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        Excel在會計日常工作中的運用

        2016-06-30 07:00:20任翠萍
        合作經(jīng)濟與科技 2016年3期
        關鍵詞:會計工作函數(shù)

        □文/任翠萍

        (安徽華茂織染有限公司 安徽·安慶)

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        Excel在會計日常工作中的運用

        □文/任翠萍

        (安徽華茂織染有限公司安徽·安慶)

        [提要]Excel的功能越來越強大,但很多會計人員對其了解卻很有限。本文試圖通過列舉筆者在工作中運用Excel的兩個例子,說明Excel對于會計工作的重要性,希望引起廣大會計人員及會計專業(yè)學生對Excel的興趣。

        關鍵詞:Excel;會計工作;函數(shù);VBA

        收錄日期:2015年11月27日

        Excel具有強大的表格處理功能,可方便地進行排序、篩選、匯總等操作;具有豐富的函數(shù),可快速、準確地進行復雜的數(shù)學計算;可與VBA結(jié)合進行二次開發(fā),增強Excel的自動化能力,高效地完成大量重復的工作。會計特別是成本會計的大部分工作都和處理與分析數(shù)據(jù)有關,如果能熟練地運用Excel,就能大大減輕工作量,顯著提高工作效率。但目前很多會計工作者對Excel的運用僅停留在制表、排序、用公式計算以及SUM函數(shù)等簡單函數(shù)的運用上,而對于ROUND、IF、VLOOKUP等對于會計而言簡單有效的函數(shù)知之甚少,對于EXCEL VBA更是聞所未聞。

        下面筆者以個人所得稅的計算為例,介紹一下筆者在十多年來的工作中常用且比較簡單的三個函數(shù);以盤點卡的填寫為例介紹一下EXCEL VBA在會計工作中的運用。

        一、運用函數(shù)計算個人所得稅

        (一)用VLOOKUP函數(shù)匯總工資及獎金。在工作中工資與獎金通常是分開發(fā)放的,假設相關數(shù)據(jù)分別存放于“工資”、“獎金”表中,在計算個人所得稅時首先要將工資與獎金相加,當工資表中人數(shù)很多時,此項工作量就會很大。VLOOKUP函數(shù)可以幫助我們快速準確地完成此項工作。(表1、表2)(為方便起見,本例工資表做了簡化處理,僅有三列內(nèi)容,其中工資為已扣除“五險一金”個人負擔部分的工資額。)

        VLOOKUP函數(shù)的語法是:VLOOKUP(查找值,查找范圍,查找列數(shù),精確匹配或者近似匹配)。根據(jù)“查找值”參數(shù),在“查找范圍”的第一列搜索“查找值”,找到該值后,則返回值為以第一列為準、往后推數(shù)“查找列數(shù)”值的這一列所對應的值。最后一個參數(shù)如果為false或0,則返回精確匹配,如果找不到,則返回錯誤值#N/A;如果為TRUE或1,函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值,也就是說,如果找不到精確匹配值,則返回小于“要查找的數(shù)值”的最大數(shù)值;如果省略,則默認為近似匹配。筆者在工作中所用到的都是精確匹配。如表3所示,在“工資”表中增加一列“獎金”,在D2單元格中錄入“=VLOOKUP(B2,獎金!B $2:$C$4,2,F(xiàn)ALSE)”就可以把相應工號的獎金值取過來,再增加一列“合計”,工資與獎金的匯總工作就完成了。(表3)

        需要注意的是“查找值“必須唯一,不能重復,否則取數(shù)會出錯。就本例而言,如果以“姓名”作為“查找值”,兩個“張三”取到的都將是第一個出現(xiàn)的工號為“001”的張三所對應的800。

        (二)用IF函數(shù)計算個人所得稅。目前,工資、薪金所得適用七級超額累進稅率,免征額為3,500元,稅率表如表4所示。(表4)從稅率表中可以看出個人所得稅的計算非常麻煩,但在Excel中僅用一個簡單的IF函數(shù)就可以快速準確地計算出個人所得稅了。

