Margery Weinstein 胡德良

培訓(xùn)專員要做的往往不只是設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，促使培訓(xùn)成功。他們還必須是干練的“項(xiàng)目經(jīng)理”，因?yàn)樗麄円?fù)責(zé)監(jiān)督培訓(xùn)項(xiàng)目的全過程。

一個(gè)充滿希望的新型培訓(xùn)項(xiàng)目，無論在構(gòu)思階段還是規(guī)劃階段，都是非常鼓舞人心的。不過，培訓(xùn)專員很快就會(huì)意識(shí)到，這種新項(xiàng)目所帶來的興奮往往也意味著一項(xiàng)令人難以招架的工程就要啟動(dòng)了。對(duì)于大部分培訓(xùn)人員而言，課程設(shè)計(jì)和教學(xué)技巧是他們所擅長的，但他們對(duì)項(xiàng)目管理往往談不上“擅長”，甚至有些不知所措。然而事實(shí)就是這樣——在他們對(duì)項(xiàng)目管理尚未理出頭緒時(shí)，設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案、培訓(xùn)項(xiàng)目啟動(dòng)等工作就已經(jīng)擺到面前，于是他們難免感覺有些力不從心。有人把這種出現(xiàn)在培訓(xùn)人員身上的現(xiàn)象叫做“意外上任的‘項(xiàng)目經(jīng)理”——毫無準(zhǔn)備地被推到項(xiàng)目管理的前臺(tái)，不得不承擔(dān)起自己并不擅長的項(xiàng)目管理責(zé)任，這也成為絕大多數(shù)培訓(xùn)專員不得不面對(duì)的困境。

當(dāng)然，一些企業(yè)在對(duì)這種挑戰(zhàn)有了越來越清晰的認(rèn)識(shí)之后，也在想方設(shè)法為培訓(xùn)專員提供幫助和支持，以保證剛剛制訂的培訓(xùn)計(jì)劃不會(huì)被凌亂的項(xiàng)目管理所動(dòng)搖。

培訓(xùn)人員與項(xiàng)目管理的不解之緣

在全美互惠保險(xiǎn)公司，較大的部門中都有專門的經(jīng)理來監(jiān)督培訓(xùn)計(jì)劃項(xiàng)目的部署，因此培訓(xùn)專員可以專心地進(jìn)行教學(xué)設(shè)計(jì)和課程安排。然而，小的業(yè)務(wù)部門的培訓(xùn)人員可能必須親自擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目管理的任務(wù)。

全美互惠保險(xiǎn)公司商業(yè)培訓(xùn)顧問處的克里斯汀·馬西亞諾說：“較大的部門中擁有專門的培訓(xùn)人員、課程開發(fā)人員和實(shí)際操作人員，這些部門能夠幫助培訓(xùn)經(jīng)理擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目管理的任務(wù)。在這種情況下，培訓(xùn)經(jīng)理就起到了項(xiàng)目管理的作用。”她說，“與較大部門相比，那些較小部門的培訓(xùn)人員所面臨的挑戰(zhàn)是嚴(yán)峻的，但他們也是有所收獲的——正是較小的單位才能為培訓(xùn)人員提供項(xiàng)目管理的最佳機(jī)會(huì)。他們不僅要去主動(dòng)發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)需要，完成細(xì)致的規(guī)劃，還要拿出一個(gè)成功的商業(yè)文案呈獻(xiàn)給管理人員。這樣，我們才能夠有目的地承擔(dān)起一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目。所以說，自我發(fā)展的機(jī)會(huì)總是有的，而且真的是無處不在?！?/p>

