時(shí)升來(lái)
嫩江縣委組織部干部檔案室
淺談紙質(zhì)檔案保管的方法
時(shí)升來(lái)
嫩江縣委組織部干部檔案室
在全國(guó)提倡實(shí)行電子化檔案的同時(shí)我們也要做好保護(hù)紙質(zhì)檔案的工作。電子化檔案在雖然在先進(jìn)程度上超過(guò)紙質(zhì)檔案,但確保紙質(zhì)檔案的完整性不僅有利于今后工作的順利開(kāi)展,更能夠?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)和事業(yè)單位留下珍貴材料,這是電子檔案無(wú)法完全替代的。由此可見(jiàn)紙質(zhì)檔案管理者的責(zé)任重大。因此,在進(jìn)行紙質(zhì)檔案記錄后將檔案完善地保存起來(lái),對(duì)我國(guó)穩(wěn)定發(fā)展有著重要作用。
紙質(zhì)檔案;保存管理;有關(guān)方法;簡(jiǎn)單分析
1.紙質(zhì)檔案遵循人的傳統(tǒng)習(xí)慣
近年來(lái)科技化辦公室已逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案辦公模式,但由于這種新方式還沒(méi)有達(dá)到普遍運(yùn)用的狀態(tài),許多人無(wú)法適應(yīng)電子化辦公,仍舊以紙質(zhì)檔案模式進(jìn)行日常工作,甚至有些檔案時(shí)無(wú)法用電子形式來(lái)進(jìn)行記錄的,因此在近期內(nèi)紙制檔案管理模式仍然在我國(guó)工作中占據(jù)主要地位。
2.紙質(zhì)檔案文化久遠(yuǎn)具有歷史性意義
我國(guó)自東漢時(shí)期便已開(kāi)始使用紙張進(jìn)行文書(shū)傳遞,而魏晉時(shí)期后紙張使用更為廣泛。4世紀(jì)17世紀(jì)末伊始,我國(guó)造紙術(shù)流傳到世界各個(gè)國(guó)家,開(kāi)啟了全世界紙質(zhì)時(shí)代,對(duì)于促進(jìn)各國(guó)文明起到至關(guān)重要的作用。造紙術(shù)作為我國(guó)四大發(fā)明之一流傳至今,不僅將制作出來(lái)的紙張帶動(dòng)我國(guó)文明的發(fā)展,更是我國(guó)古代人民智慧的成果,就有歷史性意義。
3.紙質(zhì)檔案是耐久性較強(qiáng)的載體
紙質(zhì)檔案不僅具有直觀性、真實(shí)性,更是承載著我國(guó)千年文化歷史的載體,保存著我國(guó)人民千百年來(lái)的智慧結(jié)晶,有些作用是電子檔案完全無(wú)法代替的。如果對(duì)紙張檔案保護(hù)得當(dāng),不僅能夠達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案的效果,更能夠利用其美觀性和穩(wěn)定性在現(xiàn)代檔案管理中占據(jù)一席之地。
4.紙質(zhì)檔案是最具有法律效力的重要證明
電子檔案雖具有一定的智能性和快捷性,但在法律方面并沒(méi)有什么優(yōu)勢(shì)。相反地,由于印章以及簽名等重要組成部分的約束,絕大部分需要法律保護(hù)的書(shū)面證明和文件都必須以紙張形式存在,電子形式只能以附件形式存在,如果沒(méi)有紙質(zhì)證明和文件,電子文件不具有任何法律效應(yīng)。
紙質(zhì)檔案如果保存不當(dāng),紙張會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現(xiàn)象,嚴(yán)重影響檔案的完整性。而檔案管理人員必須要了解并掌握這些現(xiàn)象,加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和保存,做好檔案的保護(hù)工作。因此檔案人員必須掌握紙質(zhì)檔案的構(gòu)成元素以及保護(hù)方法。
1.紙質(zhì)檔案的構(gòu)成
(1)紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之一
紙,是由種毛纖維、韌皮纖維、木材纖維、禾本科纖維等為原料制成的,這些原料的主要成份是纖維素、半纖維素、木質(zhì)素。纖維素含量的高低直接影響到紙張的耐久性,木質(zhì)素含量過(guò)高,紙張容易變脆,這也是影響紙質(zhì)檔案耐久性的內(nèi)因。造紙制漿過(guò)程中殘留的酸,記錄材料、霉菌產(chǎn)生的有機(jī)酸,會(huì)加速纖維水解;光照、溫度、濕度還會(huì)加速纖維氧化,這些是損壞紙張的環(huán)境因素。影響紙張性質(zhì)的其它外因還有霉變、害蟲(chóng)等生物因素和人為因素。
(2)紙質(zhì)檔案構(gòu)成元素之二
