劉凌濤

山東省濰坊市奎文區(qū)人力資源管理服務(wù)中心

事業(yè)單位檔案管理中的創(chuàng)新與發(fā)展

劉凌濤

山東省濰坊市奎文區(qū)人力資源管理服務(wù)中心

隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)式的事業(yè)單位的檔案管理模式難以維持。信息電子化的發(fā)展使得檔案管理向電子信息化過渡成為了必然趨勢。為了建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理模式，對于舊有的信息檔案管理模式需要有一定的創(chuàng)新。本文將對于如何構(gòu)建創(chuàng)新型檔案管理模式，進(jìn)行討論和分析。

信息；檔案管理；創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的提高，對于電子信息化的綜合運(yùn)用出現(xiàn)在生活中的各種地方。傳統(tǒng)式的事業(yè)單位的檔案管理，方式上不適用于當(dāng)前檔案管理信息量巨大這一現(xiàn)狀。舊式檔案管理的綜合處理方式具有一定的滯后性，對于檔案的刷新和信息量的及時(shí)處理上，不能做到快速的及時(shí)處理。因此，對于事業(yè)單位的檔案管理的綜合處理，需要以信息化為基礎(chǔ)，進(jìn)行全面的創(chuàng)新和發(fā)展。

一、關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的電子信息化

事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展走向需要以電子信息化為主要方向。隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位目前的檔案管理信息量呈現(xiàn)一種爆炸式的激增。對于檔案信息的處理和存儲(chǔ)，電子化的檔案管理具有綜合性處理能力強(qiáng)，便于查詢搜改以及存儲(chǔ)容量大等優(yōu)點(diǎn)。其最大的優(yōu)勢還是在于及時(shí)性處理和安全保存等問題。關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息化的綜合建設(shè)應(yīng)該以事業(yè)單位檔案管理的信息化電子化的高效方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。管理人員對檔案的管理和處理是檔案管理的主要內(nèi)容。電子信息化的快速發(fā)展，使得檔案管理上在信息量上極大地增加。所以，在如何實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)運(yùn)用以及如何有效的處理資源，提高資源的共享成為了檔案管理工作中的難題。檔案的電子信息化處理對于檔案價(jià)值的發(fā)掘和拓展有著重要作用。高效的電子信息化處理模式縮小了檔案管理的時(shí)空界限，管理人員可以通過隨意的網(wǎng)絡(luò)位置，在任何時(shí)間地點(diǎn)對需求的信息資源進(jìn)行搜索和處理，電子信息化的處理方式以消除時(shí)空限制為方法，對檔案資源的利用進(jìn)行了最大的利用和提高。

二、創(chuàng)新管理電子信息化發(fā)展的方式

對于事業(yè)單位電子信息化文檔的錄入和電子檔案的綜合管理，需要有特別的構(gòu)建。對于檔案管理的電子信息化發(fā)展，事業(yè)單位的電子管理工作很早就產(chǎn)生了雛形，因此工作上對于海量的電子信息檔案的管理工作處理上，具有一定的冗雜。因此，對于入檔電子信息檔案的管理就必須以完善對檔案的規(guī)范監(jiān)督為主要方向。

發(fā)展電子信息化的創(chuàng)新型事業(yè)單位的檔案管理，首要的是對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案的數(shù)據(jù)庫以及備用存儲(chǔ)進(jìn)行預(yù)建和完善。需要將檔案庫的現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行綜合利用。建立便于操作的電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，以實(shí)用化，便捷化的處理為基礎(chǔ)點(diǎn)，完善電子檢索系統(tǒng)的建設(shè)。以優(yōu)秀的電子檢索系統(tǒng)來提高事業(yè)單位檔案管理部門的工作水平和服務(wù)水平。在對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建時(shí)，需要對事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行分揀，錄入以及存入數(shù)據(jù)庫等工作。對檔案進(jìn)一步進(jìn)行資源檢測的同時(shí)，要加強(qiáng)對那些重要的檔案資源的進(jìn)行信息化進(jìn)程推進(jìn)。簡而言之，對于人力資源上的檔案資源信息化的建設(shè)大致可分為資源錄入和分揀查詢兩大方面。對于現(xiàn)有的紙質(zhì)資料進(jìn)行檔案入庫。然后，延長檔案入庫年限，便于綜合性的處理。最后做到，在檔案電子化錄入后，可以做到簡潔的信息查詢和整理，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。