威科集團(tuán)全球人才培訓(xùn)部副總裁凱蒂·麥克斯波倫指出，項(xiàng)目管理與最大規(guī)模的培訓(xùn)項(xiàng)目通常是密不可分的。“不管初始的要求是進(jìn)行需求評(píng)估、制定培訓(xùn)戰(zhàn)略/人才戰(zhàn)略、制訂培訓(xùn)計(jì)劃、設(shè)置培訓(xùn)課程、實(shí)施培訓(xùn)支持，還是進(jìn)行績效咨詢，對(duì)于確定范圍、規(guī)劃工作、找準(zhǔn)方法、兌現(xiàn)承諾和達(dá)到管理期望來說，項(xiàng)目管理都是最基本的能力?！?/p>

高管培訓(xùn)師羅斯·塔特爾博士曾經(jīng)擔(dān)任輝瑞公司和通用電氣公司的學(xué)習(xí)與發(fā)展部執(zhí)行官。他認(rèn)為，對(duì)培訓(xùn)的部署很容易快速地?cái)U(kuò)展成為特大型項(xiàng)目?！拔以谳x瑞公司工作的時(shí)候，公司開發(fā)出一門發(fā)展課程，主要來解決至關(guān)重要的領(lǐng)導(dǎo)績效問題，課程的成效最終由執(zhí)行總裁進(jìn)行鑒定。這門課程后來發(fā)展成為一個(gè)延續(xù)多年、涉及范圍廣泛、系統(tǒng)的人才發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃，這一人才發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃也成為支持公司未來績效的優(yōu)勢(shì)所在?！睋?jù)塔特爾博士介紹，管理這個(gè)項(xiàng)目的培訓(xùn)人員所需要的不僅僅是對(duì)培訓(xùn)工作和教學(xué)設(shè)計(jì)的理解，還需要能夠面對(duì)一系列項(xiàng)目管理方面的挑戰(zhàn)，其中包括要做出項(xiàng)目的長期預(yù)算?！懊磕甓夹枰龀鲰?xiàng)目預(yù)算和制訂項(xiàng)目計(jì)劃，以確保能夠?qū)崿F(xiàn)長期的戰(zhàn)略目標(biāo)。許多培訓(xùn)人員在執(zhí)行這個(gè)計(jì)劃的各個(gè)環(huán)節(jié)中起到了重要的作用。最終，解決職能部門發(fā)展或個(gè)人發(fā)展問題的長期人才發(fā)展戰(zhàn)略也為培訓(xùn)人員提供了許多機(jī)會(huì)，每個(gè)機(jī)會(huì)都成為‘分配給培訓(xùn)人員的小型工程?！?/p>

項(xiàng)目管理陷阱，要么規(guī)避，要么超越

職責(zé)范圍“蔓延”對(duì)于培訓(xùn)人員來說是一項(xiàng)關(guān)鍵的挑戰(zhàn)，如果在項(xiàng)目管理上還沒有經(jīng)驗(yàn)，可能就會(huì)深受其累。為此，馬西亞諾建議，在項(xiàng)目章程中就要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃?！坝袝r(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理試圖進(jìn)行靈活的管理，于是就會(huì)接受項(xiàng)目之外的附加任務(wù)。扛下任務(wù)時(shí)，他們通常沒有考慮到完成附加任務(wù)可能需要更多的時(shí)間、金錢、人力等資源，這時(shí)，職責(zé)范圍蔓延的現(xiàn)象就已經(jīng)發(fā)生了?！?/p>

正是由于這個(gè)原因，全美互惠保險(xiǎn)公司啟用了適用于項(xiàng)目管理的一系列模板。這讓馬西亞諾頗感欣慰：“這一招的確有效，因?yàn)檫@些模板工具能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理跟利益相關(guān)方和團(tuán)隊(duì)隊(duì)友進(jìn)行溝通，而且還能夠?qū)?biāo)準(zhǔn)化管理加進(jìn)來，明確各個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)的職責(zé)，大家各司其職。在我們公司，雖然人員內(nèi)部流動(dòng)頻繁，但在流動(dòng)形式上卻具有一致性，這一點(diǎn)是令人欣慰的?！?/p>

