彭　霞

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信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化建議

彭霞

摘要：近幾年我國高等教育發(fā)展速度很快，高校資金總量也逐步提升，高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程已經(jīng)很難滿足實(shí)際需要，尤其是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，“報(bào)銷難”的問題非常突出，主要包括師生報(bào)銷等待時(shí)間較長、退單率較高、財(cái)務(wù)人員工作環(huán)境較差、經(jīng)費(fèi)簽批效率不高，難以提升會計(jì)軟件預(yù)算控制效果。本文通過分析當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程中的問題，提出了基于信息化的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化建議，旨在提升高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率，解決“報(bào)銷難”問題。

關(guān)鍵詞：信息化；高校財(cái)務(wù)報(bào)銷；流程優(yōu)化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校內(nèi)外部環(huán)境出現(xiàn)了翻天覆地的變化，對財(cái)務(wù)工作提出了更高、更嚴(yán)格的要求。尤其是在高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，教職工和學(xué)生人數(shù)與日俱增，極大增加了高校財(cái)務(wù)部門報(bào)銷工作量。但是由于高校報(bào)賬系統(tǒng)比較落后，人員安排不足，在財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中普遍存在著簽字難、蓋章難和排隊(duì)難等情況，雖然財(cái)務(wù)部門及工作人員投入了大量精力，但是效率很難得到提升。高校財(cái)務(wù)活動和業(yè)務(wù)流程有大量流程交匯點(diǎn)，財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的信息化，重點(diǎn)是把這些流程交匯當(dāng)作為流程控制點(diǎn)，并以此為基礎(chǔ)讓業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息交互，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)支撐下，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的并行。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程中的問題

1.財(cái)務(wù)工作量大和師生排隊(duì)時(shí)間長

從現(xiàn)階段國內(nèi)各高校報(bào)銷流程來看，報(bào)銷人要檢查總金額、發(fā)票與合同的真實(shí)性、經(jīng)費(fèi)來源的適合性等，財(cái)務(wù)部門還要再次審核遍，若是有一個(gè)不合格的地方，就會退回全部的報(bào)銷材料，報(bào)銷人需要由第一步流程重新開始，這樣一筆業(yè)務(wù)要反復(fù)多次到財(cái)務(wù)部門才能報(bào)銷，從而極大增加了報(bào)銷人流，師生報(bào)銷需要等待較長的時(shí)間。對高校財(cái)務(wù)人員而言，在規(guī)章制度的要求下，在對之前退單材料進(jìn)行審查的過程中，也要重新計(jì)算，這就存在著重復(fù)勞動的情況，工作效率無法得到提升，工作任務(wù)也越積越多。

2.財(cái)務(wù)人員的身心負(fù)擔(dān)過重

當(dāng)前很多高校采取傳統(tǒng)的面對面窗口報(bào)銷模式，在為師生報(bào)銷的過程中，需要開展報(bào)銷指導(dǎo)與咨詢工作，工作中既要接很多電話，還要接待前來咨詢的人員，工作與思維被頻繁打斷，這增加了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，帶來了巨大壓力。

3.經(jīng)費(fèi)簽批效率低

國內(nèi)高校普遍采取“一支筆”簽字審批制度，也就是院系和部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)的簽字審批，分管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)行使大額經(jīng)費(fèi)支出的審批權(quán)，這種經(jīng)費(fèi)簽批管理制度一直被各大高校沿用至今。一般來說具備審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)還要負(fù)責(zé)教學(xué)、科研以及行政等工作，業(yè)務(wù)量很多，領(lǐng)導(dǎo)簽字則成為一件難事，已簽批的報(bào)銷單只要在報(bào)銷過程中被拒，報(bào)銷人就需要再次讓領(lǐng)導(dǎo)簽批，從而導(dǎo)致報(bào)銷人的時(shí)間被浪費(fèi)。

