徐立

重慶市酉陽(yáng)縣成人教育中心

簡(jiǎn)析信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

徐立

重慶市酉陽(yáng)縣成人教育中心

在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案作用重大，尤其是隨著科技水平的不斷，信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理水平呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)。在會(huì)計(jì)電子檔案的發(fā)展代表了檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，但是，在實(shí)際的檔案管理中，仍存在一些不足和問(wèn)題，需要強(qiáng)化信息技術(shù)的管理，真正實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)融合。

檔案管理；信息化技術(shù)；融合

前言

社會(huì)的發(fā)展使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高，在現(xiàn)代化的檔案管理中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)至關(guān)重要，只要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，才能滿足新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設(shè)，注重設(shè)備更新和管理，在根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有力支持。

1 全面分析信息技術(shù)背景下檔案管理的主要特征

對(duì)于檔案管理工作，需要緊跟時(shí)代步伐，這也是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展方向。現(xiàn)代化檔案管理的基本要求及時(shí)要提高標(biāo)準(zhǔn)化的層次，形成標(biāo)準(zhǔn)的觀念，這就需要重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案發(fā)展中，會(huì)計(jì)信息全面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大方便了會(huì)計(jì)日常工作，有利于會(huì)計(jì)檔案利用效率的提升，推動(dòng)信息化建設(shè)速度，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)系統(tǒng)的有效整合，更好地實(shí)現(xiàn)資源的共享。但是，數(shù)字化的會(huì)計(jì)信息會(huì)出現(xiàn)被修改的問(wèn)題，甚至出現(xiàn)泄密，這主要源于信息儲(chǔ)存的介質(zhì)，一旦出現(xiàn)病毒，大量檔案信息會(huì)出現(xiàn)損壞或者丟失，系統(tǒng)的穩(wěn)定性被破壞，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不同程度的毀壞。因此，在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案信息集中性較強(qiáng)，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時(shí)，修改的痕跡又同時(shí)消失，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整恢復(fù)。因此，在信息環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案在彰顯優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也存在不足，需要正確對(duì)待，加強(qiáng)管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發(fā)揮作用[1]。

2 對(duì)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1 檔案形式仍依賴紙質(zhì)形式

在當(dāng)前的檔案管理中，紙質(zhì)形式應(yīng)用仍較為普遍。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，原始憑證使用的仍是紙質(zhì)的，其具有較高的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質(zhì)很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會(huì)計(jì)原始憑證需要保存的時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)使用者的查詢?cè)斐勺璧K，需要較大的存儲(chǔ)空間。

2.2 檔案管理的模式仍比較傳統(tǒng)

在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統(tǒng)，需要進(jìn)行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質(zhì)和電子檔案出現(xiàn)相分離的情況，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資源的有效整合。同時(shí)，大量會(huì)計(jì)信息資源的存儲(chǔ)會(huì)占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發(fā)展需要。

2.3 檔案的安全性有待提升

對(duì)于數(shù)字檔案而言，其存在的介質(zhì)是網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，這也是安全問(wèn)題比較集中的地方。首先，對(duì)于紙質(zhì)檔案，長(zhǎng)時(shí)間、重復(fù)使用會(huì)造成檔案本身的損壞，而對(duì)于電子信息形成的檔案，在保留的同時(shí)，還要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的保存，使得資料檔案的安全系數(shù)降低，很容易被修改。其次，在信息技術(shù)的應(yīng)用中，如果忽視權(quán)限以及相關(guān)的安全軟件，很難實(shí)現(xiàn)信息可靠性的保證，系統(tǒng)面臨威脅和風(fēng)險(xiǎn)。再次，在電子檔案管理中，一旦出現(xiàn)人為因素的破壞，就會(huì)引發(fā)電子檔案的失真情況[2]。

3 如何做好信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 正確認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值

面對(duì)飛速發(fā)展的信息技術(shù)，需要會(huì)計(jì)領(lǐng)域?qū)?huì)計(jì)檔案管理思想和理念進(jìn)行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術(shù)落到實(shí)處。要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，強(qiáng)化管理的規(guī)范性，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理日益法制化。

3.2 加大會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

為了有效推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，要重視人才隊(duì)伍建設(shè)。在遵循相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，維護(hù)檔案的真實(shí)性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術(shù)以及管理模式方案的問(wèn)題，發(fā)揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)服務(wù)品質(zhì)的提升。為此，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育[3]。

3.3 重視會(huì)計(jì)檔案信息化管理的相關(guān)設(shè)施的投入

為了推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，適合設(shè)施、設(shè)備和軟硬件必不缺少。在進(jìn)行電算軟件選擇的時(shí)候，最佳的狀態(tài)是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類(lèi)型，同時(shí)，要積極進(jìn)行信息環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理各種制度的完善。同時(shí)，要適當(dāng)加大投入，購(gòu)進(jìn)更加先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，發(fā)揮先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，保證信息存儲(chǔ)狀態(tài)安全性，更好地發(fā)揮系統(tǒng)之間資源的共享性，在根本上推動(dòng)檔案管理的科學(xué)性。

3.4 重視會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)

為了更好地促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，要重視對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)，需要立足人員使用的習(xí)慣，同時(shí)，又要保障檔案的立體性、動(dòng)態(tài)性與可靠性。借助會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，能夠使得相關(guān)單據(jù)的連續(xù)性傳遞，發(fā)揮電子單據(jù)的作用，減少紙質(zhì)單據(jù)的使用，在根本上為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 重視風(fēng)險(xiǎn)防范體系的建立，維護(hù)電子檔案信息的安全性

防火墻技術(shù)的應(yīng)用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，同時(shí)，要注重對(duì)工作流程、環(huán)節(jié)等的管理，保證會(huì)計(jì)信息運(yùn)行的穩(wěn)定性與安全性。系統(tǒng)管理人員需要做好流程管理，這是維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，能夠維持會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學(xué)性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點(diǎn)是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置電子檔案數(shù)據(jù)中心，強(qiáng)化權(quán)限體系的建設(shè)，借助內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全性的提升，同時(shí)，要做好相關(guān)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得會(huì)計(jì)檔案管理工作彰顯信息化的特點(diǎn)，借助電子化管理，能夠更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮其自身的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]高飛.信息化技術(shù)對(duì)檔案管理影響的探究——基于MIS軟件的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2016,02:67-69.

[2]梁洪毓.淺析信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新途徑[J].科技致富向?qū)?2014,06:137+261.

[3]黃光香.信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2014,07:161.