何小璉

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淺議新形勢下的企業(yè)會計檔案管理

何小璉

摘要：信息技術(shù)的日益發(fā)展與科技治理理念的的深入對企業(yè)的會計檔案管理提出了更高的要求，為適應(yīng)新形勢，轉(zhuǎn)變觀念、規(guī)范基礎(chǔ)、加快會計檔案信息化建設(shè)成為財務(wù)工作與檔案管理工作的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理問題；對策

一、新的形勢及要求

2015年12月11日財政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)文宣布自2016年1月1日起實施新修訂的會計檔案管理辦法《中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號（2015）》。該辦法主要從完善會計檔案的定義、范圍；電子會計檔案；會計檔案銷毀程序；會計檔案出境管理；調(diào)整會計檔案定期保管期限等五個方面制定31條新規(guī)，從新的視角對會計檔案管理辦法進行了完善，為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”和節(jié)約環(huán)保的新形勢提供檔案管理方面的制度保障。

新的管理辦法是適應(yīng)新形勢應(yīng)運而生，與原來的辦法有差異，新舊銜接辦法于2016年3月8日剛剛下發(fā)。微觀層面各單位的檔案管理也正在磨合期，對我們的工作也提出了挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)會計檔案管理中存在的主要問題及原因

1.會計檔案管理基礎(chǔ)不規(guī)范

按照79號會計檔案管理辦法所述，會計檔案包含會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料。會計檔案管理工作分為會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、借閱、銷毀等方面。由于會計檔案專業(yè)性強，檔案管理部門認(rèn)為主要環(huán)節(jié)是財務(wù)部門的工作內(nèi)容，檔案部門只負(fù)責(zé)接收會計檔案和保管、借閱、銷毀。因此，對前面環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查不夠，存在入庫會計檔案組卷質(zhì)量不高、裝訂不美觀等問題。另一方面，會計檔案雖然是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，但由于它處在最后一個節(jié)點，不像開具發(fā)票、申報稅、交稅、貨款支付、工資發(fā)放那樣與眾多部門聯(lián)動性強，時效性高，而是相對來說更像部門內(nèi)部工作。因此，無論單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、會計人員對這項工作的重視程度都會弱一些。認(rèn)識上的不足導(dǎo)致檔案管理沒有很好地納入內(nèi)控框架下，會計檔案收集、整理、裝訂、移交、保管各環(huán)節(jié)規(guī)章制度不完善。對傳遞時間、附件要求、裝訂格式缺乏硬性約束和績效考核。工作上的倦怠也因為沒有其他部門的催促而更頻繁。

2.會計檔案管理人員素質(zhì)不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會計檔案既有紙質(zhì)也有電子版。會計檔案管理不僅需要熟悉會計業(yè)務(wù)流程及編制要求，還要掌握檔案的分類、排列、編號、銷毀，同時，對電子會計檔案的保管介質(zhì)、傳輸系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施了解。這就需要檔案管理人員具備會計、檔案管理、計算機技術(shù)綜合素質(zhì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+與綠色可持續(xù)發(fā)展理念的深入，會計檔案管理必然要向深化發(fā)展，急需一批高素質(zhì)的綜合人才。但由于領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識停留在：檢查的時候有東西，查找資料的時候能翻出來，導(dǎo)致人員、經(jīng)費、場地的欠缺。因此，會計檔案管理在很多單位都沒有專職人員，財務(wù)部門也很少專職檔案崗。一般是月底做完憑證，月初全員集中裝訂放柜子里后萬事大吉，告一段落?；蛘呙吭孪衽胖等找粯?，輪流排班裝訂、蓋章、裝盒，有人放進文件柜就可以。好一些的單位會讓一個相對清閑的崗位兼職檔案管理崗，但又常常出現(xiàn)讓業(yè)務(wù)量不太大的出納兼任檔案管理的不當(dāng)情形。崗位分工的隨意性和頻繁調(diào)換導(dǎo)致會計部門內(nèi)部人員不重視，也抱著得過且過的態(tài)度敷衍了事，或者抵觸這個崗位，很少鉆研如何收集資料；如何使憑證整齊美觀，不出現(xiàn)鼓肚、大頭針、曲別針存留憑證內(nèi)現(xiàn)象；如何裝訂、粘貼牢固，不出現(xiàn)兩年后拿出憑證，單單片片亂飛的現(xiàn)象。另外，從財務(wù)部門到檔案部門，甚至政府管理部門都缺乏專業(yè)培訓(xùn)。缺少專業(yè)知識講座、沒有相關(guān)書籍的研讀、也很少去其他單位觀摩學(xué)習(xí)。許多單位的財務(wù)大檢查中，雖然將會計檔案管理管理納入財務(wù)基礎(chǔ)范圍，但檢查時領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點也往往集中在該單位是否有檔案室存放會計檔案。具體操作的會計人員對會計檔案管理的認(rèn)識也最多停留在老會計的傳幫帶。若單位比較年輕，又沒有老會計的傳授，很多新人對會計檔案實務(wù)操作與責(zé)任認(rèn)識都很隨意。還有就是會計檔案崗很少有專職會計，領(lǐng)導(dǎo)一般也不會像對待資金、稅務(wù)崗那樣仔細(xì)挑選一名專業(yè)技能、性格特點更合適的人選，該崗位的技能培養(yǎng)、知識積淀甚至傳幫帶都很難有一個好的效果。長此以往，會計檔案管理工作也很難有起色。

