)檔案管理將管理重心都設(shè)置在人力資源檔案管理方面，故檔案管理服務(wù)性質(zhì)不強(qiáng)。各單位在管理過(guò)程中，對(duì)于檔案管理關(guān)注度低，分配管理人員也不夠?qū)I(yè)，不能進(jìn)行科學(xué)合理的檔案分類(lèi)管理，也為材料應(yīng)用帶來(lái)不便。而知識(shí)服務(wù)管理概念為一種新型概念，注重差異性與服務(wù)性，為檔案管理工作帶來(lái)了新契機(jī)。

一、對(duì)于檔案管理知識(shí)服務(wù)要求

1、知識(shí)模型運(yùn)用

知識(shí)服務(wù)管理模式更注重人性化管理，在知識(shí)檔案庫(kù)建設(shè)中以事業(yè)單位主營(yíng)業(yè)務(wù)作為基準(zhǔn)點(diǎn)向四面散開(kāi)，依據(jù)功能或是單位進(jìn)行劃分，使每個(gè)部門(mén)員工都能在其中找到所需要知識(shí)信息，而且對(duì)于司法局工作開(kāi)展起到記錄作用構(gòu)建檔案記憶功能，也能幫助各部門(mén)了解一些特殊案例處理辦法，針對(duì)現(xiàn)在情形做出最佳決策。

另外知識(shí)模型運(yùn)用也對(duì)于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平提出新要求，管理人員要將信息思維與檔案意識(shí)相結(jié)合，從而完善檔案庫(kù)建設(shè)，更好開(kāi)展知識(shí)服務(wù)。

2、加強(qiáng)各部門(mén)合作

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式一旦建成，會(huì)加強(qiáng)各部門(mén)間合作與交流，不再是傳統(tǒng)模式下相對(duì)獨(dú)立部門(mén)。而且檔案庫(kù)建設(shè)需要信息技術(shù)部門(mén)人員為其作日常維護(hù)管理，這也加強(qiáng)各部門(mén)間交流收集、補(bǔ)充檔案，依據(jù)各部門(mén)對(duì)于知識(shí)類(lèi)型需要，再引入新資源如一些新司法文件。當(dāng)然，檔案館與單位其他信息管理部門(mén)也要相互協(xié)調(diào)以免引起檔案重復(fù)。

二、檔案管理知識(shí)服務(wù)的必要性

1、提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案管理中，在檔案入庫(kù)后一開(kāi)始會(huì)進(jìn)行分類(lèi)處理，整齊擺放，但隨著檔案速度增加，一些老舊在利用過(guò)后就雜亂對(duì)方，再次利用時(shí)很難被找到，如司法局內(nèi)案件督辦檔案，案件編號(hào)、督辦部門(mén)編號(hào)、督辦狀態(tài)、時(shí)間等都是很重要的信息，一旦搞亂會(huì)直接影響司法部門(mén)辦公效率。

而知識(shí)服務(wù)管理模式首先將電子管理技術(shù)引入，首先確保了檔案存放不受環(huán)境影響，第二，在電子管理模式下，檔案都會(huì)歸置與不同數(shù)據(jù)庫(kù)，在查找時(shí)只要搜索關(guān)鍵詞、詞或是年份就可以被快速查詢，加快查找速度，提升查詢效率，不需要檔案管理者再次整理，節(jié)省了不必要人力。

2、提高檔案管理服務(wù)性質(zhì)

知識(shí)服務(wù)管理概念，注重知識(shí)管理，強(qiáng)調(diào)服務(wù)性質(zhì)。是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的合理規(guī)劃，幫助檔案部門(mén)科學(xué)管理檔案。而且從知識(shí)角度來(lái)看檔案管理越來(lái)越趨向于個(gè)性化管理，將檔案記錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)，并進(jìn)行細(xì)化處理，對(duì)于不同崗位不同年臨段員工都能滿足其需求。且加大了檔案管理知識(shí)層面，開(kāi)拓了技術(shù)檔案管理，使局內(nèi)科研人員能夠通過(guò)司法局內(nèi)網(wǎng)學(xué)習(xí)國(guó)家法規(guī)章程，對(duì)于一些服務(wù)性行業(yè)如社區(qū)矯正中心人員可以在上面瀏覽一些心理學(xué)專(zhuān)著，及了解一些國(guó)內(nèi)外新型理論，對(duì)其開(kāi)展日常工作起到正面影響。

