杜潔

【摘 要】在國(guó)有企業(yè)不斷的發(fā)展過程中，產(chǎn)生了大量的文書和檔案資源，做好文書和檔案的管理工作有利于充分發(fā)揮文書和檔案的作用，為企業(yè)決策提供可靠的參考資料，但實(shí)際管理中，還存在許多不足，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了阻礙作用，因此本文主要研究國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲(chǔ)工作的具體改進(jìn)思路，希望可以為國(guó)有資產(chǎn)管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案；文書；存儲(chǔ)工作；收錄工作

一、前言

國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲(chǔ)工作存在管理制度不完善、管理人員工作不認(rèn)真、管理工作方式不合理等問題，直接影響國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案工作，不但降低了管理工作效率，同時(shí)也不利于文書和檔案的收錄、存儲(chǔ)工作質(zhì)量和效率的提升，另外還阻礙了國(guó)有企業(yè)的發(fā)展，因此急需改進(jìn)其管理工作。

二、國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄工作的改進(jìn)思路

1.分類收錄

國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理部門在收錄文書和資產(chǎn)的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書和檔案的類別進(jìn)行分類收集，將固定資產(chǎn)和低值易耗品的收錄工作分開進(jìn)行，如對(duì)固定資產(chǎn)的處置、使用、保管、驗(yàn)收、采購(gòu)、計(jì)劃等工作產(chǎn)生的文書檔案安排專門的人員進(jìn)行收集，而低值易耗品的報(bào)廢和維護(hù)等工作中產(chǎn)生的文書和檔案則安排另外一個(gè)人進(jìn)行收集，在收集完所有的資產(chǎn)文書和檔案之后，再移交到錄入人員的手中，這樣就減少了文書和檔案的分類的工作量，錄入人員根據(jù)分類收集來的信息之間將信息錄入到相關(guān)的設(shè)備中，從而提高了收錄的工作效率。

2.加強(qiáng)與各部門的交流

國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)的文書和檔案是來自各個(gè)部門日常工作中產(chǎn)生的文件資料，為了有效的收錄完整的文書和檔案，就需要各個(gè)部門之間相互協(xié)作，及時(shí)的進(jìn)行信息共享，避免因信息不完整對(duì)文書和檔案的收錄造成阻礙，給國(guó)有企業(yè)帶來不必要的麻煩。相關(guān)的管理人員在必要的業(yè)務(wù)交流之外，還需要及時(shí)對(duì)各部門宣傳文書和檔案的重要性，并做好相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使各部門在生產(chǎn)文書和檔案的時(shí)候能夠加以重視，保證檔案的齊全完整，從而為企業(yè)決策提供真實(shí)的依據(jù)。另外，在資產(chǎn)核算的時(shí)候相關(guān)工作人員也要認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，提高收錄工作的質(zhì)量。

3.采用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行收錄工作

隨著信息化時(shí)代的到來，國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理工作也應(yīng)到順應(yīng)信息化趨勢(shì)，提高管理工作的信息化，在收錄文書和檔案的時(shí)候使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將各部門形成的電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)媒介傳輸?shù)焦芾聿块T的收錄設(shè)備中，這樣就可以打破地域和時(shí)間的局限，即使是距離管理部門較遠(yuǎn)的單位形成的文書和檔案也可以及時(shí)的收錄，同時(shí)也給工作人員減輕了工作量，若是人工去收錄將耗費(fèi)大量的物力、人力、財(cái)力，而且工作的效率也較低，采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程收錄，這樣就有助于提高工作效率。

三、國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的存儲(chǔ)工作的改進(jìn)思路

1.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)當(dāng)選擇優(yōu)質(zhì)的載體

國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)的文書和檔案在存儲(chǔ)的過程中，應(yīng)當(dāng)選用優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)載體環(huán)境，目前存儲(chǔ)國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)文書和檔案的載體主要是檔案柜、光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)，存儲(chǔ)載體的質(zhì)量將對(duì)文書和檔案的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，因此在選用存儲(chǔ)載體的時(shí)候要選擇性能好、質(zhì)量高的載體，為文書和檔案存儲(chǔ)提供物質(zhì)保障。同時(shí)還要注意存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度情況，溫濕度的變化對(duì)文書和檔案的存儲(chǔ)也具有重要的影響，溫濕度較高、較低都會(huì)降低文書和檔案的使用壽命，因此在存儲(chǔ)的環(huán)境中應(yīng)當(dāng)控制好室內(nèi)的溫濕度，可以使用空調(diào)機(jī)、恒濕機(jī)、恒溫機(jī)等設(shè)備。以此來保證文書和檔案的使用壽命。

2.加強(qiáng)存儲(chǔ)的安全保障

由于國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)信息自身要求具有較高的安全性，所以對(duì)存儲(chǔ)的文書和檔案進(jìn)行管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)為信息提供安全保障，對(duì)信息的訪問要加強(qiáng)控制，并對(duì)電子文件設(shè)置專門的訪問密碼，只有得到密碼的人才可以利用信息，防止出現(xiàn)非法使用、非法訪問的情況發(fā)生。還可以使用電子印章、數(shù)字證書等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)文書和檔案的價(jià)值進(jìn)行保障。另外，還可以建立相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，使用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，避免存儲(chǔ)設(shè)備中受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、惡意入侵等，降低國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)信息泄漏的可能性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文書和檔案存儲(chǔ)工作的有效管理。

3.提高管理人員的素質(zhì)

在國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理工作中，相關(guān)的管理人員具有重要重要作用，若工作人員對(duì)文書和檔案的存儲(chǔ)工作不了解、工作不認(rèn)真、專業(yè)技能較低，將直接影響管理效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案存儲(chǔ)造成威脅。所以，在管理文書和檔案的存儲(chǔ)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)也要加強(qiáng)其思想道德教育，提高其思想覺悟，從自身出發(fā)對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，為文書和檔案的存儲(chǔ)安全使用提供保障。

四、總結(jié)

綜上所述，通過本文的研究，從中可以了解到國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲(chǔ)工作中應(yīng)當(dāng)及時(shí)的采取有效對(duì)策，改進(jìn)工作中的不足，為管理工作效率的提高發(fā)揮積極作用，同時(shí)保障國(guó)有企業(yè)可以準(zhǔn)確、及時(shí)的使用資產(chǎn)信息。

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