侯力佳

摘 要：職工基本信息是安排工作崗位與調(diào)任，保障正常診療工作的開展、完成各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必不可少的基礎(chǔ)信息；是對于醫(yī)務(wù)人員的資格認(rèn)定和更新，崗位的調(diào)配和病人安全切實(shí)負(fù)責(zé)的重要信息。文章應(yīng)用PDCA方法對醫(yī)院職工基本信息準(zhǔn)確性存在的問題及解決方案進(jìn)行探討并付諸實(shí)踐，使醫(yī)院職工基本信息的準(zhǔn)確性有了很大提高。

關(guān)鍵詞：PDCA 職工信息 醫(yī)院

中圖分類號：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）08-252-02

一、職工基本信息的定義及管理現(xiàn)狀

職工基本信息是安排工作崗位與調(diào)任，保障正常診療工作的開展、完成各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必不可少的基礎(chǔ)信息。包括職工姓名、年齡、性別、聯(lián)系電話、工作科室、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)能力等。

目前職工的基本信息在入職時(shí)進(jìn)行登記，由于之后的信息更新不能及時(shí)跟進(jìn)，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)由于工作科室變更、聯(lián)系電話變更致使找人困難，嚴(yán)重影響工作效率和正常醫(yī)療工作的開展。同時(shí)，由于職工不能及時(shí)更新取得的更高學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱等信息，導(dǎo)致自身在工資、任職年限方面受到損失。

二、導(dǎo)致信息失準(zhǔn)原因

1.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)。隨著住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)制度的出臺(tái)，新招錄住院“醫(yī)、藥、技”人員需進(jìn)行為期一年到三年不等的規(guī)范化培訓(xùn)。在此期間，職工在培訓(xùn)基地工作，院內(nèi)一切事務(wù)都應(yīng)在教育處進(jìn)行管理。但由于職工自身不能勝任基地工作或本院科室人手不足等問題，經(jīng)常會(huì)“退回”或“借調(diào)”培訓(xùn)期間職工回院工作、值班。規(guī)范化培訓(xùn)期間的職工就會(huì)出現(xiàn)教育處和自身科室兩處管理的混亂狀態(tài)。同時(shí)，規(guī)范化培訓(xùn)職工何時(shí)離院去基地，何時(shí)出基地回院的交接管理也比較混亂，導(dǎo)致工資待遇不能及時(shí)兌現(xiàn)。

2.晉升職稱前的相應(yīng)科室輪轉(zhuǎn)。根據(jù)《首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院醫(yī)師培訓(xùn)實(shí)施規(guī)范（試行）》對我院臨床低年資主治及以下醫(yī)師、部分醫(yī)技科室主治及以下醫(yī)師進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)。培訓(xùn)期間醫(yī)師需在內(nèi)、外、感染中心、病理、放射等多個(gè)科室進(jìn)行為期6個(gè)月到1個(gè)月不等的學(xué)習(xí)、工作。在此期間職工的工作科室頻繁變動(dòng)，人事處并不能及時(shí)得到相應(yīng)信息，導(dǎo)致職工基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫信息不準(zhǔn)。

3.僅通過主管部門進(jìn)行人員調(diào)配。院內(nèi)職工跨科室調(diào)配應(yīng)根據(jù)《人事調(diào)配管理制度》執(zhí)行，職工填寫院內(nèi)流動(dòng)表并逐級審批后方可調(diào)動(dòng)。但目前工作中由于人員休假、離職等原因經(jīng)常出現(xiàn)科室人手不足的情況，科室便與主管部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)進(jìn)行人員調(diào)配。此種調(diào)動(dòng)直接在醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部等臨床主管部門進(jìn)行，并不通過人事處，不填寫《流動(dòng)表》備案留檔，導(dǎo)致人事處不能及時(shí)了解人員動(dòng)向。

4.職工自身信息更新不報(bào)備人事處。職工對于自身基本信息變更的重視程度不高，主管部門對于基本信息更新宣傳不到位等原因，導(dǎo)致職工沒有變更信息到人事處備案的意識（見圖1）。

三、運(yùn)用PDCA循環(huán)提高職工基本信息準(zhǔn)確性措施

（一）制定改進(jìn)計(jì)劃

1.成立改進(jìn)小組，組織相關(guān)職能部門開展協(xié)作，明確責(zé)任。改進(jìn)小組由人事處牽頭，負(fù)責(zé)撰寫規(guī)章制度、匯總、錄入、保管人員基本信息。醫(yī)院各職能部門如醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、總務(wù)處、院辦、教育處等負(fù)責(zé)收集、整理、上報(bào)各自負(fù)責(zé)人員的人員科室變更、職稱、學(xué)歷變化等信息。