3.會計檔案管理信息化進程緩慢

隨著電算化會計的全面推進，信息化時代在會計管理上面的烙印無處不在。訂單傳遞、網(wǎng)銀匯劃、電子匯票、實時結(jié)算、電子發(fā)票、ERP進庫、發(fā)料、結(jié)轉(zhuǎn)、網(wǎng)上報稅一系列工作都在計算機系統(tǒng)完成。FMIS、SAP、ERP各種系統(tǒng)的上線使用以及互聯(lián)網(wǎng)+的全面推進，會計工作的介質(zhì)發(fā)生了完全不同的變化，帶來了單據(jù)、憑證、賬簿、報告、申報表的存在形式也是紙質(zhì)、電子版并存。大量數(shù)據(jù)資料的涌現(xiàn)，需要我們改善管理方法，節(jié)約空間、時間的同時還能為下一步大數(shù)據(jù)處理做鋪墊。新的會計檔案管理辦法對符合電子會計資料來源真實有效、會計核算系統(tǒng)準(zhǔn)確有效、電子檔案管理高效、電子檔案信息系統(tǒng)安全維護到位、備份制度健全、有合規(guī)的電子簽名等七項內(nèi)容的會計資料進行電子形式歸檔保存。電子會計檔案只是會計檔案中少量的一部分，還有大量的紙質(zhì)會計資料也需要上線，這對于方便查找和信息化管理都有積極的作用。但這一信息化建設(shè)需要人、財、物等軟硬件的配套。過去的會計檔案管理是以紙質(zhì)管理為唯一方式的，大量的憑證、報表無序存放在檔案柜中，編寫的檔案保管清冊也非常的粗略，只有檔案名稱，年度、冊數(shù)，在哪個柜子也沒有注明，檔案柜的排列也雜亂無序，有些單位甚至連檔案室也沒有，各種資料都在辦公室找的空房間堆積。因此需要安排防水、防火、防盜、防蟲等具備防護條件、承重條件的檔案室。一些單位會計部門檔案管理崗、檔案部門工作人員的計算機水平不夠，對會計檔案的信息安全維護、電子平臺管理常常疏漏；會計檔案在收集、整理、裝訂、蓋章、裝盒、編冊、分類后又要適應(yīng)信息化要求延伸出預(yù)歸檔、錄入、提交、審核、電子歸檔、生成檔號、生成檔案交接文據(jù)、生成二維碼、生成企業(yè)檔案目錄、電子移交等一系網(wǎng)上操作流程。由于很多單位檔案管理系統(tǒng)的信息化平臺還處于初步開發(fā)、利用階段，培訓(xùn)不夠、上機操作能力弱、一些有用的會計資料未納入電子歸檔范圍，系統(tǒng)的故障也頻繁發(fā)生。

4.會計檔案管理的經(jīng)濟效果、社會價值未引起重視

很多部門，包括財務(wù)部門一些人員對財務(wù)工作的認(rèn)識仍停留在“賬房先生”層面。認(rèn)為像客戶資料、研發(fā)資料這類檔案具有經(jīng)濟價值，而會計檔案只是對已發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄而已，當(dāng)時有效，未來會隨著時間流逝而愈發(fā)沒有價值。這其實是對會計檔案作為單位經(jīng)濟資產(chǎn)價值認(rèn)識的缺失。隨著社會經(jīng)濟活動深入，有用的信息都在發(fā)生時隨著單據(jù)產(chǎn)生、憑證制作被保留、定格在會計檔案中。隨著云計算、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，這些散落在每個會計檔案中的價值信息將會以新的方式呈現(xiàn)給它的使用者，也更有利于單位管理乃至社會經(jīng)濟數(shù)據(jù)運算管理中。另外，對于治理貪腐也能追本溯源；其次，現(xiàn)在的很多經(jīng)濟糾紛從發(fā)生到起訴立案再到審理到執(zhí)行，甚至重審反反復(fù)復(fù)很多年，人員變化很大，許多資料遺失，會計檔案資料往往能夠提供重要的物證，再次，社會轉(zhuǎn)型，企業(yè)重組改制，關(guān)停并轉(zhuǎn)，職工個人身份命運也發(fā)生重大變化，他們的社保、退休涉及的一些工齡、工資類資料已很難找到，往往在會計檔案中留有痕跡，提供重要的人力資料，對安撫情緒，維護社會和諧穩(wěn)定具有重要作用。

