摘要：差旅費(fèi)在公司生產(chǎn)科研、管理、銷售費(fèi)用中所占用的比例并不高，卻是公司經(jīng)常發(fā)生的可控費(fèi)用。為了保證出差人員工作和學(xué)習(xí)的需要，本著勤儉節(jié)約、提高辦事效率的原則，建立科學(xué)合理的差旅費(fèi)管理制度具有重要意義。差旅費(fèi)報(bào)銷看似僅是簡(jiǎn)單核對(duì)票據(jù)，差旅費(fèi)的歸集涉及生產(chǎn)成本及期間費(fèi)用，實(shí)則是會(huì)計(jì)稅務(wù)法規(guī)和公司報(bào)銷制度的具體執(zhí)行，需要出差人員和財(cái)務(wù)人員不得違規(guī)，慎之又慎。

關(guān)鍵詞：差旅費(fèi)報(bào)銷；流程；注意事項(xiàng)；計(jì)入費(fèi)用；存在問題；管控

中圖分類號(hào)：F810.6 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-000-01

差旅費(fèi)是行政事業(yè)單位和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理、銷售過程中一項(xiàng)重要的日常性支出項(xiàng)目，主要包括因公出差期間發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、其他公雜費(fèi)用、伙食補(bǔ)助、交通補(bǔ)助、通訊補(bǔ)助等。

每個(gè)公司對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷都有嚴(yán)格的具體規(guī)章制度，但是部分出差人員對(duì)報(bào)銷制度仍然存在疑慮，無形中給公司、部門領(lǐng)導(dǎo)增加了工作量，并且導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷及審核崗位人員需反復(fù)向出差人員解釋規(guī)章制度，為了規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷的手續(xù)和程序，下面詳細(xì)描述差旅費(fèi)報(bào)銷相關(guān)的需要注意事項(xiàng)。

一、出差審批及借款流程

1.公司員工因公出差事先必須詳細(xì)填寫出差報(bào)告，注明出差任務(wù)、目的地、時(shí)間，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（科技業(yè)務(wù)出差還需要科技部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，生產(chǎn)出差還需要生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。如果出差天數(shù)較長(zhǎng)的，出差報(bào)告流程結(jié)束后可到財(cái)務(wù)部門辦理借款。

2.中層干部因公出差，部門或單位正職的需公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，副職需公司主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.參加會(huì)議和培訓(xùn)（學(xué)習(xí)進(jìn)修），憑借會(huì)議或培訓(xùn)通知向有關(guān)職能部門申報(bào)批準(zhǔn)。

4.職工到財(cái)務(wù)部辦理出差借款時(shí)，應(yīng)認(rèn)真逐項(xiàng)填寫“借款單”一式二聯(lián)并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，第一聯(lián)由借款人個(gè)人保存，報(bào)銷時(shí)作沖賬憑據(jù)，第二聯(lián)交由財(cái)務(wù)作為借款憑據(jù)。出差借款時(shí)應(yīng)按出差時(shí)間及地點(diǎn)計(jì)填借款金額，對(duì)于無特殊原因的超額度借款，財(cái)務(wù)部可以拒付。

借款金額=往返車船費(fèi)+住宿費(fèi)+按計(jì)劃出差天數(shù)計(jì)算的相應(yīng)差補(bǔ)費(fèi)

二、差旅費(fèi)報(bào)銷需注意事項(xiàng)

職工出差回公司后應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部（或部門辦事員處）領(lǐng)取“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，并按照公司差旅費(fèi)開支管理規(guī)定依照實(shí)際情況逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或職能部門批準(zhǔn)后方可到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷清帳手續(xù)，同時(shí)應(yīng)注意做好以下幾項(xiàng)：

1.職工出差報(bào)銷時(shí)按照公司管理制度的規(guī)定粘貼原始單據(jù)，包括火車票、長(zhǎng)途車船票、住宿票、會(huì)議通知等相關(guān)票據(jù)。

2.出差人員需按照會(huì)計(jì)、稅法規(guī)定取得合法真實(shí)有效的票據(jù)。對(duì)于項(xiàng)目填寫不完整或字跡模糊不清的不予報(bào)銷；對(duì)于涂改、偽造或變?cè)煸紗螕?jù)不予報(bào)銷；對(duì)于白條等不規(guī)范的票據(jù)，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒收；虛報(bào)出差天數(shù)的，予以糾正。

3.出差人員不慎將原始票據(jù)丟失、毀損的，當(dāng)事人可同開具發(fā)票方聯(lián)絡(luò)取得對(duì)方留存聯(lián)的復(fù)印件，并加蓋開票方財(cái)務(wù)紅章，后經(jīng)部門主管以及財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為報(bào)銷依據(jù)。如不慎丟失車船票、機(jī)票，應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，并取得同行人或購(gòu)票證明方可據(jù)實(shí)報(bào)銷。

4.科技人員出差返公司后，應(yīng)向科技部遞交一份“科技業(yè)務(wù)出差報(bào)告”并由科技部門領(lǐng)導(dǎo)在“差旅費(fèi)報(bào)銷單”上簽字；生產(chǎn)人員出差返公司后，應(yīng)向生產(chǎn)部遞交一份“生產(chǎn)情況出差報(bào)”告并由生產(chǎn)運(yùn)行部門領(lǐng)導(dǎo)在“差旅費(fèi)報(bào)銷單”上簽字，以上簽字認(rèn)可后方可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

