楊海燕

摘 要：隨著石油企業(yè)在現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，石油企業(yè)對于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理也提出了更高的要求，在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須著重加強(qiáng)對實(shí)物檔案的管理，這是因?yàn)閷?shí)物檔案容易受到環(huán)境的影響，為了將有價(jià)值的實(shí)物檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類和管理，必須對實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行探討，促進(jìn)實(shí)物檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。本文將針對石油企業(yè)實(shí)物檔案中的榮譽(yù)檔案的整理進(jìn)行分析，闡述了在整理過程中必須遵循的原則和規(guī)范，從而提高檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；實(shí)物檔案；管理方式

石油企業(yè)作為重要的經(jīng)濟(jì)支柱，在進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)作過程中，離不開對于企業(yè)的有效管理，而作為企業(yè)管理中最基礎(chǔ)的部分，檔案管理顯得尤為重要，它能對企業(yè)的日常運(yùn)行進(jìn)行系統(tǒng)全面的記錄，保證企業(yè)資料的真實(shí)全面性[1]。石油企業(yè)的實(shí)物檔案是檔案管理最重要的內(nèi)容，主要包括榮譽(yù)實(shí)物檔案，通常具有真實(shí)性、原始性、直觀性等特點(diǎn)，充分反應(yīng)出了石油公司各項(xiàng)活動的歷史紀(jì)錄、反映了企業(yè)的發(fā)展史和榮譽(yù)史。由于實(shí)物檔案的種類較多、性質(zhì)具有差異，因此在實(shí)際的管理中存在著很多問題，造成了實(shí)物檔案管理的不便。為了進(jìn)一步凸顯石油企業(yè)實(shí)物檔案的價(jià)值，本文將在分析問題的基礎(chǔ)上，著重對石油企業(yè)榮譽(yù)檔案的管理進(jìn)行深入的探討和研究，以轉(zhuǎn)變企業(yè)實(shí)物檔案管理方式，為企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、石油企業(yè)實(shí)物檔案管理的特點(diǎn)和管理方式分析

石油企業(yè)實(shí)物檔案管理以榮譽(yù)檔案管理為中心，主要包括對企業(yè)中團(tuán)體或個(gè)人獲得的具有保存價(jià)值和意義的榮譽(yù)證書進(jìn)行管理，它不僅是企業(yè)團(tuán)體和個(gè)人事業(yè)成功的見證，還是企業(yè)精神價(jià)值的體現(xiàn)，能夠真實(shí)記錄和反映企業(yè)的活動和經(jīng)營原則，為了實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的有效管理，必須進(jìn)行實(shí)物檔案的統(tǒng)一集中管理，在完善實(shí)物檔案收集管理的基礎(chǔ)上，開展實(shí)物檔案管理工作，從而充分發(fā)揮實(shí)物檔案資源的價(jià)值和作用[2]。

（一）實(shí)物檔案規(guī)范化管理的原則

石油企業(yè)在進(jìn)行實(shí)物檔案管理時(shí)，為了充分發(fā)揮其作用，必須遵循以下基本原則，在遵循有效原則的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行檔案的有效管理。管理原則有以下幾點(diǎn)：1.外觀整齊，保持一致；2.進(jìn)行檔案管理編號時(shí)保持編號與實(shí)物的一一對應(yīng)，便于歸檔和后期查閱[3]；3.保存的實(shí)物檔案需要附著一定的原始材料，比如進(jìn)行榮譽(yù)檔案時(shí)，要有相應(yīng)的照片，照片的編號也要與實(shí)物檔案編號也要保持一致，保證材料在上傳過程中的一致性。

（二）石油企業(yè)實(shí)物檔案管理的具體整理過程分析

實(shí)物檔案和企業(yè)其他檔案一樣，在進(jìn)行整理的過程中必須遵循檔案之間的歷史聯(lián)系和內(nèi)在邏輯關(guān)系，形成檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，從而在一定程度上反映出石油企業(yè)經(jīng)營活動的真實(shí)面貌，并簡化了其利用的過程，提高了其使用效率[4]。同時(shí)，企業(yè)實(shí)物管理又具有區(qū)別于其他檔案管理的特征，由于其存在是以實(shí)物為載體，集文書和物品于一體，因此在進(jìn)行實(shí)物的管理中，必須探討出一條適合石油企業(yè)實(shí)物管理的方法，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案管理的優(yōu)化管理。其具體的管理過程主要按照以下程序進(jìn)行：收集實(shí)物資料—按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類—以件為單位逐個(gè)編制歸檔號—編制好實(shí)物分類分類—將分類目錄與相應(yīng)的實(shí)物標(biāo)簽進(jìn)行對應(yīng)，將其置于實(shí)物明顯部位進(jìn)行標(biāo)記。在進(jìn)行主要步驟的歸類整理后進(jìn)行程序分析：進(jìn)行歸檔號的整理時(shí)既可以按照年度順序，也可以按照載體形式的不同進(jìn)行編號整理，其主要目的在于方便管理，提高歸檔速度和使用效率，加快建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理步伐。

（三）對實(shí)物檔案進(jìn)行保管和利用分析

主要對實(shí)物檔案中的榮譽(yù)檔案進(jìn)行管理分析。在具體的保存管理過程中，由于榮譽(yù)檔案的形式多樣、軟硬兼?zhèn)洌虼吮仨殔^(qū)別于一般的文書檔案，將其陳列在直觀易見，便于放取，又能有效防潮、防鼠、防火等適合獎(jiǎng)杯等物件適合的地方。在擺放的方式上也存在一定的差別，比如獎(jiǎng)杯，一般以豎放為宜，錦旗則盡量折疊成基本相同的尺寸放入柜中，而對于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)潞妥C書類，應(yīng)該豎放在柜架上或平放在柜架中。綜上，在進(jìn)行榮譽(yù)檔案的管理時(shí)要充分考慮其特殊性，既要使其便于管理和查閱，又要保證其不被損壞，提高其價(jià)值利用率。