        IF函數(shù)的語法是:IF(條件,結(jié)果1,結(jié)果2),用于對數(shù)據(jù)進行判斷處理,條件滿足則輸出結(jié)果1,不滿足則輸出結(jié)果2。首先,簡化一下個人所得稅的計算,以便理解這個函數(shù)。假設個人所得稅的稅率只有一級3%,免征額為3,500,沿用上例只需在F2單元格中錄入公式“=IF(E2>3500,(E2-3500)×0.03,0)”即可計算出個人所得稅。(表5)

        而對于目前實行的七級超額累進稅率,就要用IF函數(shù)的嵌套使用來實現(xiàn)了。在F2單元格中錄入公式“=IF((E2-3500)<=0,0,IF((E2-3500)<=1500,(E2-3500)×0.03,IF((E2-3500)<=4500,(E2-3500)×0.1-105,IF((E2-3500)<=9000,(E2-3500)×0.2-555,IF((E2-3500)<=35000,(E2-3500)×0.25-1005,IF((E2-3500)<=55000,(E2-3500)×0.3-2755,IF((E2-3500)<=80000,(E2-3500)×0.35-5505,(E2-3500)×0.45-13505)))))))”即可方便地計算出個人所得稅了。

        表1 工資表

        表2 獎金表

        表3 工資、獎金匯總表

        表4 個人所得稅稅率表

        (三)用ROUND函數(shù)對個人所得稅的數(shù)值進行四舍五入處理。從表5中可以看到,計算出的個人所得稅為四位小數(shù),如果將顯示位數(shù)設置為兩位(即精確到分),就會出現(xiàn)以下結(jié)果:38.35+90.02=128.37,但合計卻顯示128.36,雖然只是一分錢之差,但在會計工作中是不可接受的??捎肦OUND函數(shù)來解決這個問題。(表6)

        ROUND函數(shù)的語法是:(要四舍五入的數(shù)字,要保留的小數(shù)位數(shù))

        表5 個人所得稅計算表

        表6 精確到分的個人所得稅計算表

        表7 盤點卡

        表8 盤點清冊

        表9 自動填寫的盤點卡

        在簡化稅率的那個例子中將公式改為=ROUND(IF(E3>3500,(E3-3500)×0.03,0),2),合計數(shù)就變?yōu)?28.37。

        二、運用ExcelVBA填寫盤點卡

        VBA是Visual Basic for Application的簡稱,它應用了Visual Basic的語言結(jié)構(gòu),并緊密地與各種應用軟件整合在一起,組成一個開發(fā)環(huán)境。當VBA被加入到Excel軟件后,就成了Excel VBA,它更加易于學習掌握,即使是沒有任何編程經(jīng)驗的人也可通過自學加上Excel的宏“錄制功能”,運用VBA在Excel內(nèi)開發(fā)出功能強大的自動化程序,完成例行的重復性操作,以節(jié)省人工操作時間并避免錯誤的發(fā)生。以下以盤點卡的填寫為例做簡單介紹。

        首先,創(chuàng)建“盤點卡.xlsm”工作簿,在“Sheet1”工作表中錄入表7的內(nèi)容;創(chuàng)建“盤點清冊.xlsx”,在“Sheet1”工作表中錄入表8的內(nèi)容。(表7、表8)

        其次,同時按下ALT和F11鍵,就可進入VB編輯窗口,點插入-模塊,然后錄入下面的代碼并保存:

        注:代碼中逗號后的漢字為對這一行代碼作用的說明,只是便于讀者理解,在程序中是不起作用的,可以不用錄入。

        最后,運行子過程/用戶窗體,即可將盤點清冊中的內(nèi)容快速準確地填寫到盤點卡中,將其打印出來,再送到文印店進行切割,盤點卡就制作完成了。當物料有成千上萬種時,手工填寫需要一兩天的時間,而用這個程序幾分鐘就可以完成了,EXCEL VBA對于提高工作效率的作用由此可見一斑。(表9)

        主要參考文獻:

        [1]魏汪洋等.零點起飛學Excel VBA[M].清華大學出版社,2013.

        [2]文杰學院組.Excel公式與函數(shù)案例速查手冊[M].機械工業(yè)出版社,2014.

        [3]李志輝,王玨.商業(yè)銀行信息科技外包風險管理研究——基于Excel邏輯函數(shù)的應用[J].國際金融研究,2014.3.

        中圖分類號:F23

        文獻標識碼:A

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