構(gòu)成紙質(zhì)檔案的另一種元素就是字跡。而字跡主要成分就是色素。紙質(zhì)上的自己所用到的色素一般為碳黑和染料,這些色素利用其自身能夠根據(jù)結(jié)膜、粘附等特點(diǎn)依附在紙張上并能夠被紙張吸收,可以長(zhǎng)時(shí)間留存在紙張上。根據(jù)成分來(lái)看,碳黑材料的色素的保存時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)較為持久,而染料的穩(wěn)定性較差,例如復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆等,其揮發(fā)性較大,吸附能力與碳黑相比較而言也比較弱。
2.紙質(zhì)檔案的保管方法和措施
紙質(zhì)檔案一旦形成,其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起,它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān),所以結(jié)合以上對(duì)紙質(zhì)檔案自身材料的理化性能分析,我們需要注意以下幾個(gè)方面:
(1)調(diào)控檔案庫(kù)房合理的溫濕度
在高溫條件下,會(huì)造成紙張中所含水分的揮發(fā),紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機(jī)械強(qiáng)度降低;高溫會(huì)加快纖維氧化和水解反應(yīng)而對(duì)紙張形成破壞;高溫有利于有害生物——霉菌的生長(zhǎng)繁殖;溫度高時(shí)一些油溶性的材料會(huì)發(fā)生擴(kuò)散現(xiàn)象(比如圓珠筆字跡)。紙張極易吸水,高濕是紙張中纖維素水解的首要條件;濕度過(guò)大會(huì)使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象(比如紅墨水);水分能促進(jìn)微生物滋生,侵蝕紙張膠面而引起污跡,并且微生物的代謝物中含有的有機(jī)酸會(huì)加速纖維水解。所以檔案庫(kù)房要安裝調(diào)溫、除濕設(shè)備,將檔案庫(kù)房溫度控制在(14~24℃)±2℃,濕度控制在(45%~60%)±5%這個(gè)范圍內(nèi),將更有利于我們紙質(zhì)檔案的保存。
(2)防止強(qiáng)光長(zhǎng)期照射
由于紙張接觸空氣面積較大,若收到強(qiáng)光長(zhǎng)期照射,紙張表面會(huì)因?yàn)楣夂涂諝猱a(chǎn)生的光氧化反應(yīng)導(dǎo)致出現(xiàn)褪色、變黃等現(xiàn)象;而經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期照射,紙張成分中的纖維素分子會(huì)因?yàn)槭艿窖鯕夤舭l(fā)生氧化反應(yīng),增加紙張的脆弱性,降低了紙張的質(zhì)量。因此在進(jìn)行紙張檔案保存時(shí)首先要減少窗戶(hù)數(shù)量;其次,采用折射光作用較強(qiáng)的花紋玻璃,并安裝窗簾;第三在庫(kù)房?jī)?nèi)盡量使用白熾燈。
(3)防止長(zhǎng)期接觸空氣造成污染
我國(guó)化工產(chǎn)業(yè)不斷增加,空氣中化學(xué)排放物的含量也在持續(xù)增多。如果紙張長(zhǎng)期存放于這種環(huán)境下,空氣中的硫化物就會(huì)與紙張發(fā)生水解、氧化等化學(xué)反應(yīng),造成對(duì)紙張的破壞及污染,導(dǎo)致紙張存放期縮短。因此在對(duì)污染嚴(yán)重的地區(qū)要對(duì)檔案庫(kù)房的空氣定期凈化,防止紙張長(zhǎng)期接觸空氣而造成污染。
(4)防治蟲(chóng)害以及霉變
庫(kù)房?jī)?nèi)如果空氣濕度過(guò)高,會(huì)使紙張發(fā)生霉變甚至腐爛;而長(zhǎng)期潮濕的環(huán)境適合害蟲(chóng)的生長(zhǎng),會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生一定損害。因此在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存時(shí),首先要保持庫(kù)房的干燥,空氣中的濕度不可過(guò)高;其次,在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防霉儀器,并保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生。
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