三、知識(shí)服務(wù)檔案管理模式構(gòu)建

1、系統(tǒng)構(gòu)建

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式是一種與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合的管理模式。在構(gòu)建過(guò)程中主要從兩方面進(jìn)行構(gòu)建。第一是基本活動(dòng)方面?；净顒?dòng)構(gòu)建是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息的細(xì)化與拓展。在信息記錄上依照司法局平時(shí)工作流程，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)中會(huì)用到哪些業(yè)務(wù)文件與策劃方案，進(jìn)行系統(tǒng)編制，對(duì)于以往工作中一些價(jià)值性高的文件或是機(jī)關(guān)單位指令進(jìn)行歸檔處理儲(chǔ)存，對(duì)于一些臨時(shí)法律宣傳文件或是價(jià)值較低文件進(jìn)行暫時(shí)存檔。在分類(lèi)上依照辦公信息分為：制度流程、行政文件、模板表格、策劃方案、會(huì)議材料等。

第二是支撐活動(dòng)方面。支撐活動(dòng)是在基本活動(dòng)基礎(chǔ)上對(duì)于司法局發(fā)展起到促進(jìn)作用。如構(gòu)建檔案知識(shí)庫(kù)，將單位一些獨(dú)創(chuàng)理念與技術(shù)作為檔案儲(chǔ)存起來(lái)，并且依據(jù)單位發(fā)展需要引入國(guó)內(nèi)外先進(jìn)知識(shí)技術(shù)，幫助司法局各單位人員進(jìn)行在職學(xué)習(xí)或是加強(qiáng)法律意識(shí)。單位員工可以通過(guò)登錄檔案管理系統(tǒng)了解國(guó)家最新法律法規(guī)條文制定標(biāo)準(zhǔn)與制定目的，提高基層法律服務(wù)工作效率，深入解決民事糾紛問(wèn)題。

2、創(chuàng)新構(gòu)建

知識(shí)服務(wù)是一種新概念，其構(gòu)建過(guò)程本身也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的補(bǔ)充與完善。首先是理念與模式創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理主要以檔案記錄為重點(diǎn)，而新模式則是通過(guò)電子技術(shù)，注重知識(shí)發(fā)展，將檔案記錄轉(zhuǎn)化為檔案知識(shí)。既然是知識(shí)，就會(huì)細(xì)化其功能范圍，提升檔案知識(shí)價(jià)值，來(lái)為員工提供更加便捷服務(wù)。其次是對(duì)業(yè)務(wù)和制度進(jìn)行創(chuàng)新。通過(guò)擴(kuò)大檔案編制規(guī)模，強(qiáng)化檔案功能，以此增加了檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)范圍。并且在電子信息庫(kù)建設(shè)上采用一些新興技術(shù)如RSS訂閱與是知識(shí)推送，使員工在瀏覽檔案過(guò)程中擴(kuò)充相應(yīng)司法知識(shí)，提高其工作能力。另外知識(shí)服務(wù)檔案管理也將傳統(tǒng)檔案管理與其他部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，提高了單位內(nèi)部各部門(mén)協(xié)調(diào)能力，幫助單位全面發(fā)展。

總結(jié)

傳統(tǒng)檔案管理部門(mén)一直處于一種后臺(tái)輔助地位，相對(duì)獨(dú)立與其他部門(mén)聯(lián)系也不甚緊密。通過(guò)知識(shí)服務(wù)管理引入，使得司法局內(nèi)部檔案管理與知識(shí)信息完成一體化建設(shè)，檔案部門(mén)也從后臺(tái)走向前臺(tái)，加強(qiáng)法律宣傳工作，并且與其他部門(mén)相互配合，為員工提供更加完善的服務(wù)，提高其工作熱情與能力。

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