三、以信息化科技建設(shè)為方向和問題

事業(yè)單位對于檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)已經(jīng)有了初步的雛形，但是由于信息化的檔案管理發(fā)展還處于起步階段，事業(yè)單位在文件管理和建設(shè)上還是具有不可靠因素。在綜合建設(shè)上還是需要進(jìn)一步開擴(kuò)。首先，對于檔案的管理上，使用者有著一定的認(rèn)識(shí)偏差。員工和相關(guān)的工作人員對于檔案管理的工作認(rèn)識(shí)還不夠完善。隨著檔案管理的發(fā)展，事業(yè)單位關(guān)于檔案管理的工作不斷提高，檔案管理者對于檔案的管理意識(shí)不斷增強(qiáng)。檔案的綜合管理上對于事業(yè)單位的綜合發(fā)展和檔案的有效利用非常重要。但是就管理者而言，對于檔案的管理工作的理解還是不夠，一部分人對于檔案管理的模式不夠重視。有時(shí)會(huì)以經(jīng)費(fèi)的原因?qū)τ诂F(xiàn)代化信息管理建設(shè)進(jìn)行回避和不重視。這種認(rèn)識(shí)上的局限性，嚴(yán)重的阻礙著事業(yè)單位檔案現(xiàn)代信息化管理的發(fā)展。

從資源利用上講，資金的利用和短缺對于信息化建設(shè)和發(fā)展也造成了不小的阻礙。如果檔案管理信息化建設(shè)的資金短缺，在硬件設(shè)施配備以及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)庫的建設(shè)問題上會(huì)導(dǎo)致很大的缺失。資金流動(dòng)缺失使得計(jì)劃變成空泛的計(jì)劃建設(shè)，無法在現(xiàn)實(shí)中得到充分的實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致了一定的滯后性。結(jié)果上往往會(huì)導(dǎo)致檔案建設(shè)無法進(jìn)行，檔案的現(xiàn)代化電子建設(shè)仍然只是局限在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理程度。如果沒有充足的資金支持，檔案信息化管理建設(shè)將會(huì)受到很大程度的限制，管理者對于信息的分揀管理工作會(huì)收到很大影響。

事業(yè)單位檔案的管理人員的綜合性認(rèn)知也具有一定的局限性。近年來，關(guān)于檔案管理的事業(yè)單位的工作人員程度不夠，單位對這些沒有清晰的認(rèn)識(shí)到。部分事業(yè)單位關(guān)于信息化檔案管理建設(shè)開設(shè)了對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，對硬件管理增加了完善。但是，多數(shù)檔案管理工作的人員水平偏下，對于電子設(shè)備方面的專業(yè)程度不夠完善。對于不斷更新的電子、信息化技術(shù)信息的接受能力不強(qiáng)，對檔案電子化管理的技術(shù)運(yùn)用能力不夠，會(huì)使檔案管理信息化的建設(shè)僅僅停留在基本的錄入和查詢上，這對于信息化管理的綜合性建設(shè)的全面提高是一種阻礙。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)需要一定的創(chuàng)新與實(shí)踐。管理人員對檔案的數(shù)字化管理需要有待提高。事業(yè)單位檔案管理信息化是時(shí)代進(jìn)步的大條件背景下的要求,這反映于社會(huì)發(fā)展的本身有著積極的催動(dòng)作用。綜合利用現(xiàn)代化技術(shù)條件，進(jìn)行電子信息化的檔案管理建設(shè)，符合時(shí)代的經(jīng)濟(jì)需求。

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