為了避免培訓(xùn)項(xiàng)目管理不力現(xiàn)象，全美互惠保險(xiǎn)公司為培訓(xùn)人員出資，使他們能夠完成項(xiàng)目管理方面的繼續(xù)教育。提到對(duì)培訓(xùn)人員提供項(xiàng)目管理教育的資助，馬西亞諾說：“幾乎對(duì)于公司的每個(gè)人來說，操作程序都應(yīng)該是標(biāo)準(zhǔn)化的。我們每個(gè)人在任何時(shí)候都有可能會(huì)成為‘意外上任的項(xiàng)目經(jīng)理，所以我們有必要提前做好準(zhǔn)備。此外，由于項(xiàng)目管理一直都在我們身邊，所以我們每個(gè)人都應(yīng)該熟知管理過程?；卮鹣铝袉栴}可能會(huì)對(duì)我們大家都有幫助，那就是‘我們?yōu)槭裁匆@樣做以及‘有沒有更好的辦法來處理這件事情。如果我們每個(gè)人都清楚各環(huán)節(jié)的管理過程，那么我們就能夠使公司發(fā)展得更快，經(jīng)營效率更高。顯而易見，這種做法對(duì)于公司來說也是值得的?！?/p>

Discover金融服務(wù)公司學(xué)習(xí)與發(fā)展團(tuán)隊(duì)稱，在他們公司，項(xiàng)目管理是所有培訓(xùn)人員課程中的標(biāo)準(zhǔn)組成部分?！盀榱顺晒Φ乇O(jiān)督培訓(xùn)班的培訓(xùn)部署，要求培訓(xùn)人員都要具備項(xiàng)目管理技能。例如，一個(gè)新開設(shè)的培訓(xùn)班需要有一名培訓(xùn)人員來安排課程時(shí)間表和提供課堂支持。針對(duì)培訓(xùn)的進(jìn)度和成效，培訓(xùn)人員還必須不斷地跟內(nèi)部業(yè)務(wù)合作單位進(jìn)行溝通。此外，我們的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部也存在一些需要培訓(xùn)人員拿出管理技能和專業(yè)知識(shí)的項(xiàng)目。例如，公司必須有一組培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督公司培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)建和調(diào)整。”

當(dāng)然，加盟該公司學(xué)習(xí)與發(fā)展部的培訓(xùn)人員都要通過嚴(yán)格的培訓(xùn)，包括職業(yè)技術(shù)、技能培訓(xùn)和領(lǐng)導(dǎo)力開發(fā)課程學(xué)習(xí)。一旦培訓(xùn)人員在基本崗位職能（包括提供便利、推動(dòng)效益和業(yè)務(wù)合作關(guān)系等）方面獲得成功，他們就有資格負(fù)責(zé)公司的人才發(fā)展計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃是為了開發(fā)培訓(xùn)師的項(xiàng)目管理技能而專門制訂的，通過團(tuán)體和個(gè)人項(xiàng)目任務(wù)來實(shí)現(xiàn)。該計(jì)劃的參與者接受額外的能力開發(fā)，同意承擔(dān)正常職責(zé)范圍之外的工作。在項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo)和帶領(lǐng)下，這些人的職業(yè)技能得到提高，其中包括項(xiàng)目管理和領(lǐng)導(dǎo)技巧的提高。一旦培訓(xùn)人員展示出高水平執(zhí)行任務(wù)的能力，他們也有資格晉升為高級(jí)培訓(xùn)專家。而一旦被提升為高級(jí)培訓(xùn)專家，其年度工作目標(biāo)中自然就會(huì)包括項(xiàng)目管理的內(nèi)容了，而頂尖的培訓(xùn)專家又會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)內(nèi)部培訓(xùn)項(xiàng)目的發(fā)展。

