李　芳　（古田縣圖書館　352200）

淺談圖書館加強(qiáng)參考咨詢檔案的收集與管理工作

李芳（古田縣圖書館352200）

根據(jù)我省檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃提出的在新形勢(shì)下加快檔案信息資源建設(shè)、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段、科學(xué)整合檔案資源的目標(biāo)。本文對(duì)圖書館參考咨詢檔案收集與管理的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行論述，指出了圖書館應(yīng)該加強(qiáng)參考咨詢檔案的收集與管理工作，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

圖書館；參考咨詢檔案；收集與管理

一、圖書館參考咨詢檔案的重要性

圖書館參考咨詢檔案是圖書館參考咨詢工作的原始記錄材料，是咨詢工作人員長期勞動(dòng)和經(jīng)驗(yàn)積累的成果，保存完整、準(zhǔn)確的參考咨詢檔案，既是經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是有價(jià)值的參考書。圖書館建立好參考咨詢工作檔案，有利于更好地開展檔案的參考咨詢和利用工作。因此加強(qiáng)圖書館參考咨詢檔案的收集與管理，對(duì)圖書館的業(yè)務(wù)工作起了重要作用。

二、圖書館參考咨詢檔案的內(nèi)容

圖書館參考咨詢檔案的內(nèi)容主要包括閱覽室的咨詢檔案、外借處的咨詢檔案、書庫查資料的咨詢檔案、專題報(bào)告咨詢檔案、反饋?zhàn)稍冃畔⒌臋n案等等。這些參考咨詢檔案詳細(xì)全面地記錄了咨詢的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、結(jié)果、答復(fù)情況、反饋信息等等，是一種極有歷史保存價(jià)值的情報(bào)源，是一本內(nèi)容豐富的圖書館工具書。利用咨詢檔案積累形成的系統(tǒng)知識(shí)作為培訓(xùn)教材，傳播了理論知識(shí)和實(shí)際應(yīng)用方法。

三、圖書館參考咨詢檔案收集與管理的現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的收集方式仍然占主導(dǎo)地位

有些圖書館對(duì)讀者的需求和咨詢內(nèi)容還是采取手頭登記的模式記錄，沒形成規(guī)范的工作程序，對(duì)某一特定咨詢的問題難以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和質(zhì)量分析，不利于咨詢檔案的收集和管理。例如：有些參加科研活動(dòng)的讀者在查找資料時(shí)對(duì)于參閱過的文獻(xiàn)資料，不一定作詳細(xì)的手頭記錄，有的對(duì)于自己所寫的材料，由于書寫麻煩不太注意保留底稿，對(duì)于用過的文章，也不一定收集和記錄齊全。到了需要時(shí)，就出現(xiàn)“踏破鐵鞋無覓處”的現(xiàn)象。

2.對(duì)參考咨詢的檔案收集和管理簡(jiǎn)單化。

我曾經(jīng)也兼職做過參考咨詢檔案服務(wù)工作，檔案材料的形成從收集、 整理、歸檔都是以手工抄寫為主。當(dāng)時(shí)把讀者咨詢的內(nèi)容簡(jiǎn)單記錄和保存下來，如姓名、單位、時(shí)間、電話、 內(nèi)容、解答、反饋等情況，一一記錄下來。為了保存報(bào)紙的歸檔完整，每個(gè)月手工裝訂成冊(cè)，以便日后便于讀者查詢。甚至剪貼的報(bào)紙也裝訂成冊(cè)形成專門手冊(cè)供讀者查找借閱。隨著社會(huì)的發(fā)展，參考咨詢內(nèi)容也呈現(xiàn)多樣性、復(fù)雜性，除了一般的咨詢外，還有深層次的專題咨詢和社會(huì)信息咨詢等各種服務(wù)，簡(jiǎn)單化的檔案收集和管理已經(jīng)不能滿足人們的需要。

3.沒有配備專門人員收集和管理咨詢檔案。由于人手短缺，許多基層圖書館參考咨詢檔案的收集都是由兼職人員負(fù)責(zé)完成。雖然咨詢過程中也做好各種材料的記錄。妥善保存有關(guān)咨詢工作的各種材料。如 讀者來信、照片等。但由于工作繁忙，又缺少檔案專業(yè)知識(shí)，做不到按檔案規(guī)范立卷、歸檔，長期下來，參考咨詢檔案就不能完善保存。

以上現(xiàn)狀難以為社會(huì)提供全方位和多樣性的服務(wù)，不能滿足用戶對(duì)信息源的需求，為了更好地提高服務(wù)水平，促進(jìn)參考咨詢檔案的建立，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)圖書館參考咨詢檔案收集與管理。