二、加強(qiáng)對石油企業(yè)實(shí)物檔案的電子化管理，促進(jìn)信息化發(fā)展

隨著社會科學(xué)的不斷發(fā)展和社會的進(jìn)步，企業(yè)在進(jìn)行實(shí)物檔案管理時(shí)也需要進(jìn)行一定的變革和方式的轉(zhuǎn)變，在吸取傳統(tǒng)優(yōu)秀管理方式的基礎(chǔ)上，借鑒現(xiàn)代先進(jìn)管理理念和技術(shù)，促進(jìn)石油企業(yè)實(shí)物檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。其中最重要的一個(gè)特征是實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)實(shí)物檔案的電子化管理，從而提高檔案管理工作為企業(yè)、為社會服務(wù)的能力。

一般的企業(yè)檔案能夠以電子文件的形式進(jìn)行信息化處理，不僅能夠延長相應(yīng)檔案的存在時(shí)間，還能有效提高檔案的利用價(jià)值，提高工作效率，為企業(yè)發(fā)展提供了更為堅(jiān)實(shí)的信息管理基礎(chǔ)[5]。但是對于實(shí)物檔案的管理，還存在一定的障礙，如果提高實(shí)物檔案的管理價(jià)值，提高其管理效率成為了相關(guān)部門最值得關(guān)注的問題?，F(xiàn)階段，對于承載載體各異的實(shí)物檔案，最好的方式是利用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍照存檔，從而對照片進(jìn)行相應(yīng)的歸檔整理，并實(shí)現(xiàn)照片和實(shí)物的一一對應(yīng)，從而形成一套完整的電子照片檔案。這種實(shí)物檔案電子化的方式一方面增強(qiáng)了實(shí)物檔案的感染力，提供了方便快捷的利用方式，另一方面，雙重保障在電子文檔的基礎(chǔ)上也加強(qiáng)了對檔案原件的保障，真正實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案的有效管理。

三、對石油企業(yè)實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的意義分析

現(xiàn)階段，石油企業(yè)實(shí)行實(shí)物檔案電子化管理具有非常重要的時(shí)代意義，本文將在分析電子化管理的意義的基礎(chǔ)上，進(jìn)行實(shí)物檔案管理的改革，并對今后石油企業(yè)實(shí)物檔案的現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行了前景展望。

（一）實(shí)物檔案電子化管理能夠充分提高檔案的利用價(jià)值

檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在企業(yè)對其的利用率的高低，實(shí)物檔案在進(jìn)行電子化管理前，由于實(shí)物的存在形式多樣，在實(shí)際操作中無法進(jìn)行有效的利用，獲取過程較為復(fù)雜，因此，其利用效率受到了極大的影響，降低了實(shí)物檔案的利用率。在實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案電子化管理后，實(shí)物檔案多以圖片的形式呈現(xiàn)，通過圖片可以清晰的獲取實(shí)物檔案所傳達(dá)的信息，并將其通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行細(xì)節(jié)的呈現(xiàn)，從而使人們獲取信息更加方便，從而提高了實(shí)物檔案管理的利用率。

（二）實(shí)物檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)方便了對實(shí)物檔案的管理

實(shí)物檔案由于其存在形式的多樣性，使其在實(shí)際的管理操作中面臨著許多亟待解決的問題，不僅降低了實(shí)物檔案的利用率，也加大了人力物力財(cái)力的投入，不利于企業(yè)的整體管理。實(shí)現(xiàn)電子化管理后，實(shí)物檔案多以電子形式呈現(xiàn)，在科技的投入下能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)物檔案的電子管理，只需將實(shí)物檔案的信息進(jìn)行掃描和拍照就能將其進(jìn)行系統(tǒng)全面的收集，并進(jìn)行相應(yīng)的歸類，從而方便了實(shí)物檔案的查閱和使用。

（三）實(shí)物檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)能夠?qū)χ匾膶?shí)物檔案進(jìn)行有效的保護(hù)

在石油企業(yè)的企業(yè)管理中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，尤其對于有價(jià)值的實(shí)物管理。目前，石油企業(yè)存在的實(shí)物檔案對形式廣泛，有各種材質(zhì)，有的檔案由于年代比較久遠(yuǎn)，期間會經(jīng)過不斷的查閱和使用，在保存中出現(xiàn)了不同的磨損。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)實(shí)物檔案的管理了，但是實(shí)物檔案信息化的實(shí)現(xiàn)很好的解決了這個(gè)問題。在各種技術(shù)手段的支持下，石油公司的實(shí)物檔案能過通過掃描、拍照等方式將信息錄入到檔案系統(tǒng)中，進(jìn)行相應(yīng)的整合和歸納，從而為石油公司的檔案綜合利用提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，既解決了對實(shí)物檔案的保護(hù)問題，也提高了檔案管理的利用率，提高了檔案管理的價(jià)值。

四、結(jié)束語

隨著石油企業(yè)不斷的發(fā)展和生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，石油企業(yè)檔案信息的管理也得到了極大的重視，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要價(jià)值。為了順應(yīng)檔案信息化發(fā)展趨勢，石油企業(yè)在進(jìn)行實(shí)物檔案管理時(shí)，必須要求相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，加強(qiáng)自身的技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)實(shí)物檔案管理電子化和信息化，改變實(shí)物檔案存在形式，從而充分發(fā)揮實(shí)物檔案的作用和價(jià)值，提高其利用率，進(jìn)一步促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。

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