Discover公司的培訓(xùn)組織是按照促進(jìn)角色專業(yè)化的方式來構(gòu)建的，每一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目都需要一些情況分析、戰(zhàn)略部署和設(shè)計(jì)工作，然后再利用各種有力措施展開工作。例如，他們有一個(gè)學(xué)習(xí)戰(zhàn)略小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督培訓(xùn)計(jì)劃的安排，小組成員專門從事分析和部署工作。導(dǎo)師負(fù)責(zé)在制訂培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)提供反饋和見解，但并不負(fù)責(zé)培訓(xùn)部署和培訓(xùn)計(jì)劃的制訂。

已具備的培訓(xùn)技能亦可獲得轉(zhuǎn)化

Discover公司會(huì)確保培訓(xùn)專員在一開始就擁有項(xiàng)目管理的技能，因此他們已經(jīng)具備了承擔(dān)項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)的各項(xiàng)素質(zhì)。當(dāng)然，Discover公司學(xué)習(xí)與發(fā)展團(tuán)隊(duì)在最初招聘時(shí)，就致力于尋找組織能力和規(guī)劃能力突出的人，因?yàn)檫@樣的人才有可能在未來的工作中展示出更優(yōu)秀的項(xiàng)目管理能力。

Ascent管理咨詢公司創(chuàng)始人及顧問凱文·赫林認(rèn)為，培訓(xùn)管理部署的另外一個(gè)關(guān)鍵之處，是要使自己詳細(xì)地了解培訓(xùn)所支持的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。“這意味著業(yè)務(wù)素養(yǎng)、開發(fā)建議、令人信服的報(bào)價(jià)能力、合同簽訂、數(shù)據(jù)收集、情況分析、質(zhì)量保證、客戶管理、項(xiàng)目管理以及其他一些技能都是必不可少的?！?/p>

對(duì)于“意外上任的項(xiàng)目經(jīng)理”來說，盡管繼續(xù)教育和培訓(xùn)支持是至關(guān)重要的，但是要知道，培訓(xùn)人員自身必須具備諸多其他有助于使項(xiàng)目成功的技能，這一點(diǎn)至關(guān)重要。凱文·赫林說：“成功的培訓(xùn)人員所具備的技能很容易轉(zhuǎn)化成開發(fā)培訓(xùn)計(jì)劃所需要的技能，他們只需要調(diào)整一下計(jì)劃所適用的范圍即可?！?/p>

在線培訓(xùn)市場企業(yè)OpenSesame公司的共同創(chuàng)始人約書亞·布蘭克說，“為了確定如何構(gòu)建一門課程，許多培訓(xùn)人員開始時(shí)就有一系列的最終目標(biāo)。這一原則通常被稱為‘逆向規(guī)劃，也可以應(yīng)用于培訓(xùn)計(jì)劃的制訂。不同之處在于范圍上存在差異，培訓(xùn)計(jì)劃要考慮到一門課程以外的目標(biāo)，要確定一個(gè)理想員工需要知道什么、能夠做什么”。

在培訓(xùn)人員意外承擔(dān)了項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)之后，通常較易被忽略的一個(gè)環(huán)節(jié)是投資回報(bào)率（ROI）問題，這是許多公司已經(jīng)在跟蹤調(diào)查的問題，并將其作為培訓(xùn)成功與否的一個(gè)評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)。布蘭克說：“當(dāng)培訓(xùn)人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)寄予期望時(shí)，利用高層領(lǐng)導(dǎo)容易理解的語言是很重要的，需要重點(diǎn)說明培訓(xùn)計(jì)劃會(huì)如何給公司和公司的收益帶來影響。培訓(xùn)人員不要僅僅寫下目標(biāo)，而是應(yīng)該創(chuàng)建可以衡量的目標(biāo)——那些跟員工留任率、員工滿意度、年度考核等相關(guān)的、具體可見的目標(biāo)。” 責(zé)編/張曉莉

文章來源于美國《Training》雜志，由美國《Training》雜志中國唯一合作伙伴Leadin Group獨(dú)家供稿