5.出差人員公出發(fā)生的車船、住宿費(fèi)超標(biāo)部分，需要在“差旅費(fèi)報(bào)銷單”背面單獨(dú)列示，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理簽字同意后方可據(jù)實(shí)報(bào)銷，超標(biāo)費(fèi)用手續(xù)未補(bǔ)齊全的，財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格按照公司差旅費(fèi)開支管理規(guī)定；出差人員實(shí)際出差期間各項(xiàng)差補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行公司差旅費(fèi)開支管理規(guī)定。

6.職工出差期間附帶采購(gòu)任務(wù)的，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，采購(gòu)金額在一千元以上一律通過銀行辦款。如發(fā)生不經(jīng)批準(zhǔn)先行支付的違規(guī)采購(gòu)行為，手續(xù)未補(bǔ)齊之前，財(cái)務(wù)部不予受理。

7.各個(gè)部門中層干部正職“差旅費(fèi)報(bào)銷單”需公司總經(jīng)理簽字同意；副職需公司主管副經(jīng)理簽字同意。

8.出差人員如借有備用金，報(bào)銷時(shí)應(yīng)出示留存聯(lián)，以便財(cái)務(wù)人員準(zhǔn)確核銷個(gè)人其他應(yīng)收款。

三、差旅費(fèi)報(bào)銷計(jì)入相關(guān)費(fèi)用

對(duì)于公司發(fā)生的差旅費(fèi)用，財(cái)務(wù)人員同報(bào)銷人溝通后必須根據(jù)該費(fèi)用所發(fā)生的實(shí)際情況，按出差性質(zhì)不同將其確認(rèn)為不同的產(chǎn)品生產(chǎn)科研成本、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用。為了完善監(jiān)督管理公務(wù)用車情況，公出帶車發(fā)生的過路橋費(fèi)、停車費(fèi)、燃油費(fèi)不計(jì)入產(chǎn)品生產(chǎn)科研成本、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用，財(cái)務(wù)人員單獨(dú)核算計(jì)入部門費(fèi)用會(huì)計(jì)核算科目“車輛使用費(fèi)”。

四、差旅費(fèi)報(bào)銷存在的問題

1.出差人員公出存在先斬后奏現(xiàn)象，“差旅費(fèi)報(bào)銷單”相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字不完整。

2.出差人員報(bào)銷差費(fèi)周期過長(zhǎng)，不及時(shí)報(bào)賬給財(cái)務(wù)人員核對(duì)差補(bǔ)造成麻煩。

3.票據(jù)丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；外出取得的發(fā)票存在假發(fā)票、廢票情況；票據(jù)填寫項(xiàng)目、簽章不符合稅務(wù)發(fā)票管理規(guī)定。

4.“差旅費(fèi)報(bào)銷單”填寫不夠清楚規(guī)范，存在惡意任意涂改現(xiàn)象。

5.借有備用金出差人員退還備用金不及時(shí)，長(zhǎng)期占用公司流動(dòng)資金。

五、差旅費(fèi)管控

提到差旅費(fèi)管控，財(cái)務(wù)人員的第一反應(yīng)即是如何幫助公司削減差旅費(fèi)，壓縮不必要的開支，差旅費(fèi)管控的目標(biāo)并非簡(jiǎn)單的控制支出。公司要控制好差旅費(fèi)的總額，各個(gè)職能部門首先要能夠做好差旅費(fèi)出差計(jì)劃，減少公出活動(dòng)的隨意性，年初做好差旅費(fèi)預(yù)算，各職能部門以及公司做好差旅費(fèi)支出和收入相配比原則，實(shí)際執(zhí)行期間控制分析好超預(yù)算偏差。

出差申請(qǐng)可以實(shí)行網(wǎng)絡(luò)在線審批，減少公出手續(xù)的繁瑣，提高辦事效率，降低公出先斬后奏情況的發(fā)生。

本著提高辦事效率降低成本的原則，公司在制度上應(yīng)當(dāng)根據(jù)公出地點(diǎn)的不同引導(dǎo)職工選擇合適交通出行方式以及住宿支出，明確各級(jí)人員差費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，增加差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的透明度；嚴(yán)厲杜絕多報(bào)出差天數(shù)，虛開、多開發(fā)票的違法違規(guī)行為；公司應(yīng)當(dāng)完善出臺(tái)差旅費(fèi)獎(jiǎng)懲制度。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷發(fā)展，物價(jià)的不斷上漲，財(cái)務(wù)人員在差旅費(fèi)預(yù)算制定、執(zhí)行、管理過程中，做出詳細(xì)的差旅費(fèi)管理報(bào)告和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)對(duì)比分析，對(duì)于公司資金支出、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、銷售而言都應(yīng)當(dāng)發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]黎明化工研究設(shè)計(jì)院管理制度.

作者簡(jiǎn)介：孫景茹（1973-），女，河北懷來縣人，會(huì)計(jì)師，本科學(xué)歷，研究方向：財(cái)務(wù)管理與費(fèi)用成本。