楊薪平

長春市信息中心

信息化時代下傳統(tǒng)檔案信息服務的挑戰(zhàn)

楊薪平

長春市信息中心

隨著近些年來我國經濟文化事業(yè)的不斷向前發(fā)展與進步，社會信息從客觀上對檔案資源的信息化提出了較之前更高的要求。筆者主要針對我國傳統(tǒng)檔案信息服務進行了分析與研究，并針對其中存在的不足之處制定了與之相適應的解決和優(yōu)化策略，以期能為日后我國的檔案管理事業(yè)做出一定的貢獻。

檔案信息；傳統(tǒng)信息服務；挑戰(zhàn)

在當前時代發(fā)展背景下，主要以計算機硬件為主要基礎，這一技術為人們的生活帶來了極大的發(fā)展與進步。與此同時，檔案信息作為公益事業(yè)，在信息化時代下也受到了一定的挑戰(zhàn)。

一、信息化時代下傳統(tǒng)檔案信息服務的挑戰(zhàn)

（一）管理手段面對的挑戰(zhàn)

隨著當前信息化時代的不斷向前發(fā)展與進步，信息化的管理手段已經遍布社會各個領域之中。在當前檔案管理自動化的發(fā)展過程中，有較多數(shù)量的檔案是以紙張原件或者復印件的方式保存著。在這個保存的過程中鑒于對一些使用頻率較高的檔案來說，將會在保存時間與數(shù)據(jù)保存等方面存在損毀的消極情況，這些都會直接影響到檔案在后期的使用情況。

（二）管理人員面對的挑戰(zhàn)

檔案的管理工作是一項具有較強專業(yè)性的內容，這就對檔案管理人員提出了較高的要求。雖然當前在檔案管理方面有較多工作成熟的工作人員，但是縱觀當前多數(shù)的檔案管理人員，這些人員多數(shù)并未受到過較為專業(yè)的培訓過程，這樣就會直接導致他們在對檔案進行管理的過程中存在著不專業(yè)等狀況，這都會對檔案的管理狀況產生一定的危害。

二、信息化時代下檔案信息服務水平的優(yōu)化策略

（一）強化工作人員的管理意識

要想獲得較為有效的對檔案保存的效果，首先就要檔案管理人員能夠將過去陳舊的管理意識進行轉變，一改過去傳統(tǒng)的管理理念，將檔案管理實現(xiàn)信息化管理，最好達到資源共享的效果。與此同時，工作人員還要加強對組織內部的領導，將這些內容規(guī)劃到事業(yè)發(fā)展中去，將這一內容作為一個具有戰(zhàn)略性的工作進行，還要加強對檔案管理方案的規(guī)劃與建設。最后，還要針對事業(yè)發(fā)展的實際狀況，確定并建立一個完善的創(chuàng)建計劃，有效的將投訴管理平臺進行完善，對所投訴的內容和信息進行集中管理。[1]如若在管理過程中有一些突發(fā)狀況，就要將監(jiān)控設備進行調查與使用，并積極實現(xiàn)調查管理活動。

（二）規(guī)范檔案管理的過程

要想有效的實現(xiàn)對檔案的管理，還要制定完善的檔案工作制度，對檔案的借用、傳遞過程進行完善管理。在對相關材料進行核實與調查之后，對檔案轉出的內容進行詳細填表，主要完成《檔案轉出登記表》，還要加強對紙質與電子版的查詢目錄進行修改，并要及時的對轉出借閱的單位與時間進行記錄，并要對檔案管理所使用的費用進行結算。另外，要對紙質與電子版的目錄進行查詢方面的修改，并且在修改的過程中將檔案轉出的時間和單位進行詳細的記錄，與此同時要對檔案進行密封處理，要對經辦人進行蓋章簽字的流程。在對檔案進行查閱的過程中要記得，不要隨意將檔案內容透漏給其他人，也不能隨意將檔案借給他人進行借閱，查閱檔案務必要嚴格按照保密規(guī)定進行，禁止對檔案材料進行勾畫或者涂抹，更不得對檔案進行違規(guī)抄錄或拍攝。一旦遇到特殊情況，就要向領導匯報，在得到批準以后再進行下一步進程，務必要保護檔案的安全。