三、解決現(xiàn)存問題的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，重視會計檔案管理，規(guī)范會計檔案管理基礎(chǔ)工作

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識到檔案管理工作是內(nèi)控的主要一環(huán)，會計檔案管理工作是檔案管理的重要內(nèi)容；財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該將會計檔案管理視為財務(wù)管理的重要組成部分和完整價值體現(xiàn)；在領(lǐng)導(dǎo)重視的氛圍下，會計人員也會對檔案工作有新的認(rèn)識，改進工作方式。這對規(guī)范會計檔案管理基礎(chǔ)工作意義深遠(yuǎn)。在此思想指導(dǎo)下，對會計檔案管理工作進行調(diào)整分工，明確會計檔案范圍；編制歸檔計劃；設(shè)計會計憑證封面、檔案目錄表、賬簿封皮、經(jīng)管人員一覽表、會計資料借閱審批表、會計檔案移交清冊等圖表；完善會計檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等一系列規(guī)章制度。

2.培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的會計檔案管理人員

會計檔案管理人員培養(yǎng)從兩方面著手。首先要明確管理人員角色設(shè)定，財務(wù)部門要有專職會計檔案管理崗，在財務(wù)部門內(nèi)部挑選熟悉會計工作、了解財務(wù)軟件的人員從事會計檔案管理工作，同時學(xué)習(xí)檔案管理知識和計算機知識。人手緊張的單位，檔案管理崗兼職時要避免出納兼任的情形。盡量選擇做事風(fēng)格細(xì)致的有一定會計工作經(jīng)驗的財務(wù)人員兼職，這對后期傳幫帶也會有有幫助。在檔案管理部門，也要培訓(xùn)檔案員對會計知識的基本了解。其次，檔案管理部門要積極參加本地檔案館開展的各類培訓(xùn)，組織單位檔案員和會計部門檔案管理員到先進單位參觀學(xué)習(xí)。同時，組織本單位同事輪換式學(xué)習(xí)檔案管理知識。

3.加快會計檔案管理信息化建設(shè)

單位在進行會計電算化、升級財務(wù)軟件、庫存管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)的同時，應(yīng)投入資金使用檔案系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)檔案資料的上線工作。加強檔案管理人員信息安全培訓(xùn)，購買質(zhì)量過硬的存儲介質(zhì)。實行異地備份制度，設(shè)置內(nèi)控制度對電子會計檔案信息進行授權(quán)處理，防止病毒入侵與信息泄露。未來大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展將給會計檔案的數(shù)據(jù)挖掘帶來全新的發(fā)展，會對現(xiàn)行的紙質(zhì)與磁性介質(zhì)、光盤為主的存儲介質(zhì)提出挑戰(zhàn)。會計信息利用也會從現(xiàn)在簡單的原始數(shù)據(jù)查向跨系統(tǒng)、多請求數(shù)據(jù)統(tǒng)計、智能化方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)甚至?xí)ΜF(xiàn)行的檔案處理流程提出新的要求，面對海量數(shù)據(jù)前景，電子會計檔案需要將文件鑒定工作前置于歸檔、檢索環(huán)節(jié)。信息化、實時、智能化也對會計處理系統(tǒng)、檔案管理平臺、會計檔案管理工作、會計檔案管理人員素質(zhì)提出更高的要求，在各環(huán)節(jié)都要推進信息化建設(shè)以保障未來工作的順利開展。

綜上，會計檔案管理是公司治理的重要內(nèi)容，結(jié)合新技術(shù)發(fā)展以及國家最新《會計檔案管理辦法》，創(chuàng)新會計檔案管理方式，規(guī)范會計檔案管理基礎(chǔ)工作，加快信息化建設(shè)，培養(yǎng)具備會計、信息、檔案知識的綜合會計檔案管理人員，才能不斷提高會計檔案管理工作。

參考文獻：

［1］段東升.會計檔案整理.

［2］郭丹丹.大數(shù)據(jù)在會計檔案管理中的應(yīng)用前景［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2014，（11）：69-72.

（作者單位：北京海泰石油新技術(shù)開發(fā)中心）