楊曉光齊齊哈爾市第一醫(yī)院

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理模式的探討

楊曉光
齊齊哈爾市第一醫(yī)院

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也加快了網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)程。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成檔案的生成、采集、歸檔和管理等工作，檔案載體從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和傳播的快速性等特點(diǎn)給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。電子檔案的生成物對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了較大的影響，因此對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理模式進(jìn)行分析，從而更好的將電子檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，使其能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展更好地服務(wù)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案；管理模式；電子檔案

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理模式概述

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案得以產(chǎn)生，其作為當(dāng)前檔案的重要載體及檔案管理的重要組成部分，需要對(duì)電子檔案管理工作中建立完善的檔案信息系統(tǒng)。將大量分散的檔案信息進(jìn)行收集和加工，同時(shí)建立搜索引擎和檢索體系，為檔案需求者隨時(shí)查閱和傳送檔案信息提供便利。在當(dāng)前檔案工作中，還是先有紙質(zhì)文件，然后再針對(duì)具體的需要來進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。另外，由于受制于長(zhǎng)期以來形成的閱讀習(xí)慣，也會(huì)將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，即當(dāng)前檔案管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案處于共存的模式，二者之間相互依存、各自發(fā)展和完善。但隨著信息形態(tài)多樣化的發(fā)展，信息傳遞更為高速和便捷，這也使部分電子文件受制于格式、基數(shù)、字?jǐn)?shù)等限制無法轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)檔案。當(dāng)前各種音頻、視頻等的運(yùn)用也給紙質(zhì)記錄帶來了較大的難度，因此以數(shù)字形態(tài)生存的文件無論是種類還是數(shù)量都越來越多，而且越來越復(fù)雜，這就需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體和電子載體檔案管理工作的互融，需要建立檔案信息管理系統(tǒng)，使其與紙質(zhì)檔案保持同步，同時(shí)還要增加檢索目錄的數(shù)據(jù)模塊分析統(tǒng)計(jì)，針對(duì)具體的需求來決定是否將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，充分地發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案各自優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)管理。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國(guó)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，大量電子檔案產(chǎn)生，這使傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越無法適應(yīng)當(dāng)前信息發(fā)展和傳播的需求，檔案管理工作需要加快向信息化管理轉(zhuǎn)變，以便于更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展需求。

（一）由人工管理向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變

當(dāng)前在檔案管理工作中廣泛的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，不僅有效地代替了人力，而且對(duì)檔案管理效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

（二）由檔案管理向檔案信息管理拓展

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理加快了向檔案信息管理的轉(zhuǎn)變，可以說檔案管理和檔案信息管理作為檔案工作的兩個(gè)不同階段。檔案管理為檔案信息管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)，檔案信息管理作為檔案管理的深度拓展。充分地利用現(xiàn)代技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)來對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和利用，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

（三）檔案一體化管理和資源共享得以實(shí)現(xiàn)

在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案信息資源以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳輸，特別是檔案領(lǐng)域內(nèi)區(qū)域性網(wǎng)絡(luò)的建立及檔案檢索系統(tǒng)的不斷完善，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，并加快推進(jìn)了檔案一體化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)檔案信息管理的途徑

（一）增加信息服務(wù)的意識(shí)

傳統(tǒng)的信息管理方式已越來越不能滿足人們的需要，社會(huì)和公眾需要更加先進(jìn)的信息收集渠道和接收方式，這就要求檔案部門一定要增加服務(wù)社會(huì)公眾的意識(shí)，及時(shí)迅速地轉(zhuǎn)變思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷完善檔案信息化管理工作，使得檔案信息化水平快速提高。

（二）維護(hù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們對(duì)檔案信息的利用更為便捷，但由于網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)也給檔案信息的安全帶來較大的威脅。這就需要檔案管理部門做好檔案信息安全防護(hù)工作。首先，需要加快構(gòu)建安全的電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用現(xiàn)代化技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行歸類保密管理。建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)于需要高等級(jí)保密的檔案資料，需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，明確其工作職責(zé)和操作規(guī)范，合理對(duì)操作權(quán)限進(jìn)行分配，確保檔案收集、整理和傳輸?shù)囊?guī)范性。其次，要制定嚴(yán)格的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的安全管理，將檔案信息進(jìn)行內(nèi)部、外部分別管理，針對(duì)檔案信息的保密級(jí)別來進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_和發(fā)布，確保檔案信息共享，同時(shí)不會(huì)有泄密情況發(fā)生。另外，還要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的配備，利用先進(jìn)的技術(shù)來有效地防范病毒、黑客對(duì)系統(tǒng)的入侵，做好設(shè)備和系統(tǒng)的維護(hù)和監(jiān)控工作，有效地保障檔案信息的安全。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式

在管理方式上，要實(shí)現(xiàn)管理程序文件化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，加強(qiáng)電子檔案的統(tǒng)一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性。檔案管理人員要最大限度地發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進(jìn)行資源整合。配合上級(jí)主管部門，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫和信息監(jiān)控，設(shè)置權(quán)限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時(shí)，做到上下共享資源。

（四）加快傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)換

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在檔案管理工作中，需要正確處理傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，特別是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)檔案信息來源于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)生成的電子文件，同時(shí)還有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來的信息，因此在檔案管理工作中，需要加快將傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)換，有效地提高檔案的使用效率。

（五）改進(jìn)人才培養(yǎng)模式向創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變

在原有的人才培養(yǎng)模式基礎(chǔ)上拓展新方法，提高工作人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的規(guī)范化教育和創(chuàng)新思維模式培訓(xùn)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，并針對(duì)問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應(yīng)電子信息管理模式，發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作在實(shí)踐和發(fā)展過程中衍生了更多的新事物，這對(duì)檔案工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此，需要檔案工作者要加快自身觀念的轉(zhuǎn)變，充分地運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)來加快推動(dòng)檔案信息管理，使檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更好地發(fā)揮其重要作用。

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[2]陳婷，孫建宇.醫(yī)院電子檔案的重要性與創(chuàng)新[J].中國(guó)公共衛(wèi)生管理，2014（2）.

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