四、加強(qiáng)圖書館參考咨詢檔案收集與管理

1.開展數(shù)字參考咨詢服務(wù)，建立網(wǎng)絡(luò)參考咨詢檔案

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)管理檔案已成為必然趨勢(shì)，現(xiàn)代化檔案工作除了接待查檔、檔案信息咨詢外，已經(jīng)開始逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化、檔案數(shù)字化。 對(duì)圖書館來說意味著有更多的用戶利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲取信息進(jìn)行社會(huì)信息咨詢服務(wù)，建立能滿足讀者和用戶需求的各種信息檔案數(shù)據(jù)庫，開展一些數(shù)字咨詢服務(wù)，如維普中文、萬方數(shù)據(jù)庫等，以便更好地為科研和讀者撰寫論文提供參考咨詢服務(wù)，全方位、多樣性地建立好參考咨詢檔案。

2.培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理人員

圖書館現(xiàn)有的咨詢工作人員兼職多，應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)的咨詢服務(wù)工作隊(duì)伍，既有精通外語、計(jì)算機(jī)專業(yè)又有一定的檔案收集和管理能力的高素質(zhì)的人員，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)地完成檔案收集和管理工作。對(duì)讀者進(jìn)行培訓(xùn)和引導(dǎo)，開設(shè)不同專題和不同內(nèi)容的參考咨詢服務(wù)，引導(dǎo)用戶利用網(wǎng)絡(luò)查詢資料、傳達(dá)文獻(xiàn)。

3.建立健全參考咨詢服務(wù)的電子檔案

可根據(jù)參考咨詢工作的需要，建立地方索引和各種專題資料庫的電子檔案，為解答讀者咨詢問題提供豐富的檔案資源 。例如：我館近年來建立了各種專門的咨詢服務(wù)數(shù)據(jù)庫檔案，方便了各種不同讀者的需求。

4.完善讀者咨詢工作的記錄檔案。

在讀者服務(wù)咨詢工作中，通過對(duì)讀者咨詢工作的詳細(xì)記錄完善讀者咨詢檔案，包括讀者的姓名、單位名稱、居住地址、聯(lián)系電話和電子郵箱及讀者咨詢的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等，便于以后查詢所用。近年來圖書館改“手工記錄”為“電腦錄入”既保證了讀者檔案保存與管理的完整性，也方便了讀者檔案的查詢和利用。

5.建立網(wǎng)站使檔案部門實(shí)現(xiàn)信息共享

建立檔案網(wǎng)站能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案網(wǎng)站建設(shè)使館藏信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，有利于檔案信息采集、發(fā)布和查詢等，同時(shí)服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，檔案用戶訪問的信息內(nèi)容也更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，還能通過網(wǎng)站開展各種信息咨詢服務(wù)。

6.充分利用參考咨詢檔案開展業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)

收藏檔案目的是更好為社會(huì)利用，參考咨詢檔案是學(xué)術(shù)性很強(qiáng)的檔案，特別是課題性、專題性咨詢，是科研人員深入調(diào)查研究、綜合分析的結(jié)果，有利于編撰成二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn) ，圖書館應(yīng)該充分利用參考咨詢檔案開展業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，更好地為社會(huì)服務(wù)。

五、結(jié)語

新形勢(shì)下，圖書館正面臨自身功能的進(jìn)一步更新與完善，只有與時(shí)俱進(jìn)，在不忽視傳統(tǒng)檔案建設(shè)的同時(shí)，加快數(shù)字化檔案的建設(shè)，將兩者有機(jī)結(jié)合有機(jī)結(jié)合，相互配合，才能做好圖書館參考咨詢檔案的科學(xué)管理工作，開展特色化的信息咨詢服務(wù)，促進(jìn)圖書館參考咨詢事業(yè)的發(fā)展，才能滿足讀者多功能、高層次的需求，更好地為社會(huì)服務(wù)。

[1]王惠敏.淺論新世紀(jì)圖書館咨詢服務(wù)模式.甘肅科技，2008（2）.

[2]郭海嵐.做好圖書館檔案管理工作之淺見[J].黑龍江檔案，2014（3）.

[3]梅彩虹.高校數(shù)字圖書館建設(shè)分析[J].現(xiàn)代營銷：學(xué)苑版，2013（4）.

[4]肖梅春.優(yōu)化檔案館藏的思考[J].教育科研，2004（6）．

李芳，大學(xué)本科，福建省檔案學(xué)會(huì)會(huì)員、中國圖書館學(xué)會(huì)會(huì)員、福建省圖書館學(xué)會(huì)會(huì)員。