（三）完善檔案室的基礎設施

要想在檔案事業(yè)發(fā)展過程中取得較好的效果較高的成績，就要加強對檔案室的基礎設施建設，做好檔案管理這項工作，將這一項工作內容作為檔案工作中較為重要的一部分。在對檔案室進行建設與規(guī)劃的過程中需要將檔案室中一些設施的基本原則與建設措施等方面進行配置，并且要從檔案室的實際情況出發(fā)，從最大限度上實現(xiàn)對檔案的維護與保護，特別是在對檔案室中的密集架，溫度等息息相關的因素進行嚴格管理。如果是有一些污染源的環(huán)境，就需要在對檔案室的地面進行特殊設定，其地面要高于室外地面20厘米以上，這樣做的原因在于只有這樣才能有效防止水流流入到檔案室內部，與此同時還要加強對防火門、防盜門以及空調等相關基本設施的擺放。[2]另外，在檔案室中還應當保持對室內地面與墻體上的整潔保持，不要容易產生并積壓灰塵。在日常生活中，要保持檔案室自身的清潔效果，還要對室內的溫度進行嚴格的控制，嚴格要求并規(guī)定嚴禁吸煙等標語。為了更好的實現(xiàn)對檔案的管理，相關的工作人員還應當定期實現(xiàn)對檔案室的安全檢查，主要對鎖具進行認真的檢查。在對鎖具進行選擇的時候務必要購買符合國家標準的密集架。其中，柜子的高度不能超過2.5m，而密集柜內分層數(shù)不應多于6層；其中，檔案室中的重要檔案要選擇放置在全封閉的密集柜之中，。如果是檔案室中有一些對安全性要求較低的檔案，便可以選擇一些半封閉的密集架，在安裝的過程中要記得預留出空間，其距離可以掌握在大于0.8m范圍內，而密集架頂部距離房頂?shù)母叨葢敶笥?.2m。

（四）實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化

第一，實現(xiàn)對檔案的高清掃描。為了能夠更有效的實現(xiàn)對檔案資源的保管，相關管理部門應當購買到專業(yè)的掃描器具，在應用過程中要進行聯(lián)合應用的方式，其中最重要的就是，如果遇到掃描儀不能有效處理的文件，就需要利用高倍數(shù)碼相機作為補充。與此同時，要按照文件的順序并按照色彩給予其不同的處理。一般來說，檔案主要分為黑白二值文件、灰度文件、全色文件等幾種內容。第二，實現(xiàn)對圖像的處理與存儲。每當對檔案掃描工作完成以后，需要相關工作人員對圖像的處理，可以將其存儲在數(shù)據(jù)庫之中。在對圖像進行保存的過程中，還要實現(xiàn)對圖像的篩選。一旦發(fā)現(xiàn)了有問題的圖像，要利用圖像處理技術進行修改和標記，在處理以后再進行重新掃描。第三，在內部建立起數(shù)據(jù)庫。在將紙質檔案轉化為圖片之后，要建立起與之相應的數(shù)據(jù)庫，還可以實現(xiàn)在網絡上的查詢作用，實現(xiàn)資源的有效共享。實現(xiàn)檔案的電子化管理能夠有效的縮小了存儲空間，也很好的解決了與日俱增的紙質文件與存儲空間二者間產生的矛盾。

在當前這個信息化時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經受到了嚴峻的挑戰(zhàn)，需要在信息化時代背景之下加強相關措施的優(yōu)化策略，以此來為檔案的管理作出一定貢獻。

[1]熊友菊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學通訊,2011（02）.

[2]劉蕊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息模式的挑戰(zhàn)[J].神州, 2014（02）.

楊薪平（1982-），女，漢族，吉林省長春市人，長春市信息中心館員，檔案系列中級，從事檔案管理研究。