4.會計(jì)軟件的預(yù)算控制效果差

高校資金來源途徑很多、范圍很廣，加之財(cái)務(wù)管理制度也更加嚴(yán)格和規(guī)范，讓高校財(cái)務(wù)管理與報(bào)銷業(yè)務(wù)也越來越麻煩，經(jīng)費(fèi)管理工作量一年比一年大。因?yàn)椴煌?jīng)費(fèi)有著不一樣的使用用途，導(dǎo)致限制了經(jīng)費(fèi)的預(yù)算使用，沒有將各種經(jīng)費(fèi)的要求及使用范圍明確下來，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行核算的過程中，尤其是看各種經(jīng)費(fèi)是不是滿足預(yù)算的要求，如此一來增加了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。此外高校使用的會計(jì)管理軟件無法將某項(xiàng)支出是否超支預(yù)算數(shù)識別出來，必須由財(cái)務(wù)人員手工摘錄各項(xiàng)支出，同時(shí)進(jìn)行合并計(jì)算，才能確定其是否存在超支，能否滿足預(yù)算要求，尤其是時(shí)間周期長的項(xiàng)目，會耗費(fèi)財(cái)務(wù)人員大量的時(shí)間。所以，為讓預(yù)算指標(biāo)更加細(xì)化，并讓核算過程中預(yù)算控制得到加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，高校應(yīng)該進(jìn)一步完善會計(jì)信息系統(tǒng)。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化的建議

近幾年網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度很快，并廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)，高校也要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，在信息管理技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐下，對財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理水平與服務(wù)效率的提升，讓財(cái)務(wù)管理模式更加完善。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程構(gòu)架圖如下所示：

1.智能排隊(duì)系統(tǒng)

該系統(tǒng)不僅具備排隊(duì)叫號的功能，也有著智能化的特點(diǎn)，具備短信提醒與網(wǎng)上預(yù)約的功能。其中短信提醒功能為報(bào)銷人員在財(cái)務(wù)報(bào)銷大廳，通過智能排隊(duì)機(jī)領(lǐng)取號牌，之后報(bào)銷人將自己的手機(jī)號碼留下，在將要輪到自己報(bào)銷以后，系統(tǒng)可以通過報(bào)銷人留下的手機(jī)號碼，提前為其發(fā)送信息，這樣報(bào)銷人員不需要在現(xiàn)場等待，節(jié)省了時(shí)間。而網(wǎng)上預(yù)約功能為報(bào)銷人員利用財(cái)務(wù)信息化平臺的預(yù)約報(bào)銷模塊，根據(jù)自己的情況確定報(bào)銷時(shí)間、報(bào)銷單據(jù)數(shù)量等，在財(cái)務(wù)人員應(yīng)約后則直接到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷，減少了往返時(shí)間與現(xiàn)場等待時(shí)間。

2、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)行無紙化網(wǎng)上簽批。可將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模塊設(shè)置在財(cái)務(wù)信息化平臺，報(bào)銷人能夠提前把報(bào)銷票據(jù)拍照并上傳，將電子報(bào)銷單填寫好，并提交報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的編號，系統(tǒng)按照經(jīng)費(fèi)預(yù)設(shè)的審批權(quán)限，自動向?qū)徟颂峤缓炁?，審核人通過電子簽名等技術(shù)，直接在網(wǎng)上進(jìn)行簽批，同時(shí)為財(cái)務(wù)審核提交，由審核人員審核報(bào)銷單，如果單據(jù)材料不齊全或有誤，可退給報(bào)銷人，要求其將材料補(bǔ)充完整。如果通過審核，財(cái)務(wù)人員則將報(bào)銷單打印出來，同時(shí)制作待批記賬憑證，報(bào)銷人則于預(yù)約期限內(nèi)為財(cái)務(wù)部門的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷窗口提供原始紙質(zhì)材料，不用排隊(duì)等待，可直接辦理。財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格審查，確保原始憑證和上傳原始憑證保持一致，審查合格則將待批記賬憑證打印出來，由出納把報(bào)銷款轉(zhuǎn)給報(bào)銷人。