2.各科室建立專人負(fù)責(zé)收集整理上報(bào)人員變化信息，并負(fù)責(zé)對科室內(nèi)人員進(jìn)行基本信息重要性宣傳。

3.規(guī)范基本信息管理流程。根據(jù)實(shí)際工作情況，人事處繪制出員工基本信息管理流程圖（見圖2）。

（二）實(shí)施改進(jìn)程序

1.加強(qiáng)行政管理。人事處與醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部等職能部門積極溝通，如有人員調(diào)動(dòng)則當(dāng)月制作報(bào)表報(bào)人事處備案。

2.加強(qiáng)宣傳。人事處利用護(hù)士長例會(huì)等場合加大宣傳，要求科室對人員調(diào)動(dòng)，信息變更嚴(yán)格管理；加大對課內(nèi)人員的教育力度，力爭讓每位職工了解基礎(chǔ)信息的重要性，當(dāng)自身信息變化時(shí)能及時(shí)通知人事處更新備案。

3.健全輪轉(zhuǎn)機(jī)制。與教育處合作，嚴(yán)格規(guī)范化培訓(xùn)管理制度。通過微信、飛信等即時(shí)通信工具與在外規(guī)范化培訓(xùn)職工保持聯(lián)系，如有特殊情況及時(shí)匯報(bào)。嚴(yán)格考勤制度，保證考勤每月按時(shí)，準(zhǔn)確上報(bào)，特殊人員特殊情況隨考勤表備注寫明。

4.加強(qiáng)制度管理。制定相應(yīng)全面、細(xì)致、可操作的制度規(guī)范。明確醫(yī)師院內(nèi)輪轉(zhuǎn)中的責(zé)任、義務(wù)，讓科室明白必須無條件加以配合，嚴(yán)厲制止私下?lián)Q崗行為。

四、運(yùn)用PDCA循環(huán)提高職工基本信息準(zhǔn)確性結(jié)果

經(jīng)過一段時(shí)間的強(qiáng)化宣傳和管理，我院人員信息的更新量有了很大提高，無論是科室變更的信息上報(bào)，還是個(gè)人變更信息上報(bào)都有了明顯提高（見表1、圖3）。

雖然還是不能達(dá)到人員信息的百分百準(zhǔn)確，但已經(jīng)可以看到初步成效，還需要進(jìn)行持續(xù)不斷的改進(jìn)。

五、針對運(yùn)用PDCA提高人員信息準(zhǔn)確性的反思

1.建立健全相應(yīng)制度。建立健全各項(xiàng)制度，能夠讓人員信息的管理和上報(bào)有統(tǒng)一規(guī)范，而不是僅僅依靠科室和職工個(gè)人自覺。因此，要形成有效的制度，將人員信息變更的上報(bào)納入科室工作目標(biāo)任務(wù)書，提高各科對此的重視程度。各科室指定專員負(fù)責(zé)本科室的人員信息變更的收集，隨每月考勤表上報(bào)。

2.加強(qiáng)對職工的教育。在每年新入職職工崗前培訓(xùn)起加強(qiáng)對個(gè)人信息重要性的教育，在職工去基地培訓(xùn)前簽訂《參加住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)協(xié)議書》，并按此協(xié)議嚴(yán)格管理。在護(hù)士長會(huì)和職工代表大會(huì)上進(jìn)行持續(xù)宣傳，防止人員信息變更“一陣風(fēng)”式地好轉(zhuǎn)，而是持續(xù)地改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 明星辰，方孝梅，明星.基于PDCA循環(huán)提升病案首頁信息質(zhì)量的應(yīng)用實(shí)踐[J].中國病案，2013（14）：12-13

[2] 喻達(dá)，唐昊，田佳，劉尚梅，邱亭林，李德心，赫捷.醫(yī)院考勤管理工作信息化建設(shè)與思考[J].中國衛(wèi)生人才，2013（7）：86-87

[3] 吳海峰，楊青楊，王群.PDCA循環(huán)在醫(yī)院新職工崗前培訓(xùn)中的應(yīng)用[J].淮海醫(yī)藥，2011，29（5）

（作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院 北京 100069）

（責(zé)編：若佳）