3.報(bào)銷與預(yù)算

借助財(cái)務(wù)信息化平臺與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，加強(qiáng)對預(yù)算管理的控制，讓預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)有效對接。一是報(bào)銷人在系統(tǒng)查詢經(jīng)費(fèi)的過程中，可以為其提供經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)與經(jīng)費(fèi)實(shí)際使用狀況；二是報(bào)銷人在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷平臺上進(jìn)行報(bào)銷，可以為其提示經(jīng)費(fèi)使用狀況，如果存在超限額支出的情況，則會給予超支提醒，同時(shí)不能通過；三是財(cái)務(wù)人員將記賬憑證錄入進(jìn)去以后，可以及時(shí)了解所有支出比例使用狀況，不需要手工摘錄計(jì)算明細(xì)，這樣工作效率很高，讓經(jīng)費(fèi)核算更加精細(xì)化，可以有效控制各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

4.移動查詢與審批功能

當(dāng)前手機(jī)移動終端已經(jīng)十分普及，手機(jī)APP軟件功能越來越完善，移動辦公的出現(xiàn)提升了工作的效率。對此，高校要將現(xiàn)代信息技術(shù)充分利用起來，在校園網(wǎng)APP軟件中融入財(cái)務(wù)查詢與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模塊，為用戶提供移動查詢與審批功能。如此一來，經(jīng)費(fèi)管理者可以實(shí)時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)使用狀況，不再受到時(shí)間與空間上的限制，上級領(lǐng)導(dǎo)也能隨時(shí)在網(wǎng)上審批各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不再需要像以往那樣采取面對面的授權(quán)審批制度，工作效率極高。

三、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化的保障措施

第一，信息化環(huán)境下對高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)，所以必須確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全運(yùn)行。高校在優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)的過程中，需要全面考慮到病毒、黑客等對系統(tǒng)帶來的威脅，及時(shí)將防范措施落實(shí)到位，重要資料必須做好備份。此外在設(shè)置高校報(bào)賬系統(tǒng)的權(quán)限時(shí)，必須以相關(guān)審批權(quán)限為準(zhǔn)，減少操作風(fēng)險(xiǎn)。第二，因?yàn)閮?yōu)化后的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程不同于傳統(tǒng)流程，所以不僅要有專業(yè)技術(shù)支持，也要根據(jù)信息化的報(bào)賬流程的特點(diǎn)，制定并實(shí)行與之相應(yīng)的規(guī)章制度。比如對于不同層級的網(wǎng)上審批權(quán)限，由于便于操作而忽略系統(tǒng)的提示，隨意進(jìn)行審批而造成風(fēng)險(xiǎn)，對此要作出具體明確的規(guī)定。

第三，新的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程相比于傳統(tǒng)報(bào)賬，其主要以信息系統(tǒng)為載體開展工作，要求報(bào)銷人員應(yīng)熟悉和了解網(wǎng)上操作流程，掌握一定的計(jì)算機(jī)知識。但是由于高校財(cái)務(wù)部門的工作人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，加之習(xí)慣了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，很難及時(shí)掌握到信息化報(bào)賬系統(tǒng)的操作方法。所以高校必須盡快組織開展培訓(xùn)教育工作，擴(kuò)大宣傳范圍和力度，確保將信息化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)的作用最大限度發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

總之，高校對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)該循序漸進(jìn)，要考慮到一些老教職員工的情況，因?yàn)樗麄儾皇煜ぞW(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，所以不能直接取消傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，要同時(shí)實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷與傳統(tǒng)面對面報(bào)銷，給他們一個(gè)適應(yīng)期，并非是一來就運(yùn)用財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)平臺。在數(shù)字化與信息化進(jìn)一步發(fā)展與應(yīng)用的過程中，要逐步實(shí)行無紙化財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程管理與服務(wù)系統(tǒng)。這樣一來，高?？梢哉嬲鉀Q財(cái)務(wù)報(bào)賬效率低、等待時(shí)間較長的問題，減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷效率的提升，避免出現(xiàn)“報(bào)銷難”的問題。同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)字化管理水平的提升，有效防范了教育資金使用風(fēng)險(xiǎn)，從而為高校的健康發(fā)展提供可靠保障。

資金項(xiàng)目：

山西大同大學(xué)校級項(xiàng)目資助，項(xiàng)目編號：2015K9。

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（作者單位：山西大同大學(xué)計(